Faktura & Warenwirtschaft

Auftragsabwicklung: alles Wichtige von der Definition bis zur Umsetzung

Auftragsabwicklung ist das Kernstück der unternehmerischen Tätigkeit. Um Umsatz zu generieren, muss ein Betrieb Aufträge erhalten und erfolgreich abarbeiten. Für dein Unternehmen bedeutet dies, dass die erfolgreiche Auftragsabwicklung Berührungspunkte mit zahlreichen Abteilungen im Unternehmen hat und komplexer Abstimmungen bedarf. Doch genau für diesen Prozess fehlt KMU oftmals ein strukturierter Ansatz. Je effizienter und reibungsloser dieser Abstimmungsprozess in deinem Unternehmen abläuft, desto besser erfüllst du deine Dienstleistungen – am besten unter Verwendung einer Auftragsabwicklungssoftware.

Zuletzt aktualisiert am 12.06.2026

Definition: Was ist die Auftragsabwicklung genau?

Damit du Umsatz generieren kannst, brauchst du Aufträge. Aber mit der Erteilung des Auftrags geht die Arbeit im Unternehmen erst los. Denn bevor du die Rechnung schreibst, muss der Auftrag erst einmal abgearbeitet werden. Dieser Prozess durchläuft viele Abteilungen in deinem Unternehmen. Unter der Auftragsabwicklung versteht man also die einzelnen Prozessschritte vom Eingang eines Auftrags oder einer Bestellung über die Erbringung der Leistung bis hin zur Rechnungsstellung bzw. Zahlungseingangsüberwachung. Die gängigen ersten Schritte in der Auftragsabwicklung sind, zunächst deinen Lagerbestand zu prüfen, möglicherweise das Material einzukaufen und anschließend das Produkt zu fertigen. Doch auch Lieferungen an den Kunden, die Rechnungsstellung und das Mahnwesen gehören zu diesem Prozess.

Beispiel: Unternehmen U ist ein Kücheneinrichtungsbetrieb und nutzt ein Tool zur digitalen Auftragsabwicklung. Der Ablauf sieht wie folgt aus:

  1. Auftragsplanung mit dem Kunden: Zunächst muss Unternehmen U mit dem Kunden den Auftrag planen, in dem Fall die neue Küche. Dabei erfasst das Unternehmen alle relevanten Daten (Maße, Ausstattung, Preise) direkt in der Software.
  2. Auftragsbestätigung: Nach Eingabe der Daten erhält der Kunde eine Auftragsbestätigung für seine Kundenaufträge.
  3. Bestandsprüfung und Beschaffung: Unternehmen U gleicht die Bestellung mit dem Lagerbestand ab und ordert die benötigten Einrichtungsgegenstände beim Hersteller.
  4. Terminplanung: Danach folgt das Vereinbaren der Auftragserfüllung beim Kunden und das Einplanen der Monteure.
  5. Montage: Nach der Lieferung bauen die Monteure die Küche ein und der Kunde dokumentiert die Durchführung, Abnahme und das Ergebnis.
  6. Rechnungserstellung: Nach Abschluss des Auftrags erstellt Unternehmen U die Rechnung und schickt sie dem Kunden zu.
  7. Zahlungsüberwachung und Mahnwesen: Es ist wichtig, den fristgerechten Zahlungseingang zur Auftragsabwicklung zu überwachen und bei Bedarf eine Mahnung zu erstellen. 

Aufgaben und Schritte in der Auftragsabwicklung

Die Auftragsabwicklung betrifft viele Abteilungen deines Unternehmens. Bei Soloselbstständigen sind in der Regel alle Prozessschritte von einer Person durchzuführen. Wenn in deinem Unternehmen mehrere Mitarbeiter beschäftigt sind, arbeiten mehrere Personen in Abstimmung an den Prozessschritten der Auftragsabwicklung zusammen. Eine strukturierte Organisation und Überprüfung der Auftragsabwicklung sorgt dafür, dass deine unternehmerische Tätigkeit reibungslos abläuft. 
Denn egal, ob allein oder im Team: Für eine effiziente Auftragsbearbeitung ist es außerordentlich wichtig, dass die Prozesse und Arbeitsschritte sauber ineinandergreifen. Die meisten Fehler entstehen, wenn etwa ein Mitarbeiter die einzelnen Prozessschritte an die nachfolgende Abteilung übergibt.

Info

Software unterstützt bei der Auftragsabwicklung enorm

Um das Fehlerpotential in der Übergabe zwischen unterschiedlichen Abteilungen zu vermeiden, bieten sich digitale Auftragsverarbeitungssysteme oder der Einsatz einer speziellen Software zur Auftragsabwicklung an. So können alle Mitarbeiter einfach auf die Daten und den aktuellen Auftragsstatus zugreifen. 

Prozessschritte in der Auftragsabwicklung

Die konkreten Prozessschritte in der Auftragsabwicklung laufen je nach Unternehmensgröße und -branche unterschiedlich ab. In der Dienstleistungsbranche liegt der Fokus darauf, die Mitarbeiter zu koordinieren, während bei Handelsunternehmen der Schwerpunkt darauf liegt, Güter zu beschaffen und zu versenden.

Meistens stehen folgende Schritte in der Prozesskette zur Auftragsabwicklung an:

  • Auftragsannahme/Vertrieb: Erstellen eines Angebots, Annahme von Kundenaufträgen per Telefon, E-Mail, persönlich oder Online-Formular; die Auftragsbestätigung sendest du an den Kunden.
  • Einkaufsabteilung/Beschaffung: Überprüfung des Lagerbestands und Beschaffung der benötigten Waren bzw. des notwendigen Materials
  • Durchführung/Fertigung: Koordinierung der einzusetzenden Mitarbeiter bzw. Einplanen der Produktion
  • Versandabteilung/Kundenservice: evtl. Terminabstimmung mit Kunde, Erstellung von Versanddokumenten, Größe der Verpackung und Versand
  • Buchhaltung: Erstellen der Ausgangsrechnung und Überwachung Zahlungseingang (ggf. Mahnwesen wegen fehlender Zahlungen), Archivierung der Unterlagen
  • Kundenservice: Beantwortung von Kundenrückfragen und Bearbeitung von Reklamationen und Retouren; Kundenzufriedenheit immer im Hinterkopf behalten

Tipps und Best Practices

Typische Szenarien für Fehler in der Auftragsabwicklung

  1. Manuelle Übertragungsfehler: Die Aufträge kommen auf unterschiedlichen Kanälen (per Telefon, per E-Mail, persönlich etc.) im Unternehmen an. Diese erfasst du in einem separaten Dokument und trägst sie in einem zusätzlichen Computersystem ein, sodass man den Auftrag weiterbearbeiten kann. Medienbrüche und manuelle Übertragungen kosten Zeit und damit auch Geld und bergen ein erhöhtes Fehlerrisiko.
  2. Fehlende Statusübersichten: Nicht alle beteiligten Mitarbeiter können den Auftragsstatus über ein Tool zur digitalen Auftragsabwicklung abfragen. Es kann also passieren, dass man Arbeiten doppelt oder gar nicht ausführt.
  3. Schlechte Lagerverwaltung: Du erfasst die Lagerbestände des Unternehmens nicht aktuell und es ist kein schneller Überblick über den Material- und Warenbestand verfügbar. Nachbestellungen verzögern die weitere Auftragsbearbeitung.
  4. Fehlende Information für Rechnungserstellung: Die für die Ausgangsrechnung notwendigen Informationen gelangen verspätet oder im schlimmsten Fall gar nicht in die Buchhaltungsabteilung. Die Erstellung der Ausgangsrechnung und der zugehörige Zahlungseingang verzögern sich, was der Unternehmensliquidität schadet.
  5. Kein adäquates Mahnwesen: Es gibt keine systematische Überwachung und Verfolgung des Zahlungsverzugs von Kunden. Forderungen von Kunden sind evtl. zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr realisierbar.

So gelingt dir eine effiziente Auftragsabwicklung

Checkliste für die Auftragsabwicklung

  • Identifiziere alle Prozessschritte und dokumentiere sie zunächst schriftlich.
  • Benenne einen Verantwortlichen für jeden Schritt in der Prozesskette der Auftragsabwicklung.
  • Fertige zu jeder Bestellung eine Auftragsbestätigung an.
  • Behalte die Lagerbestände stets im Auge, halte sie aktuell und bestelle rechtzeitig nach.
  • Erstelle Rechnungen zeitnah nach Ausführung des Auftrags.
  • Etabliere ein funktionierendes Mahnwesen.
  • Nutze eine funktionierende Software zur Auftragsabwicklung, die allen Beteiligten Zugriff verschafft und eine mobile Auftragsbearbeitung ermöglicht.
  • Bearbeite Kundenrückfragen und Reklamationen zeitnah sowie effizient und optimiere Kundenzufriedenheit.
  • Prüfe deine Prozesse regelmäßig und passe diese ggf. wieder an.

Tipp

Sichere dir einen Wettbewerbsvorteil und nutze für die digitale Auftragsabwicklung eine Software

Ein Programm zur digitalen Auftragsabwicklung mit Integration der mobilen Auftragsabwicklung kann viele mögliche Fehlerquellen in der Auftragsbearbeitung verhindern. Mithilfe einer Software kannst du die Auftragsbearbeitung für Bestellungen Schritt für Schritt übersichtlich durchführen. Außerdem ermöglicht sie dir, bei den Prozessschritten jederzeit nahtlos ineinanderzugreifen – ganz klar ein Muss in der heutigen Unternehmenswelt.

Vorteile einer optimalen Auftragsabwicklung im Überblick

  • Zentrale Stammdatenpflege: Die Stammdaten von Kunden und Lieferanten findest du in einem System. Dort kannst du sie einpflegen, wodurch sie dir für die verschiedenen Dokumente in der Auftragsbearbeitung, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Ausgangsrechnung zur Verfügung stehen.
  • Keine Datenübertragungsfehler: Das Programm gibt die Informationen automatisch (evtl. inklusive mobil erfasster Prozessschritte) an die jeweiligen nachfolgenden Abteilungen weiter. Insbesondere beim Erstellen der Ausgangsrechnung gibt es keine Probleme mit fehlenden Informationen zur Abrechnung.
  • Statusberichte: Mitarbeitende können jederzeit den Status des Auftrags abrufen und anhand von durchgehenden Belegnummern die Belegkette von Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung nachvollziehen. Das verbessert die Effizienz der Auftragsabwicklung.
  • Verbesserung der Unternehmensliquidität: Durch eine automatisierte Informationsweitergabe und Rechnungserstellung kannst du Ausgangsrechnungen schneller erstellen. Damit fließen die Zahlungseingänge dem Unternehmen schneller zu.
  • Effizientere Lagerhaltung: Werden vorzuhaltende Mindestmengen von Artikeln im Lager unterschritten, kann das System einfach eine automatisierte Meldung herausgeben.
  • Zeitersparnis: Manuelle Datenübertragungen, zeitfressende Abstimmarbeiten zwischen Abteilungen und verzögerte Statusberichte lassen sich vermeiden.