Software as a Service: Welchen Nutzen bietet SaaS kleinen und mittleren Unternehmen?

SaaS-Lösungen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Und das zu Recht: Software as a Service hat viele Pluspunkte. Doch insbesondere fünf konkrete Vorteile machen Miet-Software für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) so attraktiv. Ein Grund, sich mit dieser Thematik einmal genauer auseinanderzusetzen. Wir erklären, in welchen Bereichen Sie von SaaS profitieren und geben Ihnen eine kleine Entscheidungshilfe, ob eine Cloud- oder On-Premise-Lösung für Ihr Unternehmen besser geeignet ist.

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Definition: Was bedeutet SaaS?

SaaS ist die Abkürzung von „Software as a Service“ und bedeutet „Software als Dienstleistung“. Unter SaaS versteht man ein Geschäftsmodell, bei dem Software-Anwendungen als Internetdienst angeboten werden.

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SaaS – Beispiele

Bei SaaS handelt es sich meistens um Unternehmenssoftware. Typische SaaS-Services sind unter anderem:

  • CRM-Software (Customer Relationship Management)
  • Office-Anwendungen (z. B. Microsoft 365)
  • Anwendungen für die Buchhaltung (z. B. die Cloud-Lösung lexoffice)
  • Self-Service-Software (z. B. bei der Lohnabrechnung)
  • Konferenzlösungen (z. B. Zoom, GoToMeeting)
  • ERP-Anwendungen (oder ERP-SaaS, z. B. Haufe X360)

Was ist der Unterschied zwischen SaaS, IaaS und PaaS?

Diese Abkürzungen gehören zum sogenannten Cloud-Computing:

  1. SaaS (Software as a Service): Bei SaaS betreiben externe Dienstleister die IT-Infrastruktur und Software.

  2. IaaS (Infrastructure as a Service): Mit IaaS werden Infrastruktur-Services zur Verfügung gestellt. Solche Infrastruktur-Dienste sind virtualisierte IT-Ressourcen wie Server- und Speichersysteme oder Betriebssysteme.

  3. PaaS (Plattform as a Service): Damit sind cloudbasierte Dienstleistungen gemeint, mit denen auf einer SaaS-Plattform Anwendungen erstellt werden. Die benötigte Infrastruktur liegt in der Cloud – und nicht vor Ort beim Unternehmen. Das vereinfacht die Entwicklung von SaaS-Apps.

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Häufig gestellte Fraen zum Thema

Ist SaaS dasselbe wie eine Cloud?  

SaaS und Cloud-Speicher sind keine Synonyme. Der entscheidende Unterschied: Die Cloud ist der Speicherplatz, der über das Internet bereitgestellt wird. SaaS-Produkte werden in der Cloud gehostet. Die Cloud bietet also eine internetbasierte Rechenleistung an, um SaaS-Produkte bereitzustellen.  

Was ist der Unterschied zwischen „as a Service“ und „On-Premise“?

On-Premise-Lösungen werden lokal im Unternehmen installiert, ausgeführt und verwaltet. Dazu wird eigene Hardware verwendet. „As a Service“ bedeutet eine Auslagerung in die Cloud. Die Installation und Ausführung erfolgt extern (außerhalb des Unternehmens).

So funktioniert das SaaS-Modell

Beim SaaS-Modell wird Software über die Cloud bereitgestellt. Das heißt, der Anbieter oder Serviceprovider hostet die Anwendungen. Oder anders ausgedrückt: Der Anbieter ist der Eigentümer der SaaS-Anwendung und erlaubt es Ihnen, die Anwendung zu nutzen.

Die Nutzung wird in der Regel mit einem SaaS-Vertrag festgelegt. Dabei wird häufig auf monatlicher oder jährlicher Abonnementbasis abgerechnet.

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SaaS-Preismodell „Freemium“:

SaaS-Unternehmen wenden gern das Freemium-Modell an. Das heißt, die Basissoftware ist kostenlos. Die kostenpflichtige Premium- oder Voll-Version enthält dann erweiterte Funktionen oder Zusatzleistungen. Meistens erfolgt eine nutzungsunabhängige Abrechnung. Manche SaaS-Anbieter berechnen zusätzlich eine Grundgebühr.

Die fünf Vorteile von SaaS für KMU

Das ortsunabhängige und zeitflexible Arbeiten nimmt nicht nur seit der Corona-Pandemie an Bedeutung zu. Die Digitalisierung erfährt seitdem einen deutlichen Schub, dem sich kein Unternehmen – egal wie groß oder klein es ist – entziehen kann. Um den Anforderungen an das mobile Arbeiten nachzukommen, setzen daher auch immer mehr Einzelunternehmer, Freelancer und KMU auf SaaS-Lösungen.

Das Software-as-a-Service-Modell ist im Vergleich zu lokal installierten Lösungen oft kostengünstiger und weniger mitarbeiterintensiv. Daher ist es auch für Einzelunternehmer und kleine bis mittelständische Unternehmen ideal.

Hier die fünf wichtigsten SaaS-Vorteile für Einzelunternehmer, Freiberufler und KMU im Überblick:

  1. Bereitstellung über das Internet
    Das Hosting übernimmt der Anbieter der SaaS-Software. Dieser betreibt auch die SaaS-IT. Somit fallen keine Kosten für die Installation der Anwendungen oder für zusätzliche Hardware an. Der Arbeitsaufwand für das Einrichten ist minimal oder fällt sogar weg.  
  2. Hohe Skalierbarkeit
    Fügen Sie nach Bedarf weitere Arbeitsplatz- oder Nutzerlizenzen hinzu. Oder reduzieren Sie die Anzahl der Lizenzen. Sie senken so die laufenden SaaS-Kosten auf ein Mindestmaß und bezahlen nur das, was Sie wirklich nutzen.
  3. Sicherheit durch automatische Updates
    Die Anwendungen werden regelmäßig und ohne Ihr Zutun aktualisiert. Sicherheitskritische Fixes und Patches werden sofort angewendet. Damit entfallen für Sie Kosten und Aufwand einer Systemwartung. Die Software bleibt so auf dem neuesten Stand und Sicherheitslücken werden schnell geschlossen.
  4. Geringe IT-Administration
    Es gibt keinen Zeit- und Kostenaufwand für Management und Pflege der Softwarelösungen. Denn der administrative IT-Aufwand ist gering. Es muss kein spezielles technisches Fachwissen im Unternehmen vorhanden sein oder eingekauft werden. Das bedeutet für Sie weniger Personalkosten.
  5. Ortsunabhängiger, zeitflexibler Zugriff
    Da die Anwendungen über die Cloud bereitgestellt werden, können Sie und Ihre Mitarbeiter im Unternehmen, im Homeoffice oder unterwegs die Software nutzen. Ein mobiles Gerät mit Internetverbindung reicht aus, um von jedem Ort aus und zu jeder Zeit zu arbeiten.

Die Nachteile von SaaS

Die Nachteile beim Einsatz von SaaS-Anwendungen liegen vor allem in den Bereichen Datensicherheit und Datenschutz. Schließlich stellt der Anbieter von SaaS-Diensten nicht nur Software bereit: Er hostet auch Ihre Daten. Daher gilt es, hier genauer hinzusehen!

  1. Ihre Daten müssen gesichert und geschützt werden.
    Prüfen Sie vor der Auswahl eines Anbieters, wie er die Daten seiner Kunden sichert. Fragen Sie nach, wie häufig eine Datensicherung (Backup) durchführt wird. Erkundigen Sie sich, welche Maßnahmen zur IT-Sicherheit der Anbieter einsetzt. Ein Provider sollte Sicherheitslücken schnell beseitigen, um Bedrohungen und Angriffe von außen abzuwehren. Eine mangelhafte Sicherung von Daten und eine unzureichende Abwehr von Sicherheitsbedrohungen können im schlimmsten Fall zu Datenverlust führen.
  2. Sie müssen mit der SaaS-Software datenschutzkonform arbeiten.
    Ihr Unternehmen ist verpflichtet, die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz zu erfüllen. Wenn Sie SaaS-Software nutzen, werden Ihre Daten in einer Cloud gespeichert. Dabei können je nach Anbieter die Daten auf externen Servern im Inland oder Ausland eingesehen und verarbeitet werden. Prüfen Sie bei der Auswahl eines Anbieters unbedingt das angebotene Datenschutzniveau. Fragen Sie nach Zertifikaten oder Prüfsiegeln, die den von Ihnen erforderlichen Datenschutz sicherstellen.

Fazit

Vor- und Nachteile von SaaS im Vergleich:

Zwar können Hackerangriffe, Ausfälle oder Unterbrechungen im Service vom Provider nicht 100%ig ausgeschlossen werden. Aber die Anbieter von SaaS-Lösungen sind im eigenen Interesse bemüht, dass ihre Dienste und die Daten ihrer Kunden sicher sind. Ein Restrisiko bleibt – ein Kompromiss, den viele Unternehmen eingehen, um von den zahlreichen SaaS-Vorteilen zu profitieren.

Warum profitieren insbesondere kleine und mittlere Unternehmen von SaaS-Produkten?

SaaS wird heute in zahlreichen Firmen standardmäßig eingesetzt. Die Lösungen eignen sich auch für kleine bis mittelständische Unternehmen (KMU). Mehrere Gründe sprechen dafür, dass insbesondere KMU von SaaS-Produkten einen viel höheren Nutzen erzielen als große Player:

  1. Sie sparen Kosten und stellen sich professioneller auf.
    Einzelunternehmer und KMU müssen besonders auf ihre Budgets achten. Mit dem Software-as-a-Service-Modell wird Unternehmenssoftware auch für diese Unternehmen bezahlbar. Denn das SaaS-Abonnement ermöglicht eine hohe Kontrolle über die Kosten. Die Chance, mit Business-Lösungen noch professioneller auftreten zu können, stärkt die Wettbewerbsvorteile.
  2. Sie standardisieren Ihre Prozesse.
    Der Einsatz spezifischer Software über das SaaS-Modell optimiert Arbeitsvorgänge und macht sie effizienter. Möglicherweise werden sogar Routineaufgaben automatisiert oder digitalisiert. Dadurch werden personelle Ressourcen frei, die in andere wichtige Bereiche investiert werden können. Mit der SaaS-Nutzung konzentrieren Sie sich stärker auf Ihr Kerngeschäft. Das fördert auch Ihr Unternehmenswachstum.
  3. Sie benötigen in der Regel keine maßgeschneiderte Lösung.
    Per SaaS werden häufig Standardanwendungen bereitgestellt, die nicht auf individuelle Anforderungen abgestimmt werden können. Aber viele Lösungen müssen auch gar nicht auf ein Unternehmen zugeschnitten sein, vor allem wenn es sich um Einzelunternehmer oder kleine Betriebe handelt. Außerdem haben diese Unternehmen oft nicht die personellen oder finanziellen Kapazitäten, um individuelle Funktionen zu entwickeln. Mehr noch: Standardsoftware ist meist kostengünstiger als angepasste Anwendungen.

SaaS vs. On-Premise: Welche Lösung ist kostengünstiger?

SaaS bietet eine hohe Flexibilität, was das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten betrifft. On-Premise-Lösungen, die Sie herunterladen und auf Ihrem Rechner speichern, werden in Ihrem Unternehmen gehostet. Diese bieten gegenüber SaaS vor allem bei der Datensicherheit und beim Datenschutz viele Vorteile, da Sie die volle Kontrolle über die eigenen Daten behalten.

SaaS wie On-Premise haben also jeweils Vor- und Nachteile. Aber welche Lösung ist kostengünstiger?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Von welcher Variante Unternehmen eher profitieren, hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Dazu müssen Sie die Vor- und Nachteile beider Modelle abwägen. Die meisten davon wirken sich tatsächlich aber auf die Kosten aus:

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

VORTEIL: On-Premise
VORTEIL: On-PremiseNACHTEIL: On-Premise
On-Premise-Software bietet vollständige Kontrolle über die eigenen Systeme. Das Hosting im eigenen Unternehmen bedeutet, dass die Wartung und Behebung von Problemen selbst übernommen werden müssen. Dadurch fallen Personalkosten an.
On-Premise-Software ist meist an individuelle Anforderungen anpassbar. Das technische Fachwissen muss im Unternehmen vorhanden sein, um Software auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Unternehmen speichern ihre Daten intern und müssen sie nicht in die Hände Dritter geben. Mit dem On-Premise-Konzept ist es daher einfacher, die gesetzlichen Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Trotzdem sollte ein Datenschutzbeauftragter immer noch einmal die Gewährleistung des Datenschutzes prüfen. Dies erhöht wiederum die Personalkosten.

Wie finden Sie die richtigen SaaS-Angebote für Ihr Unternehmen?

Die Nutzung von SaaS ist sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen auf Standardsoftware setzt. Ein passendes Angebot zu finden, ist aus diesem Grund denkbar einfach: Die Hersteller bieten ihre Produkte oft jeweils als Software- und Cloud-Lösung an.

Es lohnt sich, die jeweiligen Versionen zu vergleichen und die am besten geeignete Lösung auszuwählen.

Die Unterschiede von On-Premise- vs. Software-as-a-Service möchten wir Ihnen daher noch einmal am Beispiel unserer Buchhaltungssoftware erklären:

Lokale Software/On-Premise Lexware buchhaltung:

  • Die Buchhaltungssoftware Lexware buchhaltung wird lokal installiert.
  • Je nach Software-Variante können Sie die Software auf mehreren PCs installieren.
  • Da Sie die Installation selbst vornehmen, erhalten Sie Unterstützung von einem Schritt-für-Schritt-Assistenten.
  • Über die sichere DATEV-Schnittstelle teilen Sie Ihre Daten mit Ihrer Steuerfachkraft.

Cloud-/SaaS-Software lexoffice:

  • Die SaaS-Web-Variante lexoffice muss nicht installiert werden. Stattdessen greifen Sie über das Internet mit Ihren Zugangsdaten auf die Software zu.
  • Diese Buchhaltungssoftware erlaubt mobiles Arbeiten.
  • Die ISO-Vorschriften von Banken werden eingehalten.
  • Die Daten werden in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gespeichert.
  • lexoffice erfüllt die höchsten Anforderungen an den Datenschutz.
  • Updates werden automatisch ausgeführt.