Wie stelle ich eine Auskunftsanfrage gemäß DSGVO?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verleiht allen Betroffenen das Recht, von Unternehmen, Behörden oder anderen Organisationen Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu verlangen. Dieses Auskunftsersuchen ist in Art. 15 DSGVO geregelt und umfasst Informationen wie:
- Welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert wurden.
- Zu welchen Zwecken diese Daten verarbeitet werden.
- Wer diese Daten erhält oder erhalten hat.
- Wie lange die Daten gespeichert werden sollen oder nach welchen Kriterien die Speicherdauer festgelegt wird.
- Woher die Daten stammen, wenn diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden.
Damit Ihr Auskunftsanspruch geltend gemacht werden kann, empfiehlt es sich, die Anfrage schriftlich oder per E-Mail zu stellen. Ein formloses Telefonat ist ebenfalls möglich, jedoch bietet die schriftliche Form den Vorteil, dass Sie den Vorgang nachweisen können. Nutzen Sie unser DSGVO-Auskunftsanfrage-Muster, um sicherzugehen, dass Ihre Anfrage vollständig und rechtskonform ist.
Wann und wie schnell muss eine Auskunft laut Art. 15 DSGVO erfolgen?
Die Auskunftserteilung durch das Unternehmen oder die zuständige Organisation muss unverzüglich erfolgen – spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage. In komplizierten Fällen ist eine Fristverlängerung um bis zu zwei Monate möglich. Der Verantwortliche muss Sie in einem solchen Fall jedoch innerhalb der ursprünglichen Frist darüber informieren.
Einige Unternehmen können Sie zur Bestätigung Ihrer Identität auffordern, um sicherzustellen, dass keine unberechtigte Person Zugriff auf Ihre Daten erhält. In der Regel reicht die Abfrage Ihrer Kundennummer oder auch eine Kopie Ihres Personalausweises, wobei nicht benötigte Daten wie die Ausweisnummer geschwärzt werden sollten.
Diese Angaben müssen in ein vollständiges DSGVO-Auskunftsanfragen-Muster?
Damit Ihr Auskunftsersuchen erfolgreich ist, sollten ein Musterschreiben verwenden, das folgende Punkte enthält:
- Kontaktdaten des Antragstellers:
Geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse und ggf. Ihre E-Mail-Adresse oder eine Kundennummer an. Dies erleichtert die Zuordnung Ihrer Anfrage. - Betreff der Anfrage:
Ein klarer Betreff wie „Auskunftsersuchen gemäß Art. 15 DSGVO“ sorgt für eine eindeutige Bearbeitung. - Details zur Anfrage:
Benennen Sie genau, welche Informationen Sie einsehen möchten. Dazu gehören:- Die verarbeiteten personenbezogenen Daten.
- Die Zwecke der Verarbeitung.
- Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern.
- Die geplante Speicherdauer oder Kriterien für deren Festlegung.
- Die Herkunft der Daten, falls diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden.
- Informationen zur automatisierten Entscheidungsfindung (Profiling), sofern zutreffend.
- Fristsetzung und Identitätsnachweis:
Verweisen Sie auf die gesetzliche Bearbeitungsfrist und legen Sie ggf. einen Identitätsnachweis bei.
Wer ist zur DSGVO-Auskunft verpflichtet?
Laut der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind alle Organisationen zur Auskunft verpflichtet, die personenbezogene Daten verarbeiten. Dazu zählen:
- Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen anbieten,
- öffentliche Stellen und Behörden,
- Vereine und andere Organisationen.
Der EuGH (Europäischer Gerichtshof) hat bereits mehrfach betont, dass die Betroffenenrechte umfassend gelten und nur in wenigen, gesetzlich geregelten Ausnahmefällen eingeschränkt werden können. Unternehmen und andere Verantwortliche müssen daher sicherstellen, dass sie jederzeit Auskünfte über gespeicherte Daten geben können.
Spezialfall: Auskunftsanfragen im Arbeitsverhältnis
Auch im Arbeitsverhältnis besteht ein umfassender Auskunftsanspruch. Arbeitgeber müssen auf Anfrage offenlegen, welche personenbezogenen Daten von ihren Arbeitnehmern durch z.B. den Arbeitsvertrag verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere:
- Informationen zur Gehaltsabrechnung und zu Sozialversicherungsbeiträgen
- Angaben zur Zeiterfassung und Arbeitsleistung
- Daten zu betrieblichen Sozialleistungen
Diese Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist zu unterscheiden von den allgemeinen Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO, die bereits ohne Anfrage zu erfüllen sind. Die Informationen aus einem DSGVO-Auskunftsanfragen-Muster sollten speziell auf den Arbeitskontext angepasst werden, falls Arbeitnehmer betroffen sind.
Wichtige Hinweise zur Auskunftsanfrage
- Kosten:
Die Auskunftserteilung ist gemäß Art. 12 Abs. 5 DSGVO kostenlos. Eine Gebühr darf nur verlangt werden, wenn eine Anfrage exzessiv oder offensichtlich unbegründet ist. - Recht auf Einschränkung:
Gemäß Erwägungsgrund 63 der DSGVO darf das Recht auf Auskunft in bestimmten Fällen eingeschränkt werden, etwa wenn ein berechtigtes Interesse des Unternehmens überwiegt. In solchen Fällen können Sie sich bei den Behörden für Datenschutz über Ihre Rechte informieren. - Was tun, wenn die Antwort ausbleibt?
Falls Sie innerhalb der gesetzlichen Frist keine Antwort auf Ihr Auskunftsersuchen erhalten, können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden und eine Beschwerde einreichen. - Anforderung personenbezogener Daten in E-Mails:
Sie können auch personenbezogene Daten, die in E-Mails gespeichert sind, anfordern. Dies umfasst Inhalte, die direkt auf Sie als Person verweisen, wie Ihr Name, Kontaktdaten oder Beurteilungen.
Fazit: Mit dem DSGVO-Auskunftsanfragen-Muster mehr Kontrolle erhalten
Mit einer DSGVO-Auskunftsanfrage können Sie sicherstellen, dass Ihre personenbezogenen Daten korrekt und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verarbeitet werden. Sie erhalten nicht nur Einsicht in die gespeicherten Daten, sondern erfahren auch, ob Ihre Betroffenenrechte möglicherweise verletzt wurden. Falls Unsicherheiten bestehen, kann die Beratung durch einen Anwalt oder der Kontakt zu einer Datenschutzbehörde hilfreich sein. Nutzen Sie unser DSGVO-Auskunftsanfrage-Muster, um Ihre Rechte schnell und einfach geltend zu machen.
