Was ist eine digitale Personalakte?
Eine Personalakte sammelt alle persönlichen Unterlagen und Daten zum Beschäftigungsverhältnis. Bei der elektronischen Personalakte scannst du Schriftstücke ein oder legst sie direkt digital ab und verwaltest sie in einer Software. Dort versiehst du die Unterlagen mit Schlagwörtern, stellst sie zu Listen zusammen und findest sie über die Suche wieder.
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Eine digitale Personalakte ist keine Pflicht. Bestimmte Dokumente musst du aber seit Januar 2022 elektronisch führen, darunter die Entgeltunterlagen. Ab dem 1. Januar 2027 gilt das ohne Ausnahme. Was genau dazugehört und welche Fristen gelten, regelt die Beitragsverfahrensverordnung.
Digitale Personalakte: Anforderungen
In die Personalakte gehören unabhängig von ihrer Form folgende Inhalte:
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen,
- Gehaltsentwicklung und (elektronische) Entgeltunterlagen,
- Sozialversicherungsnachweise,
- Unterlagen zum Mutterschutz,
- Daten zur Lohnsteuer,
- Zwischenzeugnisse und Beurteilungen,
- Abmahnungen.
Aufbau einer digitalen Personalakte
Für den Aufbau einer Personalakte gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Wie du eine Personalakte anlegst und die Ablage in Rubriken gliederst, entscheidest du selbst. Benenne die Dokumente einheitlich und lege feste Prozesse für neu eingehende Unterlagen fest. Das hält die Personalverwaltung übersichtlich und verkürzt die Suche.
Dürfen die Originale vernichtet werden, nachdem Personalakten digitalisiert wurden?
Eine Pflicht, die Papieroriginale nach dem Scannen aufzubewahren, besteht nicht. Dennoch ist es in vielen Fällen ratsam, sie nicht zu vernichten. Werden sie im Streitfall als Beweismittel benötigt, kann es von Vorteil sein, sie im Original unterschrieben vorlegen zu können. Das gilt vor allem für Verträge und andere Schriftstücke wie:
- Arbeitsverträge,
- Änderungsverträge,
- Befristungen,
- Aufhebungsverträge und
- Kündigungsschreiben.
Auch wenn diese Dokumente ordnungsgemäß eingescannt wurden, wird ihnen oft weniger Beweiskraft zugestanden als dem Original. Deshalb ist auch bei einer digitalen Personalakte die Aufbewahrung der Originale zu empfehlen.
Wie digitalisiert man eine Personalakte? Die vier Schritte der Umstellung
- Verantwortliche bestimmen: Stelle für die Umstellung auf die elektronische Personalakte ein Team aus Mitarbeitern des Personalbereichs und der IT zusammen. Das Team prüft vorab auch, ob die vorhandene Hardware den technischen Anforderungen der gewünschten Software entspricht.
- Berechtigungen festlegen: Die Personalakte besteht aus vertraulichen Daten, die unter besonderem Schutz stehen. Lege deshalb eindeutig fest, wer genau auf welche Daten und Bereiche zugreift, wer Änderungen vornimmt und wer Dokumente hinzufügt.
- Personalakten digitalisieren: Dokumente zu scannen, kann je nach Umfang und Organisation der vorhandenen Papierakten sehr aufwändig sein. In kleinen Unternehmen liegen die Daten häufig an mehreren Stellen und du stellst sie zunächst händisch zusammen. Vorher ist es ratsam, die vorhandenen Akten durchzusehen und Personalunterlagen, die niemand mehr braucht und die keiner Aufbewahrungsfrist mehr unterliegen, auszusortieren.
- Verantwortliche für zukünftige Arbeiten benennen: Nach erfolgreicher Umstellung benennst du Personen, die für das Einscannen späterer in Papierform eingehender Dokumente verantwortlich sind. Zudem helfen feste Fristen für das Einscannen dabei, die elektronische Akte aktuell zu halten.
FAQ zur digitalen Personalakte
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte bündelt alle Unterlagen zum Beschäftigungsverhältnis in einer Software statt im Ordner. Anders als ein Ordner auf dem Netzlaufwerk protokolliert sie jeden Zugriff.
Was gehört alles in eine digitale Personalakte?
Hinein gehört alles, was das Arbeitsverhältnis belegt, vom Arbeitsvertrag über die Entgeltunterlagen bis zu Zeugnissen und Abmahnungen. Dies gilt für die Papierakte und die digitale Akte gleichermaßen.
Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht für Unternehmen?
Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht. Elektronisch führen musst du nur einzelne Nachweise, bei den Entgeltunterlagen gilt das ab dem 1. Januar 2027 ohne Ausnahme.
Muss ein Unternehmen deshalb zwangsläufig eine vollständige digitale Personalakte einführen?
Nein. Vorgeschrieben ist nur die elektronische Form für einzelne Unterlagen. Viele Betriebe starten deshalb mit den Entgeltunterlagen und überführen die restlichen Papierakten Schritt für Schritt.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für digitalisierte Personalakten?
Für die digitale Personalakte gelten dieselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für die Papierakte. Die Digitalisierung der Personalakte ändert daran nichts, denn die Frist hängt am einzelnen Dokument und nicht an der Akte. Für Arbeitsverträge und Entgeltabrechnungen gilt z. B. eine Frist von acht Jahren, Personalbögen und Unterlagen zu BEM-Verfahren sind drei Jahre aufzubewahren, sensible Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses.
Was gilt bei der Archivierung von digitalen Personalakten?
Bei der Archivierung von Personalakten gelten digital dieselben Anforderungen wie im Aktenschrank. Die Dateien liegen unveränderbar und nachvollziehbar in einem revisionssicheren System. Nach Ablauf der Frist löschst du die Unterlagen.
Welche Datenschutzregeln gelten für die digitale Personalakte?
Für die digitale Personalakte gelten die Regeln der DSGVO. Zugriff bekommt nur, wer die Unterlagen für seine Arbeit braucht.
Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht in ihre Personalakte und sie dürfen dafür ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.
