Mitarbeiterkontrollen: Was erlaubt ist und was nicht

Maßnahmen zur Mitarbeiterkontrolle: das ist rechtlich erlaubt
Aktualisiert am: 15.03.2016

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist manchmal jedoch besser. "Unredliche" Mitarbeiter verursachen Jahr für Jahr Schäden von geschätzten 28 Mrd. EUR: durch Bummelei, durch falsche Spesenabrechnungen oder sogar durch Unterschlagung von Waren und Material. Für Sie als Arbeitgeber heißt das: Ohne Kontrollen geht es nicht. Aber nach Lidl, Telekom und anderen öffentlichkeitswirksamen Pannen schauen Mitarbeiter und Betriebsräte ganz genau hin. Was rechtlich erlaubt ist und was nicht, haben wir für Sie zusammengestellt.

Kontrollrecht des Arbeitgebers

Grundsätzlich haben Sie das Recht, Ihre Mitarbeiter zu kontrollieren. Denn Sie haben ein berechtigtes Interesse daran, zu überprüfen, ob sich Ihr Mitarbeiter an seine arbeitsvertraglichen Pflichten hält. Außerdem haben Sie das Recht, Angriffe der Mitarbeiter auf Ihr Eigentum oder auf Ihre Geschäftsgeheimnisse abzuwehren. Eine spezielle gesetzliche Regelung, wie diese Kontrollmaßnahmen im Einzelnen aussehen dürfen, gibt es jedoch nicht!

Die Liste der Vergehen, mit denen Ihr Mitarbeiter Ihren Betrieb und damit Sie schädigen kann – und wo Sie ein Interesse an Kontrollen haben können –, ist lang.

Beispiele: So können Mitarbeiter dem Unternehmen schaden

  • Arbeitsbummelei
  • Überziehen von Pausen
  • Blaumachen ohne Krankheit
  • Nebentätigkeiten während einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit
  • Unerlaubte Privatnutzung von Telefon, Computern, Kopierern, Fahrzeugen
  • Falsche Reisekostenabrechnungen
  • Falsche Zeitaufzeichnungen
  • Diebstahl von Firmeneigentum, z. B. schon von Kugelschreibern, Papier u. Ä.
  • Manipulation von Daten oder Herunterladen von Dateien mit rechtsradikalem, fremdenfeindlichem oder pornografischem Inhalt

Nicht immer steht ein finanzielles Motiv hinter der Tat. Vielfach ist es Unüberlegtheit oder auch die Reaktion auf ein vermeintlich erlittenes Unrecht, z. B. wenn eine erwartete Gehaltserhöhung ausbleibt. Für Sie als Arbeitgeber ist das Handlungsmotiv letzten Endes egal. Wichtig ist nur, wie Sie dem Missbrauch mit zulässigen Maßnahmen begegnen können.

Kontrolle mit oder ohne Einbeziehung des Mitarbeiters

Eine Kontrolle Ihrer Mitarbeiter kann auf 2 Wegen erfolgen:

1. Sie binden den jeweiligen Arbeitnehmer aktiv in die Kontrolle ein, indem er Ihnen in regelmäßigen Abständen schriftlich oder mündlich über seine Tätigkeit oder einzelne Aufgaben Bericht erstattet.

Beispiele für Tätigkeitsberichte

  • Reisebericht des Außendienstmitarbeiters
  • Kassenbericht der Kassiererin
  • Berichtsheft des Auszubildenden
  • Fahrtenbuch des Lkw-Fahrers
  • Berichte über Kundenbesuche
  • Sachstandsbericht über eine bestimmte Aufgabe

2. Der Arbeitnehmer wird vorher nicht über die Kontrolle informiert oder die Kontrolle erfolgt überhaupt ohne Kenntnis des Arbeitnehmers. In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber enge, rechtlich festgelegte Grenzen beachten.

easyPEP - Der Online-Dienstplan, der Ihre Zeit und Nerven schont

So nervenschonend war die Dienstplan-abstimmung mit den Mitarbeitern noch nie. Bei der Dienstplanung kostet die Abstimmung mit den Mitarbeitern und die Frage danach, wer wann wo arbeitet, die meiste Arbeitszeit. Mit easyPEP drehen Sie den Spieß einfach um. Ihre Mitarbeiter bewerben sich auf die Schichten, die Sie vorgeben. Sie werden sehen, Ihre Mitarbeiter werden es lieben. Und Ihr Dienstplan füllt sich wie von selbst.

Grundsätze und Grenzen der Kontrolle

Ihr Kontrollrecht dürfen Sie nicht uneingeschränkt ausüben. Sie müssen dabei folgende Grenzen beachten:

Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters

Das im Grundgesetz geregelte allgemeine Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters schützt ihn vor einer übermäßigen Kontrolle. Da es aber keinen Katalog von erlaubten und unerlaubten Kontrollen gibt, bestimmen die Umstände, ob eine Kontrollmaßnahme erlaubt ist oder nicht. Im Einzelfall muss immer eine Interessenabwägung zwischen Ihren schutzwürdigen Rechtsgütern und dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers erfolgen.

Die Maßnahme muss angemessen sein

Das allgemein gültige Prinzip der Verhältnismäßigkeit bestimmt folgende Grundsätze für die Mitarbeiterkontrolle: 

  • Jede Kontrolle muss in einem angemessenen Verhältnis zum Überwachungszweck stehen.
  • Rechtlich verbotene oder offensichtlich ungeeignete Kontrollmittel kommen nicht zum Einsatz.
  • Gibt es mehrere erlaubte und mögliche Kontrollmittel, dürfen Sie nur die Maßnahme anwenden, die den betroffenen Arbeitnehmer am wenigsten belastet.
  • Offen durchgeführte Kontrollen haben immer Vorrang vor heimlichen Kontrollen. Diese sind nur in absoluten Ausnahmefällen zulässig.

Achtung: War die Kontrollmaßnahme nicht erlaubt, dürfen Sie deren Ergebnis nicht zum Nachweis eines Fehlverhaltens des Arbeitnehmers und zur Begründung für eine Abmahnung oder Kündigung verwenden.

Grenzen durch den Datenschutz

Das Bundesdatenschutzgesetz regelt einen ausdrücklichen Schutz personenbezogener Daten in Beschäftigungsverhältnissen (§ 32 BDSG). Er wurde als Reaktion auf verschiedene Datenskandale in einigen Großunternehmen eingeführt. Trotzdem gilt er für alle Unternehmen, unabhängig von der Beschäftigtenzahl. Personenbezogene Daten von Arbeitnehmern darf der Arbeitgeber für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erheben, verarbeiten oder nutzen, wenn dies erforderlich ist

  • für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses,
  • nach Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung.

Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten von Arbeitnehmern nur dann erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn 

  • tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht nahelegen, dass der betroffene Arbeitnehmer im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat und
  • die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der personenbezogenen Daten zur Aufklärung der Straftat erforderlich ist und
  • das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten nicht überwiegt. Insbesondere muss Art und Ausmaß bei dem gegebenen Anlass verhältnismäßig sein.

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats

Besteht in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat, hat dieser bei Mitarbeiterkontrollen, die alle oder einen größeren Teil der Mitarbeiter betreffen, ein Mitbestimmungsrecht. Betroffen sind hiervon z. B. Taschenkontrollen, Alkohol- oder Drogentests, Videoüberwachung und alle Überwachungen, für die technische Einrichtungen benutzt werden, z. B. Stechuhr.

Nicht dem Mitbestimmungsrecht unterliegen dagegen Ehrlichkeitskontrollen oder der Einsatz von Privatdetektiven sowie alle Maßnahmen, die sich nur konkret gegen einen Arbeitnehmer richten.

Achtung: Betriebsrat-Zustimmung bedeutet nicht unbedingt Rechtmäßigkeit
Ob der Betriebsrat einer Mitarbeiterkontrolle zustimmen muss oder nicht und ob eine Kontrollmaßnahme gegenüber dem Arbeitnehmer rechtlich erlaubt ist oder nicht, sind 2 voneinander unabhängige Fragen. Eine Kontrollmaßnahme, der der Betriebsrat zugestimmt hat, kann dem Arbeitnehmer gegenüber trotzdem rechtswidrig sein.

Folgen bei nachgewiesenem Fehlverhalten

Abmahnung oder Kündigung

Stellen Sie bei einer Mitarbeiterkontrolle ein Fehlverhalten fest, müssen Sie sich entscheiden, wie Sie darauf reagieren:

  • Weniger schwerwiegende Verstöße oder erstmals festgestelltes Fehlverhalten können Sie mit einer Abmahnung ahnden.
  • Schwerwiegende Verstöße, insbesondere Straftaten, oder Wiederholungstaten werden arbeitsrechtlich mit einer Kündigung geahndet.

Schadensersatzpflicht des Mitarbeiters

Jede Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten führt zu einem Schaden bei Ihnen als  Arbeitgeber. Bei einer strafbaren Handlung, z. B. einer Unterschlagung, ist der Schaden in der Regel leichter zu schätzen, aber meist auch erheblich größer als z. B. der Schaden, der durch Blaumachen oder Arbeitszeitverkürzung entsteht. Ist der Schaden geschätzt, können Sie Schadensersatz verlangen.

Achtung: Schuldanerkenntnis unterschreiben lassen
Wenn der Arbeitnehmer den von ihm verursachten Schaden anerkennt (Schuldanerkenntnis), können Sie Ihre Schadensersatzforderung leichter durchsetzen. Denn der Arbeitnehmer kann in der Regel dann keine Einwendungen rechtlicher oder tatsächlicher Art gegen das Bestehen und die Höhe der anerkannten Schuld erheben.

Strafanzeige gegen den Mitarbeiter

Neben den arbeitsrechtlichen Maßnahmen können Sie gerade bei Straftaten zusätzlich Strafanzeige bei der Polizei stellen. Sie können dem Mitarbeiter auch mit der Erstattung einer Strafanzeige drohen, um ihn zu einem Geständnis und/oder einem Schuldanerkenntnis zu bewegen. Eine derartige Drohung ist dann erlaubt, wenn gegen den Arbeitnehmer zumindest der hinreichende Verdacht besteht, eine strafbare Handlung zum Nachteil des Arbeitgebers begangen zu haben.

Jetzt Newsletter abonnieren

Jetzt Newsletter abonnieren


War dieser Beitrag hilfreich?
Bitte tragen Sie einen Kommentar ein.