Fahrtkostenpauschale

Zunächst müssen Sie den einfachen Arbeitsweg berechnen. Das ist die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Dabei müssen Sie mit der kürzesten Strecke ohne Umwege kalkulieren. Das gilt auch, wenn Sie einer Fahrgemeinschaft angehören. Sie müssen zwingend den direkten Weg eintragen. Jedes Mitglied der Fahrgemeinschaft darf die Fahrtkosten für seine Strecke geltend machen. Hier empfiehlt es sich, die einfache Entfernung in Kilometer anhand eines Online-Routenplaners zu ermitteln. Eine längere Strecke darf dann geltend gemacht werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass sie verkehrsgünstiger ist, Sie also Ihr Ziel schneller erreichen als mit der eigentlich kürzeren Verbindung.

Als Arbeitgeber sind Sie nicht in der Pflicht, die Fahrtkosten für Ihre Arbeitnehmer zu erstatten. Dieser sogenannte Fahrtkostenzuschuss beruht auf freiwilliger Basis, die Mehraufwendungen komplett oder teilweise zu übernehmen.

Ein Fahrtkostenzuschuss zählt normalerweise als steuerpflichtiger Arbeitslohn. In einigen Fällen ist eine Fahrtkostenerstattung beziehungsweise das Kilometergeld vom Arbeitgeber aber auch steuerfrei.

Sie können einige Zuschüsse bis zur Höhe der Entfernungspauschale mit 15 % pauschal versteuern. Pauschal besteuerte Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte reduzieren den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers. Jobtickets oder Firmenwagen, die Sie Ihren Mitarbeitern für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bieten, unterliegen ebenfalls speziellen steuerlichen Regeln.  

Werden Mitarbeitern verbilligte oder kostenlose Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel zur Verfügung gestellt, sind je nach Ausgestaltung Sachbezugs- und Steuerbefreiungsregeln zu beachten. Zuschüsse zu Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten oder Familienheimfahrten sind in der Lohnabrechnung als steuerfrei zu kennzeichnen. 

In der Lohnsteuer ist § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG entscheidend für die Pauschalierung der Fahrtkosten. Demzufolge qualifizieren sich ausschließlich die als Entfernungspauschale ansatzfähigen Beträge sowie tatsächlich höhere Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel.  

Ergänzende Informationen dazu bietet das BMF-Schreiben vom 31.10.2013 (BStBl 2013 I S.1376). Die Regelung zu einer 50-EUR-Freigrenze für Sachbezüge wie Fahrkarten findet sich in § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG, während der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR für öffentliche Verkehrsmittelbeschäftigte in § 8 Abs. 3 EStG steht.

In der Sozialversicherung zählen Fahrtkostenzuschüsse als Teil des Arbeitsentgelts, gemäß § 14 Abs. 1 SGB IV. Eine spezielle Ausnahme bildet der pauschal versteuerte Fahrtkostenersatz, der in § 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV geregelt ist.

Damit der Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Fahrtkostenzuschuss muss innerhalb des jährlichen Werbungskostenabzugs liegen.
• Beim Zuschuss für die Fahrtkosten muss es sich um eine Zusatzleistung des Arbeitgebers handeln.
• Für den Fahrkostenzuschuss wurde kein Teil des bestehenden Arbeitsentgelts umgewandelt.

Für pauschal versteuerte Fahrtkosten gilt ein Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Jahr. Beträge, die darüber liegen, müssen individuell versteuert werden.

Erhalten Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss für öffentliche Verkehrsmittel in Form eines Jobtickets, gelten Besonderheiten. Mehr erfahren Sie in unserem Artikel zum Jobticket. 

Liegen die pauschal besteuerten Beträge für den Fahrtkostenersatz höher als die Werbungskosten, müssen die Beträge individuell versteuert werden. Darüber hinaus sind sie sozialversicherungspflichtig. Dabei gelten die Lohnsteuerklassen als Besteuerungsgrundlage. Die Beträge werden wie das Gehalt normal besteuert.

Basis für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses ist immer die kürzeste Wegstrecke zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte. Ob es sich dabei um die beste oder günstigste Strecke handelt, ist unwesentlich. Ausnahmen gibt es nur, wenn eine längere Strecke deutliche Vorteile bringt. Ein typisches Beispiel hierfür ist, wenn die übliche Strecke wegen einer Baustelle gesperrt ist und somit ein Umweg zum Erreichen des Arbeitsplatzes notwendig wird.

Der Fahrtkostenzuschuss ist meist steuerpflichtig. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen der Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber steuerfrei ist. Beispielsweise können Tickets für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs teilweise steuerfrei bezuschusst werden. Auch wenn Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss als Tankgutschein gewähren, kann dieser unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein.

Für Unternehmen liegt der große Vorteil je nach Ausgestaltung in der Einsparung von Sozialabgaben. Im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung, die nicht nur steuer-, sondern auch sozialversicherungspflichtig ist, kann der Fahrkostenzuschuss in einigen Fällen also ein sozialversicherungsfreier Bonus für Angestellte sein.

Durch die Pauschalversteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 15 Prozent erhalten Arbeitnehmer oft mehr Netto vom Brutto. Einzig beim niedrigsten Lohnsteuersatz von 14 Prozent entsteht durch die pauschale Versteuerung des Fahrtkostenzuschusses für Arbeitnehmer ein Nachteil. Umgekehrt heißt das aber auch: Je höher der Lohnsteuersatz ist, desto mehr lohnt es sich, die Fahrtkosten pauschal zu versteuern anstelle einer Gehaltserhöhung. Denn eine Gehaltserhöhung führt zwangsläufig irgendwann zu einem höheren Steuersatz.

Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale sollten nicht verwechselt werden.  

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Zusatzleistung. Arbeitnehmer haben also keinen Anspruch darauf. Ebenso wenig sind Arbeitgeber verpflichtet, einen Fahrtkostenzuschuss auszuzahlen.

Die Pendlerpauschale ist hingegen ein Angebot des deutschen Staates. Über diese können Sie Fahrtkosten als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen.

Wenn der Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert wird, stellt er eine direkte finanzielle Zuwendung an Arbeitnehmer dar, während durch die Pendlerpauschale kein unmittelbares Geld ausgezahlt wird. Stattdessen wird ein pauschaler Betrag von den Unternehmen berechnet und kann steuermindernd wirken. Die Pendlerpauschale beträgt seit Januar 2026 0,38 Euro ab dem 1. Kilometer. Aber Achtung: Je nach Fortbewegungsmittel gilt der jährliche Höchstbetrag für die Pendlerpauschale. Dieser liegt bei 4.500 Euro. 

Damit Selbstständige die Fahrtkostenpauschale nutzen können, muss eine regelmäßige Betriebsstätte, die getrennt vom Wohnraum ist, vorhanden sein. In diesem Fall spricht man also nicht von einer ersten Tätigkeitsstätte. Die Fahrten müssen außerdem im Zusammenhang mit der selbstständigen Tätigkeit stehen. Das ist z. B. gegeben, wenn ein Selbstständiger jeden Tag in das Café pendelt, das er betreibt. Die Fahrtkostenpauschale kann dann als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Sind Sie ab und zu bei Kunden oder fahren Sie zu Veranstaltungen, wie Messen oder Weiterbildungen, sind Fahrtkosten ebenfalls absetzbar. Aber Achtung: Dann handelt es sich um Reisekosten. In diesem Fall wenden Sie die Kilometerpauschale an, bei der die tatsächlich gefahrenen Kilometer zählen. Die Kilometerpauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer. Für andere motorisierte Verkehrsmittel, die mehr als 25 km/h fahren, sind 20 Cent pro Kilometer absetzbar. Dazu zählen z. B. Mofas und Motorräder.

Für die Berechnung der Entfernungspauschale bei mehreren Wohnungen ist der Lebensmittelpunkt ausschlaggebend. Es ist nur zulässig, die weiter entfernte Wohnung anzusetzen, wenn diese als Hauptwohnung dient und dort der überwiegende Teil des Alltags verbracht wird. Eine Ferienwohnung, die nur am Wochenende oder während des Urlaubs genutzt wird, kann somit nicht für die Entfernungspauschale berücksichtigt werden.

Besonderheiten gelten im Zusammenhang mit Fahrtkosten bei der doppelten Haushaltsführung: Hier sind Familienheimfahrten ebenfalls über die Entfernungspauschale absetzbar. Und für die erste und letzte Fahrt können die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Übrigens gilt nicht die Höchstgrenze von 4.500 Euro. 

Die Regelungen zu Entfernungen und der Anzahl der Fahrten bleiben gleich. 

Steuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers für Familienheimfahrten werden auf die Entfernungspauschale angerechnet und verringern diese entsprechend.

Die Mobilitätsprämie ist speziell für Menschen mit geringem Einkommen gedacht, das unter dem Grundfreibetrag liegt. Da sie keine Einkommensteuer zahlen, bringt ihnen die Entfernungspauschale keinen Vorteil. 

Um die Prämie zu erhalten, muss der Arbeitsweg mindestens 21 Kilometer lang sein und die Prämie mindestens 10 Euro betragen. Die Berechnung der Prämie ist nicht ganz einfach: Sie basiert auf der erhöhten Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer, wenn diese den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigt. Von der erhöhten Entfernungspauschale werden 14 Prozent als Prämie ausgezahlt. 

Wichtig: Die Mobilitätsprämie muss über die Steuererklärung beantragt werden. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer, die bisher keine Steuererklärung abgegeben haben, diese künftig jedes Jahr einreichen müssen, um die Prämie zu erhalten. 

Die Mobilitätsprämie war zunächst bis zum Jahr 2026 befristet. Diese Befristung wurde mit dem Steueränderungsgesetz 2025 aufgehoben. Die Prämie bleibt also bestehen.