Krankmeldung: Das sollten Arbeitgeber wissen

Fällt ein Mitarbeiter aus, ist er dazu verpflichtet, sich bei dir als Arbeitgeber unverzüglich krankzumelden. Als Arbeitgeber darfst du bei einer Krankmeldung allerdings keine Auskunft über die Diagnose erwarten, denn woran ein Mensch erkrankt ist, das ist Privatsache – einzig die voraussichtliche Dauer muss mitgeteilt werden.

Wenn jemand für zwei Wochen laut offizieller Krankmeldung krankgeschrieben ist und sich nach einer Woche wieder topfit fühlt, kann er oder sie wieder arbeiten, denn trotz Krankschreibung zu arbeiten, ist grundsätzlich erlaubt. Eine Gesundschreibung durch die Ärztin oder den Arzt braucht es nicht, du kannst im Zweifel aber eine ärztliche Untersuchung verlangen, denn immerhin hast du als Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht (auch gegenüber den gesunden Beschäftigte, die sich z. B. bei dem Erkrankten anstecken könnten).

Die Krankschreibung ist kein Arbeitsverbot, sondern gibt nur eine Prognose über den wahrscheinlichen Krankheitsverlauf ab. Arbeitnehmer sind aber nicht verpflichtet zu arbeiten, solange sie krankgeschrieben sind – selbst wenn sie sich arbeitsfähig fühlen. Als Chef darfst du auch nicht von Beschäftigten verlangen, trotz einer Krankmeldung zu arbeiten.

Ist die erkrankte Person früher wieder arbeitsfähig, ist es ratsam, wenn sie ihre Krankschreibung korrigieren lässt. So erhalten du und die Krankenkasse einen Nachweis über die frühere Arbeitsfähigkeit.

Wie schnell müssen Angestellte über eine Krankmeldung informieren?
Unverzüglich. Sobald Angestellte arbeitsunfähig sind, müssen sie Bescheid geben, spätestens bis zum Arbeitsbeginn am ersten Tag der Krankheit.

Wer schon vorher einen Ausfall einplanen kann, weil beispielsweise eine geplante Operation ansteht, muss auch dies so früh wie möglich mitteilen. Die so genannte Anzeigepflicht ist in Paragraf 5 im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) geregelt.

Mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz hat die Bundesregierung am 10. Juli 2026 eine neue Regelung zur Teilarbeitsunfähigkeit verabschiedet. Die Neuregelung tritt zum 1. Januar 2028 in Kraft. Demnach können gesetzlich versicherte Arbeitnehmer bei einer Erkrankung, die voraussichtlich mehr als vier Wochen andauert, ihre Tätigkeit teilweise ausüben. Das kann z. B. bei psychischen oder onkologischen Erkrankungen der Fall sein. Ärte oder Ärztinnen können Betroffene dann zu 25, 50 oder 75 Prozent arbeitsfähig schreiben, wobei sich die Prozentzahlen auf die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beziehen.

Die Inanspruchnahme einer Teilarbeitsunfähigkeit setzt die Freiwilligkeit der Arbeitnehmenden, aberauch die Zustimmung des Arbeitgebers voraus. Ob der Arbeitsplatz dafür geeignet ist, musst du als Arbeitgeber beurteilen und innerhalb von sieben Kalendertagen prüfen. Stimmst du zu, musst du deinem Arbeitnehmer den Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme in Textform mitteilen. Lehnst du ab oder stimmst nicht rechtzeitig zu, wird die Teilarbeitsunfähigkeit wie eine vollständige Arbeitsunfähigkeit behandelt. Gleiches gilt, wenn die Teilarbeitsunfähigkeit im attestierten Zeitraum durch dich oder deinen Mitarbeiter beendet wird.

Doch wie sieht es mit dem Krankengeld aus? Dein Mitarbeiter hat Anspruch auf teilweises Krankengeld, wenn er die Arbeit in Teilen ausübt. Du bist verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit mit anteiligem Arbeitsentgelt zu vergüten. Die Dauer des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung wird durch eine Teilarbeitsunfähigkeit nicht beeinflusst.

Wenn Mitarbeiter krankgeschrieben werden, bist du als Arbeitgeber verpflichtet, den Lohn weiter zu zahlen. Das kann gerade für kleinere Firmen schnell zu einer hohen finanziellen Belastung werden, weshalb der Gesetzgeber mit der Umlage U1 eine Entgeltfortzahlungsversicherung für kleine und mittlere Betriebe vorsieht, bei der normalerweise zwischen 40 % und 80 % der Aufwendungen erstattet werden, wobei jeweils von dir explizit ein Antrag zu stellen ist.

Dauert die Krankheit länger als sechs Wochen, springt die Krankenkasse ein und der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin bekommt von der Krankenkasse Krankengeld. Geregelt ist das Sozialgesetzbuch Buch Fünf (§ 44 SGB V). DAs Krankengeld beträgt 70 Prozent des Bruttolohns und höchstens 90 Prozent des Nettolohns.

Nicht jeder Versicherte kann sich bei Krankheit auf Krankengeld berufen. Wer von der Familienversicherung profitiert, hat das Nachsehen, ebenso wie Privatversicherte, Studenten oder Minijobber.

Nicht alle Arbeitnehmer wissen das oder kennen sich mit den Feinheiten der Langzeitkrankmeldung aus. Es ist zwar nicht deine Aufgabe als Vorgesetzter darüber zu informieren – aber es kann eine hilfreiche Geste sein, in solchen Fällen darauf aufmerksam zu machen, wenn sich eine längere Erkrankung abzeichnet, damit die Betroffenen sich um ihren Unterhalt an anderen Stellen kümmern können.

Eine krankheitsbedingte Kündigung fällt unter die personenbedingte Kündigung und kann ausgesprochen werden, wenn ein Arbeitnehmer – der unter das Kündigungsschutzgesetz fällt – aufgrund von Krankheit den Arbeitsvertrag künftig nicht mehr erfüllen kann.

Eine Kündigung wegen Krankheit ist dann möglich, wenn Mitarbeiter entweder sechs Wochen im Jahr oder länger krankheitsbedingt fehlen oder absehbar ist, dass du auch in Zukunft keine Besserung sehen wirst. Bei so einem langen Zeitraum kann es vor allem in kleinen Firmen zu starken betrieblichen und wirtschaftlichen Beeinträchtigungen im Unternehmen kommen – und das rechtfertigt eine Kündigung von Seiten des Arbeitgebers. Krankheitsbedingte Kündigungen sind in der Regel Einzelfälle, bei denen viele Faktoren gegeneinander abgewogen werden müssen und die mit hohen rechtlichen Hürden verbunden sind.

In der Probezeit wiederum kann jederzeit ohne Angabe von Gründen fristgerecht gekündigt werden – z. B. auch wenn jemand schon in der Probezeit häufig Krankmeldungen einreicht.

Die berühmte Montagsmigräne oder die Arbeitnehmer, die auffällig oft nach einem fröhlichen Wochenende oder im Anschluss an einen Urlaub ein paar Krankheitstage nachlegen: Was kannst du als Arbeitgeber tun, wenn du den berechtigten Verdacht hast, dass jemand eine Krankmeldung für die persönliche Wellness nutzt?

Du kannst damit beginnen, dass du die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am ersten Krankheitstag anforderst. Achtung: Wenn du dies pauschal von allen Angestellten erwartest, muss ein gegebenenfalls vorhandener Betriebsrat zustimmen! Aber unabhängig vom Verdacht des Blaumachens steht dir diese Option frei.