DATEV-Import aus Kanzlei Rechnungswesen pro (Lexware buchhaltung pro)

Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht den Import von Buchungsdaten und Personenkonten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro.

Neuerungen in Version 2021

In Lexware buchhaltung pro/premium 2021 ist mit dem Update Januar 2021 das Buchen mit Leistungsdatum möglich. Das Leistungsdatum ist der Zeitpunkt, zu dem ein Rechnungssteller die Leistung gegenüber dem Kunden erbracht hat.

  • Bei Ausgangsrechnungen ist das Leistungsdatum maßgebend für die Entstehung der Umsatzsteuer und steuert somit den Voranmeldungszeitraum.
  • Bei Eingangsrechnungen ist das Vorliegen der Rechnung ausschlaggebend.

Für den korrekten Import Ihrer Buchungen haben wir die Importschnittstelle um das Feld 'Leistungsdatum' erweitert. Außerdem berücksichtigt das Programm das Leistungsdatum bei der Zeitraumauswahl:

  • Ausgangsrechnungen werden im Zeitraum des Leistungsdatums importiert.
  • Alle anderen Buchungen werden im Zeitraum des Belegdatums importiert.

    Beispiele:
    Art der BuchungBelegdatumLeistungsdatumImportzeitraum
    AusgangsrechnungJanuar 2021Dezember 2020Dezember 2020
    AusgangsrechnungMärz 2021Februar 2021Februar 2021
    EingangsrechnungMärz 2021Februar 2021März 2021

 


Voraussetzungen

Allgemeine Voraussetzungen

  • Version der DATEV-Exportdatei
    Aus DATEV Kanzlei Rechnungswesen werden die Daten im DATEV-Format (ASCII, CSV) exportiert. Je nach Version von Kanzlei Rechnungswesen werden beim Export unterschiedliche Exportversionen erzeugt. In Lexware buchhaltung können Sie folgende DATEV Exportversionen einlesen:
    ProgrammversionDATEV Exportversion
    Lexware buchhaltung 2021 mit Update Februar 20219.0 und kleiner
    Lexware buchhaltung 20207.0 und kleiner
  • Benutzerrechte
    Für den Datenimport benötigen Sie in der Benutzerverwaltung die Rechte 'Datenaustausch - Import' und 'Buchen - Stapel/Journal'.
  • Aktive DATEV-Schnittstelle in Lexware buchhaltung pro
    Die DATEV-Schnittstelle im Menü 'Datei - DATEV-Schnittstelle' muss aktiv sein.
    Wenn der Menüpunkt bei Ihnen nicht angezeigt wird, führen Sie die folgende Anleitung durch:
    DATEV-Schnittstelle aktivieren

 

Voraussetzungen für den Import von Buchungsdaten

  • Übereinstimmung der Besteuerungsart
    Die Besteuerungsart der Firma (Sollbesteuerung, Istbesteuerung) muss in DATEV Kanzlei Rechnungswesen und Lexware buchhaltung übereinstimmen.
  • Übereinstimmung der Kontenpläne
    Alle Konten, die in der Exportdatei angesprochen werden, müssen in Lexware buchhaltung angelegt sein.
    Aktualisieren Sie ggf. Ihren Kontenplan im Menü 'Verwaltung - Kontenaktualisierung' und legen Sie individuelle Sachkonten im Menü 'Verwaltung - Kontenverwaltung an. Personenkonten können Sie importieren.

 


Buchungsdaten importieren

Vorgehen

  1. Öffnen Sie das Menü 'Datei - DATEV-Schnittstelle - DATEV-Import'.
  2. Auf der Seite Auswahl klicken Sie auf 'Durchsuchen'.
  3. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien gespeichert haben.
  4. Nach der Auswahl des Exportverzeichnisses werden die verfügbaren Exportdateien aufgelistet.
  5. Markieren Sie die Dateien, die Sie importieren wollen. Das Programm prüft, ob eine Datei bereits importiert wurde. Bereits importierte Dateien erkennen Sie an diesem Symbol: .
    Außerdem zeigt das Programm beim Import bereits importierter Dateien diesen Hinweis:

    Wenn die Stammdaten der Importdatei nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmen, kommt eine Abfrage, ob die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
  6. Klicken Sie auf 'Weiter'.

 

Einstellungen festlegen

  1. Wählen Sie die Einstellungen zur Belegnummer und die weiteren Einstellungen.
    EinstellungBeschreibung
    Zuordnung zu einem BelegnummernkreisWenn Sie die Buchungsdaten einem Belegnummernkreis zuordnen wollen, setzen Sie hier den Haken und markieren Sie den Belegnummernkreis.
    Automatische BelegnummervergabeWenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, vergibt Lexware buchhaltung beim Import automatisch aufsteigende Belegnummern. Um die bestehenden Belegnummern zu übernehmen, entfernen Sie den Haken.
    PeriodeWenn Sie in Ihrer Buchhaltung mit Perioden arbeiten, können Sie hier den Import-Buchungssätzen eine Periode zuordnen.
    Steuer bei Automatikkonten berechnenDa beim DATEV-Import bei Automatikkonten kein Steuerschlüssel mitgegeben wird, sollte die Funktion Steuer bei Automatikkonten berechnen aktiv sein. Andernfalls wird auf ein Automatikkonto ohne Steuer gebucht.
    Wichtig: Verwenden Sie die Option ohne Steuer nur dann, wenn Ihre Buchungen als Nettobeträge und die Steuer in einem gesonderten Buchungssatz übertragen werden.
    Nicht vorhandene Kostenstellen und Kostenträger neu anlegenDiese Option ermöglicht, dass Buchungen auf bisher nicht vorhandene Kostenstellen/Kostenträger erfolgen. In die Kostenstellenverwaltung/Kostenträgerverwaltung wird die Nummerierung übernommen. Ergänzen Sie die Bezeichnung manuell.
    Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem StapelausbuchenWenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden keine Offenen Posten für Buchungen auf Personenkonten erzeugt.
    Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, werden Offene Posten erzeugt.
    Wichtig: Offene Posten werden beim Import nicht automatisch abgeglichen. Gleichen Sie die Offenen Posten nach dem Import manuell ab im Menü 'Buchen - Offene Posten abgleichen'.
  2. Klicken Sie auf 'Importieren'.
  3. Das Programm importiert die Datensätze in eine Importliste.

 

Importliste bearbeiten

In der Importliste sehen Sie alle Buchungssätze. Die Buchungssätze sind noch nicht gebucht. Wenn Sie die Liste schließen, wird der aktuelle Stand gespeichert. Sie können die Liste jederzeit wieder über das Menü 'Ansicht - Importliste öffnen'. Die Importdatensätze werden beim Einlesen geprüft. Fehlerhafte Datensätze werden gekennzeichnet. Dabei wird unterschieden zwischen Warnungen und Fehlern.


Fehler beheben

Fehlerhafte Datensätze sind folgendermaßen gekennzeichnet:

  • Die erste Spalte ist nicht selektierbar (ausgegraut).
  • In der zweiten Spalte wird ein Ausrufezeichen angezeigt. 
  • In der Spalte 'Fehler und Warnungen' wird die Fehlerursache angezeigt.
    Beispiel:

Sie können die Fehlerursache beseitigen und nach den Änderungen den aktuellen Stand der Importliste durch Klick auf 'Import prüfen' erneut prüfen lassen. Nach der Prüfung wird die Importliste mit den aktualisierten Fehlern und Warnungen angezeigt.
In der folgenden Tabelle finden Sie die häufigsten Fehler mit Hinweisen zur Abhilfe. Wichtig: Prüfen Sie, ob die vorgeschlagene Abhilfe in Ihrer Buchhaltung sinnvoll ist.

FehlertextHinweis zur Abhilfe
Das angegebene Soll-Konto ist nicht vorhanden
Das angegebene Haben-Konto ist nicht vorhanden
Die Importliste kann geöffnet bleiben.
Öffnen Sie 'Verwaltung - Kontenverwaltung' und legen Sie das fehlende Konto an.
Das Soll-Konto ist gesperrt
Das Haben-Konto ist gesperrt
Die Importliste kann geöffnet bleiben.
Öffnen Sie 'Verwaltung - Kontenverwaltung' und entfernen Sie die Kontensperre.
Buchungsmonat ist bereits abgeschlossenSchließen Sie die Importliste.
Öffnen Sie 'Extras - Monatsabschluss' und entfernen Sie den Haken bei dem abgeschlossenen Monat. Klicken Sie auf 'Monatsabschluss'.

 

Warnungen prüfen

Datensätze, die zu einer Warnung geführt haben, sind folgendermaßen gekennzeichnet:

  • In der ersten Spalte ist kein Haken gesetzt.
  • In der zweiten Spalte wird ein Fragezeichen angezeigt.
  • In der Spalte 'Fehler und Warnungen' wird der Warnhinweis angezeigt.
    Beispiel:

Prüfen Sie den Sachverhalt und entscheiden Sie, ob Sie den Datensatz importieren wollen. Setzen Sie dazu in der ersten Spalte den Haken.

WarnhinweisUrsache
Die Buchung führt zu einer Überschreitung des von Ihnen im Kundenkonto hinterlegten Kreditrahmen.Im Kundenkonto ist ein Kreditrahmen hinterlegt.
Der eingegebene Betrag übersteigt den steuerlich zulässigen Betrag für geringwertige Wirtschaftsgüter.Im Anlagekonto für GWG ist die Warnung zur Bemessung aktiviert.
Der Steuerschlüssel der Importdatei wird nicht unterstützt. Der Datensatz wird ohne Steuer importiert.DATEV verwendet seit der Exportversion 7.0 neue dreistellige Steuerschlüssel. Beim DATEV-Import erfolgt eine Zuordnung (Mapping) der neuen DATEV-Steuerschlüssel zu den Steuerschlüsseln in Lexware buchhaltung. Dieses Mapping wird für alle uns bekannten Steuerschlüssel durchgeführt. Wenn die Importdatei einen unbekannten Steuerschlüssel enthält, kommt dieser Warnhinweis. Sie können den Buchungssatz in den Buchungsstapel importieren und den Buchungssatz im Stapel bearbeiten.

Stapel wählen

Wählen Sie in der Auswahlliste 'Stapel' einen bereits angelegten Stapel oder tragen Sie die Bezeichnung für den Stapel in das Eingabefeld ein.

Datensätze buchen

Sie können alle angehakten Datensätze in das Journal oder in den Buchungsstapel buchen. Die entsprechenden Befehle finden Sie in der Aktionsleiste.

  • Import buchen (Journal
  • Import buchen (Stapel). Beim Buchen in den Stapel greift die Einstellung der Option 'Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen'.

Protokolle erstellen

In der Aktionsleiste finden Sie die Befehle zum Drucken oder Exportieren der Protokolle.

 


Personenkonten importieren

  1. Öffnen Sie das Menü 'Datei - DATEV-Schnittstelle - DATEV-Import'.
  2. Wechseln Sie auf die Seite 'Auswahl'.
  3. Klicken Sie auf 'Durchsuchen'.
  4. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien gespeichert haben.
  5. Nach der Auswahl des Exportverzeichnisses werden die verfügbaren Exportdateien automatisch aufgelistet.
  6. Markieren Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Wenn die Daten der Mandantennummer und der Beraternummer nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmt, kommt die Abfrage, die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
  7. Klicken Sie auf 'Weiter'.
  8. Wählen Sie die Einstellungen zu den Duplikaten. Duplikate sind Personenkonten, die in Ihrem Datenbestand bereits vorhanden sind.
    EinstellungBeschreibung
    Duplikate überschreiben vorhandene DatenDas Programm aktualisiert vorhandene Personenkonten ohne Abfrage.
    Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollenDas Programm prüft, ob identische Personenkonten vorhanden sind. Bei jedem vorhandenen Konto kommt eine Abfrage zur Aktualisierung. Wenn Sie diese Abfrage bestätigen, wird das Konto aktualisiert.
    Duplikate werden ignoriert, vorhandene Daten bleiben erhaltenDuplikate werden nicht importiert.
  9. Klicken Sie auf 'Weiter'.
  10. Auf der Seite 'Import-Daten' werden alle Datensätze aufgelistet. Wenn Sie einzelne Datensätze nicht importieren wollen, entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen 'Auswahl'.
  11. Um den Import zu starten, klicken Sie auf 'Fertig stellen'.
    Eine Meldung zeigt an, wie viele Datensätze importiert wurden.
  12. Klicken Sie auf 'OK.

Die Personenkonten werden in Ihren Datenbestand übernommen.

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