GoBD: Das Wichtigste auf einen Blick.

Was bedeutet GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Gemäß dieser Definition beinhalten die GoBD Kriterien und Richtlinien, die Unternehmer beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen. Es geht vor allem um die Frage, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen.

Die GoBD umfassen viele Bereiche:

  • GoBD-konforme Arbeitsweise
  • Einsatz von Software gemäß den GoBD
  • Revisionssichere Archivierung
  • Vollständige Verfahrensdokumentation
Bereiche der GoBD

Schluss mit GDPdU, jetzt gelten die GoBD

Die neuen Regelungen zu den GoBD wurden mit dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 14.11.2014 publiziert und traten zum 01.01.2015 in Kraft. Damit einhergehend wurden zwei Rechtsvorschriften abgelöst. Die Vorgänger der GoBD waren:

  • die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme)
  • die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Ziel der GoBD war es, die bestehenden Regelungen zusammenzuführen und in Bezug auf die veränderten modernen Systeme zur Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien zu aktualisieren. Da Unternehmen immer mehr unterschiedliche Medien im Einsatz haben, ist es umso wichtiger, dass es einheitliche Regelungen für die Aufbewahrung gedruckter und elektronischer Daten gibt.

Die GoBD stellen Anforderungen an Unternehmer, um eine reibungslose Betriebsprüfung durch die Steuerprüfer und das Finanzamt zu gewährleisten, indem die steuerlich relevanten Geschäftsunterlagen ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden. Die Vollständigkeit und Übersichtlichkeit der Bücher und Unterlagen stellt eine schnelle Prüfung sicher.

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GoBD-konform agieren im Zuge der Digitalisierung

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  • Anforderungen und Anwendungsbereiche der GoBD
  • Interne Kontrollsysteme und Verfahrensdokumentation
  • Archivierung von Daten und Datenzugriff

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Info-Icon

Neu seit 11. Juli 2019:
Angepasste GoBD

ACHTUNG:
BMF zieht neue GoBD vorläufig zurück!

Das Bundesfinanzministerium hat die überarbeiteten GoBD Ende August überraschend wieder zurückgezogen. Die Neuregelungen sollen bis Ende September nochmals überarbeitet werden.

Wir informieren Sie auf dieser Seite, sobald die Entscheidung zu den neuen GoBD endgültig getroffen wurde.

Die Finanzverwaltung hat am 11. Juli 2019 eine neue Fassung der GoBD veröffentlicht. Geändert wurden vor allem drei Regelungen. Hier die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick:

1. Digitalisierung von Belegen

Neben dem Scannen ist ab sofort auch das Abfotografieren von Belegen mit Smartphone erlaubt. Dieses sogenannte mobile Scannen kann auch im Ausland erfolgen, wenn die Belege dort entstanden sind bzw. empfangen wurden und hier direkt erfasst werden.

Wurde die elektronische Buchführung eines Unternehmens ins Ausland verlagert, dürfen die Ursprungsbelege in Papierform an den Ort der Buchführung gebracht und hier digitalisiert werden. Nach der Digitalisierung können die Papierbelege vernichtet werden. Es sei denn, das Unternehmen ist dazu verpflichtet, diese im Original aufzubewahren.

2. Aufbewahrung von Belegen im firmeneigenen Format

Bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente in ein firmeneigenes Format (Inhouse-Format) kann unter folgenden Voraussetzungen auf die Archivierung der Ursprungsfassung verzichtet werden:

  • Bei der Konvertierung wird das Dokument weder bildlich noch inhaltlich verändert, und es gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Das Verfahren der Konvertierung muss dokumentiert werden und nachvollziehbar sein.
  • Für die Finanzbehörde muss es möglich sein, auf die Dokumente zuzugreifen und diese maschinell auszuwerten.

3. DV-System

Unternehmen dürfen DV-Systeme, wie z. B. Buchhaltungssoftware oder Warenwirtschaftssysteme, sowohl als On-Premise- als auch als Cloud-Lösung nutzen. Eine Kombination beider Systeme ist ebenfalls erlaubt.

Verfahrensdokumentation nach den GoBD als internes Kontrollsystem

Wenn steuerlich relevante Dokumente elektronisch aufbewahrt werden, benötigen Sie laut GoBD eine Verfahrensdokumentation, um sicherstellen, dass der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit eingehalten wird. Die Dokumentation muss so ausführlich sein, dass alle zum Verständnis notwendigen Informationen zugänglich sind.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Für jede im Rahmen der Buchführung und Aufbewahrung eingesetzte Software muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, die den gesamten Prozess beschreibt – aus organisatorischer und aus technischer Sicht:

Jeder Unternehmer muss außerdem nachweisen, dass die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse eingehalten werden. Auch die aktuell eingesetzte Programmversion muss darin enthalten sein. Für die Verfahrensdokumentation haben – wie bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen auch – die GoBD ihre Gültigkeit. Das bedeutet, Änderungen an der Dokumentation sind stets zu versionieren. Auch eine nachvollziehbare Änderungshistorie wird verlangt. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation gilt so lange, wie die jeweiligen Unterlagen bestehen, für die diese aufgesetzt wurde.

Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut?

Die Verfahrensdokumentation umfasst im Wesentlichen folgende Punkte:

  • Entstehung der Informationen
  • Indizierung
  • Verarbeitung
  • Speicherung
  • Wiederfinden
  • Maschinelle Auswertbarkeit
  • Datensicherung gegen Verlust und Verfälschung
  • Reproduktion
Bestandteile der Verfahrensdokumentation
  • Den Prozess selbst (also die Art und Weise, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden)
  • Die eingesetzten IT-Systeme (z. B. Archivierungssoftware)
  • Die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust
  • Protokollierung von Zugriffsberechtigungen
  • Interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden.

Was passiert bei fehlender oder unvollständiger Verfahrensdokumentation?

Im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 führt das Bundesfinanzministerium in Textziffer 155 aus, dass kein Verstoß gegen die GoBD und damit gegen die Buchführungspflicht vorliegt, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt oder unvollständig ist, solange dadurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist.