Urlaubsanspruch: Diese Regeln gelten für Übertragung und Auszahlung

Urlaub: Übetragung, Auszahlung und Sondervereinbarungen
Aktualisiert am: 15.03.2016

Ein Mitarbeiter möchte den Jahresurlaub ansparen, um nächsten Sommer eine ausgedehnte Weltreise zu machen. Ein anderer bittet Sie, ihm seinen Urlaub auszuzahlen, weil er gerade jeden Cent ins neue Eigenheim steckt. Welche Ansprüche Ihre Mitarbeiter haben und welches Risiko Sie bei Sondervereinbarungen eingehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Darf Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden?

Nach dem Gesetz muss Urlaub grundsätzlich bis zum Jahresende genommen werden. Geschieht das nicht, verfällt der Urlaub ersatzlos. Eine Übertragung des Urlaubs ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn der Urlaub aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht genommen werden kann.

Dringende betriebliche Gründe liegen beispielsweise dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter seinen Urlaub im Dezember nicht mehr nehmen kann, weil 2 Kollegen ausgefallen sind, oder weil er bei der Inventur unentbehrlich ist. Ein persönlicher Grund kann sein, dass er selbst krank geworden ist. Ein Mitarbeiter, der erst in der zweiten Jahreshälfte ins Unternehmen eingetreten ist, darf die Urlaubsübertragung auch ohne besonderen Grund verlangen.

Ins Folgejahr übernommener Urlaub muss aber in den ersten 3 Monaten gegeben und genommen werden. Am 31. März verfällt er ersatzlos. Allerdings dürfen Sie mit Ihren Mitarbeitern jederzeit eine Übertragung über den 31. März hinaus vereinbaren. Planen Sie die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter online mit easyPEP um Personalengpässen während der Urlaubszeit vorzubeugen. 

Beispiel: Weltreise nur mit Einigung
Ihr Mitarbeiter darf seinen Urlaub für die Weltreise im Sommer des nächsten Jahres nur ansparen, wenn Sie mit der Übertragung des Urlaubs einverstanden sind.

Verfällt der Urlaub bei langer Krankheit?

Fehlt ein Mitarbeiter monatelang wegen Krankheit, entsteht trotzdem ein Urlaubsanspruch. Auch wenn er das ganze Jahr krank war, kann er den gesamten Jahresurlaub beanspruchen. Dieser „Resturlaub“ verfällt allerdings spätestens 15 Monate nach Ablauf des Arbeitsjahres, in dem er erworben wurde.

Beispiel: 1 Jahr krank, anschließend Urlaub
Ihr Mitarbeiter ist seit Januar 2012 krank. Am 1. April 2013 nimmt er die Arbeit wieder auf. Für 2012 hat er den vollen Urlaubsanspruch. Dieser Urlaub aus 2012 verfällt (wie der Urlaub aus 2013) am 31. Dezember 2013. Besteht ein Übertragungsgrund, verfällt er allerdings ebenfalls erst am 31. März 2014.

Tipp: Zusätzliche Urlaubstage selbst regeln
Das Gesetz und die Rechtsprechung betreffen nur den gesetzlichen Urlaubsanspruch sowie den gesetzlichen Zusatzurlaub für Schwerbehinderte. Haben Sie mit Ihren Mitarbeitern mehr als die gesetzlichen Urlaubstage vereinbart, dürfen Sie für diese Tage auch eine kürzere Verfallsfrist vorsehen.

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Was passiert mit Resturlaub bei Elternzeit?

Geht eine Mitarbeiterin in Elternzeit, verfällt nicht genommener Urlaub nicht mit dem Jahresende. Urlaubstage, die Ihre Mitarbeiterin vor der Elternzeit nicht nehmen konnte, müssen Sie Ihr nach der Elternzeit im laufenden oder darauf folgenden Urlaubsjahr zugestehen. Das ist gesetzlich ausdrücklich so festgelegt. Selbst wenn sich wegen einer weiteren Geburt nahtlos eine zweite Elternzeit anschließt, verfällt der alte Urlaub nicht. Er wird in jedem Fall weiter übertragen.

Endet das Arbeitsverhältnis in der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, ist der Resturlaub auszuzahlen.

Darf oder muss ich Urlaub auszahlen?

Das Arbeitsrecht erlaubt das Auszahlen des Urlaubs eigentlich nur in einem einzigen Fall: Wenn der Urlaub ganz oder teilweise nicht genommen werden kann, weil das Arbeitsverhältnis endet. Der Anspruch auf Auszahlung wird mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters fällig. Er verfällt wie der Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des Jahres, aus dem der Urlaub stammt.

In der Praxis sieht es allerdings häufig anders aus. Mitarbeiter bitten um die Auszahlung des Urlaubs oder der Arbeitgeber schlägt Urlaubsabgeltung vor, um nicht auf seinen Mitarbeiter verzichten zu müssen. Das funktioniert, solange sich beide Parteien an die Abmachung halten. Rechtlich ist die Lage allerdings eindeutig – Ihr Risiko als Arbeitgeber: Durch die Auszahlung wird der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Ihr Mitarbeiter könnte also jederzeit die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal einfordern, und hätte gute Chancen, vor Gericht damit durchzukommen. Gehen Sie mit easyPEP auf Nummer sicher. Die Online-Lösung für die fristgerechte Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter.

Achtung: Auszahlen birgt Risiko
Bittet Sie Ihr Mitarbeiter, ihm seinen Resturlaub auszuzahlen, können Sie ihn darauf verweisen, dass das nicht zulässig ist. Möchten Sie es trotzdem tun, weil es auch Ihnen gelegen kommt, sollten Sie sich Ihres Risikos bewusst sein: Möchte Ihnen Ihr Mitarbeiter Böses, kann er die ausgezahlten Urlaubstage nochmal verlangen.

Wie berechne ich die Auszahlungssumme?

Die Urlaubsabgeltung wird genauso berechnet wie das Entgelt, das Sie Ihrem Mitarbeiter während des Urlaubs zahlen. Nach dem Bundesurlaubsgesetz ist der durchschnittliche werktägliche Verdienst maßgeblich, den der Mitarbeiter in den letzten 13 Wochen vor Austritt erhalten hat. Dieser wird dann mit der Anzahl der Urlaubstage multipliziert.

Die Urlaubsabgeltung ist als sog. sonstiger Bezug zu versteuern. D.h. man berechnet die Lohnsteuer für den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn einmal ohne und einmal mit der Urlaubsabgeltung. Der Unterschiedsbetrag zwischen den errechneten Jahreslohnsteuerbeträgen ist dann die Lohnsteuer, die für den sonstigen Bezug abzuführen ist. Für die Sozialversicherung ist die Urlaubsabgeltung eine sog. Einmalzahlung. D.h. die Summe ist grundsätzlich im Auszahlungsmonat ganz normal beitragspflichtig.                  

Praxis-Beispiel: Berechnung der Urlaubsabgeltung

Ihr Mitarbeiter hat einen festen Monatsverdienst von 2.200 EUR. Sie zahlen ihm 8 Urlaubstage aus.

Lösung: Ist mit einem Mitarbeiter ein Monatslohn vereinbart, können Sie, wie in der Praxis üblich, die Rechnung vereinfachen und bei einer 5-Tage-Woche pauschal von 22 Arbeitstagen ausgehen. Bei einem Monatsverdienst von 2.200 EUR ergibt sich so ein Betrag von 100 EUR pro Arbeitstag (2.200 : 22). Für die 8 Urlaubstage erhält Ihr Mitarbeiter also 800 EUR.  

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