Lexware lohn+gehalt basis/plus - Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) bei Quarantäne abrechnen.

Voraussetzungen:

1. Entschädigungsanspruch gem. § 616 BGB scheidet aus:
   Ein Entschädigungsanspruch aus dem Infektionsschutzgesetz ergibt sich nur, wenn der Arbeitnehmer keinen anderweitigen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat. Ein Entgeltfortzahlungsanspruch könnte sich aus § 616 BGB ergeben. In den meisten Fällen dürfte die Weiterzahlung der Vergütung im Arbeitsvertrag jedoch ausgeschlossen sein bzw. das Erfordernis der nur "vorübergehenden Verhinderung" des § 616 BGB nicht erfüllt sein. Fragen Sie im Zweifel Ihren steuerlichen Berater oder Rechtsbeistand. 
2. Arbeitnehmer hätte Quarantäne nicht verhindern können (Ungeimpfte, Reise in Risikogebiet): 
   Gem. § 56 Abs.1 IfSG erhält eine Entschädigung nach den Sätzen 1 und 2 nicht, "wer durch Inanspruchnahme einer Schutzimpfung oder anderen Maßnahme der spezifischen Prophylaxe, die gesetzlich vorgeschrieben ist oder im Bereich des gewöhnlichen Aufenthaltsorts des Betroffenen öffentlich empfohlen wurde, oder durch Nichtantritt einer vermeidbaren Reise in ein bereits zum Zeitpunkt der Abreise eingestuftes Risikogebiet ein Verbot in der Ausübung seiner bisherigen Tätigkeit oder eine Absonderung hätte vermeiden können. Eine Reise ist im Sinne des Satzes 4 vermeidbar, wenn zum Zeitpunkt der Abreise keine zwingenden und unaufschiebbaren Gründe für die Reise vorlagen".
   Hinweis: Buchen Sie ggf. in diesen Fällen die Fehlzeit 'unbezahlte Abwesenheit'.

Regelungen des § 56 IfSG:

Änderung des Infektionsschutzgesetzes zum 31.03.2021 

Der Deutsche Bundestag hat mit dem "Gesetz zur Fortgeltung der die epidemische Lage von nationaler Tragweite betreffenden Regelungen" u. a. Änderungen des § 56 Infektionsschutzgesetz verabschiedet.
Die wichtigsten Neuerungen können Sie in der Kurzübersicht bzw. in den nachfolgenden Ausführungen nachlesen.

Kurzübersicht der Änderungen des § 56 IfSG zum 31.03.2021 bei Quarantäne:

• Wenn der Arbeitnehmer seiner Arbeitsverpflichtung während einer Quarantäne nicht nachkommen kann, weil z.B. keine Möglichkeit besteht im Homeoffice zu arbeiten, hat er Anspruch auf Entschädigung.
  Neu ab 31.03.2021: Entschädigung auch bei vorsorglicher Absonderung, wenn behördliche Absonderung zu erwarten ist: 
  Gem. § 56 Abs.1 IfSG wird eine Entschädigung auch dann gewährt, wenn sich Personen bereits vor einer staatlichen Anordnung vorsorglich in Quarantäne begeben haben.
  Voraussetzung: "...wenn eine Anordnung einer Absonderung nach § 30 oder eines beruflichen Tätigkeitsverbots nach § 31 bereits zum Zeitpunkt der vorsorglichen Absonderung oder der vorsorglichen Nichtausübung beruflicher Tätigkeiten hätte erlassen werden können" .
  Wie dies in der Praxis umzusetzen ist (PCR Test, Kontaktaufnahme mit dem Gesundheitsamt), erfragen Sie ggf. bei ihrem steuerlichen Berater oder den zuständigen Behörden.  
• Hinweis zu Quarantäne bei Kindern:
  Wenn der Arbeitnehmer sein quarantänepflichtiges Kind betreut, kommen Entschädigungsleistungen gem. § 56 Absatz 1a IfSG (Kinderbetreuung) in Betracht. Beachten Sie die Anspruchsvoraussetzungen, die in dieser FAQ beschrieben sind:  Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz bei Kinderbetreuung abrechnen
• Für die ersten 6 Wochen muss der Arbeitgeber den Verdienstausfall in voller Hohe für die Behörde an den Arbeitnehmer auszahlen (§ 56 Absatz 5 Satz 1 IfSG). Diese Entschädigung bekommt der Arbeitgeber nicht im Umlageverfahren von der Krankenkasse, sondern auf Antrag von der zuständigen Behörde erstattet (§ 56 Abs. 5 IfSG).
• Nach Ablauf der 6 Wochen muss der Arbeitnehmer selbst einen Antrag bei der örtlich zuständigen Behörde stellen.
  Neu ab 31.03.2021: gem. § 56 Abs.2 Satz 3 Deckelung der Erstattung: "Vom Beginn der siebenten Woche an wird die Entschädigung...in Höhe von 67 Prozent des der erwerbstätigen Person entstandenen Verdienstausfalls gewährt; für einen vollen Monat wird höchstens ein Betrag von 2.016 Euro gewährt".
• "Die Anträge sind innerhalb einer Frist von 2 Jahren nach Einstellung der verbotenen Tätigkeit, dem Ende der Absonderung oder nach dem Ende der vorübergehenden Schließung oder der Untersagung des Betretens nach Absatz 1a Satz 1 bei der zuständigen Behörde zu stellen.".
  (Auszug aus § 56 IfSG Absatz 11)
  Weitere Informationen rund um den Erstattungsantrag finden Sie im 'Infoportal IfSG'.
• Das Bundesministerium für Gesundheit hat eine Zusammenstellung der 'Fragen und Antworten zu den Entschädigungsansprüchen nach § 56 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG)' veröffentlicht. 

Neu ab 31.03.2021- Erweiterung des § 56 IfSG Abs. 9 um Satz 2 - Bestehender Anspruch auf Kurzarbeiter-/Arbeitslosengeld hat Vorrang: 
"...Das Eintreten eines Tatbestandes nach Abs. 1 oder Abs. 1a unterbricht nicht den Bezug von Arbeitslosengeld oder Kurzarbeitergeld, wenn die weiteren Voraussetzungen nach dem SGB III erfüllt sind".
Demnach hat ein bereits bestehender Anspruch auf Arbeitslosen bzw. Kurzarbeitergeld Vorrang vor dem Anspruch der Entschädigung aufgrund Quarantäne oder Verhinderung durch Kinderbetreuung. 

Zuständige Behörde:

In der Regel ist das Gesundheitsamt oder die Landessozialbehörde zuständig. Auf deren Seiten finden Sie auch die Anträge. 

Wichtiger Hinweis zum Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber 

Wenn ein Mitarbeiter steuerfreie Entschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz erhält, dürfen Sie für diesen Mitarbeiter gem. § 42 b Abs.1 Satz 3 Nr. 4 keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen.  

Übersicht der Programmfunktionen:

Damit Sie die Entschädigungsleistungen bei Quarantäne im Programm abrechnen können, stehen Ihnen folgende Programmfunktionen zur Verfügung. 

• Fehlzeit Quarantäne (IfSG)
   Hinweis: Durch diese Fehlzeit werden die verwendeten Lohnarten nach Arbeitstagen gekürzt, auch wenn in den Lohnarten Dreißigstel oder Kalendertage als Kürzung eingestellt ist. Wenn in den Kennzeichen der Lohnart bei Kürzung 'keine' eingestellt ist, geben Sie den verminderten Betrag selbst ein.
• Assistent Infektionsschutzgesetz
• Lohnarten:
  -'842 Entschädigung Quarantäne Infektionsschutzgesetz' 
  -'845 Fiktives Entgelt Quarantäne (IfSG): = Differenz aus Sollentgelt (im Beispiel 3.000 EUR) und Istentgelt: (im Beispiel 1.695,65 EUR)
  
• Lohnsteuerbescheinigung: Die Lohnart '842 - Entschädigung Quarantäne Infektionsschutzgesetz' wird in Zeile 15 der LStB ausgewiesen.
  Bei ausgetretenen Mitarbeitern müssen Sie ggf. eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung senden und dem Mitarbeiter aushändigen.
• Beitragsabrechnung: Die vom Arbeitgeber zu zahlenden Beiträge werden in einem separaten Block unter: 'Beiträge aus Ausfallentgelt IfSG Quarantäne' ausgewiesen. 
  'Arbeitsentgelt': Zu verbeitragende (Brutto-) Differenz zwischen Soll- und Istentgelt. (In unserem Beispiel 1.304,35 EUR) 
  'Entschädigung': Durch die Quarantäne ausgefallenes Nettoentgelt.(In unserem Beispiel 725,48 EUR). Dieser Betrag spielt bei der Berechnung der Beiträge keine Rolle. 
  
• Lohnkonto: Die Berechnungsgrundlagen der Entschädigungsleistungen werden auf einer separaten Seite dargestellt.
• SV-Meldungen:
  Zum 42. Tag der Fehlzeit ‚Quarantäne (IfSG)‘ ist eine Abmeldung mit Meldegrund 30 zu erstellen (keine Unterbrechungsmeldung). Damit die Abmeldung erzeugt werden kann, geben Sie zum 43. Tag die Anschlussfehlzeit ‚Quarantäne ohne Entschädigung (IfSG)‘ ein. Endet diese Fehlzeit, wird eine Anmeldung mit Meldegrund 10 bereitgestellt
  Hinweis: 
  Durch die Abmeldungen wird sozialversicherungsrechtlich das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beendet, da alle Beiträge von der Behörde übernommen werden. Die SV-Meldung stellt das Ende der sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung dar. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesen Fällen fort.
• Bericht: 'Entschädigung bei Quarantäne oder Tätigkeitsverbot'.

Vorgehen im Programm

Wichtiger Hinweis - besondere Konstellationen: 
Wenn bei Ihnen eine der folgenden Konstellationen vorliegt, wenden Sie sich an die Anwendungsberatung. In diesen Fällen ist eine gesonderte Vorgehensweise erforderlich, die unsere Servicemitarbeiter mit Ihnen durchführen:

Mitarbeiter hat Anspruch auf Entschädigungsleistungen gem. § 56 Abs.1 IfSG (Quarantäne), ist Gehaltsempfänger und

Fall 1: Eine SV-Tage kürzende Fehlzeit wird im gleichen Abrechnungsmonat gebucht.
Diese Fehlzeiten können Sie hieran erkennen

Fall 2: Für den Mitarbeiter wird im gleichen Abrechnungsmonat an anderen Tagen Kurzarbeitergeld abgerechnet.
Hinweis bei Kurzarbeit zu 100 % hat das Kurzarbeitergeld Vorrang gegenüber einer Entschädigungsleistung aufgrund Quarantäne.

Fall 3: Mitarbeiter erhält aufgrund Krankheit Entgeltfortzahlung.

Die Vorgehensweise, für Mitarbeiter die nicht einer der oben genannten Fallgruppe angehören, haben wir anhand dieses Beispiels beschrieben: 

• Gehalt: 3.000 EUR.
• Arbeitzeit: 40 Stunden/Woche, 5 Arbeitstage.
• Behördlich angeordnete Quarantäne: 06.07.2020-19.07.2020.

Warum sind die Buchung der Fehlzeit 'Quarantäne IfSG' und die Angaben im Assistenten Infektionsschutzgesetz (IfSG)' erforderlich?
Nur bei der nachfolgend beschriebenen Vorgehensweise ist gewährleistet, dass die Entschädigung in Zeile 15 der LStB bescheinigt wird. Dies ist notwendig, weil die steuerfreie Entschädigungsleistung gem. § 32 b Abs.1 Nr. 1 e) EStG dem Progressionsvorbehalt unterliegt und der Arbeitnehmer dadurch zur Abgabe der ESt-Erklärung verpflichtet ist.  

Schritt 1: Angaben zur Arbeitszeit prüfen und neue Fehlzeit 'Quarantäne IfSG' buchen

1. Öffnen Sie die 'Lohndaten' des Mitarbeiters über die 'Jahresübersicht'.
2. Erfassen Sie in den 'Stammdaten' unter 'Arbeitszeit', die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit/Arbeitstage.
3. Rufen Sie den Bereich 'Fehlzeiten' auf.
4. Klicken Sie auf 'Neue Fehlzeit erfassen'.
5. Filtern Sie die Fehlzeitenübersicht, indem Sie den Eintrag '14.Arbeitsverhinderung/Freistellung' auswählen.
6. Wählen Sie die Abwesenheitsart 'Quarantäne (IfSG)' aus. 

   

    

   Wichtig: Achten Sie auf die korrekte Auswahl der Fehlzeit:
   Bei einem Entschädigungsanspruch aus § 56 IfSG müssen Sie die in der Abbildung markierte Abwesenheitsart 'Quarantäne IfSG' auswählen. Diese Fehlzeit hat die Farbe . 
   Nur bei dieser Abwesenheitsart steht der in Schritt 2 beschriebene 'Assistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' zur Verfügung.
   Die Abwesenheitsarten  sind den Fällen vorbehalten, in denen der Arbeitnehmer einen Entgeltfortzahlungsanspruch gem. § 616 BGB hat.
   In diesen (eher seltenen) Fällen besteht dann kein Entschädigungsanspruch aus § 56 IfSG.
    
7. Erfassen Sie die Dauer der Fehlzeit 'Quarantäne (IfSG)' laut Bescheinigung und wenn möglich an einem Stück.
8. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit 'OK'.
   Anschließend wird Ihnen der 'Assistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' angezeigt. 

Schritt 2: Angaben im 'Assistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' erfassen

Damit Lexware lohn+gehalt die 'Entschädigung' (ausgefallenes Nettoentgelt zu 100%) berechnen kann, sind folgenden Angaben erforderlich:

• Feiertage des Monats
• Sollentgelt
• Istentgelt

1. Kennzeichnen Sie die ' Feiertage des Monats', wenn der Mitarbeiter ohne Quarantäne an diesen Tagen tatsächlich gearbeitet hätte.
   Hinweis: Diese Feiertage werden als Arbeitstage bei der Entgeltkürzung berücksichtigt. 
2. Erfassen Sie das Sollentgelt des Mitarbeiters. Beachten Sie hierbei die Vorgaben des § 4 EntgFG.
3. Erfassen Sie das Istentgelt des Mitarbeiters. Das ist das gekürzte Entgelt sowie ggf. nicht zu kürzende Entgeltbestandteile bzw. bei Stundenlohnempfänger tatsächlich geleistete Stunden * Stundensatz.
   Ergebnis: Lexware lohn+gehalt berechnet das 'ausgefallene pauschalierte Nettoentgelt' gem. §106 SGB3 und die zu zahlende 'Entschädigung'.
   
4. Schließen Sie den Assistenten mit 'Fertigstellen'.

Hinweise und Tipps zur Ermittlung des Istentgelts:

• Das Istentgelt (gekürztes Entgelt) des Mitarbeiters können Sie in den Lohnangaben des Mitarbeiters einsehen.(Vorgehensweise siehe unter 'Zwischenschritt.')
• Lexware lohn+gehalt errechnet das anteilige Entgelt anhand der erfassten Arbeitzeit/Arbeitstage und der gebuchten Fehlzeit. 
• Das anteilige Entgelt ist bei Zahlung von Entschädigungsleistungen immer nach Arbeitstagen zu berechnen.
  In unserem Beispiel: 3.000 EUR / 23 Arbeitstage des Monats (Juli 2020) x 13 Arbeitstage (anwesend) = 1.695,65 EUR. 

Zwischenschritt: Istentgelt aus den Lohnangaben ermitteln:

1. Schließen Sie den 'Assistenten Infektionsschutzgesetz' über die Schaltfläche 'Fertigstellen'. 
2. Öffnen Sie die Jahresübersicht des Mitarbeiters.
3. Öffnen Sie unter 'Lohndaten' z.B den Bereich 'Laufendes Arbeitsentgelt', notieren Sie die (gekürzten) Entgeltbestandteile sowie die aufgrund vertraglicher Vereinbarungen nicht zu kürzenden Entgeltbestandteile (z.B. VWL) und schließen Sie die Lohndaten wieder.
   Hinweis: Das Programm berechnet den gekürzten Betrag nur bei Lohnarten, bei denen eine Kürzungsart angegeben ist. Die Kürzungsart ist im Menü 'Verwaltung-Lohnarten' hinterlegt.
   Unabhängig von der hinterlegten Kürzungsart, wird das anteilige Entgelt bei Zahlung von Entschädigungsleistungen immer nach Arbeitstagen berechnet.
   Dies berücksichtigt Lexware lohn+gehalt automatisch. Die Änderung der hinterlegten Kürzungsart in den Lohnarten ist nicht erforderlich.
   
4. Rufen Sie den Assistenten Infektionsschutzgesetz erneut auf, indem Sie in der Fehlzeitenübersicht unter der gebuchten Fehlzeit 'Quarantäne' auf die Schaltfläche 'IfSG Assistent' klicken
   .
5. Erfassen Sie im Assistenten das ermittelte Istentgelt.

Schritt 3: Bericht 'Antrag für Arbeitgeber drucken/ Erstattungsantrag' online ausfüllen 

Den Erstattungsantrag bei Quarantäne müssen Sie online bei der zuständigen Behörde stellen. 
Um Ihnen den Online Antrag zu erleichtern, haben wir für Sie den Bericht 'Antrag für Arbeitgeber' im Menü 'Berichte-Fehlzeiten-Entschädigung bei Quarantäne oder Tätigkeitsverbot' bereit gestellt.
Sie müssen online lediglich noch fehlende Angaben ergänzen. 

Wichtig:

Die im Bericht unter '5. Zahlung /Erstattung' aufgeführten Beträge können u.U. geringfügig vom Erstattungsbetrag der Gesundheitsbehörde abweichen. Weil die Gesundheitsbehörden den zu erstattenden Betrag selbst berechnen, ist im Online Antrag die Angabe der vom Programm berechneten Entschädigungsleistung nicht vorgesehen. 

Schritt 4: Abgleich der abgerechneten Entschädigungsleistung mit der von den Behörden gezahlten Entschädigung

Weil die Entschädigung steuer- und sv-frei ist, muss die in der Lohnart '842 Entschädigung Quarantäne Infektionsschutzgesetz' abgerechnete Entschädigungsleistung mit der von der Behörde gezahlten Entschädigungsleistung übereinstimmen.  
Gleichen Sie deshalb die gezahlten Beträge ab. 
Damit Sie eventuelle Differenzen korrekt abrechnen können, steht ihnen die Lohnart '848 Korrektur Entschädigung IfSG' zur Verfügung.

Nur durch diese Lohnart ist gewährleistet, dass 

• der auszugleichende Betrag in Zeile 15 der Lohnsteuerbescheinigung berücksichtigt wird und
• die Lohnabrechnung (steuer- und sv-freie Bezüge) korrekt ist.

Gehen Sie bei Abweichungen wie nachfolgend beschrieben vor:

Schritt 5: Korrektur der abgerechneten Entschädigungsleistung 

Einblenden der neuen Lohnart in der Lohnartenansicht

Die Lohnart '0848 Korrektur Entschädigung IfSG' müssen Sie, sofern noch nicht vorhanden, zunächst in den Lohndaten unter 'Laufendes Arbeitsentgelt' einblenden.

1. Öffnen Sie in den Lohnangaben das 'Laufende Arbeitsentgelt'.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Lohnarten ein/ausblenden'.
3. Markieren Sie in der Listeneinstellung 'Nicht ausgewählt' die Lohnart '0848 Korrektur Entschädigung IfSG'
4. Blenden Sie über 'Hinzufügen' die neue Lohnart ein.
   
   Hinweis:
   Die neue Lohnart wird automatisch am Ende der Lohnartenauswahl gelistet.
   Sie haben die Möglichkeit, die Position der Lohnart beliebig zu verändern.
   

Korrektur abgerechneter Monate

1. Öffnen Sie die Jahresübersicht des Mitarbeiters und wählen Sie den zu korrigierenden Monat aus.
2. Wechseln Sie in den Korrekturmodus, indem Sie bei der nachfolgenden Abfrage auf 'korrigieren' klicken.
   
3. Erfassen Sie in der Lohnart '0848 Korrektur Entschädigung IfSG' den Unterschiedsbetrag.
   Hinweis: Den Ausgleich einer zu viel gezahlten Entschädigung müssen Sie in der Lohnart mit negativem Vorzeichen erfassen.
4. Rufen Sie die aktuelle Lohnabrechnung auf.
   Unter 'Netto-Bezüge/Abzüge' ist der Korrekturbetrag des berichtigten Monats aufgeführt.

Händigen Sie dem Mitarbeiter die korrigierte Abrechnung aus.

Denken Sie daran, dass für ausgeschiedene Mitarbeiter eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen ist.  

Hinweis zu Korrekturen

• Sozialversicherungsbeiträge werden wie gewohnt, auf der aktuellen Beitragsabrechnung oder mit der Restbeitragsschuld im Folgemonat verrechnet.
• Weitere Informationen zu Korrekturabrechnungen finden Sie in der FAQ 'Korrekturen: Änderungen von Stammdaten und Abrechnungsdaten' bzw. nach Eingabe des Suchbegriffs 'Korrekturen' im Online Support-Center.