Zusammenfassung
Die UVgO im Überblick
- Die UVgO regelt die Vergabe öffentlicher Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte.
- Aufträge bis 1.000 Euro können ohne formelles Verfahren direkt vergeben werden.
- Durch Präqualifizierung können Freelancer ihre Eignung vorab nachweisen.
- Die Verhandlungsvergabe ermöglicht Auftragsvergabe bis 50.000 Euro.
- Digitalisierung vereinfacht die Teilnahme an Ausschreibungen.
- Öffentliche Auftraggeber und Freelancer sollten besser zusammenarbeiten.
Definition
Was ist die UVgO?
Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ist eine Verfahrensregelung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge, deren Auftragswert unterhalb der EU-Schwellenwerte liegt. Sie ergänzt das Vergaberecht und soll kleinere sowie mittlere Unternehmen besser in öffentliche Ausschreibungen einbinden. Seit 2018 ist die elektronische Angebotsabgabe verpflichtend. Die UVgO regelt, unter welchen Bedingungen Direktvergaben, freihändige Vergaben oder Ausschreibungen durchgeführt werden müssen. Damit eröffnet sie auch Solo-Selbstständigen die Möglichkeit, an staatlichen Aufträgen teilzunehmen – vorausgesetzt, die formalen Voraussetzungen werden erfüllt.
Wie Sie mit kleinen Budgets große Chancen nutzen
Ein zentraler Aspekt der UVgO ist §14, der Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro netto erlaubt – ganz ohne Vergabeverfahren. Öffentliche Auftraggeber müssen lediglich die Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachten.
Für Freelancer bedeutet das:
- Keine umfangreichen Ausschreibungsunterlagen
- Kurze Entscheidungswege
- Geringe Konkurrenz durch Großagenturen
Wichtig: Die Vergabestelle soll zwischen Dienstleistern wechseln. Das erhöht die Chancen für neue Anbieter, wenn diese bekannt sind oder Kontakte pflegen.
Formale Anforderungen nicht unterschätzen
Viele Freelancer scheitern an formalen Details. Wer zum Beispiel eigene AGB einem Angebot beilegt, wird automatisch ausgeschlossen. In öffentlichen Ausschreibungen gelten ausschließlich die Bedingungen des Auftraggebers. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld mit den Vorgaben und Abläufen vertraut zu machen.
Folgende Stolpersteine treten häufig auf:
- Fehlende oder falsche Nachweise
- Nicht beachtete Fristen
- Unerlaubte Vertragsbedingungen
Präqualifizierung als strategischer Vorteil
Die Präqualifizierung ist eine Möglichkeit, sich dauerhaft für öffentliche Ausschreibungen zu qualifizieren. Dafür werden einmalig relevante Dokumente und Nachweise bei der Industrie- und Handelskammer eingereicht. Die Angaben werden geprüft und in die Datenbank aufgenommen.
Vorteile der Präqualifizierung:
- Vereinfachte Teilnahme an künftigen Vergaben
- Vertrauen der Vergabestellen
- Vermeidung formaler Fehler
Verhandlungsvergabe als Auftragsmodell
Neben der Direktvergabe erlaubt die UVgO auch die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb. Dabei wählt die Vergabestelle gezielt Dienstleister aus, die sie zur Angebotsabgabe auffordert. Die Wertgrenzen unterscheiden sich je nach Bundesland:
- Bis 30.000 Euro in vielen Regionen
- In einigen Bundesländern bis 50.000 Euro möglich
Damit Sie berücksichtigt werden, müssen Sie jedoch bei den Entscheidern bekannt sein – auch hier hilft eine frühzeitige Präqualifizierung.
Info
Öffentliche Auftraggeber kennen die Kreativszene oft nicht
Viele öffentliche Auftraggeber sind mit der digitalen Kreativbranche nicht ausreichend vertraut. Umgekehrt kennen Freelancer die komplexen gesetzlichen Regelungen nicht, die zwischen Bundesländern zudem variieren. Insbesondere in kleineren Kommunen erfolgt die Auftragsvergabe oft nebenbei durch Sachbearbeiter.
Herausforderungen dabei sind:
- Fehlendes Wissen über neue Dienstleistungen
- Hohe Bürokratiehürden für Freelancer
- Unterschiedliche Auslegungen je nach Bundesland
Deshalb sollten Freelancer ihre eigene Sichtbarkeit und Verständlichkeit erhöhen, um wahrgenommen zu werden.
Initiative: Öffentliche Kreativ-Aufträge verbessern
Die Allianz Deutscher Designer (AGD) hat das Projekt „Öffentliche Kreativ-Aufträge müssen besser werden“ ins Leben gerufen. Ziel ist es, die Kommunikation zwischen Vergabestellen und Kreativdienstleistern zu verbessern.
José Planas vom AGD sagt dazu:
„Zunächst einmal müssen vorhandene gute Gesetze auch angewendet werden. Außerdem ist es nötig, dort nachzuhaken, wo etwas schiefgelaufen ist.“
Kreative können ihre Erfahrungen – positive wie negative – unter creative-consult@planas.com melden. Das AGD-Team nutzt diese Rückmeldungen zur Beratung der Vergabestellen.
Info
Digitalisierung als Katalysator der Vereinfachung
Seit dem 19. Oktober 2018 ist bei öffentlichen Aufträgen die elektronische Angebotsabgabe Pflicht. Das betrifft:
- Die Teilnahmeunterlagen
- Die Angebotsabgabe
- Die gesamte Kommunikation
Auch für kleinere Aufträge unterhalb der Schwellenwerte bringt die Digitalisierung Vorteile. Ausschreibungen sind leichter auffindbar, Formulare können digital verwaltet werden, und der gesamte Prozess wird transparenter.
Freelancer sollten sich mit den neuen digitalen Tools und Plattformen vertraut machen, um Ausschreibungen effizient zu nutzen.
