Homeoffice einrichten: Darauf müssen Arbeitgeber:innen achten

Homeoffice ist in Zeiten der Corona-Pandemie eine gute Maßnahme, um Mitarbeiter:innen zu schützen und gleichzeitig den Betrieb am Laufen zu halten. Deshalb wird Homeoffice nun auch verstärkt für kleine Unternehmen interessant. Für bestimmte Tätigkeiten ist das Arbeiten von zu Hause seit dem 27. Januar 2021 sogar verpflichtend. Doch wie können Sie Ihren Mitarbeiter:innen kurzfristig Homeoffice ermöglichen und was müssen Sie als Arbeitgeber:in dabei beachten?

Definition

Definition: Was bedeutet Homeoffice?

Unter dem Begriff „Homeoffice“ verstehen viele Menschen ein privates Büro. Es gibt zwar keine gesetzliche Definition, aber der Duden erklärt Homeoffice zum Beispiel als Arbeitsplatz im privaten Wohnraum.
Das Konzept des Homeoffice ist dem der Telearbeit sehr ähnlich. Es handelt sich hierbei um eine flexible Arbeitsform, bei welcher Mitarbeiter:innen teilweise oder vollständig ihren Beruf in einem privaten Umfeld bzw. außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten ausführen können. Das bedeutet nicht, dass man dafür zu Hause sein muss, mobiles Arbeiten ist mit Homeoffice ebenfalls möglich, zum Beispiel in der Bahn oder im Flugzeug.
Der Name „Telearbeit“ leitet sich davon ab, dass die Arbeit mithilfe von Telekommunikation geleistet werden kann wie dem Internet oder dem Telefon. Deshalb ist Homeoffice auch nicht in jedem Job möglich.

In der Corona-Krise bietet Homeoffice viele Vorteile

Gegenüber seinen Arbeitnehmer:innen gibt es eine Schutz- und Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. In Corona-Zeiten bedeutet dies, dass Sie dafür sorgen müssen, dass die Erkrankungsrisiken sowie die Gesundheitsgefahren für Ihre Beschäftigten so gering wie möglich sind.

Deshalb ist es momentan naheliegend, so viele Mitarbeiter:innen wie möglich ins Homeoffice zu schicken und in der eigenen Wohnung arbeiten zu lassen. Dadurch reduzieren Sie nicht nur das Risiko der Ansteckungsgefahr unter den Angestellten, sondern entlasten auch deren häusliche Situation. Aufgrund der Schließung von Schulen, Kindertagesstätten und Kindergärten müssen viele Mitarbeiter:innen ihre Kinder nun selbst betreuen. Dank Homeoffice sowie freier Zeiteinteilung ist das Arbeiten mit Kind oftmals einfacher. Auch für Ihr Unternehmen bedeutet dies einen großen Vorteil, denn so fallen Ihre Mitarbeiter:innen mit Kindern durch das Homeoffice wenigstens nicht komplett aus.

Gleiches gilt, wenn Ihr Firmengebäude aufgrund einer Corona-Infektion geschlossen werden sollte oder wenn sich Mitarbeiter:innen in Quarantäne begeben. In beiden Fällen können Ihre Mitarbeiter:innen produktiv im Homeoffice weiterarbeiten, sofern ihre Position es zulässt. Dies kann Ihnen helfen, den wirtschaftlichen Schäden in Ihrem Betrieb durch die Corona-Krise vorzubeugen oder diese zumindest etwas abzumildern.

Welche neuen Herausforderungen ergeben sich durch die Möglichkeit zum Homeoffice?

Während der Corona-Krise arbeiten oftmals nicht nur ein paar wenige Mitarbeiter:innen gelegentlich im Homeoffice. In vielen Fällen verschiebt sich das Arbeitsleben einer großen Anzahl an Arbeitnehmer:innen komplett in die eigenen vier Wände. Sie müssen daher gewährleisten, dass allen Mitarbeiter:innen im Homeoffice die notwendige Hard- sowie Software zur Verfügung steht, damit sie Ihre Aufgaben wie gewohnt erledigen können. 

Zudem sollten Sie dafür sorgen, dass Sie die Angestellten nicht aus den Augen verlieren. Die persönliche Kommunikation fehlt nicht nur Ihnen, sondern auch den Mitarbeiter:innen untereinander. Deshalb ist es wichtig, selbst auf die Distanz ein angenehmes Betriebsklima zu bewahren, zum Beispiel durch regelmäßige Video-Konferenzen.

Die Vor- und Nachteile von Homeoffice im Überblick

Zusammengefasst bietet das Homeoffice genauso viele Vor- wie Nachteile. Es ist daher nicht besser oder schlechter als die traditionelle Arbeit in den Betriebsräumen, sondern stellt eine sinnvolle Alternative dar:

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Vorteile
VorteileNachteile
Lange Arbeitswege entfallen Zeitersparnis für Arbeitnehmer Informationsfluss gestaltet sich schwieriger
Weniger Arbeitsausfälle durch fehlende Kinderbetreuung Work-Life-Balance leidet, häufig mehr Überstunden
Reduzierung der Ansteckungsgefahr vor Covid-19 Soziale Kontakte zu Mitarbeitern fehlen, Isolation möglich
Fixkosten für den Arbeitgeber sinken Mehr Ablenkung durch Kinderbetreuung

Homeoffice kann weder angeordnet noch eingefordert werden

So attraktiv Homeoffice für Sie als Arbeitgeber:in und ihre Beschäftigten sein kann, müssen Sie jedoch auch in Corona-Zeiten die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten. Der allererste Punkt dabei ist, dass Sie als Arbeitgeber:in Homeoffice nicht einfach anordnen können. In Deutschland und Österreich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Das gilt aber genauso für Ihre Beschäftigten: Selbst während Corona hat kein:e Arbeitnehmer:in das Recht auf Homeoffice.

Wo ein Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich allein nach dem Arbeitsvertrag. Ist dort kein Homeoffice vorgesehen, gilt die Betriebsstätte als zentraler Arbeitsort. Andererseits aber ist das Arbeiten im Homeoffice aufgrund einer einvernehmlichen Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber:in und Ihren Beschäftigten jederzeit möglich.

Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice arbeiten lassen, empfiehlt es sich daher, eine Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag aufzusetzen, welche das mobile Arbeiten klar definiert. Diesen sollten Sie sich von Ihren Mitarbeiter:innen unterschreiben lassen. In dieser legen Sie zusätzliche Details zum Homeoffice fest wie:

  • Ausstattung
  • Zugangsrecht
  • Arbeitszeit
  • Arbeitszeitaufzeichnung bzw. Zeiterfassung

Außerdem sollte eine Datenschutzklausel in der Vereinbarung enthalten sein. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, sollte ergänzend auch eine entsprechende Betriebsvereinbarung für das Homeoffice getroffen werden.

Achtung

Achtung: Homeoffice-Pflicht in Coronazeiten

Seit dem 27. Januar 2021 hat die Bundesregierung per Corona-Arbeitsschutzverordnung eine Homeoffice-Pflicht in ganz Deutschland eingeführt. Die Regelung bezieht sich auf Büroarbeiten und vergleichbare Tätigkeiten, die von zu Hause aus durchgeführt werden können. Von einer Verlagerung der Tätigkeit kann dann abgesehen werden, wenn zwingend betriebliche Gründe dagegen sprechen. Arbeitsminister Hubertus Heil kündigte in diesem Zuge Kontrollen in Unternehmen an. 

Wer als Arbeitgeber:in Homeoffice verweigert bzw. der Homeoffice-Pflicht nicht nachkommt, muss belegen, warum das Arbeiten von zu Hause nicht möglich ist. Was dabei ein zwingend betriebsbedingter Grund ist, muss in uneindeutigen Fällen ggf. von Arbeitsgerichten entschieden werden. Welche Informationen sonst noch hilfreich sind, welche die neuen Regelungen zu Covid-19 betreffen, erfahren Sie in unserem weiterführenden Artikel „Coronavirus: Das müssen Arbeitgeber wissen“. 

Arbeitszeit und Arbeitsplatz im Homeoffice

Im Homeoffice gelten grundsätzlich die gleichen Arbeitszeiten wie sonst auch. Allerdings können und sollten Sie flexible Regelungen vereinbaren, die Ihren Beschäftigten die Möglichkeit geben, Corona-bedingte familiäre Ausnahmesituationen besser bewältigen zu können. Dies erschwert im Homeoffice zwar die Zeiterfassung, denkbar wären aber z. B. bestimmte Zeitfenster oder eine Kernzeit, in der Ihre Beschäftigten arbeiten und erreichbar sind, ansonsten aber ihre Arbeitszeit frei einteilen können.

Ein etwas heikler Punkt ist, dass Sie auch bei Homeoffice-Tätigkeit Ihren Pflichten als Arbeitgeber aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) nachzukommen haben. Das bedeutet, dass Sie im Prinzip kontrollieren müssen, dass der Arbeitsplatz angemessen ausgestattet sowie die Gesundheit Ihrer Beschäftigten nicht gefährdet ist. Um dies tun zu können, benötigen Sie ein Zugangsrecht zum Heimarbeitsplatz, das Sie sich über die Zusatzvereinbarung geben lassen sollten. Besuchen dürfen Sie Ihre Beschäftigten aber natürlich nicht unangemeldet. Solche Mitarbeiterkontrollen dürfen Sie nur nach vorheriger Ankündigung ausführen.

Homeoffice im Ausland: Was Arbeitgeber:innen wissen müssen

Haben Sie einen weiteren Firmenstandort im Ausland, in welchem Ihre Mitarbeiter im Homeoffice tätig sein möchten, gibt es keine Probleme. Ist dies nicht der Fall, unterscheidet man grundsätzlich ob es sich um einen dauerhaften Arbeitsplatz im Ausland handelt oder um einen zeitlich begrenzten

Im ersteren Fall ist der Aufwand deutlich größer, ansonsten greift die 183-Tage-Regelung. Dies betrifft während der Corona-Pandemie besonders häufig Grenzgänger:innen. Aufgrund des Lockdowns sowie anderer rechtlicher Bestimmungen erweiterte die EU für solche Menschen die Homeoffice-Regelung auf bis zu 24 Monate. Somit gibt es in diesen Fällen keine sozialversicherungspflichtigen Änderungen.

Wie beim Homeoffice in Deutschland, gibt es keinen allgemeinen Anspruch darauf, im Ausland arbeiten zu dürfen. Daher müssen Sie solchen Bitten nicht nachgeben.

Homeoffice: Versicherungsschutz und Kosten der Ausstattung

Ihre Beschäftigten sind während der Arbeit im Homeoffice über die gesetzliche Unfallversicherung sowie die Berufsgenossenschaft abgesichert. Allerdings ist in der Praxis die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit oft nur schwer zu treffen. Bricht sich ein Beschäftigter das Bein weil er im Flur ausgerutscht ist, kommt es darauf an, ob er auf dem Weg zum Drucker (dienstlich) oder zur Toilette (im Homeoffice privat) war. Handelt es sich um eine private Tätigkeit, greifen im Homeoffice die privaten Versicherungen des Beschäftigten.

Vorschau

Erweiterung des Unfallversicherungsschutzes beim Bundesrat zur Verabschiedung

Der Gesetzgeber plant, den Unfallversicherungsschutz bei Tätigkeiten im Homeoffice zu erweitern. Neu ist, dass künftig nicht nur sogenannte Betriebswege (z. B. der Gang zum Drucker in einem anderen Raum), sondern auch Wege im eigenen Haushalt zur Nahrungsaufnahme oder zum Toilettengang versichert sind. Darüber hinaus wird der Unfallversicherungsschutz auf Wege ausgedehnt, die Ihre Beschäftigten zur Betreuung ihrer Kinder außer Haus zurücklegen.

Das Gesetz wurde bereits vom Bundestag beschlossen und muss nun noch vom Bundesrat verabschiedet werden.

Normalerweise müssen Sie als Arbeitgeber:in für sämtliche Aufwendungen und Kosten aufkommen, die für die Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes (Mobiliar, Material und Geräte) entstehen. Für das Homeoffice gilt das unter anderem für Stromkosten sowie andere laufende Beiträge wie für:

  • Telefon
  • Internet
  • Arbeitsmaterial

Außerdem haften Sie in einem Versicherungsfall. Die Voraussetzung dafür ist, dass das Arbeitsmittel nicht vorsätzlich beschädigt wurde. Abweichende Regelungen sollten Sie in der Homeoffice-Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag schriftlich vereinbaren.

Info

Praxistipp: Homeoffice-Arbeitsplatz steuerlich geltend machen

Ihre Beschäftigten können ihren häuslichen Arbeitsplatz bzw. das Homeoffice normalerweise nur in den wenigsten Fällen steuerlich absetzen. Vorrausetzung ist, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das Heimbüro ein eigens eingerichtetes Arbeitszimmer ist. Aufwendungen dafür sind dann bis zu einer Höhe von 1.250 EUR als Werbungskosten möglich. Im besonderen Fall der Corona-Krise sind einige Finanzverwaltungen allerdings bereit, den Jahresbetrag für das Homeoffice anteilig für die Zeit der Corona-bedingten Heimarbeit in der Steuererklärung zu berücksichtigen. Auch wenn ein regulärer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Zusätzlich dürfen Ihre Mitarbeiter seit 2020 Werbungskosten aufgrund der neuen Homeoffice-Pauschale in der Steuer geltend machen, wenn Sie ihr Homeoffice nicht in einem Arbeitszimmer eingerichtet haben, sondern beispielsweise im Wohnzimmer arbeiten.

Datenschutz im Homeoffice

Datenschutz im Homeoffice ist ein wichtiges Thema, weshalb Sie vorhandene Verordnungen berücksichtigen müssen. Ihre Beschäftigten arbeiten schließlich auch hier mit betrieblichen Daten und tauschen diese über die Kommunikationsmittel mit Ihnen sowie anderen Mitarbeiter:innen aus. Dies muss auf möglichst sichere Weise geschehen. Als Arbeitgeber müssen Sie dabei gewährleisten, dass der Datenschutz, den die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fordert, im Homeoffice vorhanden ist. Zudem darf es nicht zu einer Vermengung von betrieblichen und privaten Daten bzw. Informationen kommen. Im Zweifelsfall haften Sie, nicht Ihre Beschäftigten, sofern diese nicht grob fahrlässig gehandelt haben.

So oder so sollten Sie für Schutzvorkehrungen für den Datenverkehr treffen sowie Ihre Mitarbeiter:innen dafür sensibilisieren, dass:

  • es zu keiner Vermengung von betrieblichen und privaten Daten kommt
  • keine Privatgeräte eingesetzt werden
  • Familienmitglieder keinen Zugriff auf Unternehmensdaten haben dürfen

Jede:r Mitarbeiter:in sollte zudem wissen, dass WhatsApp und Facebook nicht für die interne betriebliche Kommunikation genutzt werden sollten.

Achtung

Achtung: Hilfestellungen für Unternehmer:innen und Selbstständige

Weitere Fachartikel, Online-Schulungen und Arbeitshilfen mit wichtigen Informationen sowie Hilfestellungen für Unternehmer:innen rund um die Corona-Krise finden Sie auf unserer Corona-Themenseite.

In sechs Schritten zum Homeoffice für Ihre Mitarbeiter:innen

Doch wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen kurzfristig die Möglichkeit zum Homeoffice einräumen möchten? Um möglichst schnell startklar zu sein, empfehlen sich die folgenden sechs Schritte für den Einstieg:

1. Selbst einrichten oder externen Dienstleister beauftragen?

Bevor Sie mit der Einrichtung der nötigen Infrastruktur (Hardware und Software) für die Arbeit im Homeoffice beginnen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie oder evtl. Mitarbeiter:innen in Ihrem Betrieb das nötige technische Wissen dafür besitzen. Lautet die Antwort auf diese Frage „Nein“ oder Sie sind sich nicht sicher, empfiehlt es sich, eine:n externe:n IT-Dienstleister:in mit ins Boot zu holen. Diese:r kann Sie umfassend beraten.

2. Firmen-Notebooks mit VPN-Verbindung

Stellen Sie Ihren Mitarbeiter:innen Firmen-Notebooks mit allen Programmen zur Verfügung, die sie zum Arbeiten benötigen. Im Homeoffice sollten Arbeitnehmer:innen nicht mit ihrem privaten PC arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass sich die betrieblichen Notebooks über eine VPN-Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden können. Dies lässt sich bei den meisten Routern einfach realisieren. Konkrete Anleitungen hierfür finden sich im Internet.

3. Netzwerklaufwerk für Daten

Lassen Sie ein Netzwerklaufwerk einrichten, das für Ihre Mitarbeiter;innen freigegeben wird. Sie schaffen dadurch eine sichere Plattform zum Speichern und Laden von Daten. Durch zusätzliche Freigaben im Firmennetzwerk können Sie Ihren Mitarbeiter:innen weitere Ressourcen zur Verfügung stellen.

4. Rufumleitung einrichten

Lassen Sie eine einfache Rufumleitung vom Diensttelefon auf das Privattelefon (Festnetz oder Smartphone) Ihrer Beschäftigten einrichten, um dessen telefonische Erreichbarkeit zu garantieren.

5. Kostenlose Videokonferenzsysteme für die Zusammenarbeit

Videokonferenzsysteme wie Zoom oder Microsoft Teams werden zu Corona-Zeiten auch für den Unternehmenseinsatz vorübergehend kostenlos angeboten. Damit können Ihre Mitarbeiter:innen mit den anderen Teilnehmer:innen im Firmennetzwerk telefonieren, virtuelle Termine abhalten und Daten austauschen.

6. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter:innen

Damit Ihre Mitarbeiter:innen in der Lage sind, effektiv im Homeoffice zu arbeiten, sollten Sie sie entsprechend im Umgang mit der Technik schulen. Hierbei helfen auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen, in denen die technischen Grundlagen zusammengefasst sind (z. B. „Wie verbinde ich mich mit dem Firmennetzwerk?“, „Wie organisiere ich eine Videokonferenz mit den Kolleg:innen?“ oder „Wie sende ich eine verschlüsselte E-Mail?“) oder Checklisten, die während der Arbeit im Homeoffice abgehackt werden können. Außerdem sollten die Mitarbeiter:innen wissen, an wen sie sich bei technischen Problemen wenden können.

Holen Sie sich finanzielle Unterstützung vom Staat!

Speziell aufgrund der Corona-Krise wurde das Förderprogramm „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie angepasst. Im Rahmen der Förderung werden 50 Prozent der Beratungskosten für die Einführung digitaler Lösungen wie zum Beispiel für das Homeoffice übernommen. Seit der Corona-Krise zählt hierzu nun auch ausdrücklich die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen. In unserem Fachartikel „Coronavirus: So beugen Unternehmen finanzielle Risiken vor“ erfahren Sie weitere Hinweise und Strategien, die Ihnen während der Pandemie weiterhelfen können.

Tipp: Praktische Tools fürs Homeoffice

Microsoft Teams

  • Funktionen: Digitale Meetings, chatten, telefonieren, Video-Calls, im Team zusammenarbeiten, Dokumente teilen

Teamviewer

  • Funktionen: Fernzugriff auf anderen Bildschirm, digitale Meetings

Cisco WebEx

  • Funktionen: Digitale Meetings, chatten, telefonieren, Video-Calls, in Teams zusammenarbeiten
  • Free-Ware ist zeitlich unbegrenzt und erlaubt Besprechungen für bis zu 100 Teilnehmer; Unterstützung bei der Einrichtung durch Cisco-Partner

Adobe Connect

  • Funktionen: Webinare, E-Learning, Videokonferenzen, digitale Meetings