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So nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer

So nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer
Von Lexware-Redaktion
Aktualisiert am: 07.08.2017

Sie sind Kleinunternehmer und zahlen nicht gerne Umsatzsteuer? Müssen Sie auch nicht, wenn Sie die Voraussetzungen für die sog. Kleinunternehmerregelung erfüllen. Kollegen von Ihnen entrichten allerdings gerne Umsatzsteuer. Was steckt dahinter? Hier finden Sie alle Infos rund um Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer

Wer ist Kleinunternehmer und profitiert von der Kleinunternehmerregelung?

Als Kleinunternehmer bezeichnet das Umsatzsteuergesetz alle Selbstständigen oder gewerblich Tätigen, die mit ihrem Gesamtumsatz eine bestimmte Grenze nicht überschreiten. Derzeit liegt diese Grenze bei 17.500 EUR im vorangegangenen Jahr und der Annahme, dass der Umsatz im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird. Beide Voraussetzungen müssen gegeben sein. Bei Beginn der unternehmerischen Tätigkeit muss der Umsatz geschätzt werden.

Als Unternehmensgründer sind Sie überwiegend zunächst Kleinunternehmer. Falls Ihr Geschäftsjahr nicht im Januar beginnt, müssen Sie Ihren voraussichtlichen Umsatz aufs Jahr hochrechnen.

Beispiel: Sie haben sich am 1. Juli 2017 selbstständig gemacht und schätzen Ihren Umsatz bis Jahresende auf 10.000 EUR. Dann ergäbe die Hochrechnung aufs ganze Jahr 20.000 EUR. Da mithin die Grenze von 17.500 EUR überschritten wird, können Sie die KUR nicht in Anspruch nehmen und sind umsatzsteuerpflichtig.

Was gehört zum maßgebenden Gesamtumsatz?

Die gute Nachricht: Zum Jahresumsatz zählen ausschließlich Einnahmen, die der Umsatzsteuer unterliegen. Nicht im Umsatz einzubeziehen sind u.a. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagegütern (z. B. PKW, Büromöbel), umsatzsteuerpflichtige Entnahmen (Eigenbedarf) und bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. Vermietungsumsätze). Umgekehrt zählen alle Nebenkosten (z. B. Porto- und Versandkosten, Reisekosten, Spesen), die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen, in voller Höhe zum Gesamtumsatz.

Rechtliche Folgen bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer dürfen Sie in Ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, d.h. Ihren Kunden in Rechnung stellen. Sie selbst sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Sie müssen also keine Umsatzsteuer abführen. Umsatzsteuer, die Ihnen selbst berechnet wurde (z. B. von einem Verkäufer auf die gelieferte Ware) erhalten Sie mithin nicht als Vorsteuer erstattet. Im Ergebnis werden Sie wie eine Privatperson behandelt. Auch als Kleinunternehmer müssen Sie eine Umsatzsteuererklärung für das abgelaufene Kalenderjahr nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck ausfüllen und an Ihr Finanzamt einreichen, die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen bleiben Ihnen aber erspart.

Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um ein Wahlrecht. Unmittelbar nachdem Sie Ihr Gewerbe bei der zuständigen Gemeinde oder als selbständiger Freiberufler beim Finanzamt angemeldet haben, wird Ihnen ein Fragebogen zugeschickt, in dem Sie gefragt werden, wie Sie hinsichtlich der Umsatzsteuer verfahren möchten. Grundsätzlich ist die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht an einen Antrag gebunden.

Überschreitung der Umsatzgrenze
Keine Angst! Wenn Sie Ihren Jahresumsatz seriös geschätzt haben, sind Sie meist auf der sicheren Seite. Rückwirkend wird die Umsatzsteuer nur erhoben, wenn der Jahresumsatz völlig aus dem Ruder läuft.

Wichtig: Umsatzüberschreitungen haben Konsequenzen für das Folgejahr. Ohne dass das Finanzamt Sie dazu ausdrücklich auffordert, unterliegen Sie dann automatisch der Regelbesteuerung und müssen Umsatzsteuer abführen.

Empfehlung:
Wenn Sie die Kleinunternehmer-Grenze überschritten haben, sollten Sie sich unbedingt mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt in Verbindung setzen, um sich Klarheit über Ihren Umsatzsteuerstatus zu verschaffen.

So gestalten Sie Ihre Rechnung bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung dürfen Sie die Umsatzsteuer weder offen noch indirekt (z. B. mit dem Satz „inklusive Umsatzsteuer“) ausweisen. Auf Ihren ausgestellten Rechnungen entfällt die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer. Damit Rechnungsempfänger nicht über die vermeintlich fehlende Umsatzsteuer stolpern, sollten Sie mit folgender Standardfloskel für Klarheit sorgen:

"Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer".

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung müssen Sie sorgfältig abwägen. Wenn Sie sich mit Ihren Waren oder Dienstleistungen dauerhaft an Privatkunden richten und absehbar unter den genannten Umsatzgrenzen bleiben, ziehen Sie aus der Steuerbefreiung einen realen Angebotsvorteil, weil Ihre Kunden faktisch nur den Nettobetrag bezahlen. Im Vergleich zur steuerpflichtigen Konkurrenz bieten Sie objektiv niedrigere Preise. Es kommt hinzu, dass Ihr Verwaltungsaufwand so gering wie möglich gehalten wird. Diesem Vorteil steht allerdings der Nachteil gegenüber, dass Sie die Ihnen selbst berechnete und von Ihnen gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer erstattet bekommen.

Aus dem Steuerprivileg kann Ihnen noch ein weiterer Nachteil erwachsen: Wenn Sie aufgrund Ihrer Umsatzanstiege den Kleinunternehmer-Status aufgeben müssen und keine Gewinneinbußen in Kauf nehmen wollen, müssen Sie den Umsatzsteueranteil auf die Kunden abwälzen. Diese sehen sich dann mit Preiserhöhungen konfrontiert.

Ein grundsätzlicher Nachteil ist schließlich darin zu sehen, dass aus Marketingsicht dem potenziellen Kunden signalisiert wird, dass Sie ein „Kleiner“ und möglicherweise nicht besonders leistungsfähig sind.

Optionsrecht: Freiwilliger Verzicht auf den Kleinunternehmer-Status


Da die Kleinunternehmerregelung per Saldo für Sie nachteilig sein kann, können Sie darauf verzichten (Optionsrecht) und unterliegen dann wieder den allgemeinen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes. Ihre Option ist an keine bestimmte Form gebunden und kann bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung dem Finanzamt erklär werden. Die Verzichtserklärung ist für 5 Jahre bindend.

Vorteile bringt die Option, wenn z. B. bei Geschäftsgründung die Vorsteuern die Umsatzsteuerschuld übersteigen, weil Sie etwa hohe Investitionen haben und daher viel Umsatzsteuer zahlen müssen. Auch wenn Sie überwiegend an andere Unternehmer und nicht an Privatpersonen leisten, ist die Option vorteilhaft, zumal Sie sich dann nicht als Kleinunternehmer mit Miniumsätzen outen müssen.

Als Kleinunternehmer sind Sie gut beraten, sich ständig einen Überblick über Ihren Jahres-Gesamtumsatz zu verschaffen. Die Wahl, ob Anwendung der Kleinunternehmerregelung oder Verzicht darauf empfehlenswert ist, hängt von mehreren Umständen ab, z. B. an welche Kundengruppen Sie überwiegend liefern oder leisten, oder ob die voraussichtlichen Betriebsausgaben Vorsteuerabzug beinhalten oder nicht. Lassen Sie sich in jedem Fall gut beraten.

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