Grundsätzliches: Was sind Zahlungskonditionen?
Damit Sie als Unternehmer auch sicher für eine Dienstleistung oder eine ausgelieferte Ware bezahlt werden, können Sie im Rahmen des Kaufvertrags einige Vereinbarungen bzw. Forderungen definieren. Diese sind in der Regel als Zahlungsbedingungen bekannt. Folgende grundlegende Fakten sollten Sie mit Blick auf Zahlungsmodalitäten kennen:
- Zahlungsbedingungen sind Teil der allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder in bestimmten Fällen einzelvertraglich festgesetzt.
- Es besteht keine Pflicht, die Zahlungskonditionen auf der Rechnung auszuschreiben.
- Im Rahmen der Rechnungsstellung sollte ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung erkennbar sein. Dies wird in der Regel am Wortlaut „Rechnung zahlbar bis …“ erkennbar. Sollten die Kunden den Betrag zu diesem Zeitpunkt nicht erbracht haben, müssen Sie diese mit einer Mahnung auf die Rechnungsbegleichung hinweisen.
- Mit Blick auf Form oder Inhalt gibt es keine gesetzlichen Richtlinien für Zahlungsbedingungen.
- Ist kein expliziter Zeitraum für das Zahlungsziel auf der Rechnung definiert, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Rechnungseingang, damit Kunden ihre Verbindlichkeiten begleichen können.
- Gesetzlich sind die Bedingungen zwischen Leistungserbringer und Leistungsempfänger im § 286 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt.
Zahlungsbedingungen klar mit dem Kunden absprechen
Gerade Selbstständige und Inhaber von kleinen Firmen sind häufig auf eine gute Zahlungsmoral ihrer Kunden angewiesen. Deshalb ist es enorm wichtig, dass Sie am Ende von Vertragsverhandlungen, wenn alle Bedingungen (Leistungsumfang, Liefertermine etc.) geklärt sind, mit dem Kunden nicht nur über den Preis sprechen, sondern auch darüber, wie Sie sich die Zahlungsbedingungen konkret vorstellen.
Hier einige Beispiele für Zahlungsvereinbarungen:
- Zahlung bei Abnahme
- Zahlungsziel 20 Tage nach Abnahme des Auftrags
- oder Zahlungsziel 10 Tage nach Abnahme mit Abzug von 2 Prozent Skonto
- Zahlbar nach Erhalt der Rechnung
- Teilzahlung im Voraus
Info
Welche Zahlungsfristen sind in der Praxis üblich?
Es ist üblich, ein Zahlungsziel für Handwerkerrechnungen, Warenverkäufen und Dienstleistungen auf etwa 3 bis 30 Tage zu setzen. Gleiches gilt für die Bezahlung des Steuerberaters, wohingegen eine Maklerprovision sofort nach Abschluss des Kaufvertrags fällig ist.
Haben Sie regelmäßig mit Unternehmen in Österreich zu tun? Ohne ein festgelegtes Zahlungsziel gilt auch hier eine Frist von 30 Tagen. Natürlich können österreichische Unternehmen individuelle Vereinbarungen treffen, doch eine Zahlungsfrist von mehr als 60 Tagen ist laut der zweiten EU-Zahlungsverzugsrichtlinie nicht zulässig.
Sprechen Sie dabei auch an, wie Sie sich die Zahlung vorstellen (z. B. Überweisung, Lastschrifteinzug, Ratenzahlung usw.). Geben Sie stets folgende Punkte an:
- die genaue Höhe der Zahlungen
- mögliche Einsparungen durch Skonto
- die genauen Zahlungstermine bzw. die Zahlungsfrist oder die Fälligkeit der Rechnung
Info
Formulierungsbeispiel 1
„Der Rechnungsbetrag in Höhe von 3.000 EUR brutto ist bis zum 28. August 2022 per Überweisung zu bezahlen. Bei Zahlung bis zum 21. Juli 2022 erhalten Sie 2 % Skonto. Damit müssen Sie nur noch 2.940 EUR bezahlen. Sie sparen 60 EUR!"
Über Zahlungsbedingungen und Preise erst ganz am Ende sprechen
Auch wenn es Ihnen unangenehm ist: Es wird sich lohnen, wenn Sie Ihre Kunden direkt auf die Zahlungsbedingungen im Rahmen des Kaufvertrags hinweisen. Denn die Praxis zeigt, dass dies in der Regel erfolgsbringend ist, wenn Sie Ihre Kunden in den Kauf- oder Vertragsverhandlungen mit Ihrem Angebot wirklich überzeugen. Daher ist es entscheidend, dass Sie sich erst über alle anderen Punkte im Vertrag einigen und Preise sowie Zahlungskonditionen zum Schluss besprechen.
Falls ein Kunde hierzu früher Informationen haben möchte, versuchen Sie, ihn davon zu überzeugen, dass es besser ist, wenn Sie zunächst über den Auftragsumfang sprechen und sich erst dann über die Zahlungsmodalitäten unterhalten.
Info
Formulierungsbeispiel 2
„Herr Meier, Sie haben recht: Es ist gut und wichtig, dass Sie den Preis und die Zahlungsbedingungen ansprechen. Darauf komme ich in wenigen Augenblicken zurück. Denn zuerst sollten wir klären, welche Anforderungen Sie konkret an das Produkt (den Auftrag o. Ä.) und dessen Leistungsmerkmale haben. Erst dann kann ich Ihnen genau sagen, welche Kosten auf Sie zukommen.“
Tipp
Unverbindliche Preisangebote im Vorfeld
Besteht ein Kunde auf eine frühzeitige Auskunft zu Preisen und Konditionen, sollten Sie ihm zunächst einen Orientierungswert zum Preis geben. Dabei sollten Sie aber betonen, dass es sich um eine erste unverbindliche Einschätzung handelt. Zu den Zahlungsbedingungen können Sie dann wie gewünscht am Ende der Verhandlung kommen.
Grundsätzlich gilt bei jedem Verkauf: Halten Sie alle Positionen des Vertrages schriftlich fest – als Nachweis für den Auftrag und die getroffenen Verabredungen, falls es zum Beispiel zu Unstimmigkeiten bezüglich Zahlungsvereinbarungen kommen sollte. Geben Sie daher immer klar an, wie lange Kunden Zeit haben, um die Rechnung zu bezahlen. Das bringt zahlreiche Vorteile:
Mit Zahlungsbedingungen legen Sie ein Zahlungsziel fest, das Sie jedoch selbst finanzieren müssen, da Ihre Fixkosten weiterlaufen. Viele Unternehmen übersehen diese Finanzierungskosten. Eine Rechnung mit Zahlungsfrist von 7 Tagen schont das Eigenkapital mehr als die gesetzliche Frist, wodurch Sie besser für langfristige Investitionen planen können. Klare Bedingungen schaffen zudem Vertrauen und erleichtern fristgerechte Zahlungen.
Standard-Zahlungsbedingungen, die den Zahlungseingang beschleunigen
Bevor Sie Ihren Interessenten ein Angebot unterbreiten, sich zu Vertragsverhandlungen treffen oder Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen definieren, sollten Sie wissen, welche Arten von Zahlungsbedingungen Ihnen zur Verfügung stehen:
1. Vorauszahlung
Bei den Zahlungsbedingungen der Vorauskasse oder Vorkasse müssen Ihre Kunden oder Besteller den ausstehenden Rechnungsbetrag direkt in bar bezahlen oder überweisen, obwohl sie noch keine Ware oder Dienstleistung erhalten haben. Wenn Sie Waren und Produkte verkaufen, die Sie erst bestellen müssen, sollten Sie von Ihren Kunden bei Bestellung mindestens eine Anzahlung fordern — besser noch den gesamten vereinbarten Kaufpreis. Diese Möglichkeit besteht, wenn Sie einen Kaufvertrag abschließen, in dem Sie diese Zahlungsbedingung festhalten.
Beachten Sie: Es kann für einen potenziellen Käufer oder Besteller abschreckend sein, wenn er vor der Lieferung oder Leistung einen (hohen) Vorauszahlungsbetrag leisten oder gar den ganzen Rechnungsbetrag vorab entrichten soll. Nennen Sie Leistungsempfängern daher schlüssige Argumente für die Zahlungsvereinbarung der Vorauszahlung, z. B., dass Sie Zulieferer auch vorab bezahlen müssen. Oder Sie sprechen das Thema nicht direkt an und bieten dem Kunden die Möglichkeit, bei Vorauszahlung Kosten zu sparen, etwa durch Abzug eines Rabatts.
Info
Tipp: Zahlungsbedingungen im Angebot beachten
Wenn Sie Ihren Kunden einen Rabatt gewähren oder Skonto anbieten wollen, müssen Sie dies in der Angebotskalkulation berücksichtigen. Tun Sie das nicht, geht der Nachlass vollständig zu lasten Ihres Gewinns.
2. Barzahlung
Neben der Vorauszahlung könnten Sie auch die Barzahlung als Zahlungsbedingung in Erwägung ziehen. Bei diesem Vorgang zahlen die Kunden zum einen direkt im selben Moment der Warenausgaben oder Erbringung der Dienstleistung. Dies hat zum Vorteil, dass Sie das bare Geld sofort in Ihrer Kasse haben.
3. SEPA-Lastschrift-Mandat
Kommen die bisher genannten Möglichkeiten für Sie nicht infrage, sollten Sie mit dem Kunden eine Zahlung per Lastschrifteinzug vereinbaren. Sie benötigen dazu seine schriftliche Zustimmung, das sogenannte SEPA-Lastschrift-Mandat.
Falls möglich, sollten Sie mit gewerblichen Kunden ein Firmen-Mandat vereinbaren. Bei Privatkunden besteht nur die Möglichkeit, ein Basis-Mandant abzuschließen. Hier kann der Kunde allerdings ohne Angabe von Gründen innerhalb eines Zeitraums von 8 Wochen nach der Abbuchung eine Rückbuchung veranlassen. Achtung: Falls das Konto nicht gedeckt ist, wird die Lastschrift nicht eingelöst.
4. Lieferung gegen Rechnung
Lässt sich ein Verkauf oder eine Lieferung gegen Rechnung nicht vermeiden, sollten Sie auf folgende Punkte achten, um das Risiko von einem Zahlungsausfall zu verhindern und Zahlungsverzüge zu begrenzen.
- Prüfen Sie den Kunden im Vorfeld auf seine Bonität, indem Sie z. B. eine Auskunft von Schufa oder Creditreform einholen.
- Alternativ können Sie, um Kosten zu sparen, den Kunden bitten, eine Selbstauskunft von Schufa, Creditreform & Co. vorzulegen (für den Kunden kostenlos).
- Bitten Sie (Geschäfts-)Kunden, Ihnen 2–3 Partner zu nennen, bei denen Sie sich nach dem Zahlungsverhalten Ihres potenziellen Kunden erkundigen können.
- Prüfen Sie unter www.insolvenzbekanntmachungen.de, ob gegen einen Kunden ein Insolvenzverfahren beantragt worden ist.
- Stellen Sie eine richtige und vollständige Rechnung unmittelbar im Anschluss an die erbrachte Leistung. Achten Sie darauf, dass der Tag der Fälligkeit bzw. der letztmögliche „Skontotag“ mit einem konkreten Datum angegeben ist. Weisen Sie den Skontobetrag in Euro auf der Rechnung aus. Bei der Rechnung für Kleinunternehmer ist zudem der Hinweis auf die Steuerbefreiung relevant.
- Betreiben Sie ein konsequentes Mahnwesen, um Rechnungen nach Ablauf der Zahlungsfrist zu mahnen und offene Beträge einzufordern.
Abgesehen von den Zahlungsbedingungen wird es auch aus juristischer Sicht für Leistungsempfänger immer schwieriger, Rechnungen zu ignorieren. Das Gesetz gegen Zahlungsverzug erhöht den Druck für Kunden, ihre Verbindlichkeiten gegenüber einem Leistungserbringer zu begleichen. Das Gesetz gilt zwischen Unternehmen, jedoch nicht für Privatkunden. Es regelt beschränkte Zahlungsfristen sowie Höchstgrenzen für Überprüfungs- und Abnahmefristen. Bei Zahlungsverzug wird ein höherer Verzugszinssatz von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz fällig, zusätzlich können Sie eine Pauschale von 40 Euro für den Verzugsschaden erheben.
Info
Wann ist eine Rechnung ohne Zahlungsziel fällig
Bei einer Rechnung ohne Zahlungsziel greift das gesetzliche Zahlungsziel des BGB. Zwar ist das Zahlungsziel sofort fällig, gemäß § 286 BGB hat der Schuldner jedoch 30 Tage Zeit, die Rechnung zu begleichen. Die gilt sowohl für Unternehmen als auch bei Rechnung ohne Zahlungsziel an Privatpersonen. Sie sollten es daher vermeiden, kein Zahlungsziel auf Rechnungen anzugeben.
Achtung: Verwechseln Sie dies nicht mit dem Zahlungsziel „sofort fällig“. Denn dann muss eine Rechnung tatsächlich direkt beglichen werden, unter Berücksichtigung der Überweisungszeit.
Praxisbeispiele: Wann muss eine Rechnung bezahlt werden?
Im Folgenden zeigen wir Ihnen drei Beispiele auf.
Beispiel 1: Zahlungsvereinbarung und Zahlungsziel eines Handwerkers
Peter Müller ist Schreinermeister. Ein Kunde fragt, ob Müller ihm einen Schrank nach individuellen Vorstellungen fertigen kann. Müller tritt mit dem Kunden in Verhandlung, erfasst die Wünsche, erstellt das Aufmaß und formuliert ein Angebot, das er mit dem Kunden Punkt für Punkt durchgeht. Die Fertigung soll etwa 8 Wochen dauern. Erst am Ende des Gesprächs geht Müller auf den Preis sowie die Zahlungsbedingungen ein und spricht auch die Bestimmungen mit dem Kunden genau durch.
- Müller und sein Kunde einigen sich auf einen Preis von 3.300 EUR brutto für den Schrank inklusive Montage.
- Müller teilt seinem Kunden im Gespräch mit, dass er bei Auftragserteilung einen Vorschuss von 800 EUR als Teilzahlung benötigt, weil er seinen Lieferanten das Material in etwa dieser Höhe bezahlen muss.
- Nach Eingang der Zahlung will Müller die Bestellung vornehmen und sofort mit dem Bau des Schranks beginnen.
- Die Begleichung des restlichen Kaufpreises soll nach erfolgter Montage und Abnahme durch den Kunden direkt vor Ort erfolgen.
- Müller bietet dem Kunden die Zahlung mit EC-Karte mit einem mobilen Kartenterminal an. Die Rechnung will er dem Kunden bei der Lieferung mitbringen.
- Um dem Kunden die schnelle Zahlung „schmackhaft“ zu machen, bietet Müller an, dass er bei dieser Zahlungsweise einen Nachlass auf den Kaufpreis in Höhe von 2 % (ca. 66 EUR) erhält. Den Nachlass hat Müller, als Meister auch in betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten versiert, vorab in der Kalkulation angesetzt.
Beispiel 2: Zahlungsfrist einer Handwerkerrechnung bei Vorauszahlung
Heizungsbauer Müller muss für den Einbau der Heizung beim Kunden, die Heizungsanlage im Voraus kaufen. Hier macht es Sinn, dem Kunden eine Handwerkerrechnung mit dem Zahlungsziel „sofort“ zu erstellen. Nach Eingang des Geldes kann Müller die Heizung bestellen und anschließend verbauen.
Ein weiteres Beispiel ist der Klempner Koch, der den Abfluss des Kunden repariert hat. Er hat die Leistung damit bereits erbracht und kann das Zahlungsziel „sofort“ angeben. Der Kunde muss die Dienstleistung nun schnellstmöglich bezahlen.
Beispiel 2: Fälligkeitsdatum einer Rechnung beim Warenkauf
Ein Kunde kauft im Online-Shop des Händlers Bottich ein. Mit der Lieferung der Ware erhält der Kunde jetzt auch die Rechnung. Händler Bottich hat in der Rechnung zum Bezahlen eine Frist von 7 Tagen gesetzt. Zwar ist eine Zahlungsfrist von 7 Tagen zulässig, Händler sollten Kunden jedoch genügend Zeit zum Begutachten der Ware und zum Überweisen des Geldes einräumen. Eine Zahlungsfrist der Rechnung von 14 Tagen ist oft angemessener.
