Lagerverwaltung: Das ist für Sie als Unternehmer wichtig
Die Lagerverwaltung ist eines der wichtigsten Instrumente, wenn es darum geht, als Unternehmer immer genau zu wissen, was und welche Menge an Produkten vorrätig ist. Besonders im produzierenden Gewerbe mit vielen unterschiedlichen Teilen in ständiger Lagerung, lohnt sich eine solide Lagerverwaltung finanziell: Sie spart bares Geld und schont die Nerven der Lagermitarbeiter. Wir haben alles rund um das Thema für Sie zusammengefasst.
Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.
Definition: Was ist Lagerverwaltung?
Der Begriff umfasst vor allem die Verwaltung von Mengen und von Lagerplätzen in der Lagerwirtschaft. Lagerverwaltung sorgt für eine feste Organisation sowie einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag. Als Lagerhaltung wird primär das Lagern von Materialien als eine Teilaufgabe der Materialwirtschaft bezeichnet.
Aufgaben der Lagerverwaltung
Eine durchstrukturierte Lagerverwaltung deckt im Wesentlichen zwei wichtige Bereiche innerhalb Ihres Unternehmens ab:
- Sie ist Leistungs- und Ausführungsorgan der Lagerwirtschaft: Von der Auftragserfassung, dem Wareneingang bis hin zur Auslieferung.
- Sie ist Kontroll- und Prüforgan: Durch die ganzheitliche Erfassung jedes Auftrags, haben Sie zu jeder Zeit einen Überblick über Ihre Produktion sowie die internen logistischen Prozesse im Lager und ermöglicht tagesaktuelle Bestandsaufnahmen und eine unkomplizierte Steuerung.
Moderne Lagerverwaltung umfasst neben der klassischen Teileverwaltung auch die Ressourcen-Verwaltung, sprich der Förder- und Lagertechnik sowie der Arbeitskraft.
Arten der Lagerverwaltung in Unternehmen
Standardmäßig gibt es drei Arten der Lagerverwaltung für Ihr Unternehmen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.
1. Manuelle Lagerverwaltung
Zum einen die manuelle Lagerverwaltung, die meist mit Karteikarten, einfachen Zetteln oder Excel-Tabellen gestaltet ist. Das Problem dabei liegt auf der Hand:
- Es kann schnell zu Fehlern kommen
- Die Prozesse sind nicht digital erfasst und daher nur mühsam auszuwerten
Übrigens: Auch eine einfache Verwaltung mit Excel-Tabellen findet meist nicht automatisiert statt. Mitarbeiter müssen Zu- und Abgänge manuell und vor Ort eintragen und die einzelnen Systeme kommunizieren nicht miteinander.
2. Softwaregestützte Lagerverwaltung
Bei der softwaregestützten Lagerverwaltung (LVS) implementieren Sie einmal eine Software, die dann automatisch alle Aufträge sowie Zu- und Abgänge mit jeweiliger Platzmarke erfasst und verwaltet. Die Abstimmung innerhalb des Programmes geschieht deutlich schneller und mit nur ein paar Klicks haben Sie immer direkt den Überblick über die Prozesse im Lager.
3. Warehouse Management Systeme
Noch einen Schritt weiter im Lager gehen sogenannte Warehouse Management Systeme (WMS). Sie kommen vor allem in großen Logistikzentren zum Einsatz. Der Materialfluss innerhalb Ihres Unternehmens und nach Außen sowie zwischen den einzelnen Lagern findet dabei in dauernder Abstimmung vollautomatisiert statt. Das System bildet ab, steuert, verwaltet eigenständig Serien- und Chargennummern und kontrolliert parallel.
Diese Lagerkennzahlen sollten Sie kennen
In der Lagerverwaltung gibt es verschiedene Kennzahlen, die Sie im Auge behalten sollten, um möglichst effizient zu arbeiten. Denn das beste Lagerverwaltungssystem nützt Ihnen nichts, wenn Sie und Ihre Lagermitarbeiter nicht den Überblick behalten und Fehler oder Probleme vorab im Auge haben.
Definition
Was sind Kennzahlen?
Kennzahlen stellen komplexe Eigenschaften, Zustände und Leistungen vereinfacht dar. Sie werden aus großen Datenmengen gewonnen und helfen Ihnen dabei, objektive Informationen zur Entscheidungsfindung hinzuzuziehen. Leistungen werden ermittelt und können bewertet werden sowie Prozesse festgehalten und optimiert werden.
Je nach Unternehmen werden die Kennzahlen in der Lagerverwaltung anders aussehen. Generell unterscheidet man zwischen absoluten und relativen Kennzahlen. In der Übersicht haben wir diese Kennzahlen nochmal definiert.
| Absolute Kennzahlen | Relative Kennzahlen |
|---|---|
| Einzelwerte wie Lagerbestand | Gliederungszahlen wie der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten der Lagerverwaltung |
| Summen wie die Anzahl der Lagerplätze | Beziehungszahlen wie der Nutzungsgrad Ihrer Lagerflächen |
| Differenzen wie Inventurdifferenzen | Indexzahlen wie die Entwicklung der Lagerkosten in Relation zu einem bestimmten Basisjahr |
| Mittelwerte wie der durchschnittliche Lagerbestand |
Tipp
Wichtig: Kennzahlen optimal erfassen
Um alle relevanten Kennzahlen optimal definieren und erfassen zu können, ist die schnelle Verfügbarkeit aller relevanten Daten maßgeblich. Das bedeutet, Sie sollten für Ihre Lagerverwaltung auf ein modernes IT-System setzen, das Ihnen langwierige Auswertungen und Erfassungen ersetzt.
Lagerverwaltung optimieren: Weitere relevante Kennzahlen im Detail
Die absoluten und relativen Kennzahlen sind die Basis für eine tiefere Betrachtung Ihrer Lagerverwaltung. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Kennzahlen besonders für Optimierungsprozesse in der Lagerverwaltung relevant sind.
Lagerkostensatz
Die Kennzahl zeigt an, wie sich das Verhältnis von Warenbestand (= Lagerwert) zu den Kosten des Lagers (=Personal, Miete, Abschreibungen) über bestimmte Zeiträume hinweg entwickelt. Steigt dieser Wert, dann zeigt das eine unwirtschaftliche Kostenentwicklung auf. Eine tiefergehende Problemanalyse ist dann angebracht.
Durchschnittlicher Lagerbestand
Diese Kennzahl gibt Auskunft darüber, wie viele Waren und Vorräte durchschnittlich im Lager verfügbar sind. Der Betrachtungszeitraum ist ein Jahr. Der durchschnittliche Lagerbestand sollte monatlich ermittelt werden. Das hilft Ihnen dabei, Veränderungen und Engpässe kurzfristig zu identifizieren und gegebenenfalls gegenzusteuern.
Umschlaghäufigkeit
Wie oft wird ein bestimmtes Material im Lager verbraucht oder ein Produkt verkauft? Das zeigt diese Kennzahl an. Dabei wird immer auf einen bestimmten Zeitraum zum Beispiel ein Quartal definiert. Ziel ist es, die Umschlaghäufigkeit zu steigern, da das Auskunft über Produktivität und Verkaufszahlen gibt. Auch beim Einkauf unterstützt diese Kennzahl: Waren oder Materialien, die nicht so oft benötigt werden, müssen so nicht in großen Stückzahlen eingekauft werden.
Durchschnittliche Lagerdauer
Wie lange liegt ein Artikel oder Material im Lager? Auch diese Kennzahl gibt Rückschlüsse auf den Absatz eines Produktes und dient ebenfalls zur Qualitätssicherung.
Lagernutzungsgrad
Diese Kennzahl zeigt Ihnen, wie gut Ihr Lager räumlich genutzt wird. Wie viel Prozent der Lagerplätze ist tatsächlich in Verwendung? Wo kann optimiert werden? Maximal 80% gilt als optimal, so kommt es auch bei kurzfristigen Einkäufen nicht chaotisch werden.
Produktivität
Diese Kennzahl betrachtet das Verhältnis von Input und Output. Beispielsweise das von kommissionierten Positionen zu den dafür benötigten Arbeitsstunden. Meist wird die Kennzahl nochmal in Leistungsproduktivität (= Aufträge, die ein Mitarbeiter bearbeitet) und Kostenproduktivität (= Kosten pro Stunde in der die Leistung erbracht wird) aufgeteilt.
Lagerverwaltungssystem: Was ist das und wie funktioniert es?
Ein Lagerverwaltungssystem ist besonders bei großen Warenmengen oder Produktionsmitteln unerlässlich für das strukturierte Arbeiten in einem Unternehmen. Es sorgt vor allem für einen reibungslosen logistischen Aufwand und dient der täglichen Orientierung im Lager.
Generell unterscheidet man zwischen reinen und integrierten Lagerverwaltungssystemen:
- Reines Lagerverwaltungssystem: Ein in sich geschlossenes Software-System, das schwer mit anderen Programmen im Unternehmen kombinierbar bzw. zu verbinden ist.
- Integriertes Lagerverwaltungssystem: Das Programm ist direkt an das Warenwirtschaftssystem angebunden. Dadurch können Daten einfach und schnell kombiniert werden. Besonders wenn abteilungsübergreifend gearbeitet wird, ist so eine Software ein richtiger Zeitsparer.
Warum lohnt sich der Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware?
Eine Lagerverwaltungssoftware, die nach den modernsten Anforderungen für Lagerlogistik entwickelt ist, bietet vor allem eines: eine klare Effizienzsteigerung. Das wird vor allem erreicht durch:
- Automatisierung der Meldebestände im Lager
- Transparenz zu jedem Zeitpunkt
- Echtzeit-Daten zu Lagerbeständen
- Verknüpfungen beispielsweise zu Online-Shops
So sparen Sie nicht nur viel Zeit. Auch Fehlerquellen im System werden in der Regel schneller gefunden und können einfach behoben werden. Die Automatisierung sorgt dafür, dass die Produktivität im Lager im laufenden Prozess erhöht werden kann.
Tipp
Nutzen Sie die Vorteile einer modernen Software für die Lagerverwaltung
Das moderne Warenwirtschaftssystem Lexware warenwirtschaft bietet kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit, die Lagerverwaltung direkt im Warenkreislauf zu betreiben. Komplexe Prozesse werden effizient abgebildet. So haben Sie immer alles im Blick und sparen viel Zeit und Kosten!
Praktische Ergänzungen: Barcode-Scanner und MDE
Zusätzlich zu einem vollautomatischen Lagerverwaltungssystem kommen heute in vielen Unternehmen mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) zum Einsatz. Mit Barcode-Scanner oder mobilen Terminals werden Daten digital zusammengetragen und erfasst. Somit ist Ihr Lager optimal ausgestattet, um eine effektive und moderne Lagerverwaltung zu ermöglichen.
