Definition
ELStAM für Arbeitgeber
Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beziehen sich auf Faktoren wie die Steuerklasse oder die Freibeträge. Seit dem Jahr 2014 müssen diese nicht mehr in Papierform belegt werden. Stattdessen wird über das ELStAM-Verfahren die Übermittlung der wichtigen Informationen für die Berechnung der Abzüge vereinfacht. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.
Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) für die Lohnabrechnung
ELStAM steht für die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, die für die Lohnabrechnungen von Arbeitnehmern berücksichtigt werden müssen.
Konkret handelt es sich dabei um die Merkmale
- Steuerklasse,
- Anzahl der Kinderfreibeträge,
- generelle Freibeträge und
- Kirchensteuerabzugsmerkmale.
Diese Steuermerkmale stellt die Finanzverwaltung den Arbeitgebern zum elektronischem Abruf bereit, damit sie bei der Abrechnung der Lohnsteuer der Arbeitnehmer berücksichtigt werden.
Durch das vereinfachte Abrufverfahren benötigen Arbeitgeber nur noch wenige steuerrelevante Informationen von Arbeitnehmern, um die Lohnsteuerabrechnung korrekt vorzunehmen.
Diese Informationen müssen dem Arbeitgeber bzw. der Arbeitgeberin vorliegen:
- Das Geburtsdatum,
- die steuerliche Identifikationsnummer (IDNr.) und
- die Information, ob es sich um ein Hauptarbeitsverhältnis oder Nebenarbeitsverhältnis handelt.
Über das ELStAM-Verfahren werden dem Arbeitgeber damit alle wichtigen Informationen für die Lohnsteuerabrechnung bereitgestellt.
Ändern sich lohnsteuerrelevante Daten eines Arbeitnehmers, erhält der Arbeitgeber eine entsprechende Mitteilung von der Finanzverwaltung.
Sinn und Zweck hinter ELStAM ist also die vereinfachte Bereitstellung und der erleichterte Informationsfluss wichtiger Daten für die korrekte Lohnsteuerabrechnung.
Zuständigkeiten und Meldepflichten im Rahmen von ELStAM
Wie zuvor erwähnt wird der Arbeitgeber bei Änderungen der lohnsteuerrelevanten Daten informiert. Dabei kommt es jedoch auf den geänderten Dateninhalt an und welche Instanz für die Mitteilung zuständig ist.
Die Finanzverwaltung ist für folgende Aspekte zuständig:
- Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale
- Speicherung der Lohnsteuerabzugsmerkmale
- Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale
- Bereitstellung von Änderungslisten
Für die folgenden Aspekte tragen hingegen die Gemeinden die Verantwortung:
- Melderechtliche Änderungen
- Übermittlung der melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung
Den rechtlichen Rahmen für die Lohnsteuerabzugsmerkmale bilden das Einkommensteuergesetz (EstG), die Lohnsteuerdurchführungsverordnung, die Abgabenordnung (AO), das Bundesmeldegesetz und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Lohnsteuerabzug ohne steuerliche Identifikationsnummer
In Deutschland erhält jede steuerrelevante Person eine Steuer-Identifikationsnummer. Diese Nummer ist einmalig und nicht austauschbar. Sie besteht sogar über den Tod hinaus.
Hat ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin aber noch keine steuerliche Identifikationsnummer, muss der Lohnsteuerabzug anhand der voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgen. Der Arbeitgeber muss sich also die notwendigen Informationen vom Arbeitnehmer einholen und den Lohnsteuerabzug entsprechend selbst berechnen.
Das ist etwa der Fall, wenn ein zugezogener Arbeitnehmer aus dem Ausland noch keine Steuer-ID erhalten hat.
Wichtig: Dieser Prozess darf aber nicht länger als drei Monate anhalten. Nach spätestens drei Monaten muss also die steuerliche ID vorliegen. Auch die Lohnsteuerabzüge müssen anschließend gegebenenfalls korrigiert werden.
ELStAM: Anmeldung von Arbeitnehmern
Für die Anmeldung von Arbeitnehmern im ELStAM-Verfahren benötigen Arbeitgeber eine ELSTER-zertifizierte Software für die Lohnabrechnung oder einen registrierten Zugang zum Onlineportal Mein ELSTER, um dort die Arbeitgeberfunktionen für ELStAM nutzen zu können.
Liegen die erforderlichen Informationen über den Arbeitnehmer (wie Steuer-ID, Geburtsdatum etc.) bereit, lässt sich die Anmeldung über die zuvor erwähnten Wege vornehmen.
Beachten Sie: Im Fall einer arbeitnehmerseitigen Sperre des elektronischen Abrufs muss eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vom Finanzamt vorgelegt werden. Diese Bescheinigung muss der Arbeitnehmer selbst beantragen und den Arbeitgeber anschließend über die Aufhebung der Sperre informieren.
Ist die Sperre aufgehoben, kann die Anmeldung wie beschrieben vorgenommen werden. Die ELStAM-Daten werden spätestens fünf Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Dabei gilt auch der Samstag als Werktag. Ist nach Ablauf dieser Zeit keine Anmeldung möglich, können sich Arbeitgeber im Onlineportal Mein ELSTER über den Verarbeitungsstand oder mögliche Probleme informieren.
Auskunft zur elektronischen Lohnsteuerkarte einholen
Die Bereitstellung der Daten entspricht einer elektronischen Lohnsteuerkarte. In folgenden Fällen können die Lohnsteuermerkmale eines Arbeitnehmers via ELStAM-Verfahren abgerufen werden:
- Betriebsneugründungen: Bereitstellung der Daten nach einer Neuanmeldung von Arbeitnehmer zum Verfahrenseinstieg bei Betriebsneugründungen.
- Die Bereitstellung der Daten nach der Anmeldung eines einzelnen Arbeitnehmers.
- Geänderte Lohnsteuerabzugsmerkmale einzelner Arbeitnehmer: Hierzu zählen beispielsweise ein Steuerklassenwechsel oder das Beantragen von Freibeträgen. In diesem Fall ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Änderungsliste für die Lohnabrechnung heranzuziehen. Das Serviceportal von Mein ELSTER bietet die Möglichkeit, sich per E-Mail automatisch über Änderungen der ELStAM informieren zu lassen.
- Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer eines laufenden Verfahrens, zum Beispiel bei betrieblichem Datenverlust. Die Daten werden in Form einer Bruttoliste bereitgestellt. Um diese einsehen zu können, muss ein Antrag beim Finanzamt, das für die Betriebsstätte verantwortlich ist, gestellt werden.
Bereitstellung der Änderungslisten
ElStAM-Änderungslisten werden immer bis zum fünften Werktag des folgenden Monats verfügbar gemacht. Auch in diesem Fall gilt der Samstag als ein Werktag.
Die Finanzverwaltung empfiehlt zudem, die Änderungslisten auch dann aufzurufen, wenn gegebenenfalls keine Meldung per E-Mail erfolgt ist.
Für den Fall der Fälle: Bei anhaltenden technischen Problemen und Störungen des ELStAM-Verfahrens darf der Arbeitgeber für einen Übergangszeitraum von 3 Monaten die voraussichtliche Lohnsteuerabzugsmerkmale zugrunde legen. Bei ggfs. ausstehenden Änderungen werden diese dann in dieser Form berücksichtigt.
