10 Tipps für erfolgreiche Meetings

Eins haben Meetings alle gemeinsam: Wie sie organisiert und ob sie professionell durchgeführt werden, bestimmt das Ergebnis. Wir haben für Sie die 10 wichtigsten Tipps für das Durchführen erfolgreicher Meetings zusammengestellt.

Eine ergebnisorientierte Besprechung kann notfalls auch im Café oder am Küchentisch im Homeoffice  stattfinden, solange den Teilnehmern nur keine direkten Ablenkungen serviert werden. Je größer die Gruppe oder der Besprechungsraum nämlich sind, desto wichtiger ist es, unnötige Störungen zu vermeiden. Im Normalfall werden Sie sich also um einen angemessenen großen Raum bemühen, der die benötigte technische Ausstattung hat, um das Meeting erfolgreich durchführen zu können.

Wer mit oder vor einer Gruppe Menschen spricht, ist immer auch auf Improvisationstalent angewiesen, denn man weiß nie, welche Fragen zusätzlich kommen. Umso wichtiger ist es, dass die für eine Besprechung angesetzten Themen bzw. die entsprechenden Handouts, Folien und eigenen Unterlagen vernünftig vorbereitet sind, damit Sie daran nicht auch noch denken müssen und Ihr Meeting erfolgreich durchführen können.

Die Teilnehmer sollen Kopien erhalten? Erstellen Sie sie am Vortag. Sie brauchen einen Beamer? Machen Sie einen Testlauf. Ein Mikrofon wird benötigt? Probieren Sie es aus, solange Sie noch allein im Raum sind. Flipchart, Stifte, Getränke für die Teilnehmer – alles, was reibungslos abläuft und worüber Sie deswegen nicht nachdenken müssen, ist während des Meetings ein Pluspunkt.

Wie Sie ein Meeting eröffnen, was Sie als Einleitung zu welchem Thema sagen und wie Sie auf kritische Rückfragen reagieren – all das können Sie üben und sich dadurch eine Routine aneignen. Networking-Veranstaltungen oder kleine Vorführungen im Bekanntenkreis sind gute Möglichkeiten, ohne jedes Risiko zu lernen, wie Sie die eigene Befangenheit und das Lampenfieber abschütteln und frei über die eigenen Themen sprechen.

Viele Einleitungen, die man sich vorab überlegt, klingen nicht mehr so gut, sobald sie ausgesprochen werden – und andersherum funktionieren andere als gesprochene Ansagen sehr gut. Üben Sie für ein erfolgreiches Meeting vor dem Spiegel, sprechen Sie mit dem Hund, der Familie und auf kleineren Events über Ihr Projekt. Je sicherer Sie sich fühlen, desto weniger müssen Sie sich zukünftig aufs freie Sprechen vorbereiten und desto optimaler erreichen Sie die Zielgruppe, die Sie bestenfalls zuvor mithilfe einer Zielgruppenanalyse festgelegt haben.

Die Menschen in Ihrem Meeting haben vielleicht im Stau gestanden oder am Vortag eine Wurzelbehandlung gehabt. Sie kommen eventuell erfolgreich und euphorisch von einer Messe oder müssen während Ihres Treffens den Posteingang im Auge behalten, weil es in einem anderen Projekt gerade brennt. Wichtiger noch, sie haben vielleicht gar keine Lust auf das Meeting, betrachten Sie mit Skepsis oder versprechen sich enorm viel von Ihrem Treffen und haben hohe Erwartungen.

Bevor Sie also erfüllt von Ihrem eigenen Thema einfach loslegen, sollten Sie sich unbedingt ein paar Minuten Zeit nehmen und bereits bei der Begrüßung herausfinden, welche Stimmungen heute mit Ihnen am Tisch sitzen, um darauf – wo nötig – einzugehen. So gelingt Ihnen ein erfolgreiches Meeting.

Aus gutem Grund ist für ein erfolgreiches Meeting auch eine Vorstellungsrunde der klassische Bestandteil der meisten Meetings mit größeren Gruppen oder ganz neuen Personen. Die meisten Menschen sprechen sehr gerne über sich selbst, ihre Branche und Arbeit und ihre Erwartungen ein Meeting betreffend.

Mit der Frage, was sie sich vom heutigen Tag versprechen, schlagen Sie also zwei Fliegen mit einer Klappe, denn Sie wissen dann auch gleich, mit welchen Fragen später zu rechnen ist.
Stellen Sie sich auch selbst vor – und IhreErwartungenan das Meeting. So kann bereits vorab geklärt werden, wenn bezüglich eines bestimmten Themas von unterschiedlichen Voraussetzungen ausgegangen wird. Das kommt nicht oft vor, aber wenn, dann kann es ein Meeting auch sprengen. Besser ist es für Ihr erfolgreiches Meeting also, Sie sprechen vorher darüber, nicht im Nachhinein.

Welche Art von Frage Sie für Ihr erfolgreiches Meeting stellen, kommt auf das Thema der Besprechung an, aber grundsätzlich werden Sie immer einen Vorteil haben, wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Gesprächspartner direkt adressieren. Bei einem Produkt oder einer Lösung, welche Sie anbieten möchten, könnten Sie beispielsweise nach Herausforderungen oder Problemen in dem Sachgebiet fragen, für das Sie eine Lösung auf den Tisch packen werden. Wenn es um eine mögliche Projektzusammenarbeit geht, fragen Sie nach den Erfahrungen bei ähnlicher Zusammenarbeit bisher und wenn eine Krise besprochen wird, beginnt man am besten damit, das Problem ohne Umschweife bei den Hörnern zu packen und zu fragen, welche Überlegungen bisher dazu entstanden sind. 

Sie bringen Pläne, Ziele und Ideen mit in das Meeting und werden vielleicht erleben, dass nicht alle darauf so enthusiastisch reagieren wie Sie. Das ist zu erwarten, muss aber nicht so bleiben: Statt frustriert zu sein, weil Sie sich erst einmal eher unverstanden fühlen, sollten Sie den Funken Ihrer Begeisterung überspringen lassen – Ihr Meeting wird dennoch erfolgreich sein. Öffnen Sie sich und erzählen Sie den Meeting-Teilnehmern, was Sie selbst an Ihrem Thema interessiert, welches Potenzial Sie sehen und welche Möglichkeiten sich bieten.

Am besten beginnen Sie damit, die EntstehungsgeschichteIhrer Idee zu erzählen. Wie kam sie zustande, wann hat sie Fahrt aufgenommen und wieso stehen Sie jetzt hier? Es ist Ihre Geschichte. Erzählen Sie sie richtig, und Sie werden Ihre Zuhörer mit Ihrer Begeisterung anstecken und ein erfolgreiches Meeting durchführen.

Meetings setzen sich in der Regel zusammen aus kurzer Vorstellungsrunde, ausführlicher Information, anschließender Besprechungmit Diskussion und dann einer Entscheidung oder Verteilung von zu erledigenden Aufgaben und Terminen.

Für ein erfolgreiches Meeting sollten Sie mindestens diese Entscheidung oder die Dinge, die beschlossen wurden, stichpunktartig in Form eines Protokolls festhalten und im Anschluss an alle Teilnehmer verteilen. Das ist besonders wichtig, wenn es um Termine und Verteilung von Aufgaben geht. Das geht auch durch gemeinsame Notizen auf einem Flipchart – mit Smartphones lässt sich schließlich innerhalb von Minuten ein Foto des Beschlusses an alle verteilen.

Ein erfolgreiches Meeting hat einen Anfang und ein Ende, die vorher bekannt sind und auch kommuniziert werden. Es beginnt und endet pünktlich, hat in angemessenem Abstand Kaffee- und Verschnaufpausen und eine zumindest grobe Agenda, an der sich der Zeitplan orientiert.

Bereits bei der Anmeldung sollte also feststehen, wie lang ein Meeting dauert – nicht nur, damit der passende Raum gebucht werden kann, sondern auch, damit die Teilnehmer kommunizieren können, in welcher Zeitspanne sie nicht erreichbar sind. Ebenfalls sollte bekannt sein, ob noch weitere Termine geplant sind.

Es ist nur ein Meeting. Selbst wenn es trotz Übung und guter Vorbereitung nicht die gewünschten Ergebnisse bringt, so ist es doch nur eins von vielen möglichen Meetings und das nächste läuft gleich wieder um ein Vielfaches besser.

Natürlich wäre es schön, auf einen Schlag fünf neue Aufträge an Land zu ziehen oder eine Gruppe Entscheider vom aktuellen Konzept zu überzeugen. Am Ende des Tages war es aber nur ein Meeting, und wenn Sie Ihr Bestes gegeben haben, wird dieser Einsatz den richtigen Menschen in Erinnerung bleiben, auch wenn das Meeting selbst vielleicht nicht so überwältigend erfolgreich war, wie Sie es sich gewünscht haben.

Doch auch für ein überaus erfolgreiches Meeting gilt: Die Umsetzung der anliegenden Aufgaben ist wichtiger, und sie findet nicht im Meeting statt.