Der Laptop als Arbeitsmittel
Ein Arbeitsmittel ist grundsätzlich ein Gegenstand, den du zur Ausübung deiner beruflichen Tätigkeit nutzt. Auch ein Laptop (auch PC oder Tablet), welchen du als Selbstständiger nutzt, fällt also grundsätzlich auch in diese Kategorie. Ausgaben für Arbeitsmittel sind in diesem Fall Betriebsausgaben, die du steuermindernd ansetzen kannst. Auch für Arbeitnehmer ist ein selbstfinanzierter und beruflich genutzter Laptop ein Arbeitsmittel, den sie als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung zum Abzug bringen können.
Übrigens: Dies gilt auch für Studenten und Auszubildende, die sich in einer weiterführenden Ausbildung befinden.
Wann kann ein Laptop von der Steuer abgesetzt werden?
Möchtest du deinen Laptop oder PC von der Steuer absetzten, muss dieser auch für deine gewerbliche Tätigkeit als Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler genutzt werden. Der geschäftliche Mindestnutzungsanteil, damit der Laptop abgesetzt werden kann, sind 10 %. Erst wenn du das Gerät in 10 % der Nutzungszeit für gewerbliche Zwecke nutzt, ist dieser Teil absetzbar. Vollständig privat genutzte Geräte sind nicht steuerlich abzugsfähig. Die geschäftliche Nutzung ist dabei nicht nur gegeben, wenn du deine Tätigkeit, beispielsweise als Grafikdesigner, am Computer ausübst, sondern auch, wenn du Aufgaben, die mit deiner Tätigkeit in Zusammenhang stehen, am Computer erledigst. Erledigst du zum Beispiel deine Finanzbuchführung oder Lohnbuchhaltung am Laptop oder nutzt du diese als Kommunikationsweg für Kundenberatung, zählt diese Nutzung auch zur Nutzung, die abzugsfähig ist.
Darf ich den Laptop auch privat nutzen?
Überschreitet die private Nutzung des Gerätes nicht mehr als 10 % der Nutzungszeit, kannst du den Laptop vollständig über die Betriebsausgaben absetzen.
Nutzt du den Laptop häufiger privat, kannst du ihn nur anteilig von der Steuer absetzen. Ermittle dazu die Zeit der gewerblichen und der privaten Nutzung und setze diese in Verhältnis. Beispielsweise nutzt du den Laptop zu 70 % gewerblich und zu 30 % privat, sind nur 70 % des Anschaffungspreises über die Betriebsausgaben absetzbar. Eine Steuererleichterung für rein privat genutzte Geräte bzw. den privaten Anteil der Nutzung gibt es in Deutschland nicht. Gleiches gilt auch für die Absetzbarkeit von Zubehör und Software. Sind Nutzungsanteile nicht nachweisbar bzw. glaubhaft belegbar, akzeptiert das Finanzamt auch eine pauschalisierende Aufteilung von 50/50. Die Nutzung wird also halb gewerblich, halb privat angenommen und 50 % der Kosten können steuerlich geltend gemacht werden.
Wichtig: Kann dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass für private Zwecke ein privater Laptop bzw. PC zur Verfügung steht, dürfte der 100%ige Betriebsausgabenabzug für den betrieblichen Laptop kein Problem sein.
Sonderfall: Laptops für deine Mitarbeiter sind immer zu 100 % absetzbar, da das Finanzamt immer von einer rein betrieblichen Nutzung ausgeht.
Sind Laptops sofort abzugsfähig oder müssen diese abgeschrieben werden?
Seit dem Steuerjahr 2021 können Laptops über eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Dies wurde vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) am 22. Februar 2022 rückwirkend beschlossen und betrifft alle Laptops, die nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft wurden. Diese Anpassung spiegelt die schnelle technologische Entwicklung und die zunehmende Digitalisierung wider. Es ist zu beachten, dass sich lediglich die Nutzungsdauer ändert; es handelt sich nicht um eine neue Abschreibungsform oder -methode und auch nicht um eine Sofortabschreibung. Die Abschreibung beginnt nach wie vor im Anschaffungsjahr, doch es ist zulässig, sie komplett in diesem Jahr vorzunehmen.
Beispiel:
Unternehmerin Frau Bertoldi, hat am 1. September 2024 einen Laptop für ihr Unternehmen erworben, die Anschaffungskosten betragen 1.500 EUR netto. Die Nutzungsdauer beträgt 1 Jahr, beginnend mit dem Anschaffungsdatum. Frau Bertoldi könnte die Abschreibung auf die Monate September bis Dezember 2024 (4/12) und auf 2025 (8/12) aufteilen. Es steht ihr zudem frei, die gesamten Anschaffungskosten von 1.500 EUR bereits im Jahr 2024 vollständig abzuschreiben.
Übrigens: Betragen die Anschaffungskosten deines Laptops bis zu 800 EUR netto (bzw. 952 EUR brutto), kannst du auch die Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter nutzen.
Kann auch ein Gebrauchtkauf abgesetzt werden?
Das Finanzamt unterscheidet bei der Anschaffung eines Laptops nicht zwischen neu und gebraucht erworbenen Geräten. Du kannst also gebrauchte Geräte und gebrauchtes Zubehör auf die gleiche Weise mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abschreiben.
Welche elektronischen Geräte sind über die Betriebsausgaben absetzbar?
Nicht nur Laptops und Notebooks, sondern Computer generell und andere zugehörige Elektronik (Peripheriegeräte) sind bei beruflicher bzw. geschäftlicher Nutzung absetzbar.
Zu diesen Geräten zählen beispielsweise:
- Tablets
- Bildschirme
- Tastaturen und Mäuse
- Webcams
- Lautsprecher, Headsets und Kopfhörer
- Dockingstationen
- externe Speicher wie z.B. Festplatten
- Drucker
- Projektoren
- Modem oder Router
Können auch Zubehör und Software abgesetzt werden?
Ja, nicht nur der Laptop ist steuerlich absetzbar, sondern auch jegliches Computerzubehör, das du für die Ausübung deiner gewerblichen Tätigkeit benötigst. Darunter fällt aber nicht nur Elektronik wie Tastaturen oder Computermäuse, sondern auch weiteres Hilfsmaterial, das in direktem Zusammenhang mit der Verwendung des Laptops und dessen Zubehör steht.
So können beispielsweise auch
- Druckerpatronen
- Druckerpapier
- oder Batterien für Funktastaturen oder -mäuse
über die Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Ebenso ist auch gewerblich genutzte Software steuerlich absetzbar. Du kannst dabei nicht nur Software, die du für deine spezifische Tätigkeit benötigst, sondern auch beispielsweise Buchhaltungs- und Steuersoftware absetzen. Dies gilt nicht nur für den Kaufpreis bei Erstanschaffung, sondern auch für kostenpflichtige Updates. Auch für Software gilt unabhängig von der Höhe des Kaufpreises die Besonderheit der nur einjährigen Nutzungsdauer.
Wie setzt man einen Laptop in der Steuererklärung ab?
Laptops, Zubehör, Hilfsmittel und Software stellen Betriebsausgaben dar und mindern so das zu versteuernde Einkommen. Als Selbstständiger, Unternehmer oder Freiberufler kannst du die angefallenen Kosten je nach Art deiner Buchführung, über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder bei doppelter Buchführung über deine Bilanz und Gewinn-Verlust-Rechnung in deiner Steuererklärung geltend machen. Bewahre dazu alle Belege für Geräte, Zubehör, Software und Hilfsmittel auf und lege diese auf Verlangen dem Finanzamt vor. Achte außerdem darauf, dass du die berufliche Nutzung glaubhaft belegen kannst, für den Fall, dass dies verlangt wird. Dies kann beispielsweise über ein Nutzungsprotokoll geschehen, in dem du erledigte Arbeit und die dafür genutzte Zeit erfasst.
Praxistipp: Bist du Gründer und entstehen dir beispielsweise mit dem Kauf eines neuen Laptops bereits Kosten, bevor du deine unternehmerische Tätigkeit aufgenommen hast? Dann kannst du diese Kosten als vorweggenommene Betriebsausgaben im Jahr der Anschaffung berücksichtigen.
Kann jedes Jahr ein neuer Laptop abgesetzt werden?
Ja, das war grundsätzlich schon immer möglich, durch die Neuregelung hast du aber nun die Möglichkeit, jeden Laptop vollständig im jeweiligen Jahr der Anschaffung abzuschreiben und als Betriebsausgaben geltend zu machen.
Teste dein Wissen: Laptop absetzen
Fazit zum Thema Laptop absetzen
Laptop, PC oder Tablet sind mittlerweile unerlässlich geworden in der Berufswelt. Umso wichtiger ist es, dass du die geltenden Regelungen zu dem Thema kennst und so das Optimum für deinen Unternehmenserfolg herausholst.
