Digitalisierung in KMU

Durch die Corona-Krise hat die digitale Transformation in deutschen Unternehmen an Fahrt aufgenommen. Nicht nur große, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) beschäftigen sich verstärkt mit Digitalisierungsthemen, wie E-Rechnung, Homeoffice, papierlosem Büro, Online-Shop oder mobilen Zahlungsmöglichkeiten. Auf dieser Themenseite zeigen wir Ihnen, wie die Digitalisierung auch Ihrem Unternehmen helfen kann. Außerdem geben wir praktische Tipps, wie Sie das Thema gewinnbringend angehen und dabei bis zu 50.000 Euro vom Staat erhalten.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

Warum ist Digitalisierung für KMU so wichtig?

Die allgemeine technische Komplexität und der äußerst wichtige Diskurs über die Folgen haben dazu geführt, dass der Begriff „Digitalisierung“ oftmals eher negativ besetzt ist: Wenn es um die Digitalisierung in Unternehmen – insbesondere in KMU – geht, ist die Skepsis immer noch sehr groß. Dabei wird aber meist übersehen, dass sich hinter dem großen Begriff ganz konkrete und praktische Abläufe verbergen, die die Arbeit wesentlich erleichtern und neue Einsatzmöglichkeiten eröffnen.

Definition

Was ist Digitalisierung?

Ursprünglich bezeichnete der Begriff „Digitalisierung“ nichts weiter als die Umwandlung von analogen Informationen oder Medien in digitale Daten: Aus handschriftlichen oder getippten Texten wurden Textdateien, aus Fotos oder Dias Bilddateien, aus Musik von Schallplatten wurden Musikdateien. Vom Speziellen ging es sehr schnell ins Allgemeine, sodass der zunehmende Einsatz von digitalen Inhalten und Geräten als Digitalisierung bezeichnet und ganze Branchen digitalisiert wurden. Allen voran die Musikindustrie und die Telekommunikation.

Im Zuge des digitalen Wandels und in Verbindung mit dem Internet optimiert und automatisiert die Digitalisierung in Form unterschiedlichster Informationstechnologien (IT) nun Privathaushalte und Arbeitsplätze. Wichtige und zentrale Bestandteile sind dabei globale und lokale Computernetzwerke und Softwareprodukte, die Informationen und Informationsflüsse miteinander verbinden und auf allen digitalen Endgeräten verfügbar machen.

Alle großen technischen Entwicklungen, wie Künstliche Intelligenz (KI), Virtuelle Realität (VR), autonomes Fahren, Robotik oder das Internet der Dinge (IoT = Internet of Things), sind letztendlich Arten der Digitalisierung.

Info

Konkrete Beispiele für die Digitalisierung in KMU

Oft sind es kleine Einzelmaßnahmen, die weitere digitale Aktivitäten nach sich ziehen:
Ein Friseurbetrieb richtet auf seiner Internetseite eine Online-Terminvergabe ein, stellt fest, dass die Besucherzahlen steigen und entscheidet sich, in einem Online-Shop Haarpflegeprodukte anzubieten. Die neuen Internetaktivitäten entlasten nicht nur Mitarbeiter, sondern bringen zusätzlichen Umsatz.

Ein Reinigungsunternehmen macht positive Erfahrungen mit digitalen Stundenzetteln und investiert schließlich in ein Personaleinsatz-Planungssystem, das die Schichtplanung, Zeiterfassung und Abrechnung automatisiert und dokumentiert. Das neue System vereinfacht nicht nur die Abrechnung, sondern sorgt auch für mehr Zuverlässigkeit und eine größere Mitarbeiterzufriedenheit, die eine wesentlich geringere Fluktuation zur Folge hat.

Bereits diese beiden Beispiele zeigen, dass die Digitalisierung in KMU kein abschließendes Ziel, sondern ein Weg ist, das Unternehmen voranzubringen und sogar neue Geschäftsfelder zu erschließen. Es wird daher auch von einer digitalen Transformation gesprochen, die eine Kombination aus Veränderungen in Strategie, Geschäftsmodell, Abläufen und Organisation durch den Einsatz von digitalen Technologien darstellt. Die Technik ist dabei ein wichtiges Werkzeug und vielleicht sogar der Treiber der Entwicklung, aber niemals nur Selbstzweck.

Vorteile der Digitalisierung für Kleinunternehmer

Die Digitalisierung bietet Ihnen viele Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Zentral verfügbare Informationen: Indem Informationen (z. B. Produktinformationen, Preislisten, Kundenanforderungen etc.) digitalisiert werden, stehen sie allen berechtigten Mitarbeitenden Ihres Unternehmens jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung – egal an welchem Ort.
  • Effizientere Abläufe: Die digitalisierten Daten lassen sich in automatisierte Prozesse einbinden (z. B. Freigabeverfahren, Fakturierung, Forderungsmanagement etc.). Dadurch werden die Abläufe in Ihrem Unternehmen spürbar beschleunigt und Ihre Mitarbeitenden haben mehr Zeit für andere (wichtigere) Aufgaben.
  • Verbesserter Kundenservice: Wenn Sie Ihre Kundendaten und -wünsche digital erfassen, haben Ihre Vertriebsmitarbeitende diese Daten z. B. auch in Kundengesprächen vor Ort parat und können ganz individuell darauf eingehen. Durch die Sammlung von Daten ist auch eine gezieltere Kundenansprache möglich.
  • Reduzierte Kosten: Durch die Digitalisierung der Daten benötigen Sie u. a. deutlich weniger Papier als vorher. Außerdem sparen Sie Platz und dadurch evtl. auch Mietkosten, da Sie keine Aktenordner und -schränke mehr benötigen.
  • Schnellere Time-to-Market: Vernetzte Maschinen sorgen für intelligente und effiziente Produktionsprozesse. So können Waren deutlich schneller produziert werden.
  • Höhere Sichtbarkeit: Die Digitalisierung bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Ihr Unternehmen kostengünstig zu präsentieren – beispielsweise auf der eigenen Website, mit einem digitalen Werbebanner oder per E-Mail-Marketing.

Veränderte Ansprüche der Kunden durch die Digitalisierung

Nicht zu unterschätzen ist, dass die fortschreitende Digitalisierung die Ansprüche und Erwartungen der Kunden nachhaltig verändert hat: Kunden sind vernetzt, gut informiert und digital anspruchsvoll. Sie erwarten beispielsweise:

  • umfassende Beratung und Produktinformationen
  • individuelle Lösungen
  • schnelle Reaktionen auf Anfragen
  • aktuelle Statusmitteilungen
  • verbindliche Liefertermine
  • effektiven und zuverlässigen Service
  • eine Auswahl an verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten

Nur Unternehmen, die diese Ansprüche erfüllen, werden ihre Kunden auf Dauer halten. Digitalisierte Abläufe helfen Ihnen dabei.

Experten-Interview: So digital ist Deutschland

Lena-Sophie Müller ist Geschäftsführerin der Initiative D21 - Deutschlands größtem gemeinnützigen Netzwerk für die Digitale Gesellschaft. Sie berät unter anderem in Gremien des Deutschen Bundestages und dem Beirat "Junge Digitale Wirtschaft" des Bundeswirtschaftsministeriums.

Wir haben mit ihr über den Stand der Digitalisierung in Deutschland gesprochen und spannende Antworten auf unsere Fragen erhalten.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie

Die digitale Transformation kann durchaus punktuell und schrittweise erfolgen. Wichtig ist jedoch, dass dabei von Anfang an eine Digitalisierungsstrategie verfolgt wird, damit die punktuellen Lösungen zusammengeführt werden können.

Was möglich und sinnvoll ist, lässt sich oftmals am besten unter Hinzuziehung einer externen Beratung feststellen. Das Ergebnis sollte eine klare Zielformulierung sein:

Welche Bereiche oder Abläufe sollen in welcher Reihenfolge digitalisiert werden?

Stehen die Zielvorgaben fest, gilt es, die Prozesse und Kompetenzen festzulegen:

Welche Prozesse müssen sich ändern, welche neuen oder zusätzlichen Kompetenzen sind notwendig?

Ist auch dies geklärt, kann es an die Umsetzung gehen, die in kleinen Schritten und unter ständiger Berücksichtigung der bestehenden Datenschutzbestimmungen erfolgen sollte: Werden erste Zielvorgaben schnell erreicht, fördert dies die Motivation und das Selbstvertrauen von Organisatoren und Mitarbeitenden.

Lesen Sie in unserem weiterführenden Artikel, wie Sie die passende Digitalisierungsstategie für Ihr Unternehmen definieren und diese erfolgreich umsetzen:

Beispiele erfolgreicher Digitalisierungsstrategien von KMU

Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein kurzes Beispiel für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie.

Ausgangslage: Ein Dachdeckermeister führt und verwaltet seinen Betrieb, arbeitet aber selbst auch noch produktiv mit. Die Zeit, die er mit der Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Abrechnungen und der Kontrolle von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen verbringt, fehlt ihm aber auf der Baustelle. Um ihm mehr Zeit zu verschaffen, sollen so viele Tätigkeiten wie möglich digitalisiert werden.

Gewünschtes Resultat: Die Digitalisierungsstrategie sieht vor, dass am Ende die Auftragsabwicklung, sämtliche Abrechnungen und auch die gesamte Lohnbuchhaltung digital erfolgen.

Vorgehen:

  1. Als erster Bereich wird die Auftragsabwicklung digitalisiert: Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Organisation der Mitarbeitenden, Lieferscheinerfassung, Baustellenabnahme und Rechnungsstellung erfolgen digital.
  2. Es wird eine Software eingesetzt, die den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung digital erfasst und speichert.
  3. Auch eine Software für die Buchhaltung und Lohnabrechnung wird eingeführt, dank der die Lohnbuchhaltung künftig schnell und einfach erledigt wird.
  4. Jedem Baustellenteam steht ein Bürorechner und ein Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Der Teamleiter leitet mit dem Programm „Trello“ die Korrespondenz bzw. die mit den Kunden getroffenen Absprachen an die jeweiligen Baustellenteams weiter. So weiß jedes Team direkt über die Kundenwünsche Bescheid.
  5. Liefer- und Abholscheine beim Großhandel werden abfotografiert und jedem Kunden direkt digital zugeordnet.

Ergebnis: Nach der Umsetzung dieser Schritte lässt sich alles zentral auch von unterwegs abrufen. Sowohl die Auftragsabwicklung als auch die Buchhaltung konnte deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Der Dachdeckermeister kann schon jetzt deutlich mehr Zeit auf der Baustelle verbringen.

Wie können KMU mit der Digitalisierung starten?

Tipp

Der Digital Readiness Check von Lexware: Wie digital ist Ihr Unternehmen?

Ist Ihr Betrieb auf die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung vorbereitet? Oder wissen Sie noch gar nicht, mit welcher digitalen Baustelle Sie sich als Erstes beschäftigen sollen? Ermitteln Sie mit unserem „Digital Readiness Check“ Ihren digitalen Reifegrad und erhalten Sie hilfreiche Empfehlungen und Tipps für Ihre Digitalisierung.

Bis zu 50.000 Euro Förderung vom Staat für Ihr Digitalprojekt

Für KMU ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um eigene Digitalisierungsprojekte umzusetzen. Denn das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) fördert diese im Rahmen des Förderprogramms "Digital Jetzt" aktuell mit bis zu 50.000 Euro. Zuschüsse gibt es für:

  1. Investitionen in digitale Technologien und Investitionen
  2. die Qualifizierung der Mitarbeiter zu Digitalthemen

Voraussetzungen für die Förderung:

  • Die Förderung beantragen können Unternehmen aller Branchen mit zwischen 3 und 499 Beschäftigten.
  • Das Unternehmen muss eine Niederlassung oder Betriebsstätte in Deutschland haben.
  • Das Digitalisierungsprojekt darf noch nicht begonnen haben.
  • Nach der Bewilligung muss das Projekt innerhalb von 12 Monaten umgesetzt werden.

Höhe der Förderung:

  • Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten erhalten bis zu 40 % der Investitionskosten (bis 30.6.2021: 50 %).
  • Unternehmen mit bis zu 250 Beschäftigten erhalten bis zu 35 % der Investitionskosten (bis 30.6.2021: 45 %).
  • Unternehmen mit bis zu 499 Beschäftigten erhalten bis zu 30 % der Investitionskosten (bis 30.6.2021: 40 %).

Tipp

Stellen Sie jetzt einen Antrag!

Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 Euro. Anträge können bis zum 31. Dezember 2023 gestellt werden.

Das Antragsportal und weitere Informationen zum Förderprogramm „Digital Jetzt“ finden Sie auf der Website des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Papierloses Büro: Digitalisierung der Büroabläufe

Die Umsetzung eines papierlosen oder zumindest papierarmen Büros ist für viele Unternehmen ein sehr guter Startpunkt für die digitale Transformation. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wenn alle unternehmensrelevanten Dokumente und Informationen digital zur Verfügung stehen, können sie zentral verwaltet und allen Angestellten zugänglich gemacht werden. Die Digitalisierung spart Druckkosten, Zeit bei der Informationssuche und sorgt für einen aktuellen Informationsstand.

Damit dies alles reibungslos funktionieren kann, müssen allerdings entsprechende hard- und softwaretechnische Voraussetzungen geschaffen werden. So müssen z. B. Scanner und Softwaresysteme angeschafft, Ordnerstrukturen eingerichtet und Zugriffsrechte geklärt werden. Im Idealfall lassen sich bestimmte Arbeitsabläufe dabei sogar automatisieren, sodass z. B. Rechnungen, die per E-Mail eingehen, automatisch beim zuständigen Sachbearbeitenden landen und nach dessen Zahlungsfreigabe an einem bestimmten Zahltag per Online-Banking überwiesen werden.

Erfahren Sie in unserem weiterführenden Beitrag, wie Sie Ihre papierbasierte Personalakte digitalisieren und welche Vorteile Ihnen das bringt.

Mobiles Arbeiten und Homeoffice: Digitalisierung der Arbeitsabläufe

Wenn es eine positive Folge der Corona-Pandemie gibt, ist es die Erkenntnis, dass Mitarbeitende von zuhause aus nicht nur effektiv, sondern unter Umständen sogar effektiver arbeiten können als von ihren eigentlichen Arbeitsplätzen aus. Zumindest dann, wenn die Voraussetzungen stimmen und die Arbeitsabläufe bereits soweit digitalisiert sind, dass ein zentraler Informationszugriff und virtuelle Teambesprechungen möglich sind.

In vielen Unternehmen war und ist das Arbeiten im Homeoffice der Einstieg in eine weitreichende digitale Transformation.

Website und Online-Shop: Digitalisierung von Marketing und Vertrieb

Heute ist die Nutzung des Internets als Marketing- und Vertriebskanal geradezu zwingend notwendig, um erfolgreich zu sein. Die Zeiten, in denen die Internetpräsenz ein notwendiges Übel in Form einer statischen Web-Visitenkarte war, sind schon lange vorbei. Wie Sie beim Aufbau Ihrer eigenen Website am besten vorgehen zeigen wir Ihnen im kostenlosen Schulungsvideo:

Für den gezielten Ausbau der Webseite und die Einrichtung eines Online-Shops stehen Kleinunternehmen viele einfache und kostengünstige Möglichkeiten zur Verfügung: Mit Webbaukastensystemen, wie beispielsweise Jimdo, kann schnell ein ansprechendes Internetangebot erstellt und aktuell gehalten werden. Oft ist dort bereits ein Online-Shopsystem integriert, das einfach mit Angeboten gefüllt werden kann und bereits mit unterschiedlichen Zahlungssystemen (wie Kreditkarte, PayPal und ApplePay) gekoppelt ist.

Alternativ bieten sich auch Amazon und eBay als Vertriebsplattformen an, die entweder direkt oder in Verbindung mit anderen Programmen (wie Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen) genutzt werden können.

Kundenkommunikation und Vertrieb über Social Media

Auch Social Media-Kanäle wie Facebook, Twitter, Instagram oder TikTok gewinnen immer mehr an Bedeutung. Das Posten aktueller Informationen über das Unternehmen und seine Produkte oder Dienstleistungen kann daher auch Teil einer umfassenden Digital Media Strategie sein, die im Unternehmen umgesetzt wird, indem es verantwortliche Mitarbeitende dafür gibt.

Tipps zur effektiven Nutzung von Social Media für Ihr Unternehmen erhalten Sie in unserem kostenlosen Schulungsvideo:

Digitalisierung der Buchhaltung

Immer mehr KMU haben sich dafür entschieden, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Dies ist auch kaum verwunderlich, lassen sich doch Abläufe im Rechnungswesen dadurch kosteneffizienter und zeitsparender gestalten. So haben Ihre Mitarbeiter dank automatisierter Prozesse beispielsweise mehr Zeit, sich um andere Aufgaben zu kümmern. Durch die Umstellung auf digitale Belege und eine elektronische Archivierung wird Platz geschaffen und die Fixkosten sinken.

Wie Sie Ihre Buchhaltung Schritt für Schritt digitalisieren und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in unserem Artikel:

Tipp

Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung mit Software von Lexware

Wir bieten für jeden Bedarf die passende Buchhaltungssoftware:

Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet und möchten diese Aufgabe hauptsächlich im Büro erledigen? Dann ist unsere Desktop-Lösung Lexware buchhaltung ideal für Sie. Damit können Sie nicht nur alle Geschäftsvorfälle effizient selbst buchen, sondern auch den kompletten Jahresabschluss erstellen – inklusive Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Müssen Sie lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, um Ihren Jahresgewinn zu ermitteln? Ist es Ihnen wichtig, dass Sie auch von unterwegs mit Ihrer Software arbeiten können? Sind Sie Einsteiger und möchten mit dem Thema Buchführung möglichst wenig zu tun haben? Dann ist unsere Cloud-Lösung lexoffice genau das Richtige für Sie. Damit erstellen Sie alle nötigen Belege, wie Angebote und Rechnungen, ganz einfach selbst. Das Verbuchen der Belege erfolgt automatisch im Hintergrund.

Beide Software-Lösungen können Sie 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen

Elektronische Rechnungen

2020 war ein Meilenstein für die Digitalisierung der Fakturierung in Deutschland. Denn seit Ende November 2020 dürfen Bundesbehörden Rechnungen nur noch in elektronischer Form annehmen. Behörden von Land und Kommunen dürften diesem Beispiel in absehbarer Zeit folgen. Das bedeutet für alle KMU, die mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte machen, dass sie zwingend in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu stellen.

Dr Umstieg auf die elektronische bzw. digitale Rechnung rentiert sich für alle KMU. Was Sie zur E-Rechnung und den unterschiedlichen Formaten wissen müssen, erfahren Sie in unserem Artikel:

Mobiles Bezahlen: Digitalisierung der Zahlvorgänge

Der Trend ist eindeutig und hat durch die Einführung von Apple Pay auf dem deutschen Markt und die Corona-Krise noch einen deutlichen Schub erhalten: Immer mehr Kunden möchten bargeldlos und kontaktlos mit Karte oder ihrem Smartphone zahlen. Das ist praktischer und auch hygienischer als das Hantieren mit Bargeld.

Dieser Wunsch lässt sich auch in Kleinunternehmen, Handwerksbetrieben und Lieferdiensten einfach erfüllen. Banken, Sparkassen und spezielle Finanzdienstleister bieten mobile Karten- und Smartphone-Lesegeräte an. Diese können als eigenständige Lösungen oder als Erweiterung bereits vorhandener Kassensysteme GoBD-konform eingesetzt werden.

Normalerweise werden die Systeme nicht gekauft, sondern gegen eine Monatsgebühr gemietet, deren Höhe von der Anzahl der Transaktionen abhängig ist. Je nach Anbieter und eigenen Vorgaben können Sie Ihren Kunden damit Zahlungen per EC-Karte, Kreditkarte, PayPal, Google Pay oder Apple Pay ermöglichen.

Digitalisierung in Ihrer Branche: Unsere Ratgeber