DSGVO-Auskunftsanfrage-Muster: So stellst du dein Auskunftsersuchen rechtssicher

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verleiht allen Betroffenen das Recht, von Unternehmen, Behörden oder anderen Organisationen Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu verlangen. Dieses Auskunftsersuchen ist in Art. 15 DSGVO geregelt und umfasst Informationen wie:

• Welche personenbezogenen Daten über dich gespeichert wurden.
• Zu welchen Zwecken diese Daten verarbeitet werden.
• Wer diese Daten erhält oder erhalten hat.
• Wie lange die Daten gespeichert werden sollen oder nach welchen Kriterien die Speicherdauer festgelegt wird.
• Woher die Daten stammen, wenn diese nicht direkt bei dir erhoben wurden.

Damit dein Auskunftsanspruch geltend gemacht werden kann, empfiehlt es sich, die Anfrage schriftlich oder per E-Mail zu stellen. Ein formloses Telefonat ist ebenfalls möglich, jedoch bietet die schriftliche Form den Vorteil, dass du den Vorgang nachweisen kannst. Nutze unser DSGVO-Auskunftsanfrage-Muster, um sicherzugehen, dass deine Anfrage vollständig und rechtskonform ist.

Die Auskunftserteilung durch das Unternehmen oder die zuständige Organisation muss unverzüglich erfolgen – spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage. In komplizierten Fällen ist eine Fristverlängerung um bis zu zwei Monate möglich. Der Verantwortliche muss dich in einem solchen Fall jedoch innerhalb der ursprünglichen Frist darüber informieren.

Einige Unternehmen können dich zur Bestätigung deiner Identität auffordern, um sicherzustellen, dass keine unberechtigte Person Zugriff auf deine Daten erhält. In der Regel reicht die Abfrage deiner Kundennummer oder auch eine Kopie deines Personalausweises, wobei nicht benötigte Daten wie die Ausweisnummer geschwärzt werden sollten.

Damit dein Auskunftsersuchen erfolgreich ist, solltest du ein Musterschreiben verwenden, das folgende Punkte enthält:

1. Kontaktdaten des Antragstellers:
   Gib deinen vollständigen Namen, deine Adresse und ggf. deine E-Mail-Adresse oder eine Kundennummer an. Dies erleichtert die Zuordnung deiner Anfrage.
2. Betreff der Anfrage:
   Ein klarer Betreff wie „Auskunftsersuchen gemäß Art. 15 DSGVO“ sorgt für eine eindeutige Bearbeitung.
3. Details zur Anfrage:
   Benenne genau, welche Informationen du einsehen möchtest. Dazu gehören:
   • Die verarbeiteten personenbezogenen Daten.
   • Die Zwecke der Verarbeitung.
   • Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern.
   • Die geplante Speicherdauer oder Kriterien für deren Festlegung.
   • Die Herkunft der Daten, falls diese nicht direkt bei dir erhoben wurden.
   • Informationen zur automatisierten Entscheidungsfindung (Profiling), sofern zutreffend.
4. Fristsetzung und Identitätsnachweis:
   Verweise auf die gesetzliche Bearbeitungsfrist und lege ggf. einen Identitätsnachweis bei.

Laut der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind alle Organisationen zur Auskunft verpflichtet, die personenbezogene Daten verarbeiten. Dazu zählen:

• Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen anbieten,
• öffentliche Stellen und Behörden,
• Vereine und andere Organisationen.

Der EuGH (Europäischer Gerichtshof) hat bereits mehrfach betont, dass die Betroffenenrechte umfassend gelten und nur in wenigen, gesetzlich geregelten Ausnahmefällen eingeschränkt werden können. Unternehmen und andere Verantwortliche müssen daher sicherstellen, dass sie jederzeit Auskünfte über gespeicherte Daten geben können.

• Kosten:
  Die Auskunftserteilung ist gemäß Art. 12 Abs. 5 DSGVO kostenlos. Eine Gebühr darf nur verlangt werden, wenn eine Anfrage exzessiv oder offensichtlich unbegründet ist.
• Recht auf Einschränkung:
  Gemäß Erwägungsgrund 63 der DSGVO darf das Recht auf Auskunft in bestimmten Fällen eingeschränkt werden, etwa wenn ein berechtigtes Interesse des Unternehmens überwiegt. In solchen Fällen kannst du dich bei den Behörden für Datenschutz über deine Rechte informieren.
• Was tun, wenn die Antwort ausbleibt?
  Falls du innerhalb der gesetzlichen Frist keine Antwort auf dein Auskunftsersuchen erhältst, kannst du dich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden und eine Beschwerde einreichen.
• Anforderung personenbezogener Daten in E-Mails:
  Du kannst auch personenbezogene Daten, die in E-Mails gespeichert sind, anfordern. Dies umfasst Inhalte, die direkt auf dich als Person verweisen, wie dein Name, Kontaktdaten oder Beurteilungen.

Mit einer DSGVO-Auskunftsanfrage kannst du sicherstellen, dass deine personenbezogenen Daten korrekt und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verarbeitet werden. Du erhältst nicht nur Einsicht in die gespeicherten Daten, sondern erfährst auch, ob deine Betroffenenrechte möglicherweise verletzt wurden. Falls Unsicherheiten bestehen, kann die Beratung durch einen Anwalt oder der Kontakt zu einer Datenschutzbehörde hilfreich sein. Nutze unser DSGVO-Auskunftsanfrage-Muster, um deine Rechte schnell und einfach geltend zu machen.