Zusammenfassung
Das Wichtigste in Kürze
- Die Personalbedarfsplanung hilft, Unternehmen zu bestimmen, wann, wo und wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um effizient zu arbeiten und Engpässe zu verhindern.
- Sie unterscheidet zwischen verschiedenen Bedarfsarten wie:
- Einsatzbedarf
- Zusatzbedarf
- Reservebedarf
- Zur Ermittlung des Personalbedarfs werden sowohl qualitative als auch quantitative Methoden verwendet.
Definition
Was bedeutet Personalbedarfsplanung?
Die Personalbedarfsplanung dient der Erkenntnis, wann und wo wie viele Mitarbeiter in einem Unternehmen notwendig sind. Kostengünstiges Wirtschaften und die Vermeidung von Engpässen sind die Hauptaufgaben der Personalbedarfsplanung.
Durch eine gut organisierte Personalbedarfsplanung werden Mitarbeiter bestmöglich genutzt. Dazu wird anhand einer IST-Analyse ermittelt, wie es um den Personalbedarf bestellt ist.
Simpel kann man sagen, dass bei zu wenigen qualifizierten Mitarbeitern eine Personalbeschaffung die Folge ist. Bei zu vielen Angestellten führt die Personalbedarfsplanung einen Stellenabbau durch.
Dabei kommt es aber auch auf den Bedarf als solchen an, denn der ist nicht nur von der jeweiligen Arbeitsstelle abhängig, sondern von mehreren Faktoren. Diese werden in der Personalbedarfsplanung wie folgt betitelt:
- Einsatzbedarf – beschreibt die Anzahl der Beschäftigten, bei denen gewisse Qualifikationen vorhanden sind, um die gestellten Aufgaben zu absolvieren.
- Zusatzbedarf – dabei handelt es sich um Personal, das zusätzlich benötigt wird, damit Aufgaben wie geplant und in gewünschter Qualität ausgeführt werden können.
- Reservebedarf – Mitarbeiter, die in der Hinterhand bleiben, um Ausfälle durch Krankheit zu kompensieren.
- Ersatzbedarf – für aus dem Unternehmen ausgeschiedene Arbeitskräfte werden Ersatzkräfte gesucht.
- Neubedarf – Arbeitskräfte, die für neu geschaffene Stellen benötigt werden.
- Freistellungsbedarf – sind mehr Arbeitskräfte vorhanden, als benötigt werden, führt das zu Freistellungen.
Methoden der Personalbedarfsplanung
Die Methoden der Personalbedarfsermittlung unterteilen sich in die qualitativen und die quantitativen Methoden.
- Die qualitativen Methoden ermitteln, welche Anforderungen an die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen gestellt werden, um die entsprechenden Aufgaben im Unternehmen zu verrichten.
- Der quantitative Personalbedarf hingegen fokussiert sich rein auf die Menge an Arbeitskräften, die benötigt werden.
| Quantitativ | Qualitativ |
|---|---|
| Anzahl der Arbeitnehmer im Fokus | Qualifikation des Personals im Fokus |
| Wieviel Arbeitskräfte sind nötig, um die Aufgaben im Unternehmen nach Plan zu erledigen | Welche Leistungen, Anforderungen und Qualifikationen werden benötigt? |
| Steuerung durch Reduzierung oder Erhöhung der Anzahl an Arbeitskräften | Steuerung bspw. durch Entwicklungsmaßnahmen oder externe Hilfe |
Außerdem wird zwischen summarischen Methoden und analytischen Methoden unterschieden.
Summarische Methoden
Die summarischen Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs konzentrieren sich auf konkrete Zahlen und Unternehmenskennzahlen. Sie sind in der Regel einfach durchzuführen.
Zu den wichtigsten summarischen Methoden gehören diese:
- Analogie – dabei stehen Verhältnisse im Fokus, die in der Vergangenheit bestanden und von denen man ausgeht, dass sie auch in Zukunft noch bestehen werden. Beispielsweise das Verhältnis vom Umsatz des Unternehmens zur Qualifikation der Angestellten zur Größe der Abteilungen im Unternehmen.
- Führungsspanne – sie beschreibt die Anzahl der Mitarbeiter, die einer Führungskraft unterstellt sind.
- Statistik – Zahlen und Einblicke in die Entwicklung von Abläufen und Strukturen.
- Schlüsselzahlen – das sind unter anderem Zahlen, die besagen, wie viele Mitarbeiter von einer Führungskraft geleitet werden sollten, damit die Arbeitsabläufe möglichst effizient sind.
Analytische Methoden
Die analytischen Methoden in der Personalbedarfsplanung bedienen sich sauber geführten Protokollen, die über die Aufgabendurchführung der derzeitigen Beschäftigten Auskunft geben.
Zu den analytischen Methoden gehören diese:
- Analytisches Schätzverfahren – vereint analytische und summarische Methoden miteinander, indem vorhanden Aufzeichnungen Einschätzungen gegenübergestellt werden. So werden Fehleinschätzungen vermieden, da sie immer mit den Aufzeichnungen abgeglichen werden.
- Selbstbeobachtung – Mitarbeiter halten selbst fest, wie viel Zeit sie für Aufgaben benötigen. Dadurch entsteht ein Eindruck davon, wo Überbelastung herrscht.
- Laufzettelmethode – auch hier halten Mitarbeiter die Zeiten fest, die sie für Aufgaben brauchen. Allerdings ist meistens noch eine Unterteilung in gesamte Projekte und Themen vorzunehmen.
- Zeitaufnahme – die Zeiten für Aufgaben werden von dritten Personen – manchmal auch von externen Unternehmen – vorgenommen.
Quantitative Personalbedarfsplanung
Die quantitative Personalbedarfsplanung fokussiert sich wie gesagt darauf, die Menge an Arbeitskräften zu bestimmen, die notwendig ist, um Aufgaben im Unternehmen nach Plan zu erledigen.
Dabei gibt es entweder ein positives oder ein negatives Ergebnis. Bei einem positiven Ergebnis ist zu wenig Personal vorhanden. Bei einem negativen Ergebnis sind es zu viele.
Je nach Ergebnis ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen, um den Personalbedarf so genau wie möglich abzudecken.
Die Maßnahmen bei zu wenigen Arbeitskräften sind unter anderem diese:
- Automatisierung von Prozessen
- Beschäftigung von Leiharbeiter oder Teilzeitkräften
- Förderungen von Neueinstellungen
- Interne Versetzungen
- Konzentration auf wesentliche Aufgaben
- Steigerung der Teameffizienz
Bei zu vielen Arbeitskräften sind folgende Maßnahmen denkbar:
- Einführung anderer Arbeitszeitmodelle
- Entlassungen
- Frühzeitige Pensionierungen
- Interne Versetzungen
- Neue Aufgabenverteilung
- Sabbaticals
Bruttopersonalbedarf und Nettopersonalbedarf
Der Bruttopersonalbedarf legt fest, welche Bereiche im Unternehmen wie viel Arbeitsleistung und in welcher Qualität benötigen. Hier wird vor allem auf analytische Methoden zurückgegriffen, die durch Kennzahlen unterstützt werden. Beispiele sind die Arbeitsproduktivität und der Pro-Kopf-Umsatz.
Der Bruttopersonalbedarf berechnet sich nach dieser Formel:
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
Der Nettopersonalbedarf bedient sich der Aufzeichnung von Abgängen und der Aufgaben, die dadurch betroffen sind. Er wird anhand dieser Formel berechnet:
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand – Neueinstellungen + Abgänge
Qualitative Personalbedarfsplanung
Die qualitative Personalbedarfsplanung setzt die nötigen Qualifikationen der Angestellten in den Fokus. Dabei sind vor allem einzelne Faktoren zu ermitteln und zu definieren, um ein genaues Bild der Lage zu bekommen.
- Definition der Leistungen, die in Zukunft erbracht werden müssen
- Festlegung von Anforderungen, die sich aus diesen Leistungen ergeben
- Ableitung von Qualifikationen, um diese Anforderungen zu erfüllen
Dabei sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Qualifikationen, die in Zukunft nicht mehr gebraucht werden
- Anzahl der Angestellten, mit denselben Qualifikationen für Vertretungen
- Notwendige Entwicklungsmaßnahmen für bestehende Angestellte
- Qualifikationen, die bereits im Unternehmen vorhanden sind
- Qualifikationen, die durch neue Angestellte ergänzt werden müssen
- Aufgaben, die von externen Dienstleistern übernommen werden können
- Notwendigkeit von internen und externen Experten
Personalbedarf berechnen
Um den Personalbedarf zu berechnen, reicht ein Weg nicht aus. Es sind mehrere Berechnungen der einzelnen Teile notwendig. Für die einzelnen Faktoren innerhalb des Personalbedarfs gibt es Formeln zur Berechnung.
Personalbedarf berechnen: Formel
- Zuerst wird der Einsatzbedarf berechnet. Dafür gilt diese Formel:
Einsatzbedarf = (Menge x Zeit) / Regelarbeitszeit - Anschließend folgt der Verteilzeitfaktor mit dieser Formel:
Verteilzeitfaktor = (Fehlzeiten x 100) / reale Arbeitstage - Der Reservebedarf ermittelt sich mit dieser Formel:
Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor / 100 - Für den Bruttopersonalbedarf verwenden wir diese Formel:
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf - Und für den Nettopersonalbedarf diese Formel:
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand
Ein Beispiel für die Personalbedarfsplanung
Angenommen, Ihr Unternehmen will ein neues Produkt herstellen und dazu soll eine neue Abteilung eröffnet werden.
Die Ausgangssituation ist wie folgt:
- Geplant ist die Herstellung von 4.000 Aktenschränken.
- Die Herstellung eines Aktenschrankes dauert 3 Tage.
- Das Unternehmen hat 35 Mitarbeiter.
- Alle Mitarbeiter arbeiten 40 Stunden in der Woche an 5 Tagen, also in 8-Stunden-Schichten.
- Gearbeitet wird in 52 Wochen im Jahr.
Einsatzbedarf
Der Einsatzbedarf nach der uns bekannten Formel entsteht aus der Menge und der Zeit.
Einsatzbedarf = (4.000 x 3 x 8) / (52 x 40) = 46,2
Der Einsatzbedarf liegt also bei 46,2 Arbeitskräften.
Verteilzeitfaktor
Der Verteilzeitfaktor ist ein wenig komplexer, da dafür die Fehlzeiten einberechnet werden müssen. Wir gehen für dieses Beispiel davon aus, dass jeder Mitarbeiter im Durchschnitt 64 Tage im Jahr fehlt. Dadurch bleiben 197 Arbeitstage übrig.
Verteilzeitfaktor = (64 x 100) / 197 = 32,4
Der Verteilzeitfaktor liegt bei 32,4 Prozent.
Der Reservebedarf ist wieder verhältnismäßig simpel zu berechnen, da wir jetzt die beiden Zahlen haben, die wir dafür benötigen.
Reservebedarf = 46,2 x 32,4 / 100 = 15
Der Reservebedarf liegt bei 15 Arbeitskräften.
Bruttopersonalbedarf
Auch für den Bruttopersonalbedarf haben wir jetzt alle Zahlen verfügbar:
Bruttopersonalbedarf = 46,2 + 15 = 61,2
Wir runden ab auf 61 Arbeitskräfte.
Nettopersonalbedarf
Für den Nettopersonalbedarf gehen wir davon aus, dass 2 der bereits angestellten Mitarbeiter in die neue Abteilung wechseln werden. Also berechnen wir anhand des Bruttopersonalbedarfs den Nettopersonalbedarf:
Nettopersonalbedarf = 61 – 2 = 59
Sie müssen also 59 Arbeitnehmer einstellen, damit Ihr Unternehmen die 4.000 Aktenschränke herstellen kann.
