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Was ist eine Lohnabrechnung und welche Möglichkeiten habe ich, um sie ganz einfach zu erstellen?

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern nach erfolgten Entgeltzahlungen vollständige Lohnabrechnungen ausstellen. Die Dokumente liefern Arbeitnehmern wichtige Information darüber, wie viel Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitgeber an das Finanzamt sowie die Sozialversicherungsträger abgeführt hat. Demnach ist die Abrechnung des Lohns ein wichtiger Nachweis darüber, ob alle steuerrechtlichen Vorgaben korrekt erfüllt wurden.

Die Lohnabrechnung einfach erklärt: Was muss sie beinhalten und wofür benötigt man sie?

Unter einer Lohnabrechnung versteht man grundsätzlich ein Dokument, welches Informationen darüber enthält, wie sich der Lohn eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum zusammensetzt. Meist werden Verdienstabrechnungen daher monatlich erstellt.

Das Formular muss die erfolgte Zahlung im Detail aufschlüsseln, damit der Lohn für alle Beteiligten genau nachvollziehbar ist: 

  • Arbeitnehmer
  • Arbeitgeber
  • Finanzamt

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss eine Lohnabrechnung vom Arbeitgeber alle relevanten Zahlen rund um den Verdienst sowie alle Abzüge und Steuern enthalten. 

Wer ist zum Erstellen von Verdienstabrechnungen verpflichtet?

Sobald ein Unternehmer seinem ersten Mitarbeiter Lohn ausbezahlt, ist er vom Gesetzgeber laut §108 der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung an diesen auszustellen. Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie also Ihren ersten oder gar mehrere Mitarbeiter einstellen, nimmt die Lohnbuchhaltung Zeit und Geld in Anspruch. Sie stehen dann nämlich nicht nur vor der Herausforderung, regelmäßig Lohn- und Gehaltszettel für Ihre Angestellten zu erstellen. Sie sind ebenfalls dafür zuständig, Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerklasse abzuführen:

  • Krankenversicherung
  • Rentenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • etc. 

In der Regel sind die Buchhaltungsstellen in Unternehmen dafür zuständig, sich um die Lohnbuchhaltung einschließlich der monatlichen Abrechnungen zu kümmern. In größeren Betrieben stellt sich diese Aufgabe etwas umfangreicher dar, weshalb für diese Aufgaben häufig externe Buchhalter engagiert werden.

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) verzichten aus Kostengründen meist darauf, eine eigene Abteilung für die Lohnbuchhaltung aufzubauen. Auch das Engagieren eines Buchhalters bzw. eines Steuerberaters oder eines externen Lohnbüros kommt für Sie oft nicht in Frage. Die Lohnabrechnungen auszulagern, kann nämlich auf Dauer ganz schön teuer werden. Eine daher immer gängigere Alternative insbesondere für Kleinunternehmer: Spezielle Software, mit der Sie ihre Lohnbuchhaltung selbst erledigen können.

Die Lohnabrechnungsprogramme von Lexware beispielsweise bieten Selbstständigen, Kleinbetrieben und Existenzgründern, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zukunft einfach selbst in die Hand nehmen möchten, eine attraktive und preisgünstige Alternative zum Outsourcing der Lohnbuchhaltung. 

Inhaltsverzeichnis

In unserem umfangreichen Ratgeber finden Sie alles, was Sie über Aufbau und Inhalt gesetzlich korrekter Entgeltabrechnungen wissen müssen. Wir gehen näher darauf ein, welche Möglichkeiten Sie haben, wenn Sie Ihre Lohnabrechnung auslagern möchten. Weiterhin klären wir darüber auf, von welchen Vorteilen Sie profitieren, wenn Sie Ihre Lohnabrechnung selbst erstellen. Im Zuge dessen erfahren Sie alle wichtigen Fakten rund um die Programme von Lexware für eine effiziente Lohnbuchhaltung und die vielen leistungsfähigen Lohnabrechnungssoftware Funktionen unserer Produkte.

Lohnberechnung: Wie kann ich vorgehen, um Brutto- und Nettolohn korrekt zu berechnen?

Abhängig von der Branche können sich der Brutto- und Netto-Lohn eines Arbeitnehmers um bis zu 40 % unterscheiden. Unter dem Bruttoentgelt versteht man die Gesamtvergütung vor Abzug der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Der Nettolohn ist hingegen das tatsächliche Entgelt, welches jedem Arbeitnehmer am Ende eines Monats per Auszahlung zur Verfügung steht. Es gibt aber noch weitere Posten, die für eine korrekte Lohnberechnung wichtig sind.

Was versteht man eigentlich genau unter Lohn und gibt es einen Unterschied zum Gehalt?

Grundsätzlich versteht man sowohl unter dem Lohn als auch unter dem Gehalt eine Form der Bezahlung eines Arbeitnehmers für dessen geleistete Arbeit. Zwischen Lohn und Gehalt kann man im Hinblick auf die Lohnberechnung allerdings weiter differenzieren:

  1. Ein Gehalt erhalten Angestellte in Form eines festen, nicht abweichenden Einkommens (z. B. im öffentlichen Dienst). Es wird als monatlich fester Betrag ausbezahlt.
  2. Einen Lohn erhalten Arbeiter, die nach Stunden bezahlt werden und deren monatliches Einkommen sich ändert. Die endgültige Summe für die Lohnabrechnung errechnet sich meist auf Basis des Stundenlohns. Deshalb kann der Verdienst schwanken und muss nicht jeden Monat gleich hoch ausfallen (z. B. beim Baulohn der Fall).

Der entscheidende Unterschied der Lohnberechnung liegt also darin, dass das Gehalt jeden Monat gleichbleibt, unabhängig von den gearbeiteten Stunden, während der Lohn sich aus den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden errechnet. Als Arbeitgeber müssen Sie in jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung klar aufzeigen, ob es sich bei der Auszahlung um Lohn oder Gehalt handelt.

Überblick über die prozentuale Verteilung der Beschäftigungsarten in Deutschland:

Überblick über die prozentuale Verteilung der Beschäftigungsarten in Deutschland:

Quelle: Statistisches Bundesamt (Stand 2013) auf Statista

Wie setzt sich der Bruttolohn genau zusammen?

In der Regel setzt sich der Bruttoverdienst aus einem Grundlohn sowie variablen, leistungsbezogenen Entgeltbestandteilen zusammen. Der Grundverdienst kann zum Beispiel der Mindestlohn von 8,84 Euro pro Stunde sein - oder vom Arbeitgeber auch deutlich höher angesetzt werden. Er sichert dem Arbeitnehmer eine stabile Bezahlung, mit der er monatlich rechnen kann. In der Lohnabrechnung finden sich dann genaue Nachweise darüber, wie viele Stunden ein Mitarbeiter innerhalb eines Monats gearbeitet hat.

Arbeiter, die Lohn beziehen, können sich zusätzlich zum Grundlohn häufig über sogenannte Zuschläge und Zulagen freuen. Während für Zuschläge keine Steuern bezahlt werden müssen, müssen Zulagen, die Sie von Ihrem Arbeitgeber erhalten, dem Bruttolohn hinzugerechnet und daher auch versteuert werden – beispielsweise Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Folgende Posten sind für die Lohnberechnung relevant:

  • Gefahrenzulagen
  • Überstundenzuschläge
  • Ausbilderzulagen
  • Nachtarbeitszuschläge
  • Überstunden-Zuschläge
  • Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit
  • uvm.

Soweit ein Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen bzw. nachts arbeitet, hat er zumindest einen Anspruch auf das in seinem Arbeitsvertrag vereinbarte Grundentgelt. Ob er darüber hinaus ein Anrecht auf Zuschläge hat, richtet sich danach, ob es einen Tarifvertrag, eine konkrete Betriebsvereinbarung oder eine einzelvertragliche Regelung für die Lohnberechnung gibt.

Weiterhin können Arbeiter ihren Grundlohn durch leistungsbezogene Bonuszahlungen des Arbeitgebers aufstocken:

  • Prämien oder Provisionen
  • Geldwerte Vorteile (z. B. Dienstwagen, Essensgeld etc.)
  • Andere Sonderleistungen des Arbeitgebers (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)

Alle genannten Möglichkeiten tragen dazu bei, dass sich das Grundentgelt um ein Vielfaches erhöhen kann und dadurch am Monatsende immer wieder unterschiedlich hohe Bruttolöhne zustande kommen können. Die genaue Zusammensetzung des Bruttolohns wird in Lohnlisten festgehalten.

Wie kann man den Nettolohn berechnen?

Neben den oben genannten Posten, die zusätzlich zum regulären Lohn anfallen können, muss sich jeder Arbeitnehmer damit abfinden, dass es genauso Abzüge vom Entgelt gibt, die monatlich zu zahlen sind. Grundsätzlich ergibt sich aus dem Bruttogehalt abzüglich aller gesetzlichen Steuern und Versicherungen das Nettogehalt.

Lohnabzüge: Sozialversicherung und Steuern

Zu den Pflichtabgaben eines jeden Arbeitnehmers zählen folgende Posten:

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • ggf. Kirchensteuer

All diese Posten unterliegen unterschiedlichen Besteuerungen und Abzügen, die für die Lohnabrechnung relevant sind. Beispielsweise hängt die Höhe der zu entrichtenden Lohnsteuer von der jeweiligen Lohnsteuerklasse eines Arbeitnehmers ab. Diese findet man auf der Lohnsteuerkarte. Für die Zahlung von Versicherungsbeiträgen gilt die Regelung, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Beiträge teilen: Eine Hälfte trägt der Arbeitgeber, während die andere Beitragshälfte dem Arbeitnehmer vom Bruttolohn abgezogen wird.

Als Arbeitgeber sind Sie dafür zuständig, alle Sozialabgaben und Steuern für die monatliche Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter korrekt zu berechnen. Anschließend haben Sie die Pflicht, diese fristgerecht an die zuständigen Einzugsstellen sowie das Finanzamt zu überweisen. Aus diesem Grund müssen Sie für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Hinzu kommt außerdem, dass Sie als Arbeitgeber auch für sich selbst Beiträge wie Lohnnebenkosten abführen müssen.

Um Brutto- und Nettolohn korrekt zu ermitteln, können Sie sich an folgendes Schema zur Lohnberechnung halten:

Bruttolohn
  • Geldwerte Vorteile/Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Zuschläge und Zulagen
  • Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
  • Betriebliche Altersvorsorge
= Gesamtbrutto
  • Betriebliche Altersvorsorge
= Sozialversicherungsbrutto
  • Steuerfreibeträge
= Steuerbrutto
  • Lohnsteuer
  • Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherungsanteil des Arbeitnehmers
= Nettoarbeitsentgelt
  • Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
= Auszahlungsbetrag

 

Absolut sicher und fehlerlos können Sie korrekte Lohnberechnungen außerdem mit einem speziellen Gehaltsrechner wie beispielsweise Lexware lohnauskunft durchführen. Mit der sicheren Software berechnen Sie Brutto- und Netto-Gehälter auf Basis des aktuellen Gesetzesstands innerhalb von Sekunden.

Lohnabrechnungen erstellen: Diese Angaben müssen rechtsgültige Dokumente beinhalten

Wenn Sie Lohnabrechnungen erstellen, sollten Sie immer sorgfältig arbeiten und sich keine Nachlässigkeiten erlauben. Machen Sie versehentlich falsche Angaben auf Ihren Lohnabrechnungen, kostet Sie das Ausbessern nicht nur einiges an Zeit und Nerven, sondern für Sie als Arbeitgeber kann das auch noch teuer werden. Wichtig ist, dass Sie sich an die allgemeingültigen Vorgaben halten und die Dokumente mit allen wichtigen Pflichtangaben versehen.

Welche Konsequenzen drohen, wenn ich fehlerhafte Lohnabrechnungen erstelle?

Haben Sie versehentlich zu viel Lohnsteuer für einen Ihrer Mitarbeiter entrichtet, können Sie sich diese wieder zurückholen. Bei anderen Posten, wie beispielsweise den Sozialabgaben, funktioniert das allerdings nicht ohne Weiteres. In so einem Fall müssen Sie die zu viel gezahlten Beiträge mit den Abgaben für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum verrechnen und den Anteil Ihres Mitarbeiters an diesen auszahlen. Ist eine Verrechnung nicht möglich, können Sie einen Antrag auf Erstattung stellen. Das frisst ganz schön viel Zeit und Nerven.

Sollten Sie auf der Kehrseite einmal vergessen haben, fällige Beiträge (z. B. für die Kranken- oder Rentenkasse) fristgerecht zu entrichten, ist das strafbar. Sie dürfen fehlende Zahlungen lediglich innerhalb der folgenden drei Lohnzahlungen nachträglich einbehalten. Lassen Sie diese Frist verstreichen, droht Ihnen eine Geld- oder schlimmstenfalls sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren. Deshalb raten wir Ihnen dazu, stets auf ein fehlerfreies Ergebnis zu achten, wenn Sie Lohnabrechnungen erstellen.

Welchem Aufbau folgen Lohnabrechnungen?

Wenn Sie Lohnabrechnungen erstellen, müssen Sie darauf achten, dass die Dokumente einem bestimmten Schema folgen und einige Pflichtangaben enthalten. Nur so sind sie auch vor den Behörden gültig. Die Unterlagen müssen mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts enthalten. In § 108 Abs. 3, Satz 1 der GewO ist festgelegt, welche Lohnabrechnungs-Daten in ein gesetzlich korrektes Formular hineingehören:

1. Allgemeine Pflichtangaben

  • Vollständiger Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des Arbeitnehmers
  • Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Steuer-ID, Steuerklasse und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses
  • Konkreter Zeitraum der Abrechnung
  • Firmenstempel, Unterschrift o. ä.

2. Bestandteile des Entgelts

  • Bruttolohn
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Steuerliche Abgaben (Lohn- und Kirchensteuer, Soli)
  • Persönliche Abzüge
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Steuerfreibeträge
  • Geldwerte Vorteile/Sachbezüge
  • Zuschläge (z. B. Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit)
  • Zulagen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)
  • Nettolohn und Auszahlungsbetrag

Zum weiteren Inhalt von Lohnabrechnungen gehören ebenfalls die persönlichen Steuerabzugsmerkmale wie Steuerklasse, Konfession und Kinderfreibetrag.

Welche Besonderheiten gelten beim Erstellen von Lohnabrechnungen für geringfügige Beschäftigungen?

Unter einer geringfügigen Beschäftigung versteht man hierzulande grundsätzlich ein Arbeitsverhältnis, bei welchem der Verdienst eine gesetzlich festgelegte Entgeltgrenze von 450 Euro nicht überschreitet. Man spricht in diesem Fall auch von einem sogenannten Minijob. Minijobber können bis zu 450 Euro pro Monat verdienen, ohne Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge entrichten zu müssen. Möchten sich Arbeitnehmer beispielsweise im Nebenverdienst etwas zu ihrer Hauptbeschäftigung hinzuverdienen, kann das ein echter Vorteil sein. Üben Sie zusätzlich eine geringfügige Beschäftigung aus, können Sie nämlich komplett steuerfrei 450 Euro netto zusätzlich verdienen.

Aber auch als Arbeitgeber können Sie davon profitieren, Minijobber in Ihrem Unternehmen zu beschäftigen. Sie bezahlen dann lediglich die anfallenden Sozialversicherungsbeiträge in Form einer Pauschale von rund 31 % des Lohns an die Knappschaft-Bahn-See. Diese Summe setzt sich aus den folgenden Beitragssätzen zusammen:

Pauschalbeitrag des Arbeitgebers bei Minijobs (rund 31% des Lohns)

Pauschalbeitrag des Arbeitgebers bei Minijobs (rund 31% des Lohns)

Genau wie für jeden Vollbeschäftigen müssen Sie am Monatsende aber auch für Minijobber komplette Lohnabrechnungen erstellen. Diese beinhalten ebenfalls alle gesetzlich vorgeschrieben Pflichtangaben und stellen die pauschalen Sozialabgaben des Arbeitgebers dar.

Welche Besonderheiten muss ich beim Erstellen von Lohnabrechnungen im Baulohn berücksichtigen?

Wenn Sie Baulohnabrechnungen erstellen müssen, gibt es im Gegensatz zu herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen ebenfalls einige Besonderheiten im Bereich der Lohnbuchhaltung. Grundsätzlich sind Abrechnungen im Baugewerbe etwas komplizierter als in anderen Branchen, da man hier unter anderem zwischen Sommer- und Winterarbeitszeit unterscheidet. Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) sieht zwei verschiedene Möglichkeiten der Arbeitszeitverteilung vor:

  1. Dezember - März: 38 Wochenstunden
  2. April – November: 41 Wochenstunden

Sollten Sie diese Arbeitszeitverteilung in Ihrem Betrieb anwenden, bezahlen Sie Ihren Mitarbeitern für die Wintermonate 164 Stunden und für die Sommermonate 178 Stunden pro Monat. Um die genauen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter nachher korrekt abzurechnen und festzuhalten, müssen Sie ein lückenloses Arbeitszeitkonto führen. Weiterhin gibt es verpflichtende Sozialkassen des Baugewerbes (SOKABAU). Dementsprechend müssen Sie als Arbeitgeber ein anderes Meldeverfahren berücksichtigen und die Sozialabgaben anders abführen.

Lohnabrechnung auslagern – Wann macht das Outsourcen für mich Sinn?

Meist verfügen kleine und mittelständische Unternehmen nicht über die nötige Zeit oder das erforderliche Know-how, um sich selbst um ihre monatlichen Lohnabrechnungen zu kümmern. Dann kann es unter Umständen Sinn machen, die mit der Lohnbuchhaltung verbundenen Arbeiten an einen externen Dienstleister zu übertragen. Betriebe haben unterschiedliche Möglichkeiten, um ihre Lohnabrechnungen auszulagern.

Welche Möglichkeiten habe ich, um meine Lohnabrechnungen auszulagern?

Als Arbeitgeber kommen im Bereich der Lohnbuchhaltung einige anspruchsvolle Aufgaben und Verpflichtungen auf Sie zu:

  • Lohnsteuer und Sozialabgaben fristgerecht an die zuständigen Behörden abführen.
  • Entsprechende Bescheinigungen ausstellen und Aufbewahrungsfristen einhalten.
  • Meldepflichten gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen, den Sozialversicherungsträgern, den Finanzämtern und der gesetzlichen Unfallversicherung wahrnehmen.

In jedem Betrieb mit mehreren Angestellten nehmen all diese Arbeiten ganz schön viel Zeit in Anspruch.

Größere Betriebe richten für die Lohnbuchhaltung häufig eine firmeninterne Abteilung ein. Kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mangelt es hierfür allerdings in den meisten Fällen am nötigen Kleingeld. Da der zeitliche Aufwand in der Regel ebenfalls zu groß ist, um die damit verbundenen Tätigkeiten intern zu bewältigen, sehen viele Kleinbetriebe die optimale Alternative darin, ihre Lohnabrechnungen auszulagern. Oft sourcen sie ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen dann an ein externes Büro oder einen Steuerberater aus.

Von welchen Vorteilen profitiere ich, wenn ich die monatliche Lohnabrechnung extern erledigen lasse?

Die Lohnabrechnungen auszulagern, bietet gerade kleinen und mittleren Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

  • Der zeitliche und finanzielle Aufwand fällt wesentlich geringer aus, als wenn die Lohnbuchhaltung intern erledigt wird.
  • Da das Einstellen eines separaten Mitarbeiters nicht notwendig ist, entfallen Personalausgaben.
  • Sie müssen sich nicht ständig mit veränderten Steuergesetzen befassen und Fortbildungen in der Buchhaltung finanzieren.

Spezialisierte Lohnbüros besitzen das fachliche Know-how, um die Lohnabrechnungen Ihres Betriebs fachkompetent zu übernehmen. Mittlerweile gibt es hierfür sogar spezielle Online-Dienstleister, mit denen Sie über das Internet gemeinsam in der Cloud arbeiten können. Diese sind dazu in der Lage, Ihre Lohnabrechnungen online – meist mit Hilfe moderner Software - schnell und zu fairen Preisen zu erstellen. Wenn Sie einen externen Buchhalter bzw. Steuerberater oder einen Dienstleister (z. B. für die Online-Lohnabrechnung) engagieren, steht Ihnen außerdem stets ein persönlicher Ansprechpartner bei allen Fragen zur Verfügung.

Wie funktioniert Lohnabrechnungs-Outsourcing und welche Kosten kommen dabei auf mich zu?

Möchten Sie Ihre Lohnabrechnungen auslagern, funktioniert das in der Regel recht unkompliziert: 

  • Sie erfassen einmalig alle relevanten Stammdaten Ihrer Mitarbeiter.
  • Als nächstes legen Sie Ihren gewünschten Zeitpunkt für die monatlichen Gehaltszahlungen in Ihrem Unternehmen fest.
  • Kurz vor der Fälligkeit übermitteln Sie dem Dienstleister Ihres Vertrauens eine Mitarbeiterliste mit allen wichtigen Angaben für die Lohnabrechnung (z. B. geleistete Stunden, Überstunden etc.). 

Im Anschluss ist Ihr externes Lohnbüro bzw. Ihr Steuerberater mit der Bearbeitung am Zug. Sie sollten in der Regel innerhalb von zwei bis drei Tagen die in Auftrag gegebenen Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter einschließlich aktueller Lohnauswertungen erhalten.

Wenn Sie Ihre Abrechnungen an externes Fachpersonal auslagern, ist diese Leistung mit entsprechenden Lohnabrechnungs-Kosten verbunden. Deren Höhe richtet sich nach bestimmten Faktoren:

  1. Leistungsumfang des Lohnbüros
  2. Anzahl Ihrer beschäftigten Mitarbeiter

Es gibt günstige Agenturen, die Ihnen Ihre Lohnabrechnungen bereits ab sieben Euro pro Monat erstellen. Beschäftigen Sie in Ihrer Firma beispielsweise 50 Mitarbeiter, müssen Sie einen monatlichen Betrag von ungefähr 350 Euro einplanen. Demnach verursachen ausgelagerte Gehaltsabrechnungen mit der Zeit recht hohe zusätzliche Kosten für Ihr Unternehmen. Beachten Sie außerdem, dass trotz allem ein großer Teil des Verwaltungsaufwands weiterhin an Ihnen selbst hängen bleibt, auch wenn Sie die Lohnabrechnung auslagern.

Lohnabrechnung selbst erstellen – Welche Möglichkeiten habe ich?

In größeren Unternehmen wird die Lohnbuchhaltung meist intern abgewickelt. Bei Kleinbetrieben fehlen jedoch häufig die finanziellen Mittel, eine firmeneigene Abteilung einzurichten. Deshalb lagern Kleinbetriebe ihre Gehaltsabrechnungen oft aus. Einen externen Dienstleister bzw. Steuerberater zu engagieren, verursacht ebenfalls hohe Kosten. Dieses Geld können sich KMU sparen, indem sie ihre Lohnabrechnungen selbst erstellen.

Gibt es spezielle Vorlagen, mit denen ich meine Lohnabrechnung selbst erstellen kann?

Sie überlegen, ob Sie Ihre Lohnabrechnungen in Zukunft lieber selbst machen wollen, statt dies von einem Steuerberater oder Lohnbüro erledigen zu lassen? Hierfür haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Möchten Sie Ihre Lohnabrechnungen selbst erstellen, können Sie zum Beispiel eigene Vorlagen mit Excel oder Word erstellen. Ist Ihnen das zu viel Aufwand, haben Sie alternativ die Möglichkeit, von vornherein vorgefertigte Lohnabrechnungs-Muster aus dem Internet zu verwenden. Im Web finden Sie eine große Auswahl bereits fertiger Formulare, die Sie sich kostenlos herunterladen können. In der Regel enthalten diese bereits Felder mit allen wichtigen Pflichtangaben, sodass Sie nur noch die entsprechenden Daten aus Ihrer Lohnbuchhaltung eintragen müssen.

Verwenden Sie selbst angefertigte oder aus dem Internet heruntergeladene Lohnabrechnungs-Vorlagen, sparen Sie damit in jedem Fall die meisten Kosten. Auf der anderen Seite müssen Sie aber auch im Hinterkopf behalten, dass Sie dafür verantwortlich sind, alle steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge vom Bruttogehalt korrekt auszurechnen. Hierfür muss gewährleistet sein, dass alle Berechnungsgrundlagen exakt sind. Die Berechnungsschlüssel der Finanzämter und Sozialkassen ändern sich nämlich jedes Jahr.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnungen auf diese Weise selbst erstellen, müssen Sie außerdem sicherstellen können, dass Ihre Abrechnungen am Ende des Monats fehlerlos sind und allen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dementsprechend ist diese Methode nur dann ratsam, wenn Sie in Ihrer Firma lediglich ein bis drei Mitarbeiter beschäftigen, deren Löhne das ganze Jahr über gleich bleiben. Außerdem sollten Sie Ihre Eingaben dann regelmäßig von einem Steuerberater prüfen lassen. Andernfalls ist die Wahrscheinlichkeit zu groß, dass sich Fehler in Ihre Abrechnungen einschleichen.

Bietet sich der Einsatz einer speziellen Lohnabrechnungssoftware für mein Unternehmen an?

Beschäftigen Sie eine größere Mitarbeiterzahl in Ihrem Unternehmen oder schwanken die Löhne Ihrer Angestellten von Monat zu Monat, ist es keine leichte Aufgabe, die Lohnabrechnungen selbst zu erstellen. Immer mehr Betriebe setzen daher mittlerweile auf moderne Lohnbuchhaltungssoftware. Sie stellen den effizientesten und einfachsten Weg dar, fehlerlose Abrechnungen zu erstellen, die den aktuellen Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen. Nachdem Sie alle Stammdaten Ihrer Mitarbeiter in ein solches Programm eingegeben haben, erstellt dieses automatisch jeden Monat die Gehaltsabrechnungen für Sie. Das bedeutet, dass Sie damit komfortabel und stets flexibel arbeiten können.

Da die Anschaffung einer Lohnsoftware außerdem mit geringen, monatlichen Kosten verbunden ist, ist der Einsatz eines modernen Programms die optimale Alternative für Unternehmen mit kleinem Budget:

  • Kleinbetriebe
  • Freiberufler
  • Selbstständige
  • Firmen in der Gründungsphase

Dementsprechend ist eine leistungsfähige Software für die allermeisten Unternehmer die bessere Wahl, als die Lohnabrechnungen mit Hilfe vorgefertigter Lohnabrechnungs-Muster zu erstellen.

Woran erkenne ich ein gutes Lohnprogramm?

Ein gutes Lohnabrechnungsprogramm wie beispielsweise Lexware lohn+gehalt unterstützt Sie u. a. bei folgenden Aufgaben in der Lohnbuchhaltung:

  • Alle Personaldaten zentral erfassen und aktuell abrufen
  • Die Zuordnung und Verteilung aller Gehälter auf einen Blick erkennen
  • Den Überblick über alle Kosten und die Firmenfinanzen behalten

Mit Hilfe einer effizienten Software müssen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter nur einmalig erfassen. Hierbei werden bereits alle monatlichen Bewegungsdaten (z.B. Neueinstellungen oder Entlassungen von Arbeitnehmern) im System festgehalten. Auf Basis der eingepflegten Daten ist das Programm anschließend dazu imstande, alle Gehälter automatisch zu berechnen und die monatliche Lohnabrechnung für Ihre Angestellten zu erstellen. Weiterhin können Sie damit den kompletten Zahlungsverkehr selbstständig erledigen und alle Daten über die gesetzlich vorgeschriebene Dauer archivieren. Sie können also Ihre komplette Lohnabrechnung ohne Steuerberater selbst machen.

Als Arbeitgeber gehört es außerdem zu Ihren Aufgaben, alle Daten Ihrer Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern sowie die Vorsteuern bei den zuständigen Finanzämtern zu melden. Mit einem guten Programm können Sie nicht nur Ihre Lohnabrechnungen eigenständig erstellen, sondern es übernimmt auch diese Arbeiten für Sie. Zudem können Sie damit Arbeitszeitkonten führen sowie Urlaubs- und Krankentage übersichtlich verwalten. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, monatliche Kostenstellenlisten und Auswertungen Ihrer Entgeltabrechnungen zu erstellen, um Ihre Firmenfinanzen immer genau im Blick zu behalten.

Wie helfen mir die Software-Lösungen von Lexware bei der einfachen Lohnabrechnung?

Wenn Sie eine Lohnsoftware von Lexware für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, können Sie Ihre Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung stark entlasten. Die modernen Programme sind speziell auf die Belange von Kleinunternehmern und Selbstständigen ausgerichtet, die ihre Lohnbuchhaltung in Zukunft selbst in die Hand nehmen wollen. Sie bieten ihnen eine ganze Reihe an Vorteilen und helfen ihnen bei einer einfachen Lohnabrechnung.

Kann ich meine komplette Lohnbuchhaltung mit Lexware ohne fremde Hilfe erledigen?

Bei Lexware bieten wir Ihnen Software, mit der es ganz einfach ist, Ihre Lohnabrechnungen ab sofort jeden Monat selbst zu erstellen. Unsere Produkte sind speziell darauf ausgelegt, Sie optimal bei der Abwicklung Ihrer Lohnbuchhaltung zu unterstützen. Sie können damit alle wichtigen Personaldaten in Ihrem Betrieb effizient verarbeiten, ohne dafür auf die fremde Hilfe eines externen Dienstleisters oder eines Steuerberaters angewiesen zu sein. Lohnsoftware von Lexware unterstützt Sie bei vielen Arbeiten rund um die Gehaltsabrechnung:

  • Alle wichtigen Personal- und Lohndaten Ihrer Mitarbeiter erfassen, verarbeiten und archivieren.
  • Alle relevanten Beträge und Beitragssätze korrekt berechnen.
  • Fehlerlose Lohnabrechnungen einfach nach den aktuellen, gesetzlichen Vorgaben erstellen.
  • Meldungen elektronisch an Finanzämter und Sozialversicherungsträger übermitteln.

Da unsere Produkte übersichtlich und leicht verständlich aufgebaut sind, ist keine lange Einarbeitungszeit nötig. Jeder Nutzer findet sich in der Regel schnell in der Lohnsoftware zurecht. Dank der intuitiven und einfachen Bedienung unserer Lohnabrechnungssoftware benötigen Sie keine Vorkenntnisse. Sie können die Programme sofort einsetzen und direkt mit Ihrer Arbeit loslegen. Das macht Lexware zu einer so einfachen und beliebten Lohnabrechnungssoftware.

Freiberufler, Selbstständige, Kleinunternehmer und Gründer können mit Lexware im Handumdrehen ihre komplette Lohnbuchhaltung selbst machen. Sie können damit alle relevanten Lohndaten direkt an die Buchhaltung übertragen – beispielsweise für den Jahresabschluss. Damit können unsere Produkte externes Fachpersonal komplett ersetzen. Dank der elektronischen Lohnabrechnung mit Lexware sparen Sie außerdem nicht nur wertvolle Zeit für Ihr tägliches Kerngeschäft, sondern auch noch unnötige Kosten für externe Lohnbüros oder den Steuerberater.

Die Vorteile von Lexware für eine einfache Lohnabrechnung im Überblick

  • Komplette Lohnbuchhaltung einfach und flexibel selbst erledigen
  • Fehlerwahrscheinlichkeit auf ein Minimum reduzieren
  • Persönliche Fachkenntnisse erweitern
  • Alle relevanten Lohndaten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter übersichtlich erfassen und verwalten
  • Den Arbeitsaufwand in der Lohnbuchhaltung deutlich verringern und wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft sparen
  • Auf Basis aktueller Gesetze und Datenschutzrichtlinien arbeiten
  • Kosten für externes Fachpersonal vermeiden und damit Geld sparen
  • Stets den umfassenden Überblick über die Unternehmensfinanzen behalten
  • Mitarbeitern Auskünfte schneller erteilen und damit optimal beraten
  • Lexware Software zeichnet sich durch ein absolut faires Preis-/Leistungsverhältnis aus

Kann ich mit Lexware Baulöhne und andere branchenspezifische Sonderfälle genauso unkompliziert abrechnen?

Sie sind in Ihrem Unternehmen von speziellen Branchenanforderungen betroffen? Einige Sonderfälle im Bereich der Lohnbuchhaltung sind im Gegensatz zu herkömmlichen Entgeltabrechnungen komplizierter:

  1. Tarifliche Besonderheiten im öffentlichen Dienst
  2. Abrechnungen im Baugewerbe

Damit hier keine Probleme oder Fehler entstehen, erfordern sie fundierte Fachkenntnisse in der Lohnbuchhaltung. Mit Lexware lohn+gehalt investieren Sie in eine leistungsfähige Lohnsoftware, die Sie optimal bei der Lohnbuchhaltung unterstützt. Unsere Produkte bieten Ihnen viele wichtige Lohnabrechnungssoftware-Funktionen, um auch spezielle Sonderfälle auf Ihren Lohnabrechnungen einfach und korrekt zu bearbeiten. Abrechnungen im öffentlichen Dienst bzw. im Baugewerbe sind sehr komplex. Daher raten wir Ihnen dazu, sich für solche Sonderfälle an externes Fachpersonal wie beispielsweise einen Steuerberater zu wenden. Dieser kann Sie in Ihrem jeweiligen Branchenbereich optimal unterstützen.

Was bietet mir Lexware noch?

Sie haben Fragen zu den Produkten von Lexware? Sie benötigen Hilfe bei der Installation Ihrer Software-Lizenz? Gerne können Sie sich jederzeit an unseren fachkompetenten Lexware Support wenden. Unsere Service-Mitarbeiter stehen Ihren bei Ihren Anliegen mit Rat und Tat zu Seite. Außerdem finden Sie hier eine ganze Reihe nützlicher Hilfestellungen, welche Sie optimal dabei unterstützen, sich schnell in unseren Lohnprogrammen zurechtzufinden:

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FAQs

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Handbücher

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Wenn Sie sich fundiertes Lohnabrechnungs-Wissen aneignen möchten, bieten wir Ihnen außerdem mit Lexware lohn+gehalt wissen eine spezielle Software, die Ihnen alle Fragen zur Lohnabrechnung beantwortet. Das Programm enthält zahlreiche Tools (z. B. Rechner, Formulare, Checklisten, Muster-Dokumente etc.), die Ihnen die Arbeit rund um die Lohnabrechnung vereinfachen.

Welche Lohnabrechnungssoftware-Funktionen umfassen die Produkte von Lexware?

Der Einsatz unserer Lohnabrechnungsprogramme zahlt sich nicht nur für Kleinunternehmer aus, sondern ebenfalls für mittelständische Betriebe. Bei Lexware stellen wir Ihnen Software-Lösungen zur Verfügung, welche sich wahlweise für Unternehmen mit kleinerer oder auch größerer Mitarbeiterzahl eignen. Die Produkte beinhalten alle gängigen Lohnabrechnungssoftware-Funktionen, um die komplette Gehaltsabrechnung in wenigen Schritten selbstständig und steuerrechtlich korrekt zu erledigen.

Diese Funktionen, Zusatz-Features und Lohnabrechnungssoftware-Schnittstellen besitzen die Lexware-Produkte

Unsere Programme beinhalten alle grundlegenden Lohnabrechnungssoftware-Funktionen, die wichtig sind, um die Lohnbuchhaltung in Ihrem Betrieb einfach selbst in die Hand zu nehmen. Sie können damit komplette Gehaltsabrechnungen ohne fremde Hilfe erledigen. Da unsere Lohnprogramme mit einer Funktion für das Online-Banking ausgestattet sind, tätigen Sie die Überweisungen Ihrer Löhne ebenfalls unkompliziert aus der Software heraus. Wenn Sie sich für eine Lösung von Lexware entscheiden, erhalten Sie außerdem eine elektronische Personalakte, mit der Sie alle Stamm- und Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter zentral und effizient verwalten können. Auf diese Weise können Sie die Stellen und Personalkosten in Ihrem Unternehmen optimal planen.

Sie profitieren mit Lexware aber nicht nur von vielen leistungsfähigen Lohnabrechnungssoftware-Funktionen. Weiterhin bieten Ihnen unsere Lohnprogramme zahlreiche praktische Zusatz-Features, die Ihnen Ihre Arbeit in der Lohnbuchhaltung deutlich vereinfachen. Sie haben mit unseren Lohnprogrammen für KMU beispielsweise die Möglichkeit, folgende Sonderfälle unkompliziert bearbeiten:

  • Gleitzone im Niedriglohnbereich
  • Geringfügige Beschäftigungen
  • Teilzeitmitarbeiter
  • Mehrfachbeschäftigte
  • uvm.

Abhängig von den unterschiedlichen Beschäftigungsarten der Arbeitnehmer in Ihrem Betrieb besitzen unsere Programme außerdem spezielle Lohnabrechnungssoftware-Funktionen, um automatisch die entsprechenden Beitragssätze für die Sozialversicherungsträger nach den gesetzlichen Vorgaben zu errechnen. Auch das Meldewesen übernehmen unsere Lösungen für Sie, sodass Sie alle wichtigen Lohn- und Personaldaten dank entsprechender Funktionen und Schnittstellen elektronisch an die zuständigen Behörden übermitteln können:

Icon: Krankenkassen

Krankenkassen

Icon: Finanzamt

Finanzamt

Icon: Sozialversicherungsträger

Andere Sozialversicherungsträger

Die Produkte von Lexware sind hierfür GKV-zertifiziert. Dank regelmäßiger Updates können Sie sich sicher sein, dass Sie damit immer auf Basis des aktuellen Gesetzesstands arbeiten.

Darüber hinaus sind unsere Lohnprogramme mit gängigen Schnittstellen wie ELSTER und ELStAM ausgestattet. Diese garantieren Ihnen einen reibungslosen Datenaustausch mit dem Finanzamt oder dem Steuerberater. Weiterhin besitzen unsere Produkte eine Export-Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware von Lexware. Mit deren Hilfe können Sie Ihre Daten aus der Lohnbuchhaltung einfach und schnell an die Finanzbuchhaltung übermitteln.

Die Software-Boxen von Lexware für die Lohnabrechnung im Überblick

Lexware bietet mit lohn+gehalt in vier verschiedenen Software-Boxen viele leistungsfähige Lohnabrechnungssoftware-Funktionen für jeden Bedarf:

 

Die Produkte können sich dank der vielen effizienten Lohnbuchhaltungssoftware-Funktionen der Unternehmensgröße und unterschiedlichen betrieblichen Anforderungen optimal anpassen. So ist gewährleistet, dass jeder Firmeninhaber bei Lexware die passende Produkt-Lösung für sich findet.