Sozialversicherungsbeiträge: Beitragsanspruch
Sobald ein Arbeitnehmer regelmäßig ein höheres Arbeitseinkommen als 603 Euro Euro monatlich hat, besteht im Regelfall für ihn die Versicherungspflicht. Du bist also verpflichtet, Arbeitnehmer bei ihrer Krankenkasse anzumelden. Diese Anmeldung betrifft die folgenden Versicherungszweige:
- Krankenversicherung
- Pflegeversicherung
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
Die Beiträge für diese 4 Versicherungszweige werden als Gesamtsozialversicherungsbeitrag (GSV-Beitrag) bezeichnet. Du zahlst den GSV-Beitrag insgesamt an die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.
Ansprüche auf Beiträge entstehen für die Krankenkasse mit Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung. Allerdings zahlst du die Beiträge insgesamt für einen Kalendermonat zum Fälligkeitstermin.
Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge
Der GSV-Beitrag ist spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig.
→ Der Beitrag für den Monat Januar 2026 ist damit am 28. Januar 2026 zu zahlen.
Rechnest du die Löhne und Gehälter vor dem Fälligkeitstermin der
Sozialversicherungsbeiträge ab?
Wenn du die Lohnabrechnung deiner Arbeitnehmer bereits vor dem Einreichungstermin vornimmst, ist die Bestimmung der zu zahlenden Beitragshöhe unproblematisch.
Beispiel: Erhalten deine Arbeitnehmer die Lohn- oder Gehaltszahlung für Januar 2026 zum Beispiel bereits am 15. Januar 2026, zahlst du zum Fälligkeitstag am 28. Januar 2026 die daraus resultierenden Sozialversicherungsbeiträge.
Rechnest du die Löhne und Gehälter nach dem Fälligkeitstermin der Sozialversicherungsbeiträge ab?
Nimmst du die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Arbeitnehmer erst nach Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge vor, ist dir der genau zu zahlende Betrag am Abgabetermin noch nicht bekannt. In diesem Fall zahlst du die GSV-Beiträge in Höhe der tatsächlichen Beitragsschuld des Vormonats. Diese Regelung zur Beitragsberechnung wurde im Mai 2017 vom Gesetzgeber beschlossen und trat rückwirkend zum 1. Januar 2017 in Kraft.
Info
Zahlung von zu hohen Beiträgen
Wenn du zu hohe SV-Beiträge für deine Mitarbeiter gezahlt hast, kannst du in der Regel eine Rückerstattung beantragen. Alternativ wird der zu viel gezahlte Betrag mit den Sozialversicherungsbeiträge des Folgemonats verrechnet, wodurch dich nächste Zahlung geringer ausfällt.
Beispiel: Die Beitragszahlung für Januar am 28. Januar 2026 wird auf 4.100 EUR geschätzt. Die Anfang Februar 2026 vorgenommene Abrechnung für Januar 2026 ergibt eine tatsächliche Beitragsschuld in Höhe von 4.400 EUR. Am 25. Februar 2026 sind dann zu zahlen:
| Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2026 | 4.400 EUR |
|---|---|
| + Nachzahlung für Januar 2026: | 300 EUR |
| Insgesamt | 4.700 EUR |
Ergibt sich bei der Beitragsabrechnung für Februar 2026 ein tatsächlich zu zahlender GSV-Beitrag in Höhe von 4.300 EUR, sind am 27. März 2026 zu zahlen:
| Voraussichtliche Beitragsschuld März 2026: | 4.300 EUR |
|---|---|
| - Überzahlung für Februar 2026: | 100 EUR |
| Insgesamt | 4.200 EUR |
Eine Schätzung der voraussichtlichen Beitragsschuld ist für dich daher nur noch erforderlich, wenn du erstmals Beiträge zu zahlen hast. Das gleiche gilt für Fälle, in denen für einen Monat trotz Fälligkeit keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind, weil z. B. alle Beschäftigten krank sind und Krankengeld erhalten. Im darauffolgenden Monat musst du dann die voraussichtliche Beitragsschuld schätzen.
Hierbei wird die tatsächliche Beitragsschuld für den letzten Entgeltabrechnungszeitraum zu Grunde gelegt. Dann wird geprüft, ob unter anderem folgende Punkte diese Beitragshöhe verändern:
- Änderungen der Beschäftigtenanzahl
- Änderungen der Arbeitstage
- Änderungen der Beitragssätze
Keine Anwendung der Vereinfachungsregel auf Einmalzahlungen
Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Einmalzahlungen (z. B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld). In den Monaten, in denen du den Arbeitnehmern solche Einmalzahlungen gewährst, musst du die darauf entfallenden SV-Beiträge weiterhin zusätzlich im Wege der Beitragsschätzung in voraussichtlicher Höhe ermitteln und zahlen.
Beispiel: Die Beitragszahlung für Januar am 28. Januar 2026 erfolgt in voraussichtlicher Höhe und beträgt 4.100 EUR. Die Anfang Februar 2026 vorgenommene Abrechnung für Januar 2026 ergibt eine tatsächliche Beitragsschuld in Höhe von 4.400 EUR. Außerdem erhalten die Arbeitnehmer im Februar eine Einmalzahlung. Die daraus resultieren Beiträge betragen voraussichtlich 2.000 EUR. Am 25. Februar 2026 sind zu zahlen:
| Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2026: | 4.400 EUR |
|---|---|
| Schätzung für Einmalzahlung: | 2.000 EUR |
| + Nachzahlung für Januar 2026: | 300 EUR |
| Insgesamt: | 6.700 EUR |
Bei der Beitragsabrechnung für Februar 2026 ergibt sich nach Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge ein tatsächlich zu zahlender GSV-Beitrag in Höhe von 6.200 EUR. Diese setzen sich zusammen aus 4.300 EUR für das laufende Arbeitsentgelt und 1.900 EUR für die Einmalzahlung. Am 27. März 2026 sind zu zahlen:
| Voraussichtliche Beitragsschuld März 2026: | 4.300 EUR |
|---|---|
| - Überzahlung für Februar 2026: | 200 EUR |
| Insgesamt: | 4.100 EUR |
Zahlungsmöglichkeiten und Tag der Zahlung
Für die Zahlung der Beiträge hast du regelmäßig folgende Möglichkeiten:
- Zahlung durch Scheck
- Überweisung
- Einzahlung auf ein Konto der Krankenkasse
- Einzugsermächtigung
Beachte dabei, dass bei Zahlung durch Scheck, bei Überweisung oder Einzahlung auf ein Beitragskonto der Krankenkasse, der Tag der Wertstellung zugunsten der Einzugsstelle als Tag der Zahlung gilt. Du musst also sicherstellen, dass der Krankenkasse das Geld am Fälligkeitstag zur Verfügung steht. Andernfalls riskierst du Säumniszuschläge. Die Einzugsermächtigung nach dem SEPA-Lastschriftverfahren versichert, dass die Sozialversicherungsbeiträge nach ihrer Fälligkeit rechtzeitig durch die Einzugsstelle abgebucht werden. Die automatisch gezahlten Beiträge gehen vor der Fälligkeit bei der Sozialversicherung ein, womit du Zahlungsverzüge vermeidest.
Höhe der Sozialversicherungsbeiträge ermitteln
Die Höhe deiner monatlichen Abgaben an die Krankenkassen ist von mehreren Faktoren abhängig:
- Anstellungsverhältnis
- Höhe des Arbeitsentgelts
- Besondere Einmalzahlungen
Bei der Berechnung gilt für jede Art der Versicherung eine Beitragsbemessungsgrenze – ab diesem Wert muss der Arbeitgeber keine Zusatzbeiträge zahlen. Daraus ergeben sich für das gesamt Jahr folgende Werte:
| Art der Versicherung | Höhe der SV-Beiträge (Arbeitgeberanteil) |
|---|---|
| Krankenversicherung | 7,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 5.812,50 Euro |
| Durchschnittlicher Zusatzbeitragssatz | 1,45% vom Entgelt bis zur Grenze von 5.812,50 Euro |
| Rentenversicherung | 9,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 8.450 Euro |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 8.450 Euro |
| Pflegeversicherung | 1,8% vom Entgelt bis zur Grenze von 5.812,50 Euro |
Achtung
Verspätete Zahlung wird teuer
Zahlst du der Krankenkasse die GSV-Beiträge nicht bis zum Fälligkeitstag, fallen Mahngebühren in Höhe von 1 % dieser Beiträge an. Dies gilt auch, wenn die Zahlung nur einen Tag verspätet erfolgt. Kulanzregelungen sind bei den Krankenkassen aufgrund gesetzlicher Vorgaben kaum möglich.
Was ist ein Beitragsnachweis?
Für jeden Abrechnungszeitraum müssen die Sozialversicherungsbeiträge für die Beschäftigten berechnet werden. Mit dem Beitragsnachweis teilen die Arbeitgeber der jeweiligen Krankenkasse die Höhe und Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge mit, die sie zahlen müssen. Der Beitragsnachweis wird der Krankenkasse elektronisch (über ein systemgeprüftes Programm mit verschlüsselter Datenübertragung) übermittelt.
Früherer Termin für den Beitragsnachweis
Der Beitragsnachweis für die versicherungspflichtigen Arbeitnehmer und die Minijobber ist von dir bereits 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge bei den einzelnen Krankenkassen bzw. der Minijobzentrale einzureichen.
Übersichtstabelle: Fälligkeitstermine der Beiträge und Beitragsnachweise für das Jahr 2026
Die nachfolgende Tabelle zeigt dir die Fälligkeitstermine der Beiträge und Beitragsnachweise für das Jahr 2026 im Überblick.
| Monat | Termin Beitragsnachweis (fünftletzter Bankarbeitstag) | Termin Fälligkeit der Beiträge (drittletzter Bankarbeitstag) |
|---|---|---|
| Januar | 26. | 28. |
| Februar | 23. | 25. |
| März | 25. | 27. |
| April | 24. | 28. |
| Mai | 22. | 27. |
| Juni | 24. | 26. |
| Juli | 27. | 29. |
| August | 25. | 27. |
| September | 24. | 28. |
| Oktober | 26. | 28. |
| November | 24. | 26. |
| Dezember | 22. | 28. |
Was passiert, wenn der Beitragsnachweis nicht übermittelt wird?
Wird der Beitragsnachweis nicht oder zu spät übermittelt, schätzt die Krankenkasse die Beiträge. Dabei nimmt sie oft den höchstmöglichen Betrag, wodurch die Beiträge höher ausfallen. Die Schätzung ist bindend, bis ein Beitragsnachweis nachgereicht wird. Die anschließenden Korrekturen ist aufwendig und führt oft zu Nachzahlungen.
Info
Dauerbeitragsnachweis
Wenn sich die Höhe des beitragspflichtigen Entgelts und damit auch die Beitragshöhe nicht monatlich ändert, kann der Arbeitgeber den Beitragsnachweis als Dauerbeitragsnachweis kennzeichnen. Erst wenn sich die Beitragshöhe ändert, muss der Krankenkasse ein neuer Beitragsnachweis übermittelt werden.
Null-Beitragsnachweis
Aufgrund unbezahlten Urlaubs, Krankengeldbezugs oder Ähnlichem kann es vorkommen, dass in einem Monat keine Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen U1, U2 oder Insolvenzgeldumlagen fällig sind. Dann musst du trotzdem einen Beitragsnachweis einreichen: den Null-Nachweis. Diese Regelung ist nur für die Monate zu beachten, in denen die Beschäftigten noch gemeldet sind.
Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig
Der Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (Minijobber mit wenigen Arbeitsstunden) ist der Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See in 45115 Essen zu übermitteln. Auch die entsprechenden Beiträge zahlst du an die Minijob-Zentrale. Für die zu zahlenden Beiträge gelten dieselben Fälligkeitsregelungen wie bei versicherungspflichtigen Arbeitnehmern.
Tipp:
Erteile für die Beiträge für deine Minijobber der Minijobzentrale ebenso eine Einzugsermächtigung, um Säumniszuschläge zu vermeiden.
