Personalkosten: Überblick verschaffen
Bevor du Maßnahmen einleitest, solltest du dir einen Überblick verschaffen. Wie hoch sind die Fixkosten, wie hoch ist der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten?
Hilfreich ist auch eine Aufstellung, welche Personalkostenarten (z. B. Gehälter, Löhne, Sozialleistungen) es gibt und wie hoch die Beträge jeweils sind. Dazu kann z. B. eine Übersicht der wesentlichen Kostenarten erstellt und die Prozentwerte der Kostenarten an den Gesamtkosten ausgewiesen werden. Dabei sollte nicht nur das laufende Jahr, sondern mindestens auch das Vorjahr, besser auch noch das Jahr davor, betrachtet werden, um Entwicklungen und Veränderungen besser erkennen zu können.
Zudem ist es sinnvoll, sich vorab juristischen Rat einzuholen. Wenn du beispielsweise Arbeitszeiten oder Entgeltstrukturen ändern oder verstärkt auf Aushilfskräfte setzen willst, musst du rechtlich „auf der sicheren Seite“ sein. Außerdem ist es hilfreich, wenn du gute Argumente hast, um auf eventuelle Einsprüche von Beschäftigten reagieren zu können.
Personalkosten: Ziele zur Senkung formulieren
Um planvoll vorgehen zu können, solltest du zudem festlegen, in welchem Umfang du Kosten sparen möchtest. Am besten ist es, die Personalkosten um einen festen Betrag zu senken. Sei dir aber bewusst: Häufig wird es darauf hinauslaufen, Löhne und Gehälter zu senken oder freiwillige Leistungen zu kürzen, was bei den Mitarbeitern nicht auf Gegenliebe stößt.
In jedem Fall solltest du dir vornehmen, den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten zu senken, sonst ist es möglich, dass es zu Verzerrungen kommt. Steigen beispielsweise die anderen Kosten, sinken die Personalkosten relativ, auch ohne dass du etwas getan hast. Umgekehrt kann es dazu kommen, dass die Personalkosten trotz Maßnahmen steigen, wenn die anderen Kosten sinken.
Wenn du die Personalkosten und damit deine Fixkosten senken willst, solltest du Entlassungen nur als letzte Maßnahme in einer Notsituation in Betracht ziehen. Besser ist es, nach anderen Lösungen zu suchen, die weniger tief in die Strukturen deines Betriebs eingreifen und die sich nicht oder zumindest nicht deutlich negativ auf die Motivation der (verbleibenden) Mitarbeiter auswirken. Außerdem sind Entlassungen meist teuer (Abfindungen, Risiko kostspieliger Klagen und Prozesse).
Die wichtigsten Möglichkeiten zur Senkung der Personalkosten auf einen Blick
Im Folgenden werden dir verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, mit denen sich die Personalkosten auch ohne Entlassungen senken lassen.
Kurzarbeit
Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, die betriebliche Arbeitszeit vorübergehend zu kürzen - und damit auch den Lohn der Mitarbeiter. Dieser Lohnausfall kann zum Teil durch das sogenannte Kurzarbeitergeld (KUG) kompensiert werden. Gerade in Zeiten von Corona wurde das Kurzarbeitergeld häufig angewandt.
Alles Wichtige zur Kurzarbeit und zum Kurzarbeitergeld erfährst du in dem Beitrag "Kurzarbeitergeld: Mit Kurzarbeit und KUG finanzielle Krisen überstehen".
Flexibilisierung der Arbeitszeiten
Schließe nur Arbeitsverträge ab, die es dir erlauben, Mitarbeiter flexibel zu beschäftigen. Vereinbare eine Mindest- und eine Höchstarbeitszeit pro Woche, etwa 25-45 Stunden. Im Jahresschnitt sollte die Arbeitszeit der tariflichen Wochenarbeitszeit (z. B. 40 Stunden) entsprechen.
Vorteil: Du kannst die Beschäftigten innerhalb der Bandbreite der Arbeitszeit so einsetzen, wie es den Anforderungen bzw. der Auslastung in deinem Betrieb entspricht, ohne Mehrkosten (etwa für Zuschläge) in Kauf nehmen zu müssen. Nachteil: Es entsteht ein höherer Koordinations- und Kommunikationsaufwand.
Arbeiten auf Abruf
Ergänzend oder alternativ kannst du vor allem mit Aushilfskräften ohne Vollbeschäftigung „Arbeit auf Abruf“ vereinbaren. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz bietet dir die Möglichkeit, eine Mindestarbeitszeit von beispielsweise 15 Stunden zu vereinbaren, die bei Bedarf um bis zu 25 Prozent überschritten werden kann.
Vorteil: Du hast geringere Gehalts- und Sozialkosten und gleichzeitig die Möglichkeit, ohne Zusatzkosten Mehrarbeit zu verlangen. Zudem kannst du auf Mitarbeiter zurückgreifen, die bereits eingearbeitet sind und deinen Betrieb und dessen Abläufe kennen.
Nachteil: Die Begrenzung der Überschreitung auf 25 Prozent engt die Freiräume ein.
Alternativen zur Festanstellung von Mitarbeitern prüfen
Wenn du absehen kannst, dass du Personal nur für eine bestimmte Frist benötigst, solltest du von einer Festeinstellung absehen und prüfen, ob eine der folgenden Optionen für dich möglich ist:
Zeitarbeit
Nimm Kontakt zu einerZeitarbeitsfirma auf und schildere genau, welche Mitarbeiter du für welche Aufgabe und welchen Zeitraum benötigst. Informiere dich z. B. unter www.bza.de (Bundesverband der Personaldienstleister) oder www.ig-zeitarbeit.de (Verband Zeitarbeit in Deutschland).
Vorteil: Dir steht notwendiges Personal kurzfristig zur Verfügung und die Anbieter treffen zumindest eine Vorauswahl. Hinzu kommen die in der Regel geringeren Kosten, auch weil du nur für die Zeit zahlen musst, in der du Mitarbeiter tatsächlich benötigst.
Nachteil: Zeitarbeiter müssen oft angelernt und mit den Strukturen deines Betriebes vertraut gemacht werden.
Freiberufler/Spezialisten
Wenn du temporär Arbeiten zu vergeben hast, bei denen Expertenwissen erforderlich ist, etwa wenn es um EDV-Leistungen oder das Design von Werbung geht, ist es oft günstiger, wenn du dich an Spezialisten wendest. Im besten Fall verfügst du über ein gut funktionierendes Netzwerk, aus dem du Fachleute rekrutieren kannst.
Ist das nicht der Fall, setz dich mit deiner Kammer oder dem Verband in Verbindung und lass dir geeignete Personen nennen. Frag ggf. bei befreundeten Unternehmen, ob diese dir helfen und Spezialisten nennen können. Verlange Referenzen, prüfe diese und vergib zu Beginn, wenn möglich, erst einmal kleinere (Probe-)Aufträge.
Vorteil: Du zahlst nur für die Leistungen, die du bestellt hast. Fixkosten für eine Festeinstellungen sowie die Notwendigkeit, Mitarbeiter auch dann zu bezahlen, wenn deren Leistung nicht erforderlich ist, entfallen.
Nachteil: Gute Spezialisten sind oft ausgelastet oder teuer. Zudem musst du vertraglich genau regeln, welche Arbeiten erledigt werden müssen, z. B. genaue Inhalte, Zeitdauer, Haftung, Geheimhaltung, Entgelte. Prüfe außerdem, ob Scheinselbstständigkeit droht. Ist das der Fall, musst du u. U. weitere Kosten tragen, etwa Sozialleistungen, und es besteht das Risiko, dass du den Freiberufler einstellen musst.
Kriterien für Scheinselbstständigkeit sind u. a.: der „Freie“ hat bei dir einen festen Arbeitsplatz, du bist ihm direkt weisungsbefugt, er erhält ein monatliches Honorar und hat keine weiteren Auftraggeber. Hinzu kommt, das Risiko des Wissensverlusts, wenn du sensible Arbeiten regelmäßig an Dritte vergibst, die deinen Betrieb nach Auftragsabwicklung verlassen.
Tipp
Auf juristischen Rat hören
Suche in allen vertraglichen Angelegenheiten in Sachen Scheinselbstständigkeit beim ersten Mal juristischen Rat. Lass dir detailliert erklären, auf welche Aspekte du achten musst, notiere dir alle relevanten Punkte und übernimm die Arbeiten beim nächsten Mal selbst.
Auch kleine Maßnahmen können hilfreich dabei sein, die Personalkosten zu senken
Freizeitausgleich für Überstunden: Lass Mitarbeiter ihre Überstunden möglichst als Freizeit abbauen und verzichte auf Bezahlung. Ein Freizeitausgleich muss im Arbeits- oder Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt sein.
Freiwillige Sozialleistungen kürzen oder streichen: Prüfe, ob du beispielsweise Essensgeldzuschüsse kürzen oder streichen kannst. Derartige Maßnahmen solltest du allerdings nur in Betracht ziehen, wenn du keine andere Möglichkeit hast, Einsparungen vorzunehmen. Denn damit kannst du deine Mitarbeiter verprellen. Wenn sich hierdurch effektive Mitarbeiter einen anderen Arbeitgeber suchen, haben sie nichts gewonnen.
Achte bei der Einstellung von Mitarbeitern darauf, dass du Verträge wenn möglich befristet abschließt.
Wähle Aus- und Weiterbildungen arbeitsplatzbezogen aus, damit die Mitarbeiter ihre Leistung unmittelbar nach Abschluss der Maßnahme steigern können. Beteilige die Beschäftigten an den Kosten oder lege die Fortbildungen so, dass die Ausfallzeiten gering bleiben, z. B. Teile der Fortbildung an Wochenenden. Vereinbare eine Rückzahlung der Kosten, wenn Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Frist nach Abschluss einer Maßnahme kündigen oder verhaltensbedingt gekündigt werden. Nutze wenn möglich, öffentliche Zuschüsse für Weiterbildungsmaßnahmen, z. B. den Bildungscheck (regional begrenzt, z.B. bei Arbeitsagentur oder IHK nachfragen).
Prüfe, wie du die Kosten für die Arbeitsplätze der Beschäftigten reduzieren kannst. Beispielsweise können sich Teilzeitkräfte oft ein Büro mit Arbeitsplatz und Computer teilen. Somit entfällt z. B. die Anschaffung mehrerer Büroeinrichtungen und PCs.
Versuche, die Fehlzeiten zu reduzieren, indem du die Betroffenen darauf ansprichst. Frage die Mitarbeiter, ob sie sich wohlfühlen oder ob es Faktoren gibt, die sie stören. Viele Krankheiten und Ausfallzeiten sind auch auf Unzufriedenheit mit bestimmten Teilen der Arbeit zurückzuführen und können oft verhältnismäßig einfach beseitigt werden. Setze Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge um, z.B. bessere Ergonomie an Arbeitsplätzen, Beseitigung von Geruchs- und Lärmquellen.
