Was versteht man unter Rechnungsstellung?
Die Rechnungsstellung ist ein zentraler Bestandteil jeder unternehmerischen Tätigkeit. Darunter versteht man die Erstellung eines Dokuments, mit dem eine erbrachte Leistung oder Lieferung gegenüber dem Leistungsempfänger abgerechnet wird. Die Rechnung dokumentiert, welche Leistung zu welchem Preis erfolgt ist, und bildet die Grundlage für die Zahlung sowie die steuerliche Erfassung.
Die Begriffe Rechnungsstellung, Rechnungserteilung, Fakturierung und Ausgangsrechnung werden dabei häufig synonym verwendet. Sie alle bezeichnen denselben Vorgang: eine korrekte Rechnung schreiben, um den Anspruch auf eine Gegenleistung – in der Regel eine Zahlung – rechtlich abzusichern.
Wann darf eine Rechnung gestellt werden?
Das Grundprinzip für jede Abrechnung ist das Erbringen einer Leistung. Du kannst deine Rechnung stets sofort ab dem erfolgten Leistungszeitpunkt stellen. Das gilt immer, ganz egal ob du ein Produkt verkaufst oder eine Dienstleistung fertiggestellt hast, die vom Kunden bereits abgenommen wurde.
Richtige Rechnung schreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Eine korrekte Rechnungsstellung muss nicht kompliziert sein, wenn du weißt, worauf es ankommt. Ob Kleinunternehmer, Freiberufler oder Gewerbetreibender: Mit den folgenden Schritten erstellst du eine rechtssichere und professionelle Rechnung, die alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
Schritt 1: Absender und Rechnungsempfänger angeben
Nenne deine vollständige Anschrift sowie die deines Kunden. Achte bei Unternehmen auf den offiziellen Firmennamen und die korrekte Rechtsform.
Schritt 2: Rechnungsdatum und Rechnungsnummer ergänzen
Das Datum der Ausstellung sowie eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer sind verpflichtend.
Schritt 3: Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum
Beschreibe die erbrachte Leistung oder gelieferte Ware möglichst konkret, inklusive Zeitraum oder Lieferdatum. Dies ist besonders wichtig für den Vorsteuerabzug beim Kunden.
Schritt 4: Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag angeben
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, weist du den Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) sowie den Bruttobetrag aus. Bei der Rechnungsstellung als Kleinunternehmer genügt der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (z. B. „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“).
Schritt 5: Zahlungsziel und Bankverbindung
Gib ein konkretes Zahlungsziel an, etwa „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt“. Nenne außerdem deine Bankverbindung oder einen Zahlungslink, falls du online abrechnest.
Welche Fristen gelten für die Rechnungsstellung?
Wer eine Leistung erbracht oder eine Ware geliefert hat, sollte die Rechnungsstellung nicht zu lange aufschieben, denn auch dafür gibt es gesetzliche Vorgaben.
Gesetzliche Frist laut Umsatzsteuergesetz
Laut § 14 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Unternehmer in bestimmten Fällen eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung oder Lieferung ausstellen. Diese Regel gilt insbesondere bei Leistungen an andere Unternehmer (B2B) oder an juristische Personen des öffentlichen Rechts.
Tipp
Darf eine Rechnung vor Leistungserbringung gestellt werden?
Ja, du darfst eine Rechnung im Voraus stellen, dabei dürfen jedoch wichtige Angaben auf der Rechnung nicht fehlen. Wenn du auf Vorkasse arbeitest und die Rechnungsstellung vor Leistungserbringung erfolgt, dann musst du dies dem Kunden klar kommunizieren und auf der Rechnung eindeutig festhalten, dass es sich z. B. um eine Vorausrechnung oder Anzahlung handelt.
Ist die Rechnung gestellt, die Leistung jedoch noch nicht erbracht, musst du einen voraussichtlichen Leistungszeitraum auf der Rechnung angeben.
Keine ausdrückliche Frist im B2C-Bereich
Bei der Rechnungsstellung an Privatpersonen (B2C) besteht keine gesetzlich festgelegte Frist. Dennoch empfiehlt es sich, zeitnah nach Leistungserbringung zu fakturieren – nicht nur aus rechtlichen, sondern auch aus buchhalterischen Gründen. Das verbessert deine Liquidität und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Sonderfall Abschlags- und Teilrechnungen
Bei Bauleistungen oder Projektaufträgen kannst du auch Abschlagsrechnungen oder Teilrechnungen stellen, jeweils nach Absprache mit dem Kunden. Alternativ kann in bestimmten Fällen auch eine Sammelrechnung sinnvoll sein, um mehrere Leistungen oder Lieferungen in einer Rechnung zusammenzufassen. Auch hier gilt: Die Rechnung muss die Leistung konkret benennen und nachvollziehbar datieren.
Rechnungsstellung bei Warenverkauf
Wenn du Produkte verkaufst, bietest du das in der Regel gegen Vorkasse an. Du als Verkäufer erhältst dann die Zahlung, bevor du die Lieferung verschickst, und bist damit zuverlässig abgesichert. Vorkasse-Abrechnung wird auch als „Vorauszahlung“ oder „Zahlung im Voraus“ bezeichnet. Wenn eine Ware nicht sofort bezahlt werden muss, kannst du auch der Lieferung eine Rechnung beilegen oder bereits bei der Bestellung per Mail verschicken.
Rechnungsstellung bei Dienstleistungen
Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung sieht bei einer erbrachten Arbeitsleistung in der Regel anders aus als bei einer Ware. Denn wenn es sich um eine Dienstleistung handelt, kannst du deine Rechnung schreiben, nachdem dein Kunde die Leistung abgenommen hat. Erst dann schickst du die Rechnung. In besonderen Fällen kann es für dich auch sinnvoll sein, die Rechnung vor Leistungserbringung der Dienstleistung zu stellen – zum Beispiel bei hohen Vorlaufkosten oder für individuelle Anfertigungen.
Hierbei ist wichtig, dass alle Beteiligten das Recht auf Nachbesserung geltend machen können. Ein Kunde kann auf der bestellten Aufgabe bestehen, bis er zufrieden ist. Du hast ebenso das Recht darauf, diese Nachbesserung zu machen: Ein unzufriedener Kunde darf nicht einfach dein Honorar kürzen. Erst muss er dir Gelegenheit geben, zufriedenstellend zu liefern.
Info
Anzahl der Nachbesserungen bei der Rechnungsstellung limitieren
Du kannst die Anzahl der möglichen Nachbesserungen in das Angebot aufnehmen. Das sorgt dafür, dass die Nachbesserungen nicht unkontrolliert ausufern können – und falls doch, lohnt es sich finanziell für dich. Als Rechnungsaussteller kannst du so immer mit einer organisierten Vorgehensweise gegensteuern.
Rechnungsstellung mit Abnahmeerklärung
Wenn du mit der Rechnung fertig bist, schickst du deinem Kunden eine vorbereitete Abnahmeerklärung. Die kann er unterzeichnen – oder Mängel und Änderungswünsche angeben, bevor er diese an dich zurückschickt. Am besten schreibst du ein Datum darauf, nach dessen Ablauf die Abnahme automatisch eintritt. „Vierzehn Tage nach Zusendung dieser Abnahmeerklärung betrachten wir die Abnahme als automatisch eingetreten.“ Dann wird auch der Rechnungsbetrag fällig.
Rechnungsstellung ohne Abnahmeerklärung
Auch ohne eine Abnahmeerklärung kannst du kommentarlos eine Rechnung schicken. Die Voraussetzung dafür ist, dass dein Kunde sich innerhalb einer angemessenen Frist nach Fertigstellung nicht meldet. Meist werden 14 Tage als übliche Frist betrachtet. Diese Regelung zur automatischen Abnahme ist rechtlich zulässig, wenn sie vorab vertraglich vereinbart wurde, etwa in den AGB oder im Angebot.
Wenn dein Kunde plötzlich noch Änderungswünsche hat, wirst du es zweifellos erfahren. Dann kannst du darauf verweisen, dass du dich an der Regelung der angemessenen Frist orientiert hast. Kleinigkeiten kannst du mal eben übernehmen, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Bei größeren plötzlichen Nachbesserungswünschen solltest du abwägen, ob du dafür ein neues Angebot schreiben oder ob es noch in den abzurechnenden Auftrag fällt.
Rechnung als Kleinunternehmer, Freiberufler oder Privatperson
Kleinunternehmen: Rechnung ohne Umsatzsteuer
Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällst, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen – darfst es aber auch nicht. Eine Beispielrechnung für Kleinunternehmer umfasst also zwingend einen Hinweis wie:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Diese Regelung vereinfacht es dir, als Kleingewerbe eine Rechnung zu erstellen. Wichtig ist jedoch, dass die Rechnung für Kleinunternehmen trotzdem alle Pflichtangaben enthält – etwa zum Leistungsdatum, zur Rechnungsnummer und zum Rechnungsempfänger. Nutze dafür am besten einen geprüften Rechnungsvordruck für Kleingewerbe.
Rechnung stellen als Freiberufler: mit oder ohne Umsatzsteuer
Als Freiberufler kannst du ebenfalls die Kleinunternehmerregelung nutzen oder, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, den Nettobetrag plus Umsatzsteuer (7 % oder 19 %) ausweisen. In jedem Fall gilt: Die Rechnungserstellung als Freiberufler muss den allgemeinen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entsprechen.
Je nach Tätigkeitsfeld kann auch eine Sonderregelung zur Steuerbefreiung greifen – z. B. bei Heilberufen oder künstlerischen Leistungen. Auch hier empfiehlt sich eine individuelle Beratung mit dem Steuerberater, um Fehler zu vermeiden. Ansonsten gelten aber auch bei der Rechnung als Freelancer dieselben Regeln und Pflichtangaben.
Tipp
Rechnungsvorlage nutzen
Mit einer geprüften Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer oder Freelancer sparst du Zeit und minimierst das Risiko von Fehlern. Auch digitale Tools zur Rechnungsstellung online oder eine automatische Fakturierung helfen, den Prozess effizienter zu gestalten.
Privatperson: Rechnung erstellen ohne Gewerbe
Du hast eine einmalige Leistung erbracht, z. B. als Nachhilfelehrer oder für einen Designauftrag? In diesem Fall darfst du als Privatperson eine Rechnung schreiben, allerdings ohne Umsatzsteuer und unter Angabe, dass es sich um einen einmaligen, nicht umsatzsteuerpflichtigen Vorgang handelt.
Pflichtangaben auf einer Rechnung: Diese 10 Punkte müssen enthalten sein
Egal ob du eine Rechnung als Kleinunternehmer, Freiberufler oder Regelunternehmer schreibst: Bestimmte Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben. Nur wenn deine Rechnung vollständig und korrekt ausgestellt ist, kann sie vom Rechnungsempfänger steuerlich geltend gemacht werden.
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers – deine vollständigen Kontaktdaten
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers – Adresse des Kunden bzw. Unternehmens
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – je nach Unternehmensform verpflichtend
- Ausstellungsdatum der Rechnung – das Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer – eindeutig und einmalig zur Nachvollziehbarkeit
- Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung – falls nicht identisch mit dem Rechnungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Produkte oder Leistungen – genaue Beschreibung, ggf. mit Zeitraum
- Nettobetrag je Position – Einzelpreise ohne Umsatzsteuer
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag – in der Regel 19 % oder 7 %, alternativ Hinweis auf Steuerbefreiung (§ 19 UStG); es muss zudem klar sein, wer die Steuerschuld trägt
- Bruttobetrag – Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer (sofern fällig)
Sonderregelungen beachten
- Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen dies durch einen Hinweis auf § 19 UStG kenntlich machen.
- Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (inkl. USt) gelten vereinfachte Anforderungen.
- Bei Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen oder Gutschriften gelten gesonderte Angaben zur jeweiligen Abrechnungssituation.
- Elektronische Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen.
Typische Fehler bei der Rechnungsstellung
| Fehler | Problem |
|---|---|
| Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer | Widerspricht dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit |
| Kein Leistungsdatum angegeben | Pflichtangabe laut § 14 UStG |
| Falscher Steuersatz oder fehlender USt-Hinweis | Führt zu Ablehnung durch das Finanzamt oder Verlust des Vorsteuerabzugs |
| Keine klare Leistungsbeschreibung | Erschwert Prüfung und Zuordnung beim Kunden |
| Kein Hinweis auf Kleinunternehmerregelung | Pflicht bei Anwendung von § 19 UStG |
| Rechnungsbetrag nicht korrekt summiert | Fehlerhafte Gesamtsumme oder Steuerberechnung |
Digitale Rechnung: So sparst du Zeit und Aufwand
Die digitale Rechnungsstellung ist heute als Rechnungsform eigentlich Standard. Wer regelmäßig Rechnungen erstellt, profitiert von der Möglichkeit, diesen Prozess teilweise oder vollständig zu automatisieren.
Was versteht man unter digitaler und elektronischer Rechnungsstellung?
- Digitale Rechnung: Eine Rechnung, die digital erstellt, gespeichert und versendet wird – zum Beispiel als PDF per E-Mail. Sie ist rechtlich gültig, solange sie alle Pflichtangaben enthält.
- Elektronische Rechnungsstellung: Eine strukturierte Rechnung in einem bestimmten Datenformat (z. B. XRechnung, ZUGFeRD), die elektronisch übermittelt und verarbeitet wird.
Info
Wer muss seit 2025 E-Rechnungen schreiben?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen bei umsatzsteuerpflichtigen B2B-Leistungen innerhalb Deutschlands elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen haupt- oder nebenberuflich geführt wird.
Korrekte Rechnungsstellung – einfach, sicher und gesetzeskonform
Eine korrekte Rechnungsstellung ist die Grundlage für jede geschäftliche Abrechnung – egal, ob als Freiberufler, Kleinunternehmer, Privatperson oder regelbesteuerter Unternehmer. Wer die gesetzlichen Pflichtangaben kennt, auf vollständige und fehlerfreie Rechnungen achtet und bei Bedarf digitale Lösungen nutzt, schafft rechtliche Sicherheit und spart Zeit. Mit der passenden Rechnungsvorlage, einer automatischen Rechnungsstellung und einem klaren Blick auf Fristen und Formvorgaben gelingt die Rechnungsstellung fehlerfrei.
