Über Sarah Hoy
Sarah Hoy ist seit über 5 Jahren als Requirements Engineer bei Lexware im Bereich E-Rechnung tätig und kennt die größten Stolpersteine genau. Sie verantwortet das Thema E-Rechnung im OnPremise-Bereich und vertritt Lexware im Verband elektronische Rechnung (VeR), wo sie sich in verschiedenen Arbeitskreisen engagiert – mit dem Ziel, die E-Rechnung für alle greifbarer und einfacher zu machen.
Wie hat sich die Stimmung in der Wirtschaft seit der Einführung der E-Rechnungspflicht am 01.01.2025 entwickelt?
Seit der Einführung am 01.01.2025 hat sich viel getan. Von anfänglicher Skepsis bewegen wir uns langsam, aber stetig in Richtung Akzeptanz. Trotzdem fühlen sich laut einer aktuellen Umfrage des VeR noch immer rund 80 % der Unternehmen schlecht vorbereitet. Das liegt vor allem an fehlenden Vorgaben seitens der Regierung – die, Stand heute, auch nicht mehr kommen werden. Der Ball wird hier klar der Wirtschaft zugespielt.
Daher gibt es eine hohe Anzahl formal fehlerhaft ausgestellter, vermeintlicher E-Rechnungen. Auch hier muss weiter an die Rechnungsersteller und ihre Softwarelösungen appelliert werden, die E-Rechnungen bereits im Rechnungsausgang zu validieren.
Achtung
Immer wieder kursieren zudem Gerüchte über eine Verschiebung der E-Rechnungspflicht und der verpflichtenden Steuermeldung. Dem ist allerdings nicht so.
Immer noch kämpfen viele Unternehmen mit der Umsetzung. Was sind die hartnäckigsten Probleme, und was davon hätte niemand erwartet?
Ein häufiges Problem: Formal korrekte E-Rechnungen werden vom Empfänger abgelehnt, weil sie sich nicht automatisiert verarbeiten lassen – etwa, weil bestimmte Angaben fehlen. Große Handelsunternehmen weisen E-Rechnungen beispielsweise zurück, wenn Angaben wie eine GLN oder GTIN fehlen. Das ist auf den ersten Blick unverständlich, denn alle Pflichtangaben der E-Rechnung wurden übermittelt. Der Empfänger kann mit der Rechnung aber trotzdem nichts anfangen, weil er sie intern nicht zuordnen und verarbeiten kann.
Hinzu kommt, dass die Softwarelösungen der Rechnungsersteller häufig gar nicht alle Daten übermitteln können, die der Empfänger braucht.
Lexware ist in einer offiziellen Arbeitsgruppe des Verbands elektronische Rechnung (VeR) vertreten, in der auch große Handelsunternehmen wie Rewe, Markant und Hagebau sitzen. Unser Ziel ist es, die Anforderungen der Rechnungsempfänger (Handel) mit denen der Rechnungssteller abzugleichen und durch entsprechende Anpassungen in der Software dafür zu sorgen, dass E-Rechnungen künftig nicht mehr aufgrund fehlender Informationen abgelehnt werden.
Was ist denn genau eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 folgt. Die Struktur ist klar vorgegeben und lässt sich wie eine Bedienungsanleitung zum Aufbauen eines Möbelstücks umsetzen. Dadurch sehen alle Rechnungen in der Zukunft gleich aus und lassen sich ganz einfach automatisiert verarbeiten. In Deutschland kennen wir zwei Formate für die E-Rechnung. Das ZUGFeRD Format besteht aus einem PDF Dokument und einem eingebetteten Datensatz.
Die X-Rechnung hingegen besteht nur aus einem Datensatz, ohne ein Sichtdokument. So kann jedes Unternehmen entscheiden, welches Format am ehesten seinen persönlichen Präferenzen entspricht. Am besten ist es, wenn man einfach frühzeitig mit seinen Kunden in den Dialog geht und fragt, welches Format ihnen lieber ist.
XRechnung und ZUGFeRD sind seit der E-Rechnungseinführung etablierte Standards. Zeichnet sich ab, welches Format sich im B2B-Bereich stärker durchsetzt – und warum?
Anhand der E-Rechnungen, die unsere Anwender verschicken, sehen wir einen klaren Trend hin zu ZUGFeRD. Aber auch die XRechnung wird rege genutzt. Meiner Meinung nach haben beide Formate ihre Berechtigung und können die unterschiedlichen Bedürfnisse der Wirtschaftspartner erfüllen.
Das eigentliche Ziel ist ein EU-weites elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem. Ursprünglich für 2028 geplant, ist es inzwischen auf Juli 2030 verschoben. Was bedeutet diese Verschiebung für Unternehmen, die gerade ihre Prozesse umstellen?
Im Rahmen der E-Rechnung ändert sich für die Unternehmen dadurch nichts. Der Meldedatensatz, der ab 2030 versendet wird, wird voraussichtlich aus den E-Rechnungsdaten extrahiert. Das heißt: Rechnungssteller und -empfänger haben diese Daten ohnehin bereits vorliegen.
Ende 2026 läuft die erste große Übergangsfrist aus: Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtend E-Rechnungen versenden. Wie gut sind die Unternehmen darauf vorbereitet?
Ich nehme den Markt hier als sehr durchwachsen wahr – sowohl auf Seiten der Rechnungsempfänger als auch bei den Rechnungsstellern. Die gute Nachricht: Die technischen Voraussetzungen sind längst vorhanden und viele Unternehmen, die die Umstellung bereits gemeistert haben, berichten, dass der Aufwand deutlich geringer war als befürchtet. Wer die Zeit bis Ende 2026 nutzt, seine Prozesse strukturiert angeht und frühzeitig mit den eigenen Geschäftspartnern in den Dialog geht, muss sich um die Frist keine Sorgen machen. Entscheidend ist, jetzt ins Handeln zu kommen – dann wird 2027 zur Formalität statt zur Hürde.
