Risiken der Lagerhaltung
Lagerbestände bauen sich häufig langsam und nahezu unbemerkt auf. Ursache ist in vielen Fällen die Tatsache, dass sich die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht regelmäßig mit dem Thema auseinandersetzen. Am Lager geht man schnell vorüber – und wer weiß schon genau, welche Teile wann und in welcher Stückzahl benötigt werden? Aber:
- Jedes Lagerteil bindet Geld in deinem Betrieb. Denn du musst Rohstoffe oder andere Materialien kaufen und bezahlen. Dieses Geld erhältst du in der Regel erst zurück, wenn du aus den Einzelmaterialien Produkte hergestellt und diese verkauft hast.
- Auch Fertigwaren, die du lagerst, binden dein Geld, weil sie zunächst keinen Erlös/Umsatz bringen.
- Ein Lager braucht außerdem Platz: Mit Verschlankungsmaßnahmen kannst du evtl. Mietkosten sparen.
Wenn du den Lagerbestand sinnvoll reduzierst, führt das dazu, dass deine Liquidität steigt. Außerdem kannst du mit den freiwerdenden Geldmitteln an anderer Stelle arbeiten. Beispielsweise kannst du Kredite tilgen oder wichtige Investitionen stemmen, ohne zusätzliche Kredite aufnehmen zu müssen. Ein Liquiditätsplaner hilft dir eine Übersicht über deine Finanzen zu bekommen.
Lagerbestände sinnvoll reduzieren: 7 Schritte zum Ziel
Für das Thema „Lager, Vorräte, Bestände“ bist du als Geschäftsführer zuständig. Du musst den Impuls dafür geben, dass die Mitarbeiter das Thema angehen. Geh dabei systematisch vor:
1. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Stell fest, ob und in welchem Umfang Handlungsbedarf besteht
Befasse dich dazu mit deinem Betrieb und dessen Lagerstätten, z. B. mittels eines Rundgangs durch die Firma.
2. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Ermittle die aktuellen Bestände
Dies kannst du auf zwei Arten realisieren:
Bestehende Inventurdaten: Bilanzierende Unternehmen sind ohnehin gesetzlich verpflichtet, mindestens eine Inventur pro Jahr vorzunehmen, bei der du deine Lagerbestände einzeln erfassen musst. Liegt der Inventurzeitpunkt noch nicht lange zurück, kannst du die Bestände anhand dieser Unterlagen ermitteln, ohne dass du die Waren tatsächlich zählen musst.
Aufnahme der aktuellen Bestände: Wenn die letzte Inventur schon eine Weile zurückliegt, brauchst du aktuelle Daten. In diesem Fall kommst du nicht um eine ausführliche Bestandsaufnahme herum.
3. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Bewerte die Bestände mit Preisen
Bewertung der Einkaufsteile: Hierzu gehst du deine Listen positionsweise durch und gibst für jedes Material oder jeden Rohstoff den Einkaufspreis ein. Die Preise kannst du entweder den Preislisten deiner Lieferanten entnehmen oder den aktuellen Lieferantenrechnungen. Lass dir von deinen Mitarbeitern im Einkauf und der Buchhaltung oder von deinem Steuerberater helfen.
Bewertung der Fertigwaren/Halbfabrikate: Zur Bewertung deiner Fertigwaren und Halbfabrikate genügt es, mithilfe der Kalkulation die Selbstkosten zu ermitteln.
4. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Entrümple den Lagerbestand durch Aussortieren und Entfernen von Ladenhütern
Zwar wirst du in vielen Fällen nur noch einen Bruchteil des Kauf- oder Herstellpreises bekommen, aber auch diese Beträge sichern deine Liquidität. Zudem schaffst du dir freie Lagerflächen und kannst Lagerräume schließen oder an den Vermieter zurückgeben.
Du hast grundsätzlich vier Möglichkeiten, dich von deinen Ladenhütern zu trennen:
- Verwertung
- Lieferantengutschrift
- Verkauf
- Sonderabschreibung und Verschrottung
Alle vier Maßnahmen eignen sich, um Lagerkosten zu senken.
5. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Optimiere den Lagerbestand durch eine bedarfsgerechte Bestandsführung
Nach der Entfernung der “Ladenhüter“ kannst du die übrigen Bestände optimieren. Das bedeutet, dass die Materialien und Waren, die du regelmäßig benötigst, entsprechend ihrem Wert und ihrer Bedarfshäufigkeit bewerten:
- mit der ABC-Analyse klassifizieren,
- für wertvolle Teile Mindestmengen festlegen und
- das Bestellverhalten anpassen.
Eine XYZ-Analyse kann ebenfalls ein hilfreiches Instrument sein, um Lagerbestände systematisch zu bewerten und zu optimieren.
Tipp
Waren mit hohem Bestandswert loswerden
Vor allem bei Materialien und Waren mit hohem Bestandswert lohnt es sich, vergleichsweise viel Arbeit für die Bestandsoptimierung aufzuwenden. Denn hier haben bereits geringfügig höhere Lagerbestände zur Folge, dass sich deine Kapitalbindung erhöht.
Hier tut die Senkung der Lagerkosten also Not.
6. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Stelle dein Bestellverhalten bei wertvollen Teilen um
Hohe Kapitaleinsparungen kannst du erzielen, wenn du für Materialien und Stoffe mit hohem Bestandswert die Bestellgewohnheiten änderst. Führe die bedarfsgerechte Lieferung ein, also die Anlieferung von Materialien möglichst kurz vor dem Zeitpunkt ihrer Verwendung.
7. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Verbessere kontinuierlich die Konditionen für deinen Einkauf
Bei den Beschaffungsteilen wird der Wert deiner Lagerbestände auch vom Einkaufspreis bestimmt. Daher solltest du in regelmäßigen Abständen prüfen, ob du nicht eine Verbesserung der Konditionen bei deinen Lieferanten erreichen kannst.
Info
Dropshipping: Ein Business ohne Lager
Dropshipping bietet im modernen E-Commerce die einfache Möglichkeit, einen Online-Shop einzurichten. Auf ein Lager kann vollständig verzichtet werden. Darüber erfährst du mehr in unserem Artikel.
Lagerkosten senken: Beispiel aus der Praxis
Peter Lerch, Geschäftsführer eines Produktionsbetriebs, stellt bei regelmäßigen Rundgängen durch seine Firma fest, dass sich nicht nur in den Lagerräumen Rohstoffe und Fertigteile befinden, sondern auch in den Produktionshallen selbst zahlreiche Paletten mit Waren und Stoffen stehen. Er weiß zumindest von einem wichtigen Rohstoff, dass die Einkaufspreise pro Palette bei rund 4.000 Euro liegen und die Materialien pro Palette ausreichen, um die Produktion etwa 7 bis 8 Tage zu versorgen. Bei seinem letzten Rundgang hat er festgestellt, dass neben der gerade angebrochenen Palette in der Produktion im Lager 5 weitere Paletten mit diesem Material stehen.
Lerch berechnet für 6 Paletten einen Bestandswert von 24.000 EUR. Mit diesem Geld hätte er den neuen Firmenwagen bar bezahlen können, den er aktuell mit einem Zinssatz von 7,0 % über den Autohersteller finanziert.
Lerch stellt weiterhin fest, dass die Fertigwaren einen ganzen Lagerraum füllen und genügen, um einen Produktionsausfall von mindestens 5 Tagen zu überbrücken. In der Vergangenheit hat es aber keine Ausfallzeiten bzw. Verzögerungen von mehr als einem Tag gegeben. Lerch will wissen, wie hoch der Wert seiner Lagerbestände ist. Sein Ziel ist es, mit den frei werdenden Mitteln eine Sondertilgung auf ein Darlehen zu leisten.
Peter Lerch überlegt, wie er die aktuellen Bestände seiner Materialien ermitteln kann. Die letzte Inventur liegt bereits über ein halbes Jahr zurück. Da er keine elektronisch unterstützte Bestandsführung hat, will er auf die veralteten Werte nicht zurückgreifen. Es bleibt ihm nichts anderes übrig, als eine aktuelle Zählung vorzunehmen.
Der Mitarbeiter im Einkauf stellt unterdessen aus den vorhandenen Unterlagen Zahlen für die spätere Bewertung zusammen. Nicht vorhandene Unterlagen und Daten fordert er von den Lieferanten an.
Peter Lerchs Produktionsmitarbeiter hat derweil die Bestandsliste durchgesehen und alle Teile, die nicht mehr verwendbar sind, markiert. Auch diese Informationen werden in die Tabellenkalkulation übertragen.
Peter Lerchs Befürchtungen bewahrheiten sich. Die Arbeiten bestätigen sein "Bauchgefühl": Die Bestände sind über längere Zeit stark angewachsen.
Aufgrund der ermittelten Daten ergreift Peter Lerch folgende Maßnahmen, um die Lagerkosten zu senken:
- Einkaufstopp für Materialien, deren Bestand für mehr als 2 Wochen Produktion ausreicht.
- Er lässt für alle regelmäßig verwendeten Teile die Bedarfsmengen für 2 Wochen und die entsprechenden Bestellwerte ermitteln. Diese Zahl gibt er an seinen Einkäufer weiter, der die Bestellungen zukünftig danach ausrichtet.
- Bedarfsgerechte Lieferung für sehr teure Materialien. Dazu schließt Lerch Rahmenverträge ab, die dem Lieferanten ein planbares Mengengerüst für das Jahr zur Verfügung stellen.
- Nachverhandlung der Konditionen für teure Teile und Teile mit hohem Einkaufsvolumen.
- Die nicht mehr benötigten Bestände lässt Peter Lerch in einem abgegrenzten Teil des Lagers zusammenfassen. Hier entscheidet er über die weitere Verwendung der Teile.
Wenn alle Maßnahmen greifen, kann Peter Lerch seinen Lagerhaltungskosten um 25 % senken. Bei einem bisherigen Bestandswert von rund 260.000 EUR bedeutet dies eine Liquiditätserhöhung um etwa 65.000 EUR.
