Definition
Was ist ein durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG?
Ein durchlaufender Posten ist ein Betrag, der durch deinen Betrieb „hindurchfließt“. Du zahlst oder kassierst einen Betrag für jemand anderen und leitest ihn unverändert weiter – ohne Aufschlag und ohne Abzug. Das Geld gehört nie dir, du bist nur die Mittelsperson. Er zählt nicht zu deinen Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben und bleibt umsatzsteuerfrei. Der Begriff ist auch im Umsatzsteuergesetz klar definiert.
Seit dem 1.1.2026 findet sich die Vorschrift in § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG. An der umsatzsteuerlichen Behandlung ändert sich dadurch nichts: Durchlaufende Posten gehören weiterhin nicht zum Entgelt und werden nicht in die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer einbezogen.
Solche Beträge gehören ausdrücklich nicht zum umsatzsteuerlichen Entgelt. Du trittst hier nicht als eigenständiger Vertragspartner auf, sondern nur als Mittelsperson zwischen zwei anderen Parteien. Du hast selbst keinen Anspruch auf den Betrag und bist nicht verpflichtet, ihn aus eigenen Mitteln zu zahlen.
Die eigentliche Rechtsbeziehung besteht zwischen deinem Auftraggeber und dem Dritten, der die Rechnung stellt. Das können zum Beispiel das Finanzamt, ein Gericht oder eine Behörde sein.
Wann liegt ein durchlaufender Posten vor?
Damit das Finanzamt einen durchlaufenden Posten anerkennt, müssen folgende Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein:
- Fremder Name: Du handelst ausdrücklich im Namen und Auftrag eines Dritten, nicht im eigenen Namen.
- Unmittelbare Rechtsbeziehung: Zwischen Zahlungsempfänger und dem eigentlichen Zahlungspflichtigen besteht eine direkte Rechtsbeziehung. Du stehst nur dazwischen.
- Kein eigenes wirtschaftliches Interesse: Der Betrag darf sich bei dir nicht auf Gewinn oder Verlust auswirken.
- Betragsidentität: Du gibst den Betrag, den du eingenommen oder ausgelegt hast, exakt ohne Aufschlag weiter.
Fehlt eines dieser Merkmale, handelt es sich nicht mehr um einen durchlaufenden Posten. Stattdessen liegt eine gewöhnliche Weiterberechnung von Auslagen vor, die umsatzsteuerpflichtig ist
Info
Beispiel aus der Praxis: Werbeagentur verauslagt Porto
Eine Agentur verschickt Werbebriefe für ihren Auftraggeber. Auf den Briefen steht der Auftraggeber als Absender. Die Agentur streckt das Porto vor und lässt sich exakt diesen Betrag als entsprechenden Posten erstatten. Da die Rechtsbeziehung direkt zwischen Auftraggeber und Post besteht, handelt es sich hier um einen durchlaufenden Posten für die Werbeagentur.
Was ist ein durchlaufender Posten in der Buchhaltung?
In der Buchführung wird ein durchlaufender Posten erfolgsneutral behandelt. Er wirkt sich demnach nicht auf deinen Gewinn oder Verlust aus. Deshalb taucht er weder in der Gewinn- und Verlustrechnung noch in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf. Die Buchung erfolgt über ein gesondertes Verrechnungskonto.
Das unterscheidet ihn von einer normalen Auslage. Auslagen im Sinne von § 670 und § 675 BGB, die du im eigenen Namen verauslagst und dir später erstatten lässt, zählen zu deinen Betriebseinnahmen beziehungsweise Betriebsausgaben. Sie sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Genau das unterscheidet sie vom durchlaufenden Posten.
Achtung
Nachweispflicht nicht vergessen
Du musst dem Finanzamt jederzeit nachweisen können, dass es sich tatsächlich um durchlaufende Posten handelt. Eine saubere Belegführung mit Rechnung, Zahlungsnachweis und Verweis auf den Auftraggeber ist hier Pflicht.
Was sind Beispiele für durchlaufende Posten?
Durchlaufende Posten kommen in vielen Berufsgruppen vor. Typische Beispiele sind:
- Rechtsanwalt: Er verauslagt Gerichtskosten im Namen seines Mandanten.
- Notar: Er zahlt Gebühren für Grundbuch- oder Handelsregistereintragungen vor.
- Fahrschule: Sie nimmt TÜV-Gebühren im Namen des Fahrschülers ein.
- Werbeagentur: Sie zahlt Porto für Werbebriefe, die im Namen des Auftraggebers verschickt werden.
Tipp
Durchlaufende Posten klar kennzeichnen
Weise durchlaufende Posten auf der Rechnung immer separat aus, etwa als eigene Position mit dem Vermerk „durchlaufender Posten, keine Umsatzsteuer“. So bleibt für dich, deine Steuerberatung und das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar, dass kein umsatzsteuerpflichtiges Entgelt vorliegt.
Wie buche ich einen durchlaufenden Posten?
Für die Buchung nutzt du ein eigenes Verrechnungskonto, das erfolgsneutral geführt wird:
- SKR03: Konto 1590 „Durchlaufende Posten“
- SKR04: Konto 1370 „Durchlaufende Posten“
Der Ablauf umfasst in der Regel über zwei bis drei Buchungsschritte:
Auslage erfassen: Du bezahlst den Betrag und buchst den Beleg auf das Konto „Durchlaufende Posten“, nicht auf ein Aufwandskonto. Die Umsatzsteuer wird dabei auf 0 % gesetzt.
Weiterberechnung an den Auftraggeber: Du stellst deinem Auftraggeber eine eigene Rechnung über exakt denselben Betrag, ebenfalls ohne Umsatzsteuer. Dann buchst du sie erneut gegen das Verrechnungskonto.
Ausgleich bei Zahlungseingang: Sobald der Auftraggeber den Betrag erstattet, gleicht sich das Verrechnungskonto aus. Am Jahresende weist es idealerweise keinen Saldo mehr auf.
Bleibt zum Bilanzstichtag ein offener Betrag stehen, wird dieser in der Bilanz den sonstigen Forderungen oder Verbindlichkeiten zugeordnet. Das ist abhängig davon, ob du in Vorleistung gegangen bist oder den Betrag bereits erhalten, aber noch nicht weitergeleitet hast.
So einfach verbuchst du durchlaufende Posten mit Lexware Office
Um dir die Buchführung so einfach wie möglich zu machen, kannst du bei unserer Buchhaltungssoftware Lexware Office eine kompakte Variante des SKR03 oder SKR04 nutzen. Sie enthält die Konten für die wichtigsten Geschäftsvorgänge und sorgt dafür, dass du auch ohne tiefgehende Buchhaltungskenntnisse gut zurechtkommst.
Findest du für einen Vorgang einmal kein passendes Konto, kannst du ihn zunächst der Kategorie „Zu Prüfen“ zuordnen. Bei der späteren Übergabe deiner Daten, zum Beispiel per DATEV-Export, kann deine Steuerberatung den Betrag in der Kanzleisoftware auf das richtige Konto umbuchen.
Häufige Fragen zum Thema durchlaufender Posten
Muss ich durchlaufende Posten in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben?
Da durchlaufende Posten nicht zum Entgelt zählen, tauchen sie nicht unter den umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen der UStVA auf. Buchhalterisch musst du sie trotzdem sauber erfassen und im Zweifel nachweisen können.
Zählen durchlaufende Posten zur Umsatzgrenze für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Nein, für die Kleinunternehmergrenze zählt nur dein umsatzsteuerpflichtiger Umsatz. Durchlaufende Posten fließen dort nicht ein. Du kannst also unbesorgt Auslagen für Auftraggeber verauslagen, ohne dass sich das auf deinen Status als Kleinunternehmer auswirkt.
Was passiert, wenn ein durchlaufender Posten falsch verbucht wird?
Wird ein durchlaufender Posten nicht sauber von deinem Honorar getrennt, fällt das oft erst bei einer Betriebsprüfung auf. Das Finanzamt kann dann rückwirkend Umsatzsteuer nachfordern, unter Umständen zzgl. Nachzahlungszinsen. In der Folge musst du betroffene Rechnungen und Buchungen im Nachhinein korrigieren. Eine saubere Trennung erspart dir diesen Aufwand.
Brauche ich für einen durchlaufenden Posten einen eigenen Beleg?
Ja, auch wenn ein durchlaufender Posten steuerlich neutral ist, brauchst du einen entsprechenden Nachweis. Bewahre den Originalbeleg, zum Beispiel die Gerichtskostenrechnung oder Notarabrechnung, daher unbedingt auf. Auf Verlangen musst du ihn dem Finanzamt vorlegen können.
