Wer Angebote für Kunden kalkulieren muss, wird mit vielen Fragen konfrontiert. Z. B. mit der Berechnung eines wettbewerbsfähigen Preises oder mit der Berücksichtigung möglicher Risiken. Und nach der Auftragsabwicklung stellt sich die Frage, ob Sie mit dem berechneten Preis das gewünschte Ergebnis erzielen konnten. Lesen Sie hier, wie Sie mit Hilfe der Stundensatzrechnung einfach und schnell Angebote kalkulieren.
Grundlagen der Angebotskalkulation
Die Berechnung eines realistischen Angebotspreises ist für Unternehmen oft schwierig, auch wenn sie über eine funktionierende Kalkulation verfügen. Denn bei der Auftragskalkulation werden mehr Informationen benötigt, als „nur“ reine Kostendaten. Z. B. sollten Sie genau erfragen, was Ihr Kunde möchte und ob Sie die Leistungen erbringen können. Das ist elementar, damit Sie ein für beide Seiten zufriedenstellendes, maßgeschneidertes Angebot erstellen können. Außerdem sollten Sie Kapazitäten, Termine und Informationen zur Risikobegrenzung einholen (siehe folgende Punkte).
Um ein Angebot zu erstellen, werden für Kalkulationszwecke vor allem Informationen zu diesen Punkten benötigt:
- Genauer Kundenwunsch (Basis für alle weiteren Punkte, sonst sind realistische Kalkulationen nicht möglich)
- Materialkosten/-preise
- Kosten für Fremdleistungen
- Anzahl benötigter Arbeitsstunden (ggf. Maschinenstunden)
- Kosten für Arbeits-/Maschinenstunden (ohne Material und Fremdleistungen)
- Sonstige Kosten, die zusätzlich berechnet werden, z. B. Fahrt, Verpackung, Gebühren, Fracht
- Termine (mind. Auftragsbeginn/–ende, ggf. Meilensteine)
- Bonitätsinformationen von Kunden
- Kapazitätsprüfung (kann ein Auftrag im geplanten Zeitrahmen erledigt werden)
Angebotskalkulation richtig durchführen
Ist mit dem Kunden geklärt was er will, wird im nächsten Schritt die eigentliche Kalkulation erstellt. Die Kalkulation ist ein internes Dokument, das der Kunde i.d.R. nicht zu sehen bekommt. Daher können und sollen hier alle Positionen „im Klartext“ festgehalten werden. Im Angebot steht später lediglich, wie hoch z. B. Material-, Fremdleistungs- und Lohnkosten sind.
In die Auftragskalkulation sollten Sie zunächst allgemeine Daten wie Kundeninformationen, eine Auftragsbezeichnung und wesentliche Termine eingetragen. Im Anschluss geben Sie mögliche Materialkosten sowie evtl. Fremdleistungskosten ein. Hierzu sollten Sie mit Lieferanten und Subunternehmern vorab klären, ob Lieferfähigkeit besteht bzw. ob die gewünschten Termine von Subunternehmern eingehalten werden können. Zudem sollten Sie prüfen, ob Sie selbst ausreichende Kapazitäten zur Verfügung haben.
Erst dann können Sie Kunden verbindliche Start- und Endtermine zusagen. Parallel sollten Sie, anhand der mit dem Kunden getroffenen Vereinbarungen, die Stundenzahl je Mitarbeiter planen.
Grundsätzlich ist es sinnvoll, eine Position für Unvorhergesehenes einzusetzen, um bei Verzögerungen o. ä. eine Reserve zu haben. Das ist natürlich nur möglich, wenn Sie sich in einem Umfeld bewegen, in dem Sie zumindest kleine Spielräume zur Preisgestaltung haben. Je nach Branche und Gepflogenheiten sollten Sie bestimmte Kosten, z. B. Fahrt, Verpackung oder Fracht, separat berechnen. Der Auftragswert ergibt sich, indem Sie Kosten, Gewinn und mögliche Nachlässe addieren.
Bei allen Positionen sollten Sie in der Kalkulation mit Gewinn sowie mit Aufschlägen für evtl. Skonto und Rabatte rechnen, um später für die Angebotserstellung „Umrechnungen“, z. B. von einem reinem Kosten-Stundensatz auf einen Satz mit Gewinnzuschlag zu vermeiden.
Wer z. B. mit einen Kosten-Stundensatz von 50 Euro kalkuliert, und mit jeder Stunde 10 % Gewinn erzielen möchte, sollte in der Kalkulation bereits mit 55 Euro rechnen, um nachher nicht aus 50 Euro netto pro Stunde und Position in das Angebot übertragen zu müssen.
Hinweis: Rabatte und Skonto müssen im Hundert berechnet werden. Wird ein Nachlass nur aufgeschlagen, führt die fehlerhafte Kalkulation dazu, dass Sie nicht den Gewinn erzielen, den Sie sich vorstellen. Beträgt der Auftragswert z. B. 1.000 Euro und wollen Sie 10 % Rabatt gewähren, erhalten Sie bei Rechnung auf Hundert 1.100 Euro, bei Rechnung im Hundert 1.111,11 Euro. Werden pro Jahr z. B. 50 Aufträge erledigt, reduziert sich der Gewinn um fast 560 Euro.
Risikoabwägung bei der Angebotskalkulation
Bevor Sie ein Angebot abgeben, sollte Sie sich über mögliche Risiken und Abhilfemaßnahmen Gedanken machen. Die Übersicht zeigt ausgewählte betriebswirtschaftliche Risiken sowie Ideen für Maßnahmen, mit denen sich die Risiken vermeiden oder reduzieren lassen.
| Risikofaktor | Lösungsoption | Eigene Anmerkungen |
|---|---|---|
| Ausfallwahrscheinlichkeit | Bonitätsprüfung, z. B. mittels Creditreform, Schufa, Bankauskunft, bei Neukunden immer, bei Stammkunden jährlich | |
| Mangelnde Übereinstimmung Bestellung und Angebot | Kritische eigene Prüfung vor Ab-gabe, ggf. Besprechung mit Kunden | |
| Fristgerechter Zahlungseingang, v. a. bei größeren Aufträgen/Projekten | Vereinbarung von Anzahlungen, (Firmen-)Lastschriften, Vorabzahlungen, kurze Zahlungsziele, Skonto o. ä. | |
| Termineinhaltung | Prüfung, ob Waren vorrätig sind, Abgleich benötigter Kapazitäten mit vorhandenen Kapazitäten, Anfrage bei Lieferanten/Fremdleistern nach Lieferterminen | |
| Preiskampf, „Rabattschlacht“ | Alleinstellungs-/Differenzierungsmerkmal erarbeiten, versuchen, mehr über Leistungsmerkmale, weniger über den Preis zu sprechen, Angebot individualisieren, um Vergleiche zu erschweren |
Nachkalkulation: Auftragserfolg nachträglich prüfen
Ist ein Auftrag abgewickelt, sollte Sie diesen ab einer festgelegten Größe, z. B. 500 Euro immer nachkalkulieren. Nachkalkulation bedeutet, dass Sie die Planwerte der Angebotskalkulation den tatsächlichen Werte gegenüberstellen. Dazu können Sie das gleiche Schema wie bei der Angebotskalkulation verwenden. So ist sichergestellt, dass Sie sofort erkennen, wo Abweichungen entstanden sind und können nach den Ursachen suchen.
Ziel der Nachkalkulation ist es zu überprüfen, ob Sie mit einem Auftrag den geplanten Verdienst erreicht haben. Außerdem gilt es - aus möglichen Fehlern - zu lernen, was Sie künftig besser machen können. Im Rahmen der Nachkalkulation sollten Sie alle Kosten positionsweise gegenüberstellen, um Abweichungen zu erkennen. Die Ursachen für die Abweichungen sollten Sie untersuchen, um daraus Ableitungen für die Zukunft zu schließen. Stellen Sie bei mehreren Nachkalkulationen z. B. fest, dass Sie stets mehr Stunden benötigen, als kalkuliert, sollten Sie versuchen diesen Fehler künftig durch Ansatz von mehr Stunden zu beheben. Stellt sich heraus, dass Sie Termine häufiger nicht einhalten, kann es z. B. notwendig sein, die interne Organisation zu verbessern oder Aufträge mit etwas mehr Zeit zu kalkulieren.
Praxis-Tipp: Auch bei positiven Abweichungen sollten Sie sich überlegen, warum es besser gelungen ist als gedacht. Konnte ein Auftrag z. B. schneller erledigt werden als geplant, sollten Sie prüfen, woran das gelegen hat. Dann ist es künftig u. U. möglich, mehr Aufträge zu erledigen und den Gewinn zu steigern. Auch stabile Auftragspreise haben positive Folgen für die Gewinnentwicklung.
Praxisfall: Angebotskalkulation im Garten- und Landschaftsbau
Herbert Müller betreibt einen Garten- und Landschaftsbaubetrieb. Er beschäftigt 8 Mitarbeiter und arbeitet mit einer Stundensatzkalkulation. Er hat es sich zur Gewohnheit gemacht, alle Aufträge zu kalkulieren und sich hierfür ein Schema erarbeitet (s. Abb. 1). In dieses trägt er zuerst Daten wie Kundenname, Auftragsbezeichnung und gewünschte Termine ein.
Um einen Auftrag in hoher Qualität zur Zufriedenheit des Kunden durchführen zu können, führt er mit ihnen mindestens zwei Gespräche. Aus den Kundenwünschen erstellt er eine Kalkulation. Beispielsweise plant er Materialeinsatz, Fremdleistungen für Arbeiten, die er selbst nicht umsetzen kann, etwa größere Erdarbeiten sowie die voraussichtlich benötigten Arbeitsstunden. Nach Möglichkeit sieht er hier eine Pufferposition vor, um bei auftretenden Problemen eine Reserve zu haben.
Da es in seiner Branche üblich ist, den Kunden bestimmte Kosten separat zu berechnen, hat er in seiner Kalkulation vorgesehen, u. a. Fahrtkosten und Frachten, gesondert auszuweisen. Müller hat in allen Kostenpositionen einen Gewinnzuschlag von 10 % sowie einen Aufschlag für Skonto von 2 % eingebaut. Am Ende wird auf den Netto-Angebotswert noch die Mehrwertsteuer aufgeschlagen.
Bei Aufträgen ab 500 Euro führt Müller immer eine Nachkalkulation durch. Dazu verwendet er das gleiche Schema wie bei der Angebotskalkulation (Abb. 2). In die Nachkalkulation trägt er alle Istwerte ein und legt die beiden Schemata nebeneinander. Änderungen gegenüber den Angebotswerten markiert er gelb und notiert sich die Ursachen.
Zusätzlich stellt Müller die zusammengefassten Positionen, z. B. Material, Arbeitsstunden als Summen gegenüber (Abb. 3), um zu sehen, woher die Abweichungen vor allem kommen. Müller unterstellt, dass die Kostensteigerungen vollständig zu Lasten seines Gewinns gehen. Müller erzielt statt rund 370 Euro nur noch einen Gewinn von knapp 150 Euro.
Müller prüft stets, warum es zu Abweichungen gekommen ist, auch wenn die Werte besser ausfallen als geplant. Künftig will er sich bei Gartenarbeiten noch besser über Boden- und Pflanzenqualität informieren, um seinen Kunden ein genaueres Angebot unterbreiten zu können. Die Ursachen für die Terminüberschreitung sind beim vorliegenden Auftrag unkritisch und nicht beeinflussbar. Daher bleiben sie von Müller unbeachtet.
