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Rechnungswesen lernen: So geht's

Von Hans Peter Rühl
Aktualisiert am: 02.03.2017

In Sachen Rechnungswesen, Buchhaltung und Steuern verlangen die Finanzbehörden deutschen Unternehmen eine ganze Menge ab. Fakt ist: Um die Bürokratie kommen Sie nicht herum. Und auch wenn Ihr Steuerberater die Detailarbeit erledigt, sollten Sie als Unternehmer doch zumindest das Grundprinzip des Rechnungswesens lernen und verstehen. Darüber hinaus gibt es aber auch noch andere Gründe, sich mit Offene-Posten-Listen und T-Konten zu beschäftigen. Einer davon ist: Sie erhalten wertvolle Informationen über Ihr Unternehmen. Dieses Wissen ist die Basis für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Das erscheint Ihnen zu banal? Sie wollen lieber gleich die großen, die wichtigen Auswertungen nutzen, Bilanzen und Ergebnisrechnungen? Ganz offen: das geht nur mit Erfahrung und Buchhaltungswissen.  

Wer Soll und Haben, T-Konten und einige andere grundlegende Dinge im Rechnungswesen nicht wirklich verstanden hat, wird auch anspruchsvolle Sachverhalte wie Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten nicht verstehen und in der Folge auch nicht den ganz großen Erkenntnisgewinn aus Bilanzen oder Ergebnisrechnungen ziehen können.

Ein Beispiel: Der Buchungssatz „Fuhrpark an Kasse“ erfasst den Einkauf eines Fahrzeugs gegen Barzahlung. Durch die genutzten T-Konten wird ersichtlich:

  • Ein liquiditätswirksames Konto (Kasse) wird bebucht, also ist der Cashflow betroffen.
  • Erfolgskonten (Aufwand, Ertrag) sind nicht betroffen, also kann der Geschäftsvorfall keine Gewinnwirkung haben.
  • Das Anlagevermögen wird berührt (Fuhrpark), also erfolgt eine Verschiebung liquider Mittel in längerfristige Investitionen.
  • Es sind zukünftig Gewinnminderungen zu erwarten, da dieses Konto Abschreibungen unterliegt.

Allein der Buchungssatz liefert bereits die genannten Informationen. Sicher: Das Beispiel Fahrzeugkauf ist noch sehr offensichtlich. Aber die Denkweise hilft auch bei deutlich komplexeren Fragestellungen (z. B. Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten), deren Auswirkungen Ihnen mit einer T-Kontenstruktur viel schneller offenbart werden. Die Bildung einer Rückstellung (z. B. „Schadenersatz an Rückstellungen für Schadenersatz“)

  • berührt ein Eigenkapitalkonto (Aufwandskonto Schadenersatz) und ist somit offensichtlich  gewinnwirksam.
  • berührt kein liquiditätswirksames Konto (Bank oder Kasse) und ist somit nicht liquiditätswirksam (entgegen dem verbreiteten Missverständnis, dass bei der Bildung von Rückstellungen „Geld auf die Seite gelegt“ wird).
  • wird höchstens indirekt liquiditätswirksam, wenn in Gewinnjahren durch die Ergebnisminderung Steuern reduziert oder die Ausschüttungsbasis verringert wird.

Ich weiß von vielen Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Bilanzbuchhaltern, dass sie sich im Tagesgeschäft regelmäßig T-Konten-Strukturen aufmalen, wenn sie Sachverhalte nachvollziehen wollen. Wenn Sie mehr dazu lernen wollen, nutzen Sie gerne meinen kostenlosen „Grundlagenpodcast Rechnungswesen“, der in 12 Episoden die doppelte Buchführung mit Soll und Haben erklärt. Weitere Infos finden Sie auch auf meiner Homepage.

Tipp 4: Konzentrieren Sie sich zunächst auf Liquidität und Erfolg

Verlieren Sie sich nicht in Details. Versuchen Sie, das Prinzip des Rechnungswesens zu verstehen, um ein möglichst gutes Gesamtbild Ihres Unternehmens zu erhalten. Zum Gesamtbild gehört die Frage, wie sich Liquidität (Geldfluss) und Erfolg (Gewinn oder Verlust) verändern.

Nicht alle Geschäftsvorfälle haben Einfluss auf Liquidität oder Erfolg. Manche Geschäftsvorfälle sind gewinn- und liquiditätswirksam, manche betreffen nur einen der beiden Bereiche, und andere wiederum sind weder das eine, noch das andere.  

Kaufen Sie eine Maschine gegen 60 Tage Zahlungsziel, ist keiner der beiden Aspekte betroffen. Sie haben mehr Maschinen (Anlagevermögen steigt), gleichzeitig mehr Schulden (Verbindlichkeiten steigen), aber ein direktes Liquiditätskonto wie Kasse oder Bank oder ein Erfolgskonto sind nicht berührt.

Zahlen Sie nach 60 Tagen die Maschine, sinkt Ihr Bankkonto, aber auch Ihr Schuldenstand. Noch immer ist keine Gewinnwirkung gegeben, wohl aber jetzt eine direkte Liquiditätswirkung durch den Geldabfluss. Erst wenn Sie die Maschine am Jahresende mit 10 Prozent abschreiben, wird dieser Geschäftsvorfall erfolgswirksam - jetzt aber ohne Liquiditätswirkung, denn Geld fließt nicht.  

Wenn Sie Ihre Geschäftsvorfälle in diese Kategorien einteilen, werden die Auswertungen verständlicher: Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zeigt Ihnen ausschließlich ihre erfolgswirksamen Vorfälle, das erklärt auch, warum Sie keine Bilanzkonten darin sehen. Die Liquiditätsplanung hingegen zeigt Ihnen ausschließlich die Vorgänge mit Geldfluss. Die SuSa (Summen- und Saldenliste) zeigt Ihnen alle T-Konten für alle Geschäftsvorfälle, damit Sie im Einzelnen erkennen, wie sich individuelle T-Konten verändert haben. 

Alles andere ist zwar nicht unwichtig, aber nachrangig. Wenn Sie Buchhaltung verstehen, sehen Sie auf einen Blick, wie sich Ihr Gewinn oder Verlust (Erfolg) oder Ihre Liquidität (Cashflow) entwickelt haben, zumal sich mit allen Buchhaltungsprogrammen übersichtlich zusammengefasste Auswertungen (BWAs und weitere) erstellen lassen. Wenn Sie durch Buchhaltungskenntnisse diese Zusammenhänge verstehen, müssen Sie Ihre Steuerberatung nie mehr fragen, warum ein Verlust entstanden ist, obwohl doch der Kontostand bei der Bank so hoch ist.

Lesen Sie unbedingt auch das eBook Rechnungswesen kompakt, in dem Sie viele weiterführende Informationen rund um das Thema finden.

Tipp 5: Arbeiten Sie intensiv mit Profis zusammen

Ich halte es heute noch so: Details der Buchhaltung interessieren mich nicht (beispielsweise ob das Konto 4711 oder 4712 bebucht wird), denn das macht mein Steuerberater. Sehr wohl aber interessieren mich die kaufmännischen Auswertungen meiner Firma bzw. die Auswertungen meiner Beratungskunden.

Hat sich beispielsweise der Materialaufwand im Vergleich zum Vorjahr geändert? Das sieht man in der BWA, wenn diese neben dem Materialverbrauch dieses Jahres auch den Vorjahrsverbrauch ausweist.

Allerdings: In der BWA selbst sehen Sie nur eine Position „Materialverbrauch“. Lassen Sie sich deshalb von der Steuerberatung den Wertenachweis zeigen! Das ist eine zusätzliche Auswertung, die angibt, welche T-Konten sich hinter einer BWA-Position verstecken. Hintergrund: Die BWA ist in Zeilen untergliedert, die Nummern haben. Angenommen, „Materialverbrauch“ sei Zeile 10. Dann listet der Wertenachweis unter Zeile 10 jedes einzelne Materialverbrauchskonto auf, das in die BWA-Summe „Materialverbrauch“ eingeflossen ist. Wenn Sie ein besonders auffälliges Materialverbrauchskonto entdecken, können Sie sich dort jede einzelne Buchung ansehen und ggfs. den Einzelbeleg anfordern. 

Wenn Sie auf Auffälligkeiten stoßen, sprechen Sie darüber mit Ihrer Steuerberatung oder Bilanzbuchhaltung, die Ihnen die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen detailliert erläutern kann. Das Geld dafür ist gut investiert: Den Kosten für die Beratung stehen meist wichtige kaufmännische Erkenntnisse gegenüber, die eine professionelle Unternehmensführung ermöglichen.

Fazit: Rechnungswesen und Buchhaltung sind ein Schatz voller Informationen, den Sie regelmäßig nutzen sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie das Prinzip verstehen, dann führen Sie kompetent Ihre Bankverhandlungen, sprechen auf Augenhöhe mit Ihrem Steuerberater und bleiben bei Fragen zu Ihrer Bilanz stets souverän. Und vor allem: Sie steuern Ihr Unternehmen gewinnorientiert.

5 Tipps zum Rechnungswesen lernen

Tipp 1: Schauen Sie die wichtigsten Auswertungen monatlich durch

Zur Klarstellung: Auch ich lasse meine Buchhaltung beim Steuerberater machen. Gegen die organisatorische Durchführung und gegen die Beratung ist nichts einzuwenden. Trotzdem sollten Sie nicht alles, was mit Rechnungswesen zu tun hat, einfach ungelesen an Ihren Steuerberater delegieren.   

Geben Sie ruhig Ihre Belege zur Buchung ab, aber verabschieden Sie sich nicht vom Rechnungswesen an sich. Versuchen Sie stattdessen, von der akribischen Buchungsarbeit durch Profis zu profitieren. Der Grund: Die Auswertungen helfen Ihnen, Ihr Unternehmen aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Schauen Sie sich die Zahlen zu Umsatz, Ertrag und Liquidität genau an und spielen Sie Szenarien durch. Dann sind Sie auch auf das nächste Kreditgespräch mit Ihrem Banker bestens vorbereitet.  

Lassen Sie sich die folgenden Auswertungen monatlich zusenden und analysieren Sie diese:

  • Monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
  • Offene-Posten-Liste (OPOS)
  • Summen- und Saldenliste für Einzelbetrachtungen (SuSa)
  • Wertenachweis als weitere Aufgliederung der BWA
  • Chefübersicht oder Controlling-Report, der auch zur Liquiditätsentwicklung, Einlagen und Entnahmen etc. kompakte Informationen liefert.  

Freuen Sie sich darauf, dass Sie nach dem Lernen des Rechnungswesens weiterhin die Buchhaltungsarbeit von anderen machen lassen, aber von den Ergebnissen der Fachleute dann so richtig profitieren können.

Tipp 2: Um das Rechnungswesen zu verstehen, brauchen Sie keine Gesetze

Die gute Nachricht ist: Für das prinzipielle Verständnis des Rechnungswesens brauchen Sie keine Gesetzestexte. Buchhaltung wurde vor Jahrhunderten entwickelt, lange bevor es ein Finanzamt oder Steuergesetzbücher im heutigen Sinne gab. Dahinter steckt eine betriebswirtschaftliche Denkweise, die das widerspiegelt, was beim Wirtschaften passiert. Diese Denkweise und somit die wirtschaftlichen Vorgänge zu verstehen, ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Erfolgs.  

Bei der Anwendung der doppelten Buchführung hat man schon früh erkannt, dass Werte sich auch dann ändern, wenn kein Geld fließt. Eine Maschine beispielsweise verliert durch Nutzung oder Alterung jedes Jahr an Wert. Aber dafür schreibt Ihnen niemand eine Rechnung (es fließt eben kein Geld). Wer nicht kaufmännisch denkt, dem wird diese Wertveränderung nicht bewusst.  

Das Gesetz regelt (z. B. über AfA-Tabellen) lediglich die steuerlichen Rahmenbedingungen:

  • Ob abgeschrieben werden darf oder muss,
  • in welcher Höhe dies geschieht,
  • über welchen Zeitraum abgeschrieben wird,
  • ob Wahlmöglichkeiten bestehen
  • und viele weitere Details.  

Für das grundlegende Verständnis brauchen Sie das Gesetz aber nicht. Dies ist einer der Gründe, warum Unternehmen ein gut gepolstertes Auftrags- und Bankkonto haben können, und dennoch Verluste schreiben: weil hohe Abschreibungen Aufwendungen produzieren, ohne das Bankkonto zu berühren. Der große Knall kommt erst, wenn eine teure Maschine ersetzt werden muss und so die Liquidität belastet. Ein häufiger Fall aus der Praxis, der mit einer seriös berechneten Wertminderung (und entsprechenden Buchungen) sowie einer Liquiditätsplanung aufgefallen wäre.  

Wenn Sie also Gesetze ausblenden und sich auf die kaufmännischen Zusammenhänge des Rechnungswesens konzentrieren, lernen Sie schneller und profitieren stärker. Der Grund: Es ist das Wissen, das Sie zur Unternehmensführung brauchen. Für die Einhaltung der Gesetze (ob Sie 5 % oder 10 % jährlich abschreiben oder einen Sammelposten bilden können) sorgt Ihre Steuerberatung.

Tipp 3: Lernen Sie Soll und Haben und die Bedeutung von T-Konten



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