Definition
Was ist ein Kostenvoranschlag und wozu dient er?
Um Kosten, zeitlichen Horizont und Aufwand für Kunden und Dienstleister einzuschätzen, ist ein Kostenvoranschlag unabkömmlich. Man bekommt ihn sowohl bei Handwerksbetrieben für anfallende Arbeiten als auch bei Dienstleistern wie IT-Fachleuten, Agenturen, Zahnärzten und Kleinunternehmern. Er ist im §§ 659 u. 632 Abs. 3 BGB genau geregelt und wird in Juristen-Sprache „Kostenanschlag“ genannt. Man unterscheidet zwischen verschiedenen Arten:
- Einfacher Kostenvoranschlag
- Garantierter Kostenvoranschlag
Der Unterschied liegt hauptsächlich in der Verbindlichkeit. Verwenden Sie für einen einfachen oder einen garantierten Kostenvoranschlag ein Muster, das alle wichtigen Punkte enthält.
Wenn jemand bei Ihnen einen Kostenvoranschlag beantragt, werden mehrere Interessen verfolgt. Ihre Kunden möchten einen Überblick über die erwartbaren Kosten haben und damit Planungssicherheit gewinnen. Außerdem werden Sie gegebenenfalls mit Konkurrenten verglichen. Sie selbst drücken mit einem Kostenvoranschlag Ihr Interesse an diesem Auftrag aus und möchten vermeiden, dass Sie mit einem zu hohen Kostenvoranschlag nicht berücksichtigt werden. Weiterhin möchten Sie Ihre Kunden im Falle einer Auftragserteilung nicht mit Zusatzkosten überraschen und verärgern. So gesehen ist der Kostenvoranschlag auch eine vertrauensbildende Maßnahme.
Der einfache Kostenvoranschlag mit Muster
Die Bezeichnung „einfacher Kostenvoranschlag“ meint eine unverbindliche Kostenaufstellung. Sie sollte alle erforderlichen Aufwendungen enthalten. Da Sie keine Verbindlichkeit auszeichnen, handelt es sich um eine Schätzung, die auch überschritten werden darf. Er ist eine Geschäftsgrundlage, aber kein Vertragsbestandteil.
Hier können Sie einen Kostenvoranschlag als Muster downloaden. Wir stellen Ihnen gleich zwei Varianten zur Verfügung:
Der garantierte Kostenvoranschlag mit Muster
Wenn Sie einen garantierten Kostenvoranschlag, zum Beispiel für eine handwerkliche Leistung oder eine andere Dienstleistung, erstellen, so müssen Sie dies explizit ausweisen. Im Kostenvoranschlag-Muster sollte im Text oder in der Überschrift ausgewiesen werden, dass eine Verbindlichkeit vorliegt. Der garantierte Kostenvoranschlag ist in der Folge Vertragsbestandteil.
Was gehört in den Kostenvoranschlag?
Wie erstellt man einen Kostenvoranschlag und was muss er beinhalten?
Unser Kostenvoranschlag-Muster ist kostenloszum Download verfügbar. Es enthält alle wichtigen Punkte und ist zusätzlich individualisierbar. Denn folgende Informationen müssen in jedem Kostenanschlag enthalten sein:
- Nennung der zu erbringenden Leistung
- Umfang der Leistung
- Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wird
- Benötigtes Material/Materialbeschreibung
- Materialkosten
- Kosten für alle weiteren Leistungen
- Gesamtkosten
- ZusätzlicheVereinbarungen und Zusatzoptionen
Wenn der Kostenvoranschlag nur für einen bestimmten Zeitraum gültig ist, so ist das Datum anzugeben, bis wann er gilt.
Damit Ihre Kunden Vertrauen zu Ihnen aufbauen, sollten Sie bei einem Kostenvoranschlag größtmögliche Transparenz an den Tag legen. Das heißt nicht, dass Sie Ihre Einkaufpreise, Lohnkosten und Margen offenlegen, sondern dass Sie die zu erwartenden Leistungen möglichst genau und auch verständlich beschreiben. Je nachvollziehbarer die Beschreibung der erwartbaren Kosten und der einzelnen Leistungen für Ihre Kunden ist, desto seriöser und vertrauensbildender wirkt Ihr Kostenvoranschlag und desto höher sind Ihre Chancen, den Auftrag zu erhalten. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, bieten wir auf dieser Seite ein Kostenvoranschlag-Muster zum Download an.
Tipp
Schnell reagieren mit Vorlagen
Der Kunde ruft an und möchte schnell eine Preisauskunft? Bei einer Kostenvoranschlag-Anfrage können Sie dank Musterzügig reagieren! Sie können die individuell ausgefüllte Kostenvoranschlag-Vorlage in ein PDFumgewandelt direkt per Mail an den Kunden schicken.
Formale Anforderungen
Nicht nur der Leistungsumfang oder zu erbringende Dienstleistungen gehören zwingend in den Kostenvoranschlag. Auch die Formalitäten spielen eine Rolle. Eine vorformatierte Kostenvoranschlag-Vorlage für Word vereinfacht Ihnen das Schreiben, denn sie enthält übersichtlich aufgegliedert alle wichtigen Punkte als Felder zum Ausfüllen:
- Firmenadresse
- Nummer des Kostenanschlags
- Empfänger
- Datum
Dazu sollten Sie unbedingt einen Betreff formulieren, in dem zu lesen ist, für welche Leistung der Kostenvoranschlag ist. Außerdem sollten Sie einen Ansprechpartner nennen. Ihre Kontodaten sollten ebenfalls enthalten sein.
Tipp
Den Kostenvoranschlag personalisieren und richtig formulieren
Sie fragen sich: „Wie erstelle ich einen Kostenvoranschlag, sodass ich einen seriösen Eindruck mache?“ Besonders freundlich und professionell wirkt eine einleitende Formulierung im Kostenvoranschlag-Muster. Sie kann sich direkt auf den Kunden beziehen, zum Beispiel:
„Sehr geehrter Herr XY,
ich danke Ihnen für Ihr Interesse. Folgenden Kostenvoranschlag möchte ich Ihnen unterbreiten“
Auch ein abschließender Satz mit dem Hinweis darauf, dass Sie bei weiteren Fragen und Wünschen zur Verfügung stehen, weckt bei potentiellen Kunden Vertrauen.
Kostenvoranschlag-Vorlage mit Briefkopf und Tabelle
Am komfortabelsten ist ein Kostenvoranschlag-Muster mit allen Formulierungen, Briefkopf und Tabelle, in die Sie folgende Punkte eintragen können:
- Position in Nummern
- Bezeichnung von Produkt oder Leistung
- Mengenangabe
- Einzelpreis
- Gesamtpreis
- Nettobetrag
- Bruttobetrag inklusive USt
Wenn Sie einen Voranschlag für bestimmte Artikel oder Produkte machen, sollten Sie auch die Artikelnummer, sofern vorhanden, aufführen. Ein Kostenvoranschlag-Muster für Handwerker oder andere Kleinunternehmer sollte so angepasst sein, dass sowohl benötigte Materialien als auch Werkumfang und Zeitrahmen angegeben werden können.
Wichtig: Verweisen Sie eindeutig darauf, dass es sich um einen Kostenvoranschlag und nicht um eine Rechnung handelt.
Info
Mehrwertsteuer angeben
Die Mehrwert- oder Umsatzsteuer sollten Sie explizit als solche kennzeichnen und zwischen Netto- und Bruttopreis unterscheiden. Den jeweiligen Steuersatz von 7 % oder 19 % sollten Sie nennen. Während Geschäftskunden mit Nettopreisen rechnen, sind Privatkunden aus dem Alltagsleben an Bruttorechnungen gewöhnt.
Was passiert, wenn die Kosten überschritten werden?
Es ist nicht unüblich, dass die tatsächlichen Kosten höher ausfallen, als im Kostenanschlag kalkuliert. Ein einfacher Kostenvoranschlag ist unverbindlich, stellt also keinen Vertrag dar. Überschreitungen von ca. 20 % gelten als legitim, müssen aber vorab mit dem Kundenabgesprochen werden. Bei einem garantierten Kostenvoranschlag sind Sie an einen Festpreis gebunden.
Info
Wie verbindlich oder unverbindlich ist ein Kostenvoranschlag
Grundsätzlich ist ein Kostenvoranschlag unverbindlich. Es handelt sich bei einem Kostenvoranschlag um eine Kostenschätzung, für die Sie am besten eine Vorlage nutzen. In der Realität können nach der Erteilung des Auftrags unvorhergesehene Dinge passieren, die die Kosten und den Preis nachträglich beeinflussen. Wenn jedoch der Auftrag auf Basis des Kostenvoranschlags erteilt wird, haben Sie bestimmte Pflichten zu erfüllen. Nach § 649 des deutschen BGB müssen Sie Ihre Kunden umgehend informieren, sobald sich eine wesentliche Überschreitung der veranschlagten Kosten abzeichnet. Hier hat sich als Faustregel ein Wert von 15 % eingebürgert, der aber nicht in jedem Einzelfall von Gerichten auch so gesehen wird. Manchmal sehen diese schon bei 10 % eine wesentliche Abweichung, manchmal erst bei 25 %.
Unterschiede: Kostenvoranschlag und Angebot schreiben
Der rechtliche Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag liegt in der Verbindlichkeit. Ein Angebot ist verbindlich, und wenn Sie auf Basis eines Angebots einen Auftrag erhalten, müssen Sie ihn genauso ausführen und abrechnen. Der Kostenvoranschlag lässt aufgrund seiner Unverbindlichkeit Spielraum für leichte Überschreitungen und natürlich auch Unterschreitungen. Etwas anders liegt der Sachverhalt, wenn Sie den Kostenvoranschlag als Festpreisvereinbarung ausweisen. Dann legen Sie eine Preisobergrenze fest, die Sie nicht überschreiten dürfen, und gehen damit ein gewisses unternehmerisches Risiko ein. Eine Unterschreitung ist dagegen immer noch möglich, da sie zum Vorteil des Kunden geschieht.
| Kostenvoranschlag | Angebot |
|---|---|
| Unverbindlich, außer anders abgesprochen. | Verbindlich, sofern es nicht explizit als „unverbindliches Angebot“ gekennzeichnet wird. Verbindlichkeitszeitraum wird vom Ersteller festgelegt. |
| Nicht zwingend kostenfrei, Kosten sollten aber mit dem Kunden abgesprochen werden. | Immer kostenfrei. |
| Einfacher Kostenvoranschlag kann um bis zu 20 % überschritten werden. | Erst nach Ende des Verbindlichkeitszeitraums sind Änderungen möglich. |
| Alle Positionen, also Materialien und Arbeitsschritte werden mit Kosten aufgeführt und im Gesamtpreis samt MwSt aufgeführt. |
Auflistung aller Einzelpositionen mit Einzelpreis nicht notwendig. Es kann auch lediglich der Gesamtpreis angegeben werden. |
Tipp
Kommunikation ist wichtig
Sie sind interessiert an einer vertrauensvollen und wenn möglich auch längerfristigen Zusammenarbeit mit all Ihren Kunden. Diese Zusammenarbeit kann nur gelingen, wenn Sie miteinander kommunizieren. Ein wichtiger Schritt der Kommunikation liegt schon im Vorfeld des Kostenvoranschlags.
Wenn bei Ihnen beispielsweise eine Handwerkerleistung wie das Verlegen einer Terrasse angefragt wurde, dann machen Sie sich wahrscheinlich vor Ort ein Bild und diskutieren mit Ihrem Kunden verschiedene Ausführungsformen, machen auf Alternativen aufmerksam und einigen sich schließlich. Wenn sich im Zuge der Arbeiten auch nur andeutet, dass etwas Unvorhergesehenes (z. B. eine zusätzliche Stabilisierung des Untergrunds) die Kosten steigen lassen könnte, dann sollten Sie immer sofort reagieren und Ihren Auftraggeber informieren, selbst wenn es sich noch nicht um eine wesentliche Überschreitung handelt. Das schafft Vertrauen und beugt späterem Ärger vor.
Was passiert bei Überschreitung des Kostenvoranschlags?
Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden. Es handelt sich entweder um eine unwesentliche oder eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags.
- Bei einer unwesentlichen Überschreitung können Sie im Prinzip einfach weitermachen, lediglich aus vertrauensbildenden Gründen sollten Sie Ihre Kunden informieren. Das ist umso mehr angeraten, als die Grenze zwischen einer unwesentlichen und einer wesentlichen Überschreitung nicht klar definiert ist. Es existiert lediglich die schon angesprochene 15 %-Faustregel.
- Bei Vorliegen einer wesentlichen Kostenüberschreitung können Kunden im schlimmsten Fall vom außerordentlichen Kündigungsrecht Gebrauch machen und den Auftrag sofort beenden. Dabei müssen schon geleistete Arbeiten natürlich bezahlt werden. Wenn die Zusammenarbeit im Vorfeld aber gut und vertrauensvoll gelaufen ist, besteht immer die Möglichkeit einer Einigung. Dabei ist auch immer zu klären, ob Sie als Auftragnehmer schuldhaft einen Schaden verursacht haben, beispielsweise durch den Einsatz minderwertigen Materials.
In einem solchen Fall stellt sich natürlich die Frage, ob Sie eine gewisse Kulanz walten lassen. Wenn die Zusatzkosten ohne Ihr Verschulden entstanden sind, hilft nur eine gute und nachvollziehbare Kommunikation. Dieses Thema macht daher auch deutlich, wie wichtig ein möglichst genauer Kostenvoranschlag ist. Wenn Sie beispielsweise ein bestimmtes Risiko im Vorfeld schon benannt haben und es nun eingetreten ist, so stärkt das Ihre Position.
Wie teuer ist ein Kostenvoranschlag?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Ein umfangreicheres Projekt wie die Sanierung eines Hauses oder die Implementierung einer neuen Software in einem Unternehmen erfordert, dass Sie sich als Auftragnehmer meistens erst ein genaueres Bild vor Ort machen müssen. Daher fallen bei Ihnen allein selbst für das Erstellen eines Kostenvoranschlags auch Arbeitsstunden und Fahrtkosten an.
Es gibt branchenspezifische Unterschiede, ob und wie Kostenvoranschläge berechnet werden. Gerade als kleines Unternehmen oder als Freiberufler sollten Sie jedoch genau überlegen, ob Sie sich Kostenvoranschläge auch bezahlen lassen wollen. Psychologisch gesehen schreckt es Kunden eher ab und so können Konkurrenten von Ihnen zum Zug kommen, die eigentlich teurer sind. In manchen Branchen, wie etwa bei Marketing- und PR-Agenturen, sind ohne vorherige Konzeption und einen Pitch häufig gar keine Kostenvoranschläge möglich, weshalb hier Kostenvoranschläge selbst schon eine Investition für den Kunden bedeuten. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag in Rechnung stellen möchten, sollten Sie das aber auf jeden Fall im Vorfeld ankündigen.
Wie lange gilt ein Kostenvoranschlag?
Auch bei der Gültigkeit eines Kostenvoranschlags gibt es keine Vorgaben. Üblich sind 14 Tage, aber die genaue Festlegung der Gültigkeitsdauer sollten Sie von Ihrer Branche abhängig machen. Wenn Sie beispielsweise als Inhaber eines Handwerksbetriebs mit stetig schwankenden Preisen beim Materialeinkauf zu kämpfen haben, sollten Sie die Gültigkeitsdauer Ihres Kostenvoranschlags eher kurz halten. Wenn Sie dagegen als Grafikdesigner stabile und niedrige Fixkosten haben, können Sie die Gültigkeitsdauer auch länger gestalten. Sie sollten jedoch immer Ihre eigene Verfügbarkeit im Blick haben, falls der Auftrag erst sehr spät erteilt wird. Setzen Sie Ihre Kunden aber auch nicht mit einer zu kurzen Frist von nur wenigen Tagen unnötig unter Druck. Es gilt, die goldene Mitte zu finden.
