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Rückwirkende Rechnungskorrektur: So gehen Sie richtig vor

Von Bernhard Köstler
Aktualisiert am: 16.10.2020

Findet bei einem Unternehmer eine Betriebsprüfung statt, werfen die Prüfer regelmäßig einen kritischen Blick auf die Eingangsrechnungen. Enthalten diese Rechnungen nicht alle für den Vorsteuerabzug notwendigen Informationen, kippt grundsätzlich die Vorsteuererstattung. Dem können Unternehmer aber mit einer Rechnungskorrektur zuvorkommen. So gehen Sie dabei richtig vor.

Regelungen zur Rechnungsberichtigung

Bereits im Jahr 2016 hat der Europäische Gerichtshof klargestellt, dass Unternehmer das Recht auf eine „rückwirkende Rechnungsberichtigung“ haben. Das bedeutet im Klartext: Fischt der Prüfer des Finanzamts aus den Buchhaltungsunterlagen eine fehlerhafte Eingangsrechnung heraus und möchte den Vorsteuerabzug kürzen, kann eine Rechnungskorrektur helfen. Denn legt der Unternehmer dem Prüfer noch während der Prüfung eine korrigierte Rechnung vor, spielt die Vorsteuerkürzung bei der Prüfung keine Rolle mehr.

Praxis-Tipp: Finanzamt muss Rechnungskorrektur anerkennen

Das Bundesfinanzministerium hat nun knapp vier Jahre nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs grünes Licht für die rückwirkende Rechnungsberichtigung gegeben (BMF, Schreiben v. 18.9.2020). Leider hat das Bundesfinanzministerium auch einige Einschränkungen genannt, bei denen die rückwirkende Rechnungskorrektur trotz EuGH-Rechtsprechung ins Leere läuft.

Typisches Beispiel aus der Praxis zur rückwirkenden Rechnungskorrektur

Das Finanzamt führt bei einem Unternehmer eine Umsatzsteuersonderprüfung durch. Weil einige Eingangsrechnungen nicht die Steuernummer des leistenden Unternehmens ausweisen, kippt der Prüfer den Vorsteuerabzug in Höhe von 32.000 Euro. Da es sich um eine im Jahr 2015 geleistete Vorsteuererstattung handelt und der Rückforderungsbescheid Ende 2020 ergehen wird, müsste der Unternehmer nicht nur die 32.000 Euro Vorsteuererstattung ans Finanzamt zurückbezahlen, sondern er müsste auch noch 7.040 Euro Nachzahlungszinsen ans Finanzamt überweisen.

Frühere Rechtslage:

Hätte der Rechnungsaussteller die Rechnung durch Ergänzung seiner Steuernummer korrigiert, hätte der Unternehmer beim Finanzamt dafür wieder einen Vorsteuerabzug bekommen. Doch erst in dem Zeitpunkt, in dem er die Rechnungskorrektur in den Händen hält. Er wäre also unter dem Strich auf den immensen Zinsen sitzen geblieben.

Neue Rechtslage:

Kann der Unternehmer dem Prüfer die Rechnungskorrektur bereits während der Prüfung vorlegen oder im Einspruchsverfahren gegen den Umsatzsteuerbescheid, muss der Prüfer diesen Prüfungspunkt fallen lassen. Mit anderen Worten: Keine Vorsteuerkürzung und keine Nachzahlungszinsen.

Praxis-Tipp: Rückwirkende Rechnungskorrektur nicht in allen Fällen möglich

Doch aufgepasst. In dem BMF-Schreiben vom 18. September 2020 wird darauf hingewiesen, dass eine rückwirkende Rechnungskorrektur nur dann möglich ist, wenn die Rechnung bestimmte Mindestangaben ausweist.

Diese Mindestangaben sind ein Muss für die rückwirkende Rechnungskorrektur

Die vom Europäischen Gerichtshof aufgestellten Grundsätze zur rückwirkenden Rechnungsberichtigung greifen nur, wenn die fehlerhaften Rechnungen folgende Mindestangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Beauftragter)
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers (= Auftraggeber)
  • Aussagekräftige Leistungsbeschreibung
  • Nettorechnungsbetrag (Entgelt)
  • Gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer

Das bedeutet im Umkehrschluss: Enthält eine Rechnung eine dieser Mindestangaben nicht und es kommt zu einer Rechnungskorrektur, entfaltet diese Korrektur keine Rückwirkung. Es handelt sich bei der korrigierten Rechnung dann um eine erstmalige Rechnung.

Beispiel: Was passiert bei fehlenden Mindestangaben

Das Finanzamt stellt bei einer Prüfung fest, dass die Eingangsrechnungen keine Leistungsbeschreibung bzw. eine zu schwammige Leistungsbeschreibung ausweisen. Steuerliche Konsequenz: Kürzung des Vorsteuerabzugs in Höhe von 32.000 Euro und Nachzahlungszinsen 7.040 Euro. Der Unternehmer bekommt vom Rechnungsaussteller korrigierte Rechnungen mit einer aussagekräftigen Leistungsbeschreibung und legt diese dem Prüfer des Finanzamts noch während der Prüfung vor.

Folge: Da die Leistungsbeschreibung eine der fünf Mindestangaben ist, die eine Rechnung ausweisen muss, führt die Rechnungskorrektur nicht zu einer Rückwirkung. Das bedeutet im Klartext: Das Finanzamt fordert in einem geänderten Umsatzsteuerbescheid die Vorsteuer in Höhe von 32.000 Euro zurück und setzt zusätzlich Nachzahlungszinsen in Höhe von 7.040 Euro fest. Die Vorsteuer in Höhe von 32.000 Euro bekommt der Unternehmer in dem Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum, in dem er die korrigierten Rechnungen bekommen hast. Auf den Nachzahlungszinsen bleibt er finanziell jedoch sitzen.

Unter welchen Voraussetzungen darf eine Rechnung korrigiert werden?

Eine fehlerhafte Eingangsrechnunge kann nur vom leistenden Unternehmer (= Rechnungsaussteller) korrigiert werden. Es ist also nicht zulässig, wenn der Rechnungsempfänger die Rechnungskorrektur vornimmt, indem er handschriftlich die fehlenden Rechnungsangaben ergänzt.

Praxis-Tipp: Keine Rechnungskorrektur bei Insolvenz oder Tod des Rechnungsausstellers

Eine Rechnungskorrektur bei fehlerhaften Rechnungen ist also nicht mehr möglich, wenn der Rechnungsaussteller insolvent und im Handelsregister bereits gelöscht oder verstorben ist. In diesem Fall kann der Rechnungsempfänger nichts mehr gegen die Vorsteuerkürzung des Finanzamts unternehmen.

Rechnungskorrektur vermeiden durch Überprüfung der Pflichtangaben

Um erst gar nicht eine Rechnungskorrektur vornehmen lassen zu müssen, empfiehlt es sich, bei jedem Rechnungseingang die Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis (und Anspruch auf Vorsteuererstattung) nach dem Vier-Augen-Prinzip abzuklopfen, ob alle in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UstG) enthaltenen Rechnungsinhalte vorhanden sind.

Fehlen notwendige Rechnungsinhalte, sollte der Rechnungsaussteller aufgefordert werden, eine Rechnungskorrektur vorzunehmen. Vor Eingang der korrigierten Rechnung sollte nicht gezahlt werden.

Stornorechnung statt Rechnungskorrektur ist nicht unbedingt die beste Idee

Eine fehlerhafte Rechnung kann auch storniert werden. Doch hier ist Vorsicht geboten. Denn die Stornierung kann den Wegfall der Rückwirkung bedeuten. Denn eine stornierte und anschließend korrekt ausgestellte Rechnung ist in den Augen des Finanzamts dann keine Rechnungskorrektur. Für das Finanzamt ist es stattdessen eine völlig neue Rechnung, für die es erstmals bei Erhalt einen Vorsteuerabzug gibt und nicht rückwirkend.

Besonderheiten bei Gutschrift

Bei einer Gutschrift stellt nicht der leistende Unternehmer die Rechnung aus, sondern ausnahmsweise der Leistungsempfänger. Ein typischer Fehler in Gutschriften, der zum Wegfall des Vorsteuerabzugs führen kann, ist der fehlerhafte Ausweis der Steuernummer in der Gutschrift. Sehr oft weist der Gutschriftaussteller seine eigene Steuernummer in der Rechnung aus. Doch das Finanzamt erwartet in der Gutschrift die Steuernummer des leistenden Unternehmers.

Praxis-Tipp: Gutschriftaussteller muss Rechnungskorrektur durchführen

Im Falle der Gutschrift gilt die Besonderheit, dass der Gutschriftaussteller die Rechnungskorrektur vornehmen muss. Er muss sich vom Gutschriftempfänger (= leistender Unternehmer) dessen Steuernummer oder dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geben lassen und weist diese in der korrigierten Gutschrift aus.

Voraussetzungen erfüllt? Dann schnell handeln!

Erfüllen Sie die Voraussetzungen für eine rückwirkende Rechnungskorrektur, sollten Sie möglichst schnell handeln. Am besten legen Sie korrigierte Rechnungen noch vor Versand des Prüfungsberichts und der geänderten Umsatzsteuerbescheide vor.

Zwar können die Vorsteuerkürzung und die Nachzahlungszinsen auch noch durch Vorlage der Rechnungskorrektur im Einspruchs- oder Klageverfahren verhindert werden. Manko dabei: Bis zur Vorlage der Rechnungskorrektur müssen die fälligen Steuern und Nachzahlungszinsen vorerst ans Finanzamt bezahlt werden.

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