Privatbuchungen vom Geschäftskonto: Privateinlagen und Privatentnahmen

Privatbuchungen sind laut Definition alle Privateinlagen und Privatentnahmen vom oder auf das Geschäftskonto. Der Unterschied: Entnahmen mindern das Eigenkapital deines Unternehmens, Privateinlagen erhöhen es.

Private Entnahmen und Einlagen beschränken sich dabei nicht auf Geldbeträge. Nach § 4 Abs. 1 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) gelten alle Wirtschaftsgüter, die du dem Betrieb für betriebsfremde Zwecke entnimmst, als Privatentnahme, also auch Waren, Leistungen oder Erzeugnisse. Einlagen sind das exakte Gegenteil: alle Wirtschaftsgüter, die du dem Betrieb aus einem betriebsfremden Bereich zuführst (§ 4 Abs. 1 Satz 8 EStG). Privatbuchungen sind steuerlich nicht veranlasst. Deshalb dürfen sie die steuerliche Gewinnermittlung nicht beeinflussen. Den Wert deines Privatvermögens hingegen schon.

Kapitalgesellschaften wie die GmbH, UG, AG oder KGaA dürfen nach den Einkommensteuer-Richtlinien keine Privatbuchungen vornehmen.

Arten der privaten Einlage:

• Bareinlagen
• Scheineinlagen
• Sacheinlagen
• Nutzungsüberlassung

Bringst du als Eigentümer oder Gesellschafter Kapital in dein Unternehmen ein, heißt das Privateinlage. Damit erhöhst du das Eigenkapital, wendest finanzielle Engpässe ab, verbesserst die Liquidität oder stemmst wichtige Investitionen. Eine Privateinlage stärkt außerdem die Kreditwürdigkeit deines Unternehmens.

Gib im Verwendungszweck „Privateinlage" an. So ist die Einlage sauber dokumentiert. Zurückzahlen musst du Privateinlagen nicht: Es handelt sich um kein Rechtsgeschäft, denn mit dir selbst kannst du keinen Vertrag abschließen. Eine Privateinlage auf dein Firmenkonto ist eine normale Buchung. Wie von jedem anderen Konto auch.

Arten der Privatentnahme:

• Sachentnahmen
• Leistungsentnahmen
• Nutzungsentnahmen
• Barentnahmen

Du darfst ohne Weiteres Geld von deinem Geschäftskonto auf dein Privatkonto überweisen oder Geld aus der Geschäftskasse privat entnehmen. Auch wenn du private Ausgaben über das Geschäftskonto bezahlst, zählt das als Privatentnahme.

Erstelle für jede Entnahme einen Eigenbeleg. Eine Quittung oder Rechnung mit Ort, Datum, Betrag, deinem Namen und deiner Unterschrift. Gib zusätzlich den Verwendungszweck „Privatentnahme" an, damit die Entnahme erfasst werden kann. Transferierst du Geld zwischen Kasse und Bank, betexte den Vorgang mit „Geldtransit". Sei aber vorsichtig mit zu vielen Entnahmen und Einzahlungen: Das Finanzamt kann misstrauisch werden, wenn häufig große Summen fließen. Bis hin zum Verdacht, dass Schwarzgeld im Umlauf ist. Berate dich mit deinem Steuerberater, wie viel „zu viel" ist.

Als selbstständiger Einzelunternehmer kannst du dir kein Gehalt auszahlen lassen. Von dir selbst beziehst du kein Gehalt. Du bestimmst also selbst, wie viel Geld du als Privatentnahme von deinem Geschäftskonto nimmst, um deine Lebenshaltungskosten zu decken.

Diese Entscheidung hat es in sich: Nimmst du nur so viel, wie du zum „Überleben" brauchst oder fährst du die Kosten deines Unternehmens so weit herunter, dass mehr für dich übrig bleibt? Beide Richtungen bergen Risiken für dich oder dein Unternehmen.

Ein Haushaltsplan verschafft dir den Überblick: Liste zuerst deine laufenden Ausgaben wie Miete, Raten und Nebenkosten auf. Rechne dann aus, was du monatlich für Haushaltsführung, Tanken und alles Weitere brauchst, das Leben und Arbeit kosten. Zuletzt kommen alle weiteren Posten dazu. Etwa Mitgliedsbeiträge in Vereinen oder die Abbuchungen deiner Versicherungen.

Alternativ überlegst du dir, was du realistisch in einer Festanstellung in deinem Job verdienen würdest, und überweist dir genau diesen Betrag auf dein Privatkonto. Sei dabei ehrlich zu dir selbst. Eine monatliche „Gehaltserhöhung" zählt nicht.

Zahl dir lieber etwas weniger aus und bilde Rücklagen. Laufen die Geschäfte mal schleppend, hast du Geld zum Überbrücken und die Steuern wollen jedes Jahr bezahlt sein. Behalte die Liquidität deines Unternehmens immer im Auge. Am besten richtest du einen Dauerauftrag ein, der dir monatlich deinen Unternehmerlohn, alsodein Unternehmergehalt, vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto überweist.

Aus steuerlicher Sicht spielen private Entnahmen und Einzahlungen von Geld keine Rolle: Weder die Umsatzsteuer noch der Gewinn werden davon beeinflusst. Allerdings wirken sich Privatentnahmen auf die Einkommensteuer der Unternehmer oder Gesellschafter aus.

Anders bei Sachentnahmen und -einlagen oder der privaten Nutzung von Unternehmensleistungen: Diese Vorgänge beeinflussen in der Regel die Umsatzsteuer deines Unternehmens. Deshalb erfasst du private Sach- und Leistungsbuchungen in der Buchhaltung auf einem Privatkonto und einem Unterkonto und dokumentierst sie durch Buchungssätze.