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Ausgangssituation: Herausforderung in der Rechnungsverarbeitung

Unser Kunde, ein etablierter Dienstleister für Hotels, verarbeitet monatlich über 800 Rechnungen. Bisher erfolgte die Buchhaltung teilweise manuell, was zu erheblichen Effizienzverlusten und einem hohen Fehlerrisiko führte. Besonders problematisch war die fristgerechte Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung. Verspätungen durch den Steuerberater führten zu Strafzahlungen von etwa 5.000 € pro Monat.

Außerdem fehlte eine strukturierte Ablage für E-Mail-Anhänge, was die Nachvollziehbarkeit und Ordnung der Belege erschwerte.

Ziele des Projekts: Was wollte der Kunde erreichen?

• Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zur Reduzierung manueller Arbeiten.
• Fristgerechte Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldungen zur Vermeidung von Strafzahlungen.
• Verbesserung der Datenorganisation durch eine zentrale Ablage in Microsoft Teams.
• Entwicklung eines Dashboards zur Überwachung fehlerhafter Datenübertragungen.
• Beratung zur steuerlichen Prozessoptimierung.

Lösungsansatz: Integration von Lexware Office und Microsoft 365 mit Power Automate

Unsere Lösung basierte auf der API-Anbindung von Lexware Office an die Microsoft 365 Suite mit Power Automate. Damit konnten wir folgende Schritte realisieren:

1. Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die API-Verknüpfung ermöglicht es, dass alle Rechnungen direkt in Lexoffice erfasst und verarbeitet werden. Pro Monat werden über 800 Rechnungen automatisch übertragen.

2. Zentrale Ablage in Microsoft Teams

Zusätzlich zur Verarbeitung in Lexoffice werden alle E-Mail-Anhänge automatisch in Microsoft Teams gespeichert. So können Rechnungen außerhalb von Lexoffice zentral und übersichtlich abgelegt werden, was die interne Zusammenarbeit erleichtert.

3. Dashboard zur Fehlerüberwachung

Für eine transparente Prozesskontrolle haben wir ein individuelles Dashboard erstellt. Dieses überwacht fehlerhafte Datenübertragungen zwischen der Lexoffice API und Microsoft 365 und bietet dem Kunden die Möglichkeit, Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben.

4. Umsatzsteuervoranmeldungen mit ELSTER

Ein wesentlicher Bestandteil unserer Beratungsleistung war die Implementierung eines Prozesses zur fristgerechten Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER. Dieser Schritt spart dem Kunden monatlich 5.000 € an Strafzahlungen ein.

Technische Umsetzung: Wie wir die Integration realisiert haben

API-Anbindung von Lexware Office an Microsoft 365

Die Anbindung wurde über die leistungsstarke API von Lexoffice realisiert. Diese ermöglicht eine nahtlose Kommunikation mit den Tools von Microsoft 365. Mit Power Automate konnten wir Workflows erstellen, die die Daten automatisch zwischen den Systemen synchronisieren.

Prozesse und Workflows

• Rechnungsimport: E-Mails mit Rechnungen werden erkannt, die Anhänge extrahiert und direkt an Lexoffice übergeben.
• Speicherung in Teams: Alle Anhänge werden parallel in einem Microsoft Teams-Ordner abgelegt, wodurch ein zusätzliches Backup entsteht.
• Fehlerüberwachung: Das Dashboard wurde in Microsoft Power BI erstellt und zeigt alle Unregelmäßigkeiten bei der Datenübertragung an.

Beratung und Prozessoptimierung: Mehr als nur Technik

Neben der technischen Umsetzung war die umfassende Beratung ein zentraler Bestandteil des Projekts. Wir haben dem Kunden geholfen, seine Prozesse effizienter zu gestalten und steuerliche Anforderungen besser zu erfüllen.

1. Effiziente Buchhaltungsprozesse

Wir haben dem Kunden gezeigt, wie er seine Belegverarbeitung optimieren kann, um sicherzustellen, dass alle steuerlichen Vorgaben eingehalten werden.

2. Unternehmerische Beratung

Ein entscheidender Punkt war die fristgerechte Umsatzsteuervoranmeldung. Durch die automatisierte Übertragung über ELSTER spart der Kunde nun monatlich hohe Strafzahlungen.

3. Schulung der Mitarbeiter

Damit der Kunde das volle Potenzial der Lösung ausschöpfen kann, haben wir die Mitarbeiter umfassend geschult und praxisnahe Anleitungen bereitgestellt.

Ergebnisse: Die Vorteile der neuen Lösung

Die Integration von Lexoffice und Microsoft 365 hat für unseren Kunden messbare Vorteile gebracht:

• Zeitersparnis: Manuelle Arbeiten wurden drastisch reduziert, sodass sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
• Kosteneinsparung: Durch die fristgerechte Umsatzsteuervoranmeldung spart der Kunde monatlich 5.000 €.
• Fehlerreduktion: Das Dashboard sorgt für eine schnelle Erkennung und Behebung von Datenübertragungsfehlern.
• Effizienzsteigerung: Die zentrale Ablage in Microsoft Teams verbessert die Übersichtlichkeit und Zusammenarbeit.
• Compliance: Durch die optimierten Prozesse sind alle steuerlichen Anforderungen erfüllt.

Fazit: Eine Erfolgsgeschichte der Digitalisierung

Dieses Projekt zeigt, wie durchdachte IT-Lösungen Unternehmen nicht nur effizienter machen, sondern auch finanzielle Risiken minimieren können. Die Verbindung von Lexoffice mit Microsoft 365 und die Automatisierung der Prozesse haben unserem Kunden aus der Hotelbranche nicht nur den Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch signifikante Kostenvorteile gebracht.

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