Pflichtangaben einer Rechnung: Checkliste und Muster nach § 14 UStG

Die Bestandteile einer Rechnung sind damit klar umrissen. Logo, Bankverbindung und Zahlungsziel stehen auf fast jeder Rechnung, gehören aber nicht zu den Pflichtangaben. Was eine Rechnung grundsätzlich ausmacht, liest du im Überblick zur Rechnung.

Auf die Rechnung gehört dein vollständiger Name oder Firmenname mit Anschrift. Dasselbe gilt für deinen Kunden, also den Leistungsempfänger. Ein Postfach oder eine c/o-Adresse genügt, wenn dein Kunde darüber erreichbar ist. Bei Firmenkunden schreibst du den Namen so, wie er im Handelsregister steht.

Du gibst entweder deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an, eine der beiden genügt. Willst du deine Steuernummer schützen, nutzt du die USt-IdNr. Bei Rechnungen ins EU-Ausland brauchst du sie ohnehin. Mehr zur Steuernummer und wie sie sich von der Steuer-ID unterscheidet, findest du im Lexikon.

Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung schreibst. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und darf nur ein einziges Mal vorkommen. Lücken sind erlaubt, solange jede Nummer eindeutig bleibt. Du kannst mit Präfixen arbeiten, etwa mit Jahr oder Kundenkürzel, und mehrere Nummernkreise parallel führen.

Beschreibe genau, was du geliefert oder geleistet hast. Bei Waren nennst du Menge und handelsübliche Bezeichnung, bei Dienstleistungen Art und Umfang. Eine Angabe wie „Beratung“ ohne Umfang reicht nicht. Beim Leistungszeitpunkt genügt der Kalendermonat, etwa „Leistungszeitraum Oktober 2026“. Fällt die Leistung auf den Tag der Rechnung, schreibst du „Rechnungsdatum entspricht Leistungsdatum“.

Das Entgelt ist der Nettobetrag. Verkaufst du Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen, teilst du das Entgelt danach auf. Vereinbarte Rabatte oder Skonto gehören ebenfalls auf die Rechnung, wenn sie noch nicht im Preis stecken. Darunter stehen Steuersatz und Steuerbetrag in Euro. Ist eine Leistung steuerfrei, ersetzt ein Hinweis auf die Steuerbefreiung diese Angaben.

Zwei Angaben brauchst du nur in bestimmten Fällen:

1. Erbringst du für einen Privatkunden eine Bauleistung oder eine sonstige Leistung rund um ein Grundstück, gilt ein Sonderfall. Dann weist du ihn darauf hin, dass er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss.
2. Stellt dein Kunde die Abrechnung aus, etwa bei Provisionen, muss das Wort „Gutschrift“ darauf stehen. Wie eine Gutschrift funktioniert, erklärt das Lexikon.

Für eine Rechnung bis 250 Euro brutto gelten die Regeln der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Sie braucht nur deinen Namen und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum und die Menge und Art der Leistung. Dazu kommen der Bruttobetrag und der Steuersatz. Name und Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer entfallen. Bei Lieferungen ins EU-Ausland und im Reverse-Charge-Verfahren gilt die Erleichterung nicht.

Seit 2025 regelt § 34a UStDV die Rechnung von Kleinunternehmern. Sie enthält Name und Anschrift von dir und deinem Kunden sowie deine Steuernummer oder USt-IdNr. Dazu kommen das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung und der Gesamtbetrag. Außerdem gehört ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung darauf, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt schreibt das Gesetz nicht mehr vor, für deine Buchhaltung bleiben sie trotzdem sinnvoll.
Ein Beispiel zeigt der Artikel zur Rechnung als Kleinunternehmer. Dort findest du auch Formulierungen für den Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Manchmal schuldet dein Kunde die Umsatzsteuer, etwa bei Bauleistungen unter Bauunternehmen oder bei Dienstleistungen an Firmen im EU-Ausland. In diesem Fall weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen steht auf der Rechnung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Bei Geschäften in der EU nennst du zusätzlich deine USt-IdNr. und die deines Kunden. Wie das Reverse-Charge-Verfahren im Detail funktioniert, liest du im eigenen Artikel.
Rechnungen über Dienstleistungen in andere EU-Länder musst du bis zum 15. des Folgemonats ausstellen. Die Frist ist deutlich kürzer als bei Rechnungen im Inland.

GmbH und UG nennen auf jeder Rechnung zusätzlich die Angaben für Geschäftsbriefe nach § 35a GmbHG. Dazu gehören Rechtsform und Sitz der Gesellschaft sowie das Registergericht mit der Handelsregisternummer. Außerdem nennst du alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Eingetragene Kaufleute geben Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer an. Diese Angaben stehen meist in der Fußzeile.

Lexware Office ist eine E-Rechnung-Software, die jede Pflichtangabe ins richtige Feld des Datensatzes setzt. Auch eingehende E-Rechnungen verarbeitest du dort und legst sie GoBD-konform ab.