Die Pflicht des Arbeitgebers: Erstellen einer Lohnabrechnung

Aktualisiert am: 16.10.2017

Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Das gilt immer dann, wenn ein Arbeitsvertrag geschlossen wurde. Der Arbeitnehmer verpflichtet sich mit seiner Unterschrift dazu, die in diesem Arbeitsvertrag definierte Leistung zu erbringen. Der Arbeitgeber ist im Gegenzug dazu verpflichtet, ihm für die erbrachte Leistung den Lohn oder das Gehalt zu bezahlen.

Aus dieser Wechselbeziehung entsteht der Anspruch eines Mitarbeiters auf Entgeltzahlung. Der Anspruch löst die Verpflichtung des Arbeitgebers aus, die Abrechnung zu erstellen. Der Gesetzgeber hat das in § 108 der Gewerbeordnung (GewO) fixiert. Dort steht folgendes:

§ 108 Gewerbeordnung

"Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich."

Diese Regelung ist für den Arbeitnehmer deshalb nützlich, weil er anhand der Abrechnung überprüfen kann, wie sich der ausgezahlte Betrag zusammensetzt. Die erstellte Lohnabrechnung muss für den Arbeitnehmer nachprüfbar und nachvollziehbar sein.

Wann haben Arbeitgeber keine Verpflichtung zur Abrechnung?

Übrigens sagt dasselbe Gesetz, dass sie die ordnungsgemäße Abrechnung unterlassen werden kann, falls Zahlungen Monat für Monat identisch sind. Doch in der Praxis geschieht das meistens nicht. Im Prinzip erhält jeder Mitarbeiter jeden Monat seine Abrechnung in Papierform bzw. per E-Mail. Das ist inzwischen Usus, auch wenn der Arbeitgeber eigentlich nicht dazu verpflichtet ist, soweit die Abrechnung jeden Monat gleich bleibt.

Lohnabrechnung selbst erstellen oder an einen Steuerberater auslagern?

Für Betriebe, in denen Monat für Monat dieselbe Lohnzahlung an die Arbeitnehmer erfolgt, besteht überhaupt kein Grund, diese Aufgaben an einen Steuerberater auszulagern. Mithilfe der gängigen Softwareprodukte können Sie diese Pflicht zur Lohn- und Gehaltsabrechnung rechtssicher selbstständig erfüllen. Wichtig ist, dass Sie sich für ein Gehaltsabrechnungsprogramm entscheiden, mit dem Sie persönlich gut zurechtkommen und das sie leicht bedienen können. Das ist bei nahezu jeder Selbstbucher-Software der Fall.

Für Lohnabrechnungen, die mit Besonderheiten aufwarten, gibt es in der Regel hilfreiche Informationen innerhalb der Software. Lexika und FAQs sowie umfassende Handbücher sind Bestandteil eines solchen Programm. Es ist natürlich auch möglich, einen versierten Steuerberater anzurufen und nachzufragen. Damit gehen Sie auf Nummer sicher, doch unbedingt erforderlich ist es nicht.

Haben Sie zum Beispiel regelmäßig mit Baulohn zu tun, dann ist die Abrechnung kleinteiliger, als sie ohnehin schon für viele Mitarbeiter ist. Es sind ganz eigene Aufgaben zu erledigen, die bei einer typischen Abrechnung für andere Mitarbeiter nicht anfallen. So müssen Sie zum Beispiel Meldungen an die Sozialkasse des Baugewerbes erstatten, Kenntnisse über Saison-Kurzarbeitergeld haben und spezielle Arbeitszeitkonten führen. Unterm Strich sind Abrechnung im Baugewerbe komplizierter, als in anderen Gewerben. Doch davon müssen Sie sich nicht abschrecken lassen.

Wenn Sie sich dazu entschließen, die Baulöhne selbst abzurechnen, um ihrer Pflicht für eine Lohn-und Gehaltsabrechnung zu erfüllen, dann ist es ratsam, vorab einen Intensivkurs zu belegen oder sich in Ruhe in die Materie einzuarbeiten. Unterstützende Tutorials sind eine hilfreiche Option, die viele Anbieter von Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung bereithalten.

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