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Lohnsteuer-Nachschau: Das sollten Unternehmer wissen

Lohnsteuerprüfer bei einer Lohnsteuer-Nachschau im Unternehmen
Von Inka Schmied
Aktualisiert am: 28.08.2015

Die Lohnsteuer ist mittlerweile neben der Umsatzsteuer die wichtigste Geldquelle des Staates. Um diese Einnahmequelle zu sichern und Schwarzarbeit wirkungsvoll zu bekämpfen, hat der Staat den Finanzbehörden ein neues Instrument an die Hand gegeben: Analog zur Umsatzsteuer-Nachschau gibt es nun auch die Lohnsteuer-Nachschau. Diese ermöglicht den Lohnsteuerprüfern, sich spontan und vor Ort ein Bild von einem Unternehmen zu machen – anders als bei der Lohnsteuer-Außenprüfung, die rechtzeitig vor Prüfungsbeginn angekündigt werden muss.

Die Lohnsteuer-Nachschau erfolgt nur in besonderen Fällen

Die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung im herkömmlichen Sinn. Hier werden meist nur wenige unklare Dinge schnell geklärt, ohne sich mit Einzelheiten aufzuhalten. Mit der Lohnsteuer-Nachschau will der Gesetzgeber die zeitnahe ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer sicherstellen. Im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau will die Finanzbehörde überprüfen, ob die buchhalterischen und papiermäßigen Abläufe in der Lohnbuchhaltung auch tatsächlich so stattfinden oder stattgefunden haben, wie sie gegenüber dem Finanzamt angegeben wurden. Zu diesem Zweck hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, sich vor Ort in einem Betrieb einen Eindruck zu verschaffen über:

  • die räumlichen Verhältnisse,
  • das tatsächlich eingesetzte Personal,
  • den üblichen Geschäftsbetrieb.

Finanzamt und Zoll arbeiten jetzt auf Baustellen zusammen

Im Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit (SchwarzArbG) wurde beim Zoll die Abteilung „Finanzkontrolle Schwarzarbeit“ eingerichtet. Im Volksmund auch „Gerüstschüttler“ genannt. Ziel war die Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung. Hierzu werden vor Ort (z. B. auf Baustellen) entsprechende Kontrollen durchgeführt. Für die Prüfung steuerlicher Sachverhalte sind aber eigentlich die Landesfinanzbehörden zuständig. Deshalb werden demnächst Lohnsteuer-Außenprüfer alleine oder zusammen mit Prüfern der Bundeszollverwaltung verstärkt auffällige Betriebe oder Baustellen kontrollieren.

Ablauf einer Lohnsteuer-Nachschau

Prüfung vor Ort während der Geschäftszeiten

Eine Lohnsteuer-Nachschau findet während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Die Lohnsteuer-Prüfer können ohne vorherige Ankündigung und unabhängig von einer Lohnsteuer-Außenprüfung Grundstücke und Räume von Personen betreten, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben. Betroffene Personen müssen auf Verlangen Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorzulegen und Auskünfte erteilen.

Der Prüfer muss Sie über Rechte, Pflichten, Umfang und Anlass der Lohnsteuer-Nachschau aufklären

Vor Beginn der Prüfung muss der Prüfer Sie über Ihre Rechte und Pflichten belehren. Außerdem muss er Ihnen sagen, aus welchem konkreten Anlass die Prüfung stattfindet und welchen Umfang die Lohnsteuer-Nachschau haben soll.

Achtung: Eine strafbefreiende Selbstanzeige in Bezug auf den vom Prüfer genannten Anlass und Umfang der Nachschau ist nicht mehr möglich, wenn der Lohnsteuerprüfer im Haus ist. Denn wenn eine steuerliche Prüfung begonnen hat, ist die strafbefreiende Selbstanzeige ausgeschlossen. Da die Lohnsteuer-Nachschau während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Lohnsteuer-Außenprüfung stattfindet, haben Sie also keine Möglichkeit, eine Lohnsteuer-Nachschau im Vorhinein abzuwehren. Diese Sperrwirkung für die strafbefreiende Selbstanzeige bezieht sich aber nur auf den vom Finanzamt intern festgelegten Anlass und Umfang der Nachschau. Bestehen Sie deshalb darauf, dass der Prüfer Ihnen den Gegenstand der Lohnsteuer-Nachschau genau mitteilt.

Zutritt zur Privatwohnung ist die absolute Ausnahme

Der Prüfer darf unangemeldet erscheinen und Grundstücke und Räume betreten, in denen der Arbeitgeber seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit ausübt. Er muss lediglich die üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten beachten. Eine Nachschau nach Laden- bzw. Geschäftsschluss, zum Beispiel in den späten Abendstunden, ist nicht zulässig.

Die Privatwohnung darf der Prüfer dagegen nur mit Ihrem Einverständnis betreten. Es sei denn, hier wird die Tätigkeit ausgeübt oder der Prüfer hat einen konkreten Verdacht, z. B. wenn hier Geschäftsunterlagen oder sonstige Beweismittel über nicht versteuerte Geldzahlungen und illegale Beschäftigung aufbewahrt werden, die vernichtet oder wegschafft werden könnten.

Ausnahmsweise darf die Wohnung zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung ohne Zustimmung betreten werden darf.

Sie müssen Unterlagen vorlegen und Auskünfte erteilen

Sie müssen dem Prüfer Auskünfte erteilen und alle geforderten Lohnunterlagen vorlegen. Dies sind neben den Lohnkonten und Lohnabrechnungen auch Personalakten und Vereinbarungen mit dem Arbeitnehmer. Hinzu kommen gegebenenfalls auch die entsprechenden Buchungsbelege, z. B. Bank- und Abrechnungsbelege, Ausgangsrechnungen usw..

Tipp: Der Prüfer hat kein Recht, den Betrieb selbst zu durchsuchen. Er darf nur Unterlagen von Ihnen fordern!

Aus der Lohnsteuer-Nachschau kann eine Lohnsteuer-Außenprüfung werden

Besonderheiten kommen auf Sie zu, wenn in der Lohnsteuer-Nachschau Unregelmäßigkeiten aufgedeckt werden, beispielsweise nicht versteuerte Löhne, sonstige Leistungen oder Scheinselbstständigkeit. Um die Erkenntnisse der Lohnsteuer-Nachschau nicht zu gefährden, ist ein nahtloser Übergang zur Lohnsteuer-Außenprüfung möglich. Eine gesonderte Prüfungsanordnung ist hierfür nicht erforderlich. Der Prüfer muss Sie nur auf den Übergang von der Nachschau zur Außenprüfung schriftlich hinweisen und den Prüfungsumfang festlegen.

Einspruch gegen die Lohnsteuer-Nachschau

Sie können gegen die Verwaltungsakte, die als Ergebnis einer Lohnsteuer-Nachschau ergehen, Einspruch einlegen. Dies kann schriftlich beim Prüfer erfolgen oder auch im Anschluss an die Prüfung. Über den Einspruch entscheidet der Prüfer sofort bzw. später das Finanzamt.

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