Die richtige Software für E-Rechnungen: Lexware Office

Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Rechnung. Sie muss in einem strukturierten Format ausgestellt und übermittelt werden, sodass sie automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Grundlage ist die EU-Norm EN 16931, die den Einsatz von XML-Datenformaten regelt.

Eine E-Rechnungs-Software ist ein Programm, mit dem du elektronische Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format erstellen, empfangen und verarbeiten kannst. Anders als eine „normale“ PDF-Rechnung enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten (z. B. als XRechnung oder ZUGFeRD), die sich automatisch auslesen und weiterverarbeiten lassen. 
Eine E-Rechnungs-Software unterstützt dich dabei insbesondere, indem sie:

• E-Rechnungen im richtigen Format erzeugt oder einliest
• Pflichtangaben prüft und Fehler reduziert
• Rechnungen digital weiterverarbeitet
• E-Rechnungen rechtssicher archiviert

Für die E-Rechnung gibt es verschiedene elektronische Rechnungsformate. Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen sowohl XRechnungen als auch Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format grundsätzlich dem geforderten europäischen Rechnungsformat Format einer E-Rechnung. 

• XRechnung: Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz, der rein maschinell ausgelesen wird. Gestalterische Elemente oder ein Firmenlayout sind in diesem Format nicht möglich. Mit Lexware Office kannst du XRechnungen jedoch unkompliziert erstellen.
• ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert ein PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. So ist die Rechnung sowohl für Menschen lesbar als auch für Maschinen verarbeitbar. Zudem kannst du dein Corporate Design einbinden. Auch ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich direkt in Lexware Office erstellen.  

Die Pflicht zur Erstellung und zum Empfangen von E-Rechnungen ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Die neuen Regelungen gelten bereits seit dem 01.01.2025. Allerdings gibt es auch Übergangsfristen, um die Umstellung zu erleichtern. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papierrechnungen bzw. Rechnungen in nicht strukturierten Formaten, wie PDF, ausstellen. Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Spätestens ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen ausschließlich E-Rechnungen verwenden. 
Wichtig: Bei einer digitalen PDF-Rechnung handelt es sich nicht um eine rechtskonforme E-Rechnung!

Nicht jedes Unternehmen muss E-Rechnungen ausstellen. Die Pflicht greift nur, wenn auch eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsstellung besteht. Du brauchst keine E-Rechnung bei:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) – Hier gelten die neuen Regelungen grundsätzlich nicht.
• Vielen steuerfreien Umsätzen – Etwa bei steuerfreien Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen.
• Kleinbeträgen bis 250 € brutto – Für solche Rechnungen reicht weiterhin eine einfache Rechnung.
• Tickets für den öffentlichen Nahverkehr oder Bahnfahrkarten – die gleichzeitig als Rechnung dienen.
• Kleinunternehmern – Solange du als Kleinunternehmer arbeitest, bist du nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht ab diesem Zeitpunkt.
• Leistungen an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind – etwa viele Vereine oder staatliche Einrichtungen.

Für Lexware Office Kunden: Nichts. Für alle, die noch mit Stift und Papier oder Word und Excel ihre Rechnungen schreiben, stellt die E-Rechnungspflicht seit 2025 dagegen eine bedeutende Veränderung dar. Um E-Rechnungen empfangen zu können, brauchen sie eine geeignete Rechnungssoftware wie Lexware Office. Das gilt für jede Branche gleichermaßen – ob Handwerksbetrieb, Freelancer, kleiner Onlineshop oder Beratungsunternehmen.

Ja – mit der richtigen Software geht das in wenigen Klicks. Du brauchst dafür kein technisches Wissen und musst dich auch nicht mit XML-Dateien auseinandersetzen oder die technischen Anforderungen der Norm EN 16931 im Detail kennen. Du benötigst auch keine separate Rechnungsvorlage zum Ausfüllen. Eine E-Rechnungs-Software wie Lexware Office erstellt die Rechnung automatisch im passenden Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) und prüft dabei, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Du füllst die Rechnung einfach wie gewohnt aus und versendest sie direkt aus dem Programm.

Im Grunde reicht ein E-Mail-Postfach – denn die meisten E-Rechnungen werden per E-Mail als XML- oder ZUGFeRD-Datei verschickt. Das Problem dabei: Ohne passende Software siehst du bei einer XRechnung nur unlesbaren XML-Code und kannst weder prüfen, ob alle Pflichtangaben stimmen, noch die Daten weiterverarbeiten. Um die Inhalte automatisch auslesen, prüfen und in deine Buchhaltung übernehmen zu können, brauchst du eine geeignete E-Rechnungs-Software. Sie macht die maschinenlesbaren Daten sichtbar, validiert das Format und archiviert alles rechtssicher.

E-Rechnungen musst du GoBD-konform archivieren, das heißt revisionssicher, unveränderbar und mindestens zehn Jahre lang. Viele Selbstständige speichern Rechnungen zunächst einfach im Download-Ordner oder lassen sie in der E-Mail liegen. Bei einer Betriebsprüfung reicht das aber nicht aus – im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen oder Zuschätzungen. Am sichersten ist eine Software mit integriertem Langzeitarchiv, die alle Belege automatisch ablegt und vor nachträglichen Änderungen schützt.

Wenn du eine fehlerhafte E-Rechnung erhältst, solltest du sie nicht selbst ändern – denn E-Rechnungen müssen unveränderbar bleiben. Stattdessen forderst du beim Absender eine korrigierte Version an. Umgekehrt gilt: Wenn dir bei einer ausgehenden Rechnung ein Fehler auffällt, stornierst du die ursprüngliche Rechnung und erstellst eine neue. Eine E-Rechnungs-Software kann dich dabei unterstützen, indem sie Pflichtangaben und Format automatisch prüft – so fallen viele Fehler schon vor dem Versand auf.

Eine E-Rechnungs-Software übernimmt die wichtigsten Schritte rund um E-Rechnungen – von der Erstellung bis zur Ablage. Sie hilft dabei, dass Rechnungen im richtigen Format vorliegen, vollständig sind und digital verarbeitet werden können. 
Typische Aufgaben sind:

• E-Rechnungen erstellen (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD)
• E-Rechnungen empfangen
• Rechnungsdaten automatisch auslesen und übernehmen
• Pflichtangaben und Format prüfen
• Versand digital abwickeln (z. B. per E-Mail oder über ein Kundencenter)
• E-Rechnungen archivieren und revisionssicher ablegen (GoBD-konform)

Die Kosten hängen vom Funktionsumfang ab. Einfache Tools zum Erstellen oder Empfangen von E-Rechnungen gibt es teilweise schon kostenfrei, umfassendere Lösungen mit Buchhaltung, Automatisierung und Schnittstellen liegen meist bei Preisen zwischen 8 und 30 € pro Monat.
Bei Lexware Office ist die E-Rechnungsfunktion in allen Versionen ohne Zusatzkosten enthalten. E-Rechnungen empfangen kannst du ab 7,90 €/Monat (Version S), selbst erstellen und versenden ab 12,90 €/Monat (Version M).

Eine Software zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen bringt jeder Art von Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu gehören:

• die automatische Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben
• die Steigerung der Effizienz  
• eine übersichtlichere Liquiditätsplanung

Mit Lexware Office erhältst du einen weiteren großen Vorteil: einen automatisierten E-Rechnungs-Check. Dieser überprüft alle elektronischen Eingangsrechnungen auf Korrektheit und zeigt dir, ob die E-Rechnung dem geforderten Format entspricht. Sollte etwas nicht stimmen, kannst du direkt im Programm eine Korrekturanfrage stellen und die fehlerhafte Rechnung nach entsprechenden Anpassungen durch die korrigierte ersetzen.  
Unsere E-Rechnungs-Software unterstützt dich natürlich auch bei ausgehenden Rechnungen und gibt dir Auskunft darüber, ob alle Pflichtangaben enthalten sind oder, wo du noch etwas ergänzen musst.

Eine E-Rechnungs-Software lohnt sich für kleine und mittlere Unternehmen besonders, weil sie den Umstieg auf die E-Rechnung deutlich vereinfacht und viele Arbeitsschritte automatisiert. Gerade wenn Rechnungen sonst noch manuell erstellt, geprüft oder abgelegt werden, spart eine Software Zeit und reduziert Fehler im Alltag. 
Typische Vorteile für KMU:

• Sie arbeiten gesetzeskonform, ohne sich bei jedem Dokument selbst um Formate und Vorgaben kümmern zu müssen.
• Sie sparen Zeit, weil die Software Daten übernimmt und wiederkehrende Abläufe beschleunigt.
• Sie vermeiden Formfehler, indem Pflichtangaben und das Format automatisch geprüft werden.
• Sie halten alles zentral an einem Ort, statt Rechnungen über E-Mail, Ordner und verschiedene Systeme zu verteilen.
• Sie schaffen Struktur in der Buchhaltung, weil E-Rechnungen schneller verarbeitet und sauber archiviert werden.

Eine E-Rechnungs-Software ist rechtssicher, wenn sie alle Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben an elektronische Rechnungen zuverlässig einhält. 
Achte besonders auf diese Punkte: 

• Sie arbeitet GoBD-konform und speichert Rechnungen nachvollziehbar und unveränderbar.
• Sie verarbeitet personenbezogene Daten DSGVO-konform.
• Sie schützt deine Daten mit geprüften Sicherheitsstandards (z. B. TÜV-Zertifizierung).
• Sie entwickelt und hostet die Software nach deutschen Standards zu Datenschutz und Sicherheit.

Die Nutzung der E-Rechnung in Lexware Office ist ohne Zusatzkosten möglich. Das Empfangen von E-Rechnungen ist ab Version S enthalten, die Erstellung ab Version M. Damit bist du in allen Varianten bestens ausgestattet, ohne zusätzliche Gebühren einkalkulieren zu müssen.