Was ist eine Entgeltabrechnung?
In der Lohnabrechnung sehen deine Mitarbeiter, wie viel du ihnen abziehst und wie viel du auszahlst. Sie heißt auch Entgeltabrechnung oder Gehaltsabrechnung.
Diese Begriffe bedeuten das Gleiche. Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung teilt sich dabei in zwei Bereiche:
- Als Dokument: Die Entgeltabrechnung enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben. Der Arbeitgeber speichert sie digital und stellt sie den Arbeitnehmern zur Verfügung. Außerdem übermittelt der Arbeitgeber die Abrechnung an das Finanzamt, da sie als steuerliches Dokument gilt.
- Als Prozess: Der Arbeitgeber berechnet und erstellt die Entgeltabrechnung für festgelegte Zeiträume. In der Praxis geschieht dies in der Regel monatlich.
Kurz gesagt erfüllt die Lohnabrechnung alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben. Sie bildet die Grundlage für Abzüge und Zahlungen.
Was ist der Unterschied zwischen Entgelt, Gehalt und Lohn?
Da Entgeltabrechnung sowie Gehalts-, Lohn- oder Verdienstabrechnung das Gleiche bezeichnen, erklären wir im Folgenden die Begriffe:
- Entgelt: Der Begriff meint jede Gegenleistung für Arbeit. Diese muss nicht zwingend aus Geld bestehen.
- Gehalt: Ursprünglich bezeichnete Gehalt einen festen monatlichen Betrag für Beamte oder Angestellte. Heute verwenden viele ihn gleichbedeutend mit Lohn.
- Lohn: Lohn meint meist einen Betrag, den der Arbeitgeber nach Stunden oder Leistung zahlt. Er kann jedoch auch fest vereinbart sein.
Trotz der Unterschiede gelten für alle Begriffe dieselben rechtlichen Anforderungen an das Dokument.
Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung?
Früher unterschied man zwischen Arbeitern (Lohn) und Angestellten (Gehalt) anhand der Entgeltform. Daher sprechen viele heute noch von Lohn, wenn der Arbeitgeber nach Arbeitsleistung oder Stückzahl zahlt. Gehalt meint dagegen immer eine feste monatliche Summe, die der Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag festlegt. Ob Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung, für deine Abrechnung spielt der Begriff keine Rolle. Viele Lohnabrechnungsprogramme verlangen jedoch, dass du bei der Eingabe zwischen Lohn und Gehalt unterscheidest.
Welche Möglichkeiten habe ich für die Lohnabrechnung?
Du als Arbeitgeber musst die Lohnabrechnung erstellen – so verlangt es § 108 der Gewerbeordnung. Der Abrechnungszeitraum ist der Kalendermonat. Wenn du die Entgeltabrechnung selbst erstellst, kostet das zwar Zeit, bringt aber vor allem für kleine und mittlere Unternehmen Vorteile.
Alternativ kannst du die Lohnabrechnung an einen Steuerberater oder ein externes Lohnbüro auslagern. Das gibt Sicherheit, kostet aber monatlich Geld – je nach Anbieter und Mitarbeiterzahl. Außerdem gibst du sensible Mitarbeiterdaten weiter und musst bei Rückfragen auf den Dienstleister warten. Wenn du Abrechnungen rein manuell und ohne Software erstellst, lohnt sich das nur bei sehr wenigen Mitarbeitern. Du investierst viel Zeit und erhöhst mit jeder Abrechnung das Risiko für Fehler.
1. Wie ermittle ich das Gesamtbrutto?
Wenn du eine Lohnabrechnung erstellst, musst du zunächst das Gesamtbrutto des Arbeitsentgelts ermitteln. Dafür addierst du alle laufenden Bruttolohn- und Bruttogehaltszahlungen. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Gratifikationen rechnest du nach einem eigenen Schema ab. Zum Bruttoentgelt rechnest du weitere Arbeitgeberleistungen dazu:
Bruttolohn/ Bruttogehalt
+ Vermögenswirksame Leistung deines Unternehmens
+ steuerpflichtige Zuschläge und Zulagen (z.B. Schmutz- oder Lärmzulagen)
+ Geldwerte Vorteile aus Sachbezügen (z.B. die Privatnutzung eines Firmenwagens)
+ Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
= Gesamtbrutto
Diese Rechnung nennt man Bruttorechnung.
Angenommen, dein Mitarbeiter Thomas Müller arbeitet als Bürokaufmann in Vollzeit. Er erhält ein Grundgehalt von 3.200 Euro. Zusätzlich zahlst du ihm 40 Euro vermögenswirksame Leistungen. Das Gesamtbrutto beträgt somit 3.240 Euro. Mit diesem Betrag rechnest du weiter.
2. Wie berechne ich die anfallenden Steuern aus dem Steuerbrutto?
Lohnsteuer, Kirchensteuer und ggf. Solidaritätszuschlag berechnest du nicht aus dem Gesamtbrutto. Stattdessen berechnest du zuerst das Steuerbrutto. Dafür ziehst du einige Posten vom Gesamtbrutto ab, beispielsweise:
1. Freibeträge, die als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) eingetragen sind
2. Gegebenenfalls Altersentlastungsbeträge
3. Gegebenenfalls Versorgungsfreibeträge und die Zuschläge zum Versorgungsfreibetrag
Das nennt man Nettorechnung.
Achtung: Einen Hinzurechnungsbetrag, der in den ELStAM eingetragen ist, musst du addieren.
Welche Bezüge sind lohnsteuerfrei?
Bestimmte Entgeltbestandteile ziehst du nicht zur Lohnsteuerberechnung heran. Prüfe diesen Punkt unbedingt, denn sonst ziehst du den Arbeitnehmern unter Umständen zu viel ab. Es handelt sich insbesondere um folgende Leistungen:
- Sonntags- Feiertags- und Nachtzuschläge bis zu einer bestimmten Höhe.
- Kindergartenzuschüsse, Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen, Gutscheine etc., pauschal besteuerte Lohnbestandteile
- Gesetzlich vorgeschriebene Zuschüsse zur privaten Kranken- oder Pflegeversicherung
Im Ergebnis erhältst du das steuerpflichtige Entgelt. Entsprechend der Besteuerungsmerkmale der ELStAM kannst du nun aus der aktuellen Lohnsteuertabelle die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag des Mitarbeitenden ablesen.
Zurück zu Thomas Müller: Er ist ledig (Steuerklasse I), kinderlos, 32 Jahre alt und evangelisch – ohne Freibeträge in den ELStAM. Die vermögenswirksamen Leistungen zählen nicht dazu.
| Abzug | Betrag |
|---|---|
| Lohnsteuer | 418,00 € |
| Kirchensteuer (9 %) | 37,62 € |
| Solidaritätszuschlag | 0,00 € |
| Gesamt Steuern | 455,62 € |
Werte selbst zu berechnen kostet Zeit – und führt schnell zu Nachforderungen vom Finanzamt. Lexware lohn+gehalt berechnet diese Werte automatisch, ruft die ELStAM ab und sendet die Lohnsteueranmeldung per ELSTER.
3. Wie berechne ich das SV-Brutto und die Beiträge?
Im Bereich der Sozialversicherung gibt es keine Freibeträge. Allerdings bleiben viele Entgeltbestandteile beitragsfrei. Diese musst du vom Gesamtbrutto abziehen, bevor du die Beiträge berechnest.
Beispiele:
- Kindergartenzuschuss
- Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
- Gutscheine
Gesetzlich vorgeschriebene Zuschüsse zur privaten Kranken- oder Pflegeversicherung bleiben beitragsfrei. Diesen Prozess nennt man Zahlungsrechnung.
Achtung
Beachte die Beitragsbemessungsgrenzen bei der Entgeltabrechnung
Dieses Bruttoentgelt zählt für die Sozialversicherung nur bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze. Entgelt über dieser Grenze ist beitragsfrei.
Ausnahme: Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld können anders behandelt werden.
Beitragsbemessungsgrenzen 2026
| Versicherungszweig | Zeit | Ost | West |
|---|---|---|---|
| Renten-/Arbeitslosenversicherung (RV/AV) | jährlich | 101.400 Euro | 101.400 Euro |
| monatlich | 8.450 Euro | 8.450 Euro | |
| Knappschaftliche Rentenversicherung | jährlich | 124.800 Euro | 124.800 Euro |
| monatlich | 10.400 Euro | 10.400 Euro | |
| Kranken- und Pflegeversicherung | jährlich | 69.750 Euro | 69.750 Euro |
| monatlich | 5.812,50 Euro | 5.812,50 Euro |
Hinweis: Seit dem 1. Januar 2025 gelten erstmals auch in der Rentenversicherung bundeseinheitliche Beitragsbemessungsgrenzen.
Thomas Müllers SV-Brutto beträgt 3.240 Euro. Er ist gesetzlich krankenversichert (Zusatzbeitrag 2,5 %) und zahlt als Kinderloser über 23 den Pflegezuschlag.
| Versicherung | Satz | Betrag |
|---|---|---|
| Krankenversicherung | 8,55 % | 277,02 € |
| Rentenversicherung | 9,3 % | 301,32 € |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % | 42,12 € |
| Pflegeversicherung | 2,4 % | 77,76 € |
| Gesamt | 698,22 € |
Die Beitragssätze ändern sich jährlich – wer mit veralteten Werten rechnet, zahlt zu viel oder zu wenig und riskiert Nachforderungen. Lexware lohn+gehalt aktualisiert sie automatisch und sendet alle Meldungen fristgerecht an die Krankenkassen.
4. Wie ermittle ich das Nettoentgelt und den Auszahlungsbetrag?
Im letzten Schritt ziehst du Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vom Gesamtbrutto ab – so erhältst du das Nettogehalt. Je nach Fall ziehst du weitere Zahlungen ab oder addierst sie – so erhältst du den Auszahlungsbetrag.
Gesamtbrutto
- Lohnsteuer, Kirchensteuer (falls der Mitarbeiter einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehört – siehe ELStAM) und ggf. Solidaritätszuschlag – berechnet aus dem Steuerbrutto
- Arbeitnehmeranteil zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung (bei gesetzlicher Versicherung) – berechnet aus dem SV-Brutto
= Nettolohn/Nettogehalt
+ bei privater Krankenversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers
+ bei privater Pflegeversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers
+ ggf. Steuer- und beitragsfreie Reisekosten
- ggf. vermögenswirksame Anlage (Überweisungsbetrag)
- ggf. Vorschuss (nur bei entsprechender Gewährung)
- ggf. Sachbezug (geldwerter Vorteil)
- ggf. Lohn- bzw. Gehaltspfändung (bei Pfändungspfandrecht an der Entlohnungsforderung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin)
= Auszahlungsbetrag
Diesen Betrag überweist du auf das Konto deines Mitarbeiters. Mit Lexware lohn+gehalt erledigst du die komplette Berechnung in wenigen Minuten – Dank des optionalen Online-Banking-Moduls sparst du Zeit und vermeidest Tippfehler – du überweist die Gehälter direkt aus dem Lohnabrechnungsprogramm von Lexware.
Kann man die Entgeltabrechnung nachträglich korrigieren?
Arbeitgeber können die Entgeltabrechnung nachträglich korrigieren. Dabei musst du allerdings bestimmte Fristen beachten:
- Sozialversicherung: Fehlende Beiträge musst du innerhalb der nächsten drei Abrechnungen nachzahlen.
- Lohnsteuer: du musst Korrekturen vornehmen, bevor du die Lohnsteuerbescheinigung ausstellst (spätestens Ende Februar des Folgejahres).
- Noch ausstehende Lohnsteuer kannst du bei der nächsten Zahlung einbehalten.
Kannst du einen Fehler nicht mehr korrigieren, musst du ihn dem Finanzamt melden. Dieses fordert die Steuer direkt vom Arbeitnehmer ein.
Welche Entgeltbescheinigungen brauchen deine Mitarbeiter?
Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf eine schriftliche Lohnabrechnung. Du kannst sie in Textform oder elektronisch übergeben. Sie muss zeigen, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt. Die Abrechnung ist ein wichtiges Dokument, das belegt, wie hoch das ausgezahlte Gehalt ist. Diese Pflicht entfällt nur, wenn sich seit der letzten Abrechnung nichts geändert hat. Diese Angaben gehören mindestens in die Entgeltabrechnung:
- Die gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) und
- der Auszahlungsbetrag.
Übrigens: Die Entgeltabrechnung unterliegt einer Aufbewahrungspflicht. Daher musst du die Dokumente mindestens 6 Jahre aufbewahren. Aus Sicht der Nachweispflicht ist sogar eine Aufbewahrung von 10 Jahren empfohlen.
Info
Es gilt eine Holschuld
Die Lohnabrechnung zählt zu den Arbeitspapieren des Mitarbeitenden. Grundsätzlich handelt es sich um eine Holschuld, das heißt der oder die Beschäftigte muss die Bescheinigung bei dir abholen.
Wie ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgebaut?
Wenn du eine Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellst, musst du dich an einige inhaltliche Vorgaben halten. Diese regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) seit Juni 2013. So musst du bestimmte Angaben zur Person und zum Unternehmen sowie Bezüge und Abzüge aufführen. Die Entgeltabrechnung gliedert sich in drei Teile:
1. Kopfteil: Hier gibst du Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers an. Außerdem trägst du Sozialversicherungsnummer, Steuerdaten und Beschäftigungszeitraum ein. Urlaubstage und weitere Vertragsdaten führst du ebenfalls auf.
2. Hauptteil: In diesem Teil berechnest du nun das Entgelt. Das Ergebnis ist der eigentliche Auszahlungsbetrag, also das Nettogehalt.
3. Schlussteil: Er zeigt den Betrag, den du insgesamt zahlst. Außerdem muss hier die Kontoverbindung für die Zahlung stehen. Oft vermerkst du zusätzlich, dass du die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 EBV erstellt hast.
Welche Pflichtangaben muss eine Lohnabrechnung enthalten?
Die Gewerbeordnung schreibt vor: „Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“
Somit zählen zu den Pflichtangaben:
- Abrechnungszeitraum
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name und Anschrift Arbeitnehmer
- Anzahl der steuerlich relevanten Kinder
- Steuerklasse des Arbeitnehmers
- Konfession
- Zu berücksichtigende Freibeträge
- Bruttolohn
- Art und Höhe von evtl. vorhandenen Zuschlägen für Nachtarbeit (bis zu 25 % des Grundlohns)
- Art und Höhe von evtl. vorhandenen Zuschlägen für Sonntagsarbeit (bis zu 50 % des Grundlohns)
- Art und Höhe von evtl. vorhandenen Zuschlägen für Feiertagsarbeit (bis zu 125 % des Grundlohns; an besonderen Feiertagen bis zu 150 %)
- Weitere Zulagen (Weihnachts- oder Urlaubsgeld)
- Art und Höhe einbehaltener Abzüge
- Nettolohn
Bei regulär beschäftigten Mitarbeitern gibst du außerdem an:
- Lohnsteuer gemäß der Steuerklasse
- Kirchensteuer (sofern relevant)
- Solidaritätszuschlag (sofern relevant)
- Krankenversicherungsbeitrag
- Pflegeversicherungsbeitrag
- Rentenversicherungsbeitrag
Minijobber sind von den Versicherungsbeiträgen befreit. Manchmal zahlen sie jedoch Rentenversicherungsbeiträge – diese listest du dann ebenfalls auf. Wenn sich die Beschäftigten von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen, muss der Arbeitsvertrag dies festhalten. Auch für studentische Aushilfen zahlst du keine Sozialabgaben. Ihr Einkommen versteuern die Studenten aber selbst.
FAQ-Bereich
Welche Unterlagen brauche ich für die Lohnabrechnung?
Bevor du die erste Lohnabrechnung erstellst, solltest du folgende Unterlagen sammeln:
- Personalfragebogen mit persönlichen Daten des Mitarbeiters
- Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
- Sozialversicherungsausweis bzw. Sozialversicherungsnummer
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Arbeitsvertrag mit Angaben zu Gehalt, Arbeitszeit und Eintrittsdatum
- Bankverbindung des Mitarbeiters
- Falls vorhanden: Nachweise über Kinderfreibeträge oder andere Freibeträge
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) rufst du elektronisch über deine Lohnabrechnungssoftware oder das ELSTER-Portal ab.
Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung für Minijobber?
Bei Minijobbern gelten Sonderregeln. Ein Minijob liegt vor, wenn der Mitarbeiter maximal 603 Euro im Monat verdient (Stand 2026). Die wichtigsten Unterschiede zur regulären Abrechnung:
- Du meldest den Minijobber bei der Minijob-Zentrale an – nicht bei einer Krankenkasse.
- Du zahlst pauschale Abgaben von ca. 28 % an die Minijob-Zentrale (Renten-, Krankenversicherung, Umlagen, Pauschsteuer).
- ELStAM brauchst du nicht, wenn du die Lohnsteuer pauschal mit 2 % abführst.
- Der Minijobber kann sich von der Rentenversicherungspflicht befreien – dann zahlst nur du den Pauschalbeitrag.
Die Minijob-Zentrale stellt Formulare und Rechner bereit, die dir bei der Abrechnung helfen.
Welche typischen Fehler passieren bei der Lohnabrechnung – und wie vermeide ich sie?
Selbst erfahrene Arbeitgeber machen bei der Lohnabrechnung Fehler. Die häufigsten Stolperfallen sind:
- Falsche oder veraltete Steuerklasse: Wenn Mitarbeiter heiraten, sich scheiden lassen oder ein Kind bekommen, ändert sich oft die Steuerklasse. Prüfe die ELStAM regelmäßig – so arbeitest du mit aktuellen Daten.
- Vergessene Freibeträge: Freibeträge wie Kinderfreibeträge oder der Behinderten-Pauschbetrag senken die Lohnsteuer. Übersiehst du diese, zahlen deine Mitarbeiter zu viel Steuern.
- Falsche Beitragsbemessungsgrenzen: Die Grenzen ändern sich jährlich. Veraltete Werte führen zu falschen Sozialversicherungsbeiträgen.
- Fehlende Einmalzahlungen: Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Prämien musst du gesondert abrechnen. Vergisst du diese, stimmen Steuer- und SV-Beiträge nicht.
- Falsch berechnete Zuschläge: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei. Berechnest du diese falsch, fordert das Finanzamt nach.
- Vergessene geldwerte Vorteile: Firmenwagen, Jobtickets oder Sachbezüge musst du korrekt versteuern. Fehlen sie in der Abrechnung, zahlst du bei einer Betriebsprüfung nach.
So vermeidest du diese Fehler: Eine professionelle Lohnabrechnungssoftware wie Lexware lohn+gehalt aktualisiert Steuerklassen, Beitragssätze und Freibeträge automatisch. So vermeidest du Fehler und sparst Zeit.
Wer darf Gehaltsabrechnungen erstellen?
Verschiedene Stellen können die Lohnabrechnung übernehmen:
- du selbst als Arbeitgeber: Mit einer Lohnabrechnungssoftware kannst du die Abrechnung intern erledigen – auch ohne Vorkenntnisse.
- Steuerberater: Viele Unternehmen lagern die Lohnabrechnung an ihren Steuerberater aus. Das kostet zwar Geld, gibt aber Sicherheit.
- Externe Lohnbüros: Spezialisierte Dienstleister übernehmen die komplette Abrechnung für dich.
Wichtig: du als Arbeitgeber bleibst immer verantwortlich – auch wenn ein Dienstleister Fehler macht. Daher lohnt sich eine Software, mit der du die Abrechnung selbst kontrollierst.
