Welche Anforderungen an die Buchhaltung muss ich als Kleinunternehmer erfüllen?

So meistern Sie Ihre Buchhaltungspflichten als Kleinunternehmer
Aktualisiert am: 07.08.2015

In Sachen Buchhaltung verlangen die Finanzbehörden Ihnen als Unternehmer eine Menge ab. Um die Bürokratie kommen Sie nicht herum: Es gibt Termine, Pflichten und Fristen, die Sie unbedingt einhalten sollten. Dieser Beitrag bietet Ihnen wichtige Infos und Tipps zum Thema Buchhaltung - von den Aufzeichnungspflichten bis zu Gewinnermittlung und Steuererklärung.

Die Daten aus der Buchhaltung bilden die Basis für Ihren Jahresabschluss. Anhand dieser Unterlagen ermitteln Sie Ihren Gewinn und fertigen Ihre Steuererklärung an. Damit das Finanzamt Ihre Angaben nachvollziehen und prüfen kann, gibt es für die Buchhaltung einige gesetzliche Vorgaben. Ein Teil dieser Bestimmungen ergibt sich bereits aus dem Verfahren, mit dem Sie Ihren Gewinn ermitteln.

Grundsätzlich gibt es zwei Gewinnermittlungsarten, die Bilanz (mit Gewinn- und Verlustrechnung) und die Einnahme-Überschussrechnung (EÜR). Ob Sie eine Bilanz erstellen müssen oder eine EÜR machen dürfen, hängt von der Art und der Größe Ihres Unternehmens ab. Lesen Sie dazu auch den Beitrag EÜR: Wann dürfen Kleinunternehmer eine Einnahmen-Überschussrechnung machen.

Darüber hinaus gibt es einige allgemeine Vorgaben zu Dauer, Art und Umfang der Aufbewahrung Ihrer Geschäftsunterlagen. Außerdem müssen Sie einige Daten (z. B. Umsatzsteuer-Voranmeldung, zusammenfassende Meldungen) nicht nur am Jahresende, sondern auch während eines Geschäftsjahres regelmäßig an die Finanzbehörden übermitteln. Welche das sind, lesen Sie hier.

Buchhaltung: Die Aufzeichnungspflichten

  • Die Buchungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden.
  • Bei Änderungen muss der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleiben. Außerdem müssen Sie den Zeitpunkt der Korrektur in den Unterlagen vermerken.
  • Wenn Sie Ihre Buchhaltung mithilfe einer Software erstellen, müssen Sie die  elektronischen Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar machen können.
  • Handeln Sie mit Waren, müssen Sie ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch (Großhändler) führen. Bei Gewerbetreibenden reicht es, wenn sich die Angaben aus der Buchhaltung ergeben.
  • Wenn Sie Ihre Bareinnahmen durch Kassenanfangs- und Kassenendbestand beziehungsweise durch eine Registrierkasse (Kiosk, Gastronomie) ermitteln, müssen Sie ein Kassenbuch führen.
  • Kasseneinnahmen und -ausgaben sollten Sie täglich aufzeichnen.

Buchhaltung: Die Aufbewahrungspflichten

Alle in der Buchhaltung erfassten Unterlagen und Belege müssen Sie mindestens 10 Jahre aufbewahren. Für sonstige Schriftstücke (zum Beispiel Geschäftsbriefe, E-Mails), die für das Finanzamt bedeutsam sind, besteht eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Haben Sie Ihre Bilanz oder Ihre EÜR mit einer Buchführungssoftware erstellt, müssen Sie das Programm sowie die Datensicherung ebenfalls zehn Jahre aufbewahren.

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem zum Beispiel die Rechnung ausgestellt oder das Inventar aufgestellt wurde. Die Frist von Jahresabschlüssen beginnt im Jahr der Fertigstellung des Jahresabschlusses (nicht bereits im Wirtschaftsjahr, für das der Abschluss erstellt wird).

Fristen für Umsatzsteuer-Voranmeldung

Grundsätzlich müssen Sie als Unternehmer binnen 10 Tagen nach Ablauf des Kalendermonats oder des Quartals eine Umsatzsteuer-Voranmeldung online an das Finanzamt übermitteln. Gleichzeitig wird die Erstattung fällig.

  • Abgabe monatlich: Existenzgründer rechnen monatlich mit dem Finanzamt ab, ebenso wie alle anderen Unternehmen ab einem jährlichen Umsatzsteuerbetrag von 7.500 EUR.
  • Abgabe vierteljährlich: Nur alle 3 Monate fordert das Finanzamt eine Voranmeldung, wenn Ihr jährlicher Umsatzsteuerbetrag unter 7.500 EUR liegt.
  • Keine Abgabe, nur jährliche Umsatzsteuererklärung: Liegt der jährliche Umsatzsteuerbetrag unter 1.000 EUR, geben Sie im Mai des Folgejahres die Umsatzsteuererklärung (Jahresabrechnung) ab. Der Betrag muss spätestens 4 Wochen nach Abgabe des Formulars beglichen werden.

Zusammenfassende Meldung

Verkaufen Sie Waren oder Dienstleistungen an Kunden aus dem EU-Ausland und berechnen Sie deshalb keine Umsatzsteuer, melden Sie die Umsätze an das Bundeszentralamt für Steuern. In dieser sogenannten „Zusammenfassenden Meldung“ erfassen Sie den Kunden mit seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie den Gesamtumsatz, den Sie mit ihm getätigt haben. Dieses Formular fordert das Amt online. Die Meldezeiträume sind bei Warenlieferungen anders als bei Leistungen:

  • Warenlieferungen an das EU-Ausland melden Sie monatlich, und zwar spätestens am 25. Tag des Folgemonats. Solange Ihre Umsätze pro Quartal nicht mehr als 100.000 EUR (50.000 EUR ab 2012)  betragen, genügt die vierteljährliche Meldung.
  • Steuerpflichtige Dienstleistungen im EU-Ausland melden Sie vierteljährlich, und zwar spätestens am 25. Tag nach Ende des Quartals.

Gewinnermittlung und Steuererklärung

Ihre Gewinnermittlung müssen Sie zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt einreichen. Grundsätzlich gilt als spätester Abgabetermin der 31. Mai des Folgejahres. Solange Sie jedoch nicht schriftlich vom Finanzamt aufgefordert werden, genügt die Abgabe bis zum 31. Dezember des Folgejahres.

Achtung: Das Finanzamt verlangt Zinsen auf Steuernachzahlungen, die nach dem 1. April des übernächsten Jahres beglichen werden. Für eine Steuernachzahlung aus dem Jahr 2010 werden also vom 1. April 2012 an Zinsen fällig.

In der Gewinnermittlung sind die Zahlen stark zusammengefasst. Bei einer Betriebsprüfung sollen Ihre Unterlagen zeigen, wie sich die Zahlen zusammensetzen. Das betrifft vor allem folgende Punkte:

  • Für Ihre Investitionsgüter (Maschinen, Fahrzeuge, etc.) müssen Sie eine Abschreibungsliste führen. Darin müssen die Anschaffungskosten, die Abschreibungen und die Restbuchwerte ersichtlich sein.
  • Für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit einem Wert zwischen 150 EUR und 1.000 EUR dürfen Sie einen Sammelposten bilden, den Sie im Anlageverzeichnis führen.
  • Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben zeichnen Sie gesondert auf (z. B. Geschenke, Bewirtungsaufwendungen, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder sonstige Kosten aus dem Privatbereich).
  • Falls Sie Mitarbeiter beschäftigen, ist auch die Aufzeichnungspflicht beim Lohnsteuerabzug zu beachten (§ 41 Abs. 1 EStG).
  • Die Aufzeichnung Ihrer Privatentnahmen und Privateinlagen ist beizufügen, wenn Sie mehr als 2.050 EUR „sonstige Schuldzinsen“ abziehen möchten (also Schuldzinsen, die nicht mit einer betrieblichen Investition zusammenhängen).
  • Falls Sie Rücklagen für eine spätere Investition bilden (Fachbegriff: Investitionsabzugsbetrag) und diese steuerlich geltend machen, sollten Sie die Investition detailliert beschreiben und die Aufzeichnung beim Finanzamt einreichen.
  • Das Finanzamt verlangt auch Aufzeichnungen über die Höhe der unentgeltlichen Wertabgaben (Privatnutzung Kfz, Telefon, private Warenentnahmen).
  • Für den Vorsteuerabzug und die Umsatzbesteuerung müssen aus Ihren Unterlagen alle Zahlungen sowie eventuelle Vorauszahlungen ersichtlich sein.
  • Die Unterlagen sollen auch die Erfassung von Vorräten, Waren, unfertigen und fertigen Erzeugnissen zeigen (z. B. durch eine Inventur).
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