Vorlage für die Reisekostenabrechnung
Zur Reisekostenabrechnung gehören unter anderem Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegung. Damit Sie keine Reisekosten vergessen und alles korrekt abrechnen, stellen wir Ihnen eine Vorlage zur Verfügung.
Vorlage für Reisekostenabrechnung kostenlos herunterladen
Sie wollen Ihre Reisekostenabrechnung erstellen? Dann ist so eine Vorlage für eine Reisekostenabrechnung ganz praktisch. Noch praktischer ist es aber …
- … wenn Sie den Reisekosten-Workflow einfach automatisieren können.
- … wenn Sie immer wissen, welche Kosten Sie vollständig absetzen können und wo gesetzliche Pauschalen greifen.
- … wenn die Reisekosten auch automatisch korrekt verbucht sind.
Jetzt zum Download des Musters für die Reisekostenabrechnung
Reisekostenabrechnung: Mit einer guten Vorlage klappt es fix und tadellos
Auf Dienstreisen fallen schnell nicht unerhebliche Kosten an. Angefangen bei der An- und Abreise über eine eventuelle Übernachtung bis hin zu den Mehrkosten für Essen und Trinken. Arbeitnehmer, aber auch Freiberufler oder Selbstständige, müssen diese Kosten nicht aus der eigenen Tasche finanzieren, sondern können sie sich vom Arbeitgeber erstatten lassen, beziehungsweise als Betriebsausgaben steuermindernd geltend machen. Mit einer Vorlage zur Reisekostenabrechnung lassen sich die einzelnen Kostenarten schnell und unkompliziert erfassen.
Und: Unsere Vorlage verhindert, dass kleinere Ausgaben-Posten vergessen werden, die in der Summe und bei häufigeren Dienstreisen nicht selten erhebliche Beträge ausmachen. Das Muster steht zum kostenlosen Download für Sie bereit.
Wer kann eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung nutzen?
Jeder, der eine Dienstreise unternimmt oder unternehmen muss, kann für die anschließende Auflistung der entstandenen Kosten eine Reisekostenabrechnung-Vorlage verwenden. Als Dienst- oder Geschäftsreise gilt eine Tätigkeit immer dann, wenn der Arbeitsort deutlich weiter entfernt liegt als der übliche Arbeitsplatz des Arbeitnehmers oder Freiberuflers. Allerdings greift diese Definition nur bis zu einer Frist von drei Monaten: Ab diesem Zeitpunkt wird der auswärtige Ort als reguläre Arbeitsstätte angesehen. Die Verwendung einer Vorlage zur Reisekostenabrechnung entbindet jedoch nicht von der Pflicht, die einzelnen Einträge durch Belege und Quittungen nachweisen zu müssen.
Nutzen Sie unsere Vorlage, um alle Ihre Reisekosten, inklusive Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung, übersichtlich und korrekt zu erfassen. Laden Sie jetzt die Vorlage kostenlos herunter und vereinfachen Sie Ihre Abrechnungsprozesse!
Welche Kostenarten können berücksichtigt werden?
Grundsätzlich werden verschiedene Kostenarten unterschieden, die bei jeder Dienstreise anfallen können. Diese sind in unserer kostenlosen PDF übersichtlich gegliedert.
Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung
In Ihrer Reisekostenabrechnung können Sie nicht nur die Hin- und Rückfahrt zu Ihrem Bestimmungsort, sondern auch alle Fahrten am Zielort geltend machen. Die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus und Bahn, Zug und Flugzeug, aber auch für den Mietwagen oder das Taxi werden vollumfänglich erstattet – vorausgesetzt, Sie fügen Ihrer Reisekostenabrechnung die entsprechenden Belege, Quittungen oder Fahrkarten bei.
Übernachtungskosten in der Vorlage zur Reisekostenabrechnung
Dauert Ihre Dienstreise länger als einen Tag, werden Ihnen die Ausgaben für das Hotelzimmer, die Pension oder das Apartment vergütet. Weist Ihre Hotelrechnung nur einen Gesamtbetrag für Übernachtung mit Frühstück aus, so muss dieser Betrag um 20 Prozent gekürzt werden. Bei einem Mittag- oder Abendessen wird die Hotelrechnung sogar um 40 Prozent gekürzt. Frühstück, Mittag- und Abendessen fallen in die Kostenrubrik „Verpflegungsmehraufwand“ und werden an dieser Stelle berücksichtigt.
Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung
Grundsätzlich geht der Gesetzgeber davon aus, dass Sie sich auf einer Dienstreise kostenintensiver verpflegen müssen, als Sie das zu Hause getan hätten. Deshalb gewährt er Ihnen eine sogenannte Verpflegungspauschale. Sie beträgt bei mehr als achtstündiger Dauer 14 Euro und erhöht sich auf 28 Euro, wenn Sie mehr als 24 Stunden unterwegs sind.
Was genau zählt zu den Reisenebenkosten?
Die vierte Kostenart, die Sie auch in unserer Vorlage zur Reisekostenabrechnung im kostenlosen Download finden, betrifft die Reisenebenkosten. Oft handelt es sich bei diesen Posten um kleinere Beträge, mit denen es sich jedoch exakt so wie mit dem sprichwörtlichen Kleinvieh, das auch Mist macht, verhält. Sammeln Sie daher unbedingt auch die Tickets und Belege mit kleinen Beträgen, die Sie im Laufe einer Dienstreise erhalten. Dazu zählen beispielsweise:
- Parktickets oder Mautgebühren
- Gepäckaufbewahrungskosten
- Telefon- und Internetkosten für dienstliche Zwecke
- Eintrittskarten für Veranstaltungen
- Kleidungsreinigung, Schuhputzservice
- Reisegepäckschäden
Warum ist eine Reisekostenabrechnung-Vorlage nützlich?
Erstaunlicherweise schreibt der Gesetzgeber keine besondere formale Form für die Reisekostenabrechnung vor. Dennoch erleichtert eine Vorlage nicht nur Ihnen die Auflistung aller relevanten Posten, sie macht es auch der prüfenden Buchhaltung deutlich einfacher, schnell Ihre Angaben zu erfassen. Mit unserer kostenlosen Vorlage laufen Sie zudem niemals Gefahr, wichtige Pflichtangaben zu vergessen. Dazu zählen Ihr Name, die Dauer und der Anlass der Geschäftsreise sowie natürlich das Ziel. Wenn Sie Ihre Abrechnung bislang immer vor sich hergeschoben haben – probieren Sie unsere Reisekostenabrechnungs-Vorlage zum kostenlosen Download. Dann klappt es ganz fix und trotzdem tadellos.
