Zusammenfassung
Gutschrift im Überblick
Die wichtigsten Informationen zur Gutschrift im Überblick:
- Eine Gutschrift ist eine spezielle Form der Rechnung und muss gesetzliche Vorgaben erfüllen.
- Sie wird häufig bei Provisionsabrechnungen oder als Rechnungskorrektur genutzt.
- Eine Gutschrift darf nur ausgestellt werden, wenn sich beide Parteien darauf geeinigt haben.
- Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG sind unter anderem Name und Anschrift des Leistenden, Rechnungsnummer und Steuerbetrag.
- Eine kaufmännische Gutschrift unterscheidet sich von einer umsatzsteuerrechtlichen Gutschrift.
Kleinunternehmer müssen auf die richtige Ausstellung einer Gutschrift achten, um Probleme mit der Umsatzsteuer zu vermeiden.
Definition
Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung, bei der nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger das Dokument ausstellt. Sie wird häufig zur Abrechnung von Provisionen oder zur Korrektur fehlerhafter Rechnungen genutzt. Damit eine Gutschrift rechtlich anerkannt wird, muss sie alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Zudem müssen sich beide Geschäftspartner auf das Gutschriftverfahren geeinigt haben.
Rechtliche Grundlagen der Gutschrift
Bei der Gutschrift sind verschiedene Begriffe zu unterscheiden:
- Abrechnungsgutschrift: Eine Gutschrift zur Abrechnung von Leistungen oder Lieferungen zwischen Geschäftspartnern.
- Rückabwicklung eines Geschäftsvorfalls: Eine Stornorechnung, die zur Korrektur einer Rechnung genutzt wird.
- Bankgutschrift: Eine Gutschrift auf einem Bankkonto, etwa durch Zahlungseingänge.
Beispiel für eine Bankgutschrift
Ein Kunde kauft eine Ware per Vorkasse und überweist den Betrag an den Verkäufer. Der Zahlungseingang wird als Bankgutschrift auf dem Konto des Verkäufers verbucht.
Stornorechnung: Wann ist sie notwendig?
- Verbraucher müssen keine Stornorechnung vorlegen, wenn sie eine Rückzahlung oder einen Gutschein erhalten. Ein Kassenbeleg reicht in der Regel aus.
- Geschäftspartner hingegen benötigen eine Stornorechnung, da diese umsatzsteuerliche Auswirkungen hat. Erst nach Erstellung der Stornorechnung kann eine Gutschrift erfolgen.
Pflichtangaben einer Gutschrift
Eine Gutschrift muss gemäß § 14 Abs. 4 UStG dieselben Pflichtangaben wie eine Rechnung enthalten:
- Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
- Datum der Ausstellung
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Leistenden
- Bezeichnung der Leistungen oder Produkte
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
- Aufgeschlüsseltes Entgelt nach Steuersätzen
- Steuerbetrag und Steuersatz
- Zusätzliche Angabe „Gutschrift“
- Bei steuerpflichtigen Werkleistungen: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
Diese Angaben sind wichtig, da eine fehlerhafte Gutschrift nicht als Vorsteuerabzugsnachweis anerkannt wird.
Wann ist eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug berechtigt?
Damit eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein (§ 14 Abs. 2 UStG):
- Es muss eine Einigung über das Gutschriftverfahren vorliegen.
- Der Empfänger der Gutschrift muss zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt sein.
- Die Gutschrift muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten.
- Die Gutschrift muss dem Empfänger zugestellt werden.
Gutschriften bei Kleinunternehmern
Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Wenn sie eine Gutschrift mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhalten, sollten sie diese beanstanden und eine neue Gutschrift ohne Umsatzsteuer anfordern.
Welche Arten von Gutschriften gibt es?
Folgende Gutschriftarten sind gebräuchlich:
- Kaufmännische Gutschrift: Eine Rechnungskorrektur, zum Beispiel für Preisnachlässe oder Rückzahlungen.
- Buchhalterische Gutschrift: Ein Korrekturbuchungssatz in der Finanzbuchhaltung.
- Bankgutschrift: Ein Zahlungseingang auf einem Konto.
- Umsatzsteuerrechtliche Gutschrift: Eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Die kaufmännische Gutschrift und die Umsatzsteuer
Eine kaufmännische Gutschrift ist keine umsatzsteuerrechtliche Gutschrift, da sie nicht vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.
Gutschrift in der Buchführung
In der Buchführung steht die Gutschrift für eine Habenbuchung. Eine Bankgutschrift dokumentiert einen Zahlungseingang auf dem Bankkonto.
Gutschrift versus Rechnung
Eine Gutschrift kann in folgenden Fällen eine sinnvolle Alternative zur Rechnung sein:
- Abrechnung von Handelsvertretern und Agenturen
- Provisionsabrechnungen
- Langfristige Geschäftsbeziehungen mit Großkunden
Warum lohnt es sich, das Gutschriftverfahren zu nutzen?
- Gutschriften gelten als Rechnungen, wenn der Empfänger nicht widerspricht.
- Sie erleichtern die Abrechnung, da der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt.
- Das Verfahren spart Zeit und Verwaltungsaufwand.
