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Firmenwagen: Steuertipps zu Fahrtenbuch und 1 %-Regel

Unternehmer, die den Firmenwagen auch privat nutzen, haben häufig Ärger mit dem Finanzamt. Die steuerlichen Vorschriften sind kompliziert und nur schwer korrekt einzuhalten. Und die Finanzbehörden nehmen selbst kleinste Anwendungsfehler zum Anlass, um mehr Steuern zu kassieren. Auf dieser Themenseite finden Sie alles Wissenswerte zum Firmenwagen und erfahren, wie Sie möglichst wenig Steuern dafür zahlen müssen.

Günstige Firmenwagen-Versteuerung: So geht's

1. Firmenwagen nutzen

Definition: Wann ist der Firmenwagen ein Firmenwagen?

Ein Firmenwagen ist nur dann im steuerlichen Sinn ein Firmenwagen, wenn er zum Betriebsvermögen der Firma gehört. Das ist der Fall, wenn

  1. ...das Fahrzeug von einer Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG) angeschafft wird und dem (Gesellschafter-) Geschäftsführer bzw. einem anderen Arbeitnehmer zur Verfügung steht oder

  2. ...das Fahrzeug von einem Selbstständigen, Freiberufler, Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft zu mehr als 50 % geschäftlich genutzt wird.

Dann sind alle Kosten des Firmenwagens (AfA, Versicherungen, Unterhalt, Reparatur, Kraftstoff usw.) Betriebsausgaben. Die Firma kann die für den Dienstwagen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer ansetzen (geschäftliche Nutzung mindestens 10%). Wird das Fahrzeug zu weniger als 50 % geschäftlich genutzt, müssen Sie Besonderheiten beachten.

Wie nutzen Sie den Firmenwagen?

Ausschließlich geschäftliche Nutzung des Firmenwagens

Wenn der Firmenwagen ausschließlich geschäftlich genutzt wird, kann das Unternehmen alle Pkw-Kosten absetzen. Das erkennt das Finanzamt jedoch nur an, wenn in Ihrem Haushalt ein adäquater Zweitwagen zur Verfügung steht. Laut Finanzgericht (FG) Köln nutzt der Unternehmer den Firmenwagen grundsätzlich auch privat, wenn er keinen Privat-Pkw besitzt.

Steuertipp: Soll der Dienstwagen des Geschäftsführers oder der Fachkraft nur geschäftlich genutzt werden, müssen Sie das im Anstellungsvertrag und in der Dienstwagenregelung so vereinbaren.

Ein weiteres Indiz für eine ausschließlich geschäftliche Nutzung: Der Dienstwagen muss über das Wochenende regelmäßig auf dem Firmen-Parkplatz abgestellt werden.

Private Nutzung des Firmenwagens

In den meisten Fällen nutzen Unternehmer und Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat. Privatfahrten betrachtet das Finanzamt als geldwerten Vorteil. Daher müssen Sie diese versteuern. Der sogenannte „private Nutzungsanteil“ wird dann entweder dem steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmers oder dem zu versteuernden Gehalt des Angestellten angerechnet. Die auf den privaten Nutzungsanteil des Firmenwagens entfallende Steuer kann durch zwei Methoden ermittelt werden:

  • durch Nachweis des tatsächlich entstandenen Aufwands per Fahrtenbuch
  • oder nach der 1-Prozent-Regel (Schätzmethode).

Erfahren Sie im Anschluss, welche Methode günstiger für Sie ist.



2. Firmenwagen versteuern

Wie fahren Sie steuerlich am günstigsten:
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel?

Mit welcher Methode Sie im wahrsten Sinne des Wortes „günstiger fahren“, wenn Sie Ihren Firmenwagen versteuern, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich gilt:

  • Die 1-Prozent-Regel rentiert sich steuerlich in der Regel nur dann, wenn Sie den Firmenwagen oft privat nutzen und damit regelmäßig weite Strecken fahren.
  • Mit einem Fahrtenbuch sparen Sie dahingegen bares Geld, wenn der private Nutzungsanteil relativ gering ist.

1-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch?
Die Steuer-Spielregeln fürs Auto

In diesem Schulungsvideo erfahren Sie, welche Alternative steuerlich für Sie günstiger ist.

• Wann gehört Ihr Auto zum Betriebsvermögen und ist ein Firmenwagen?
• Privatfahrten: Was gehört alles dazu?
• Die 1-Prozent-Methode: Wie rechnet das Finanzamt?
• Das Fahrtenbuch: Für wen lohnt es sich?

Das Fahrtenbuch richtig führen

In einem Fahrtenbuch wird jede einzelne Fahrt mit dem Firmenwagen protokolliert. So kann das Finanzamt bei einer Prüfung die tatsächlichen Nutzungsanteile betrieblicher und privater Fahrten nachvollziehen. Damit ihr Fahrtenbuch aber vom Finanzamt anerkannt wird, muss dieses einige Anforderungen in Bezug auf Form und Inhalt erfüllen.

Fahrtenbuch richtig führen: Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Für den Nachweis per Fahrtenbuch müssen folgende Fahrten unterschieden und im Fahrtenbuch dokumentiert werden:

  • betriebliche Fahrten
  • private Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Familienheimfahrten (bei doppelter Haushaltsführung)

Pflichtangaben bei betrieblichen Fahrten

Das Fahrtenbuch Ihres Firmenwagens muss einige Mindestangaben enthalten. Zu Beginn bzw. am Ende jeder dienstlichen Fahrt müssen folgende Angaben notiert werden:

  • Datum
  • Kilometerstand vor Abfahrt und bei Ankunft
  • Reiseziel
  • bei Umwegen die Reiseroute
  • Reisezweck
  • Name des aufgesuchten Geschäftspartners

Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Damit das Führen eines Fahrtenbuchs für berufsbedingte Vielfahrer nicht zu aufwendig wird, wurden für einige Berufsgruppen Erleichterungen geschaffen. In diesen Fällen muss nur notiert werden, welcher Kunde an welchem Ort besucht wurde. Werden stets die gleichen Kunden besucht, darf eine Kundenliste angelegt werden. Dann wird nur die jeweilige Listennummer als Ziel ins Fahrtenbuch eingetragen. Diese Regelung gilt für folgende Berufsgruppen:

  • Handelsvertreter
  • Kurierdienstfahrer
  • Taxifahrer
  • Fahrlehrer
  • andere Berufsgruppen, die beruflich regelmäßig große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen

Angaben für Privatfahrten

Privatfahrten müssen nicht so ausführlich dokumentiert werden wie Betriebsfahrten. Hier sind Angaben zu Datum, Reiseziel und den zurückgelegten Kilometern ausreichend.

Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es auch in seiner Form einige Anforderungen erfüllen:

  • Zeitnahe Dokumentation: Die einzelnen Fahrten sind unmittelbar nach der Fahrt zu erfassen.
  • Geschlossene Form: Nachträgliche Korrekturen im Fahrtenbuch müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein. Wird das Fahrtenbuch in Papierform geführt, muss es gebunden sein, damit keine Einzelblätter ausgetauscht werden können.
  • Fortlaufender Zusammenhang: Zur Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt sind alle Fahrten lückenlos zu erfassen. Dies kann durch eine zeitnahe Dokumentation gewährleistet werden.
  • Unveränderbarkeit: Grundsätzlich dürfen Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich verändert werden. Sind dennoch Änderungen notwendig, sind diese stets zu dokumentieren, sodass die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt erhalten bleibt.

Fazit: Das Fahrtenbuch ist die genaueste Lösung!

Ein Fahrtenbuch richtig zu führen, verlangt viel Disziplin. Anhand der im Fahrtenbuch erfassten Daten können Sie jedoch genau ermitteln, zu welchem Prozentsatz Sie den Firmenwagen privat genutzt haben. Dies ist wichtig, um den privaten Anteil an den Gesamtkosten des Dienstwagens zu berechnen – denn hierauf wird Lohnsteuer fällig!

Die tatsächlich entstandenen Kosten müssen durch Belege nachgewiesen werden. Die Gesamtkosten setzen sich aus den Aufwendungen (zuzüglich Umsatzsteuer) und den Abschreibungen (Aufwendungen für Abnutzung) zusammen. Unfallkosten gehören ebenfalls zu den Gesamtkosten. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Unfall während einer Privatfahrt oder während einer dienstlichen Fahrt passiert.

Um die Abschreibung zu ermitteln, teilt man die tatsächlichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten (zuzüglich Umsatzsteuer) durch die voraussichtliche Nutzungsdauer des Firmenwagens. Diese beträgt bei Neuwagen in der Regel 6 Jahre. Bei Gebrauchtwagen verkürzt sich die voraussichtliche Nutzungsdauer entsprechend.

Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Wichtig: Das Finanzamt achtet bei der Prüfung von Fahrtenbüchern vor allem auf vollständige und unveränderbare Fahrtenbuch-Einträge. Excel-Tabellen werden als Fahrtenbücher nicht anerkannt, da die Einträge keinen Zeitstempel haben und die Unveränderbarkeit somit nicht gewährleistet werden kann. Wer Fahrtenbücher in Papierform führt, muss darauf achten, dass Änderungen immer klar nachvollzogen werden können. Einträge können durchgestrichen und neu erstellt werden. Außerdem ist hier auf eine gebundene Form zu achten – Einzelblätter sind nicht zulässig! Wird das Fahrtenbuch des Firmenwagens vom Finanzamt wegen fehlender Angaben nicht anerkannt, wird für die Besteuerung der Privatfahrten alternativ die 1-Prozent-Regel angewandt.

Wer sein Fahrtenbuch elektronisch führen möchte, sollte den Anbieter gut auswählen. Elektronische Fahrtenbücher sind vom Finanzamt anerkannt, wenn Änderungen im Programm dokumentiert werden. Ein klarer Vorteil ist hier, dass Einträge immer zeitnah und automatisch erfasst werden.

Unsere Empfehlung:

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  • Alle Fahrten automatisch aufzeichnen
  • Bares Geld sparen

1 %-Regel: Die pauschale Versteuerung des Firmenwagens

Wenn Sie sich bei der Besteuerung der Privatfahrten mit Ihrem Firmenwagen für die „pauschale Bestimmung des privaten Nutzungswertes“ (1 %-Regel) entscheiden, müssen Sie für die privaten Fahrten monatlich ein Prozent des inländischen Listenpreises Ihres Dienstwagens inklusive Umsatzsteuer (Bruttolistenpreis) als geldwerten Vorteil versteuern.

Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden zusätzlich 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises Ihres Firmenwagens pro Kilometer und Monat fällig. Damit sind sämtliche Privatfahrten wie Urlaubsfahrten oder Heimfahrten zum Mittagessen abgegolten (Ausnahme: Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung). Kürzungen dieser Beträge können nicht vorgenommen werden.

Es gibt noch zwei weitere Möglichkeiten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu versteuern. Da dieses Thema eine der größten Fehlerquellen beim Firmenwagen darstellt, greifen wir es weiter unten noch einmal auf.

Beispielrechnung 1 %-Methode für 1.000 Kilometer im Jahr
Beispielrechnung 1 %-Methode für 1.000 Kilometer im Jahr
Bruttolistenpreis Firmenwagen: 20.000 €
1 % des Bruttolistenpreises: 200 €
200 € * 12 Monate: 2.400 €
Entfernung zwischen Wohnung und Firma: 20 km
Fahrten zwischen Wohnung und Firma (20*6 [0,3 von 20.000]): 120 €/Monat
120 EUR*12 Monate: 1.440 EUR
zusätzliche Lohnsteuer auf (2.400 EUR + 1.440 EUR): 3.840 EUR

 

Steuertipp: Nutzungsausfall wird berücksichtigt

Vom Ansatz des vollen monatlichen geldwerten Vorteils wird abgesehen, wenn Sie nachweisen können, dass Ihnen das Firmenfahrzeug einen vollständigen Monat nicht zur Verfügung gestanden hat (z.B. aufgrund Reparatur, Urlaub, Kur, längerem Auslandsaufenthalt etc.).

 

Förderung für Elektro-Firmenwagen

Bereits auf dem Weg zur Umsetzung ist das GroKo-Vorhaben zur E-Mobilität, wonach der private Nutzungsanteil für den E-Firmenwagen nicht mehr mit 1 %, sondern nur noch zu 0,5 % des Bruttolistenpreises mit Lohnsteuer belastet wird (Anschaffung zwischen 31.12.2018 bis 1.1.2022).

Fazit: Die 1 %-Regel ist einfach, aber nicht immer die günstigste Lösung!

Der Vorteil der 1 %-Regel gegenüber der Fahrtenbuchmethode liegt auf der Hand: Die Berechnung ist einfach und spart Zeit. Sie brauchen nicht jede Ihrer Fahrten einzeln zu erfassen. In vielen Fällen fahren Sie jedoch günstiger, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen.

Fahrtenbuch oder 1 %-Regel? Jetzt persönlichen Steuervorteil berechnen

Welche Methode zur Besteuerung Ihres Firmenwagens für Sie am günstigsten ist, müssen Sie oder Ihr Steuerberater individuell ermitteln. Dabei sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:

  • Jährliche Fahrleistung (in Kilometern)
  • Umfang der Privatnutzung
  • Aufwand zur Führung des Fahrtenbuchs
  • Entfernung der Arbeitsstätte zur Wohnung
  • Fahrzeug-Modell und Bruttolistenpreis

Wie viel Sie tatsächlich bei einem Wechsel von der 1%-Regel auf die Fahrtenbuchmethode sparen, können Sie ganz einfach mit unserem Firmenwagenrechner ausrechnen:


Meine Ersparnis berechnen!


Achtung:
Ein Wechsel von der 1 %-Regel auf die Fahrtenbuchmethode oder umgekehrt ist nur in zwei Fällen möglich:

  1. Zum Jahreswechsel
  2. bei (unterjährigem) Wechsel des Fahrzeugs

3. Weitere Firmenwagen-Spartipps

Wie können Sie noch mehr Geld sparen?

Nutzen Sie den Vorsteuer-Abzug

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer und Selbstständige haben mit dem Vorsteuerabzug eine weitere Möglichkeit, Geld zu sparen. Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 %, können sie die Vorsteuer aus Rechnungen für gemischt genutzte Firmenwagen voll abziehen. Im Gegenzug ist der außerbetriebliche Nutzungsanteil mit 19 % zu versteuern.

Abschreibung und Investitionsabzugsbetrag

Liegt der betriebliche Nutzungsanteil des Firmenwagens über 90 % wird es eventuell steuerlich noch günstiger für Sie. In diesem Fall können Sie nämlich die 20-prozentige Sonderabschreibung und den Investitionsabzugsbetrag nutzen. Damit mindern Sie die Anschaffungskosten des Fahrzeugs für die Ermittlung der Abschreibung. Weitere Informationen zur Abschreibung eines Firmenwagens und zum Investitionsabzugsbetrag finden Sie in unseren Fachartikeln.

7 Fehler, die beim Firmenwagen teuer werden!

Es gibt einige Fehler, die das Finanzamt für Nachzahlungen beim Firmenwagen nutzt. Vermeiden Sie diese Stolperfallen:

1. Unvollständige Angaben im Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss die in den Lohnsteuerrichtlinien aufgeführten Mindestangaben enthalten. Hier ist das Finanzamt sehr streng. Wenn Sie die Regeln nicht einhalten, ist unter Umständen die Arbeit eines Jahres mühsamer Dokumentation hinfällig und Sie zahlen mehr Steuer. Denn dann wird nach der 1-Prozent-Methode besteuert, die meist ungünstiger ist.

2. Das elektronische Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht immer anerkannt

Elektronische Fahrtenbücher lassen sich leichter führen als manuelle. Das elektronische Fahrtenbuch wird vom Finanzamt allerdings nur anerkannt, wenn nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen sind. Wir empfehlen daher das elektronische Fahrtenbuch von Lexware.

3. Unzureichende Beweise bei ausschließlich betrieblicher Nutzung

Das Finanzamt fordert für die steuerliche Anerkennung eindeutige Beweise, dass das Fahrzeug nicht privat genutzt wird. Das ist in den meisten Fällen nur glaubhaft, wenn Sie zusätzlich über einen Privat-Pkw verfügen.

4. Keine 1-Prozent-Regelung bei ausschließlicher Privatnutzung

Nutzt der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH einen Dienstwagen, ohne dass das arbeitsrechtlich vereinbart ist, unterstellt das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung. Diese muss der Gesellschafter-Geschäftsführer als Kapitalertrag versteuern. Wird der Pkw ausschließlich privat genutzt, fällt die verdeckte Gewinnausschüttung besonders hoch aus. Dann kann die 1-Prozent-Regelung nämlich nicht angewandt werden und das Finanzamt rechnet stattdessen mit dem gemeinen Wert. Mit „gemeinem Wert“ sind die gesamten Ausgaben der GmbH für den Pkw gemeint.

5. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden nicht versteuert

Mit der 1-Prozent-Methode sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht abgegolten. Hierfür müssen zusätzlich monatlich 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer versteuert werden. Zulässig ist auch die tageweise Versteuerung der Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte. Dazu wird der lohnsteuerliche Vorteil mit 0,002 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer berechnet.

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auch pauschal entrichten (15 %). Allerdings nur bis zu dem Betrag, für den der Arbeitnehmer Werbungskosten geltend machen kann. Der pauschal zu versteuernde Teil berechnet sich mit 0,30 EUR pro Entfernungskilometer für 15 Arbeitstage im Monat. Dann ist ein Werbungskostenabzug nicht mehr möglich. Aus Vereinfachungsgründen werden für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei der Lohnsteuer-Pauschalierung 15 Fahrtage im Monat (180 Tage im Jahr) angenommen.

6. Der Listenpreis wird falsch berechnet

Bemessungsgrundlage für den privaten Nutzungswert ist der inländische Bruttolistenpreis. Als Listenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Erstzulassung, abgerundet auf volle 100 EUR.

7. Nicht jeder Firmenwagen wird steuerlich anerkannt

Grundsätzlich gilt: Der Firmenwagen muss im steuerlichen Sinn „angemessen“ sein und der wirtschaftlichen Situation und der Ertragslage des Unternehmens entsprechen. Hier einig paar Beispiele:

  • Für einen Tierarzt hat das Finanzamt die Leasingrate für einen Ferrari Spider nicht zum Betriebsausgabenabzug zugelassen.
  • Ebenso ist ein überdimensionierter Geländewagen bei geringem Umsatz und Ertrag in der Regel nicht mehr „angemessen“.
  • Gegenargument: Dient der Firmenwagen der Repräsentation des Unternehmens und der Produkte des Unternehmens (z.B. Karbon-Karosserien), muss das Finanzamt auch außergewöhnlich hohe Kosten (hier: Leasingraten) für ein solches Fahrzeug in voller Höhe als Betriebsausgaben anerkennen.

Welchen Wagen die Firma anschafft bzw. welche Betriebsausgaben notwendig und zweckmäßig sind, entscheidet grundsätzlich der Unternehmer. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, für die Anschaffungskosten eines Firmenwagens eine Obergrenze anzusetzen. Ein Unternehmer kann daher auch einen Luxuswagen von der Steuer absetzen. Dennoch sollten Sie kein im Verhältnis zur Geschäftstätigkeit der Firma überdimensioniertes Fahrzeug anschaffen denn die Finanzbehörden nutzen solche Unausgewogenheiten u. U. als Anlass für eine Betriebsprüfung.


Die Dienstwagen der Staatslenker

Im Gegensatz zu Unternehmern müssen sich Staats- und Regierungschefs keine Sorgen machen, dass sie wegen ihres Dienstwagens einen Besuch des Finanzamts riskieren. Allerdings gibt es trotzdem auch Staatsoberhäupter, die bei der Wahl Ihres Dienstwagens sehr bescheiden bleiben, was man in der folgenden Grafik gut erkennt:

Quelle: Visual Capitalist, eigene Grafik