Wer Angebote für Kunden kalkulieren muss, wird mit vielen Fragen konfrontiert. Z. B. mit der Berechnung eines wettbewerbsfähigen Preises oder mit der Berücksichtigung möglicher Risiken. Und nach der Auftragsabwicklung stellt sich die Frage, ob Sie mit dem berechneten Preis das gewünschte Ergebnis erzielen konnten. Lesen Sie hier, wie Sie mit Hilfe der Stundensatzrechnung einfach und schnell Angebote kalkulieren.
Grundlagen der Angebotskalkulation
Angebotskalkulation richtig durchführen
Risikoabwägung bei der Angebotskalkulation
Bevor Sie ein Angebot abgeben, sollte Sie sich über mögliche Risiken und Abhilfemaßnahmen Gedanken machen. Die Übersicht zeigt ausgewählte betriebswirtschaftliche Risiken sowie Ideen für Maßnahmen, mit denen sich die Risiken vermeiden oder reduzieren lassen.
| Risikofaktor | Lösungsoption | Eigene Anmerkungen |
|---|---|---|
| Ausfallwahrscheinlichkeit | Bonitätsprüfung, z. B. mittels Creditreform, Schufa, Bankauskunft, bei Neukunden immer, bei Stammkunden jährlich | |
| Mangelnde Übereinstimmung Bestellung und Angebot | Kritische eigene Prüfung vor Ab-gabe, ggf. Besprechung mit Kunden | |
| Fristgerechter Zahlungseingang, v. a. bei größeren Aufträgen/Projekten | Vereinbarung von Anzahlungen, (Firmen-)Lastschriften, Vorabzahlungen, kurze Zahlungsziele, Skonto o. ä. | |
| Termineinhaltung | Prüfung, ob Waren vorrätig sind, Abgleich benötigter Kapazitäten mit vorhandenen Kapazitäten, Anfrage bei Lieferanten/Fremdleistern nach Lieferterminen | |
| Preiskampf, „Rabattschlacht“ | Alleinstellungs-/Differenzierungsmerkmal erarbeiten, versuchen, mehr über Leistungsmerkmale, weniger über den Preis zu sprechen, Angebot individualisieren, um Vergleiche zu erschweren |
Nachkalkulation: Auftragserfolg nachträglich prüfen
Ist ein Auftrag abgewickelt, sollte Sie diesen ab einer festgelegten Größe, z. B. 500 Euro immer nachkalkulieren. Nachkalkulation bedeutet, dass Sie die Planwerte der Angebotskalkulation den tatsächlichen Werte gegenüberstellen. Dazu können Sie das gleiche Schema wie bei der Angebotskalkulation verwenden. So ist sichergestellt, dass Sie sofort erkennen, wo Abweichungen entstanden sind und können nach den Ursachen suchen.
Praxisfall: Angebotskalkulation im Garten- und Landschaftsbau
Herbert Müller betreibt einen Garten- und Landschaftsbaubetrieb. Er beschäftigt 8 Mitarbeiter und arbeitet mit einer Stundensatzkalkulation. Er hat es sich zur Gewohnheit gemacht, alle Aufträge zu kalkulieren und sich hierfür ein Schema erarbeitet (s. Abb. 1). In dieses trägt er zuerst Daten wie Kundenname, Auftragsbezeichnung und gewünschte Termine ein.
Um einen Auftrag in hoher Qualität zur Zufriedenheit des Kunden durchführen zu können, führt er mit ihnen mindestens zwei Gespräche. Aus den Kundenwünschen erstellt er eine Kalkulation. Beispielsweise plant er Materialeinsatz, Fremdleistungen für Arbeiten, die er selbst nicht umsetzen kann, etwa größere Erdarbeiten sowie die voraussichtlich benötigten Arbeitsstunden. Nach Möglichkeit sieht er hier eine Pufferposition vor, um bei auftretenden Problemen eine Reserve zu haben.
Da es in seiner Branche üblich ist, den Kunden bestimmte Kosten separat zu berechnen, hat er in seiner Kalkulation vorgesehen, u. a. Fahrtkosten und Frachten, gesondert auszuweisen. Müller hat in allen Kostenpositionen einen Gewinnzuschlag von 10 % sowie einen Aufschlag für Skonto von 2 % eingebaut. Am Ende wird auf den Netto-Angebotswert noch die Mehrwertsteuer aufgeschlagen.
Bei Aufträgen ab 500 Euro führt Müller immer eine Nachkalkulation durch. Dazu verwendet er das gleiche Schema wie bei der Angebotskalkulation (Abb. 2). In die Nachkalkulation trägt er alle Istwerte ein und legt die beiden Schemata nebeneinander. Änderungen gegenüber den Angebotswerten markiert er gelb und notiert sich die Ursachen.
