Wer von Deutschland aus bei Etsy verkauft, steht in Sachen Buchhaltung vor einer besonderen Schwierigkeit: Die amerikanische Handelsplattform erzeugt für jeden Vorgang eine Vielzahl von Buchungsvorgängen. Eine Bestellung löst mehrere Buchungen aus wie den Verkauf selbst, die abgezogenen Transaktionsgebühren, eventuelle Werbekosten, Währungsumrechnungen, Servicepauschalen und im Fall einer Retoure auch noch die entsprechende Erstattung. Alles wird von Etsy in einer Datei zusammengefasst, auch eventuell gegenzubuchenden Erstattungen. Rein digitale Produkte werden außerdem von Etsy als Zwischenhändler verkauft und die Erstattungen dieser Verkäufe bündeln meist mehrere Einzeltransaktionen und Umsatzsteuer, die Etsy entsprechend des Ziellandes erhebt und abführt. Das Ergebnis ist ein Datenkuddelmuddel im Rohformat, dessen übersichtlichere Aufbereitung für die Buchhaltung auch bei kleineren Händlern monatlich ganze Tage fressen kann und fehlerbehaftet ist.

Mandy suchte für ihre E-Commerce-Kundschaft mit Etsy-Shops nach einer Lösung, die diese Datenvielfalt fehlerfrei und automatisiert in die Buchhaltungssoftware überspielt und dort dann aber auch sofort in der benötigten nachvollziehbaren Struktur abbildet – ohne hohen Schulungsaufwand für die Kundin oder den Kunden.

Als Lexware Office Premium Coach und Bilanzbuchhalterin kannte Mandy Rohm die zahlreichen Vorteile der Unternehmens- und Buchhaltungslösung bereits und wusste, welche Anforderungen Steuerkanzleien an die Abläufe in einer digitalen Zusammenarbeit haben sowie in welchen Formaten Buchhaltungsdaten angeliefert werden sollten. Diverse Tools, die das Etsy-Buchungssatzproblem lösen sollten, hatten Mandy bisher nicht überzeugt, sie blieb auf der Suche nach einer Lösung für „ihre“ Händler.  Über das berufliche Netzwerk Citizen Circle lernte sie im Sommer 2021 Dagmar Kinter kennen, die dann 2023 das Kassenklingeln Buchhaltungs-Tool entwickelte. Die digitale Buchhalterin erkannte sofort den Vorteil, die Etsy-Daten zeitsparend zu Lexware Office zu übertragen.

Kassenklingeln als praxistaugliche Möglichkeit für Etsy-Händlerinnen und -Händler, die komplexen Transaktionsdaten aufzuschlüsseln erfasst nicht nur alle Gebühren, Erstattungen und Umsätze korrekt, sondern addiert die Gebühren jeweils nach Art, sodass sich die Buchungssätze um bis zu 86% reduzieren. Das Tool synchronisiert die Datensätze mit Lexware Office und entlastet so die Händler, ohne Mandy und ihr Team mit Zusatzaufwand zu belegen. Mandy stellte anhand einer Demo und eines Tests schnell fest, dass die automatisierte Datenübertragung durch Kassenklingeln in die Buchhaltung genau das war, was sie ihren Mandanten empfehlen würde – auch, um dem eigenen Anspruch an Präzision.

Mandy Rohm und die Lebensentdecker-Coaches empfehlen ihren Etsy-Händlerkunden die Kombination der Kassenklingeln-Anbindung mit der Lexware Office Buchhaltung. Die Kassenklingeln Anwendung von Dagmar Kinter übernimmt die detaillierte Aufschlüsselung der vielfältigen Etsy-Transaktionsdaten und sorgt für eine fehlerfreie Synchronisation der Daten in die Buchhaltungslösung. In Lexware Office stehen diese dann in strukturierter Form bereit, sodass Mandy Rohm und ihr Team sie komfortabel weiterverarbeiten und bei Bedarf direkt an den Steuerberater übergeben können. Die Etsy-Händler nutzen diese zwei nahtlos ineinandergreifenden digitalen Werkzeuge, sparen Zeit und Nerven, vermeiden Fehler und wissen, dass sie mit der smarten Kombination aus Fachwissen und Tools über rechtssichere professionelle Buchführung zu einem sehr bezahlbaren transparenten Preis verfügen.

Effizienz, Genauigkeit und Rechtssicherheit: Die Kombination der Kassenklingeln-Anwendung und Lexware Office hat für alle an den Buchhaltungsprozessen Beteiligten klare und messbare Verbesserungen erzielt. Etsy-Händlerinnen müssen nicht länger einen unübersichtlichen Datenexport von Etsy manuell sortieren, sondern können auf die automatisierte Synchronisation zurückgreifen. Sie sparen Zeit und Nerven, vermeiden Fehler und können sich auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren. Mandy Rohm und ihr Team verbringen keine Zeit mehr mit der Suche nach Fehlern, weil das Datenchaos gebändigt und bereinigt werden muss und erhalten die nötige Transparenz, um sich gemeinsam mit den Händlern auf Beratung und Analysen zu konzentrieren. Auch die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien für die Erstellung von Steuererklärungen wird erleichtert, da die Daten nun mit sehr vertretbarem Aufwand und jederzeit vollständig, sauber strukturiert und ohne aufwendige Nachbearbeitung übergeben werden können.

“Buchhaltung - als Etsy-Händler, aber auch sowieso -  muss kein Hassthema sein. Wir haben Kunden, die uns dann schreiben: ‚Am Anfang hatte ich überhaupt keinen Bock und mittlerweile logge ich mich täglich ein. Ich habe da plötzlich Spaß dran.‘“
Mandy Rohm, Bilanzbuchhalterin