Eingangsrechnungen richtig buchen: Das müssen Unternehmer beachten

Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument in Papierform oder in digitaler Form, das ein Unternehmen von einem anderen Unternehmen für Warenlieferungen oder Dienstleistungen erhält. Eingangsrechnungen solltest du genauestens unter die Lupe nehmen. Zum einen prüfst du, ob die Höhe des zu zahlenden Rechnungsbetrags korrekt ist und zum anderen, ob die Eingangsrechnung alle umsatzsteuerlich notwendigen Angaben enthält. Nur so kannst du eine Vorsteuererstattung beim Finanzamt beantragen. Bei Erhalt einer Eingangsrechnung buchst du als bilanzierender Unternehmer eine Verbindlichkeit ein.

Bei der Ausgangsrechnung handelt es sich um eine Rechnung in Papierform oder in digitaler Form, die ein Unternehmen an ein anderes Unternehmen oder einen Privatkunden ausstellt. Bei Bilanzierung weist der rechnungsausstellende Unternehmer bei einer Ausgangsrechnung eine Forderung aus. 
Eingangsrechnungen stellen in der Regel Lieferanten oder Dienstleister aus, die Waren liefern oder Leistungen erbringen. Kaufen Unternehmen dagegen Waren von Privatpersonen oder nehmen deren Dienstleistungen in Anspruch, wird häufig lediglich eine Quittung ausgestellt. Streng genommen kann auch eine solche Quittung als Eingangsrechnung gelten. Allerdings enthält sie deutlich weniger Angaben als klassische Eingangsrechnungen, denn diese enthalten alle umsatzsteuerlich relevanten Rechnungsmerkmale.

Ist der Empfänger einer Rechnung Unternehmer und zum Vorsteuerabzug berechtigt, sollte er jede Eingangsrechnung eines anderen Unternehmers akribisch überprüfen. Denn nur wenn die Eingangsrechnung die Vorgaben des § 14 Abs. 4 UStG enthält, hat der Empfänger der Eingangsrechnung Anspruch auf eine Vorsteuererstattung. Stammt eine Eingangsrechnung von einem Unternehmer, der Umsatzsteuer ausweist, müssen deshalb insbesondere folgende Pflichtangaben in der Rechnung zu finden sein:

• Vollständiger Name, vollständige Anschrift und Konto des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Dienstleistung (= Leistungsbeschreibung)
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %)

Es gibt jedoch Ausnahmen. Liegt der Betrag der Eingangsrechnung bei maximal 250 Euro, dann genügen für den Vorsteuerabzug nach § 33 UStDV auch folgende Angaben:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Dienstleistung (= Leistungsbeschreibung)
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %)

Zunächst solltest du bei einer Eingangsrechnung den ausgewiesenen Rechnungsbetrag überprüfen. Passt dieser Betrag, kontrollierst du im zweiten Schritt, ob die Eingangsrechnung alle notwendigen Angaben für den Vorsteuerabzug enthält.

Fehlen in einer Eingangsrechnung die für den Vorsteuerabzug notwendigen Angaben, dann sollte der Aussteller der Rechnung zeitnah eine neue, korrekte Rechnung ausstellen. Wenn du die Eingangsrechnung trotz Mängel zunächst begleichst und dann fehlende Angaben monierst, dürftest du Probleme haben, eine neue, korrigierte Eingangsrechnung zu erhalten.

Bist du als Empfänger der Eingangsrechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, kannst du die in der Eingangsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Den Vorsteuerabzug beantragst du in der Umsatzsteuervoranmeldung. Vorsteuerabzugsberechtigt bist du erst, wenn du die Eingangsrechnung in den Händen hältst oder in deinem Postfach hast.

Sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechnungen gelten achtjährige steuerliche Aufbewahrungsfristen. Um Eingangs- und Ausgangsrechnungen nicht versehentlich zu früh zu entsorgen, ist eine korrekte Fristberechnung wichtig. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Bilanzarbeiten erledigt worden sind.

Bist du als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, werden bei der Bilanzierung folgende drei Konten angesprochen:

Soll: Handelswaren/Dienstleistung

Soll: Vorsteuer

Haben: Verbindlichkeit

Die korrekte Verbuchung einer Eingangsrechnung ist in vielerlei Hinsicht wichtig. Zum einen kann das Finanzamt die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß einstufen, wenn Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen nicht korrekt gebucht werden. Das kann zu Hinzuschätzungen zum Umsatz und Gewinn und somit zu einer höheren Steuerlast führen. Zum anderen hat die Buchung Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug, der bei fehlenden oder unzutreffenden Angaben in der Eingangsrechnung verwehrt werden kann. Außerdem hat ein Unternehmer seine Verbindlichkeiten nur dann voll im Blick, wenn er die Eingangsrechnungen korrekt kontiert.

Ein im Ausland ansässiges Unternehmen weist ausländische Umsatzsteuer auf der Eingangsrechnung auf. Diese Steuer kann ein Unternehmer nicht in der deutschen Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung als Vorsteuer abziehen. Stattdessen zählt die ausländische Umsatzsteuer in der Regel als Betriebsausgabe.

Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du für die im Ausland angefallene Umsatzsteuer jedoch ein Vorsteuererstattungsverfahren bzw. ein Vorsteuervergütungsverfahren beantragen. Geht es um Vorsteuererstattungen aus Eingangsrechnungen von EU-Unternehmern, stellst du beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einen elektronischen Antrag. Möchtest du die Umsatzsteuer aus der Eingangsrechnung eines Unternehmers aus einem Drittstaat erstattet bekommen, musst du dich direkt an die ausländische Finanzbehörde wenden.

Hier sind jedoch folgende strenge Abgabefristen zu beachten:

• Vorsteuer aus EU-Land: Antrag bis spätestens 30.9. des Folgejahres
• Vorsteuer aus Nicht-EU-Land (Drittland): Antrag bis spätestens 30.6. des Folgejahres