Probearbeiten: Worauf Unternehmen achten müssen

Das Probearbeiten ist ein sogenanntes Einfühlungsverhältnis. Es bezeichnet den Zeitraum, in dem potenzielle Mitarbeitende in ein Unternehmen hineinschnuppern, um das Team kennenzulernen und sich einen besseren Eindruck von der Arbeitsatmosphäre und den Anforderungen an die Stelle verschaffen zu können. Im Umkehrschluss können sich die zukünftigen Kollegen ein umfangreiches Bild vom Bewerber machen und testen, ob die Chemie stimmt.

Bewerber dürfen während dieser Zeit kleinere Arbeiten erledigen, aber nicht wie reguläre Mitarbeitende in den Arbeitsprozess eingebunden werden. Denn wie bereits oben erwähnt: Probearbeiten ist ein Einfühlungs- und kein Arbeitsverhältnis.

Während Probearbeiten und Probezeit auf den ersten Blick ähnlich erscheinen mögen, gibt es wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Konzepten:

Probearbeiten:

• Dauer: Probearbeiten dauert in der Regel nur wenige Stunden bis maximal ein paar Tage.
• Zweck: Es dient dazu, dass der Bewerber das Unternehmen, das Team und die Arbeitsabläufe kennenlernt und der Arbeitgeber die Eignung des potenziellen Neuzugangs besser einschätzen kann.
• Tätigkeiten: Der Bewerber darf nur kleinere Aufgaben erledigen bzw. „mitlaufen“ – er ist keine kostenlose Arbeitskraft und darf auch nicht so eingebunden werden.
• Rechtslage: Da der Bewerber nicht fest in das Unternehmen eingebunden ist, sind die rechtlichen Anforderungen gering. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen die Rahmenbedingungen schriftlich festhalten. So ist sichergestellt, dass sich das Probearbeiten klar von einem regulären Arbeitsverhältnis abgrenzt.

Probezeit:

• Dauer: Die Probezeit ist ein fester Bestandteil des Arbeitsverhältnisses und dauert in der Regel zwischen drei und sechs Monaten. Abweichende Regelungen sind durch einen Tarifvertrag möglich. Bei Berufsausbildungen gilt eine gesetzlich vorgeschriebene Probezeit von einem bis zu vier Monaten.
• Zweck: Sie bietet beiden Parteien – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – die Möglichkeit, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu testen und zu entscheiden, ob das Arbeitsverhältnis dauerhaft fortgeführt werden soll.
• Tätigkeiten: Während der Probezeit arbeitet der Mitarbeiter vollumfänglich mit und übernimmt alle Aufgaben, die mit der Stelle verbunden sind.
• Rechtslage: Die Probezeit muss im Arbeitsvertrag geregelt sein, sonst ist das Arbeitsverhältnis ohne Probezeit geschlossen. Laut Gesetz müssen Arbeitgeber keine Probezeit „voranstellen“, es sei denn, es handelt sich um eine Berufsausbildung. Während der Probezeit gelten erleichterte Kündigungsbedingungen, die es beiden Parteien ermöglichen, das Arbeitsverhältnis kurzfristig zu beenden. Längere Kündigungsfristen können im Arbeitsvertrag geregelt werden.

Zusammengefasst dient das Probearbeiten als kurzer, unverbindlicher Test, während die Probezeit ein festes, vertraglich geregeltes Element des Arbeitsverhältnisses ist, das eine umfassende Beurteilung der Zusammenarbeit ermöglicht. 

Sind Bewerber nur zum Schnuppern im Unternehmen, gibt es laut Arbeitsrecht keine Vergütung und es fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Auch der Mindestlohn gilt nicht. Allerdings sollten Unternehmen eine Aufwandsentschädigung wie z. B. die Kosten für Verpflegung oder die Fahrtkosten übernehmen.  

Von einer freiwilligen Bezahlung sollten Unternehmen absehen. Es besteht die Gefahr, dass Gerichte auf dieser Grundlage das Probearbeiten als Arbeitsverhältnis werten, selbst wenn kein unterschriebener Vertrag vorliegt.

Bewerber sollten keine Aufgaben übernehmen, die reguläre Arbeitnehmer erledigen. Möglich ist es, sie Teile davon erledigen zu lassen, bei denen die potenziellen Kollegen unterstützen. Prinzipiell sollten Kandidaten beim Probearbeiten mitlaufen und eng von den Teammitgliedern betreut werden. Dabei ist es sinnvoll, den Bewerbern die zukünftigen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu zeigen, damit sie sich ein gutes Bild machen können.

Für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer bietet das Probearbeiten folgende Vorteile:

Arbeitgeber:

• Bessere Einschätzung: Den Kandidaten außerhalb der Situation eines Vorstellungsgesprächs zu erleben, kann Arbeitgebern helfen, die Eignung für die Stelle besser einzuschätzen.
• Kulturelle Passung: Probearbeiten bietet die Möglichkeit zu sehen, ob der Bewerber gut ins Team und zur Unternehmenskultur passt.
• Minimierung von Fehlbesetzungen: Durch das nähere Kennenlernen können Arbeitgeber eine fundiertere Entscheidung treffen und kostspielige Fehlbesetzungen vermeiden.

Arbeitnehmer:

• Einblick in den Arbeitsalltag: Bewerber gewinnen einen realistischen Eindruck von ihren zukünftigen Aufgaben und der Arbeitsumgebung.
• Kennenlernen des Teams: Das Probearbeiten ermöglicht es dem Kandidaten, das Team und die Unternehmenskultur kennenzulernen und zu prüfen, ob er sich wohlfühlt.
• Entscheidungshilfe: Durch den Einblick in den Arbeitsalltag und die zukünftigen Aufgaben können Bewerber leichter entscheiden, ob die Stelle tatsächlich für sie infrage kommt.

Risiken für den Arbeitgeber ergeben sich daraus, wenn das Probearbeiten nicht mehr einem Einfühlungsverhältnis entspricht. Das ist u. a. dann der Fall, wenn der Kandidat konkrete Tätigkeiten analog zu regulären Mitarbeitenden ausübt, oder wenn er Gewinn für das Unternehmen erwirtschaftet. Außerdem kommen als Indizien infrage, wenn der Bewerber Dienstkleidung tragen, feste Arbeits- und Pausenzeiten einhalten oder bestimmte Arbeitsorte aufsuchen muss bzw. eine Vergütung vereinbart wurde. 

Das Arbeitsgericht könnte in diesem Fall das Einfühlungsverhältnis als Arbeitsverhältnis auslegen und schlussendlich als Arbeitsvertragsschluss werten. Damit dies nicht passiert, ist es sinnvoll, die anwesende Zeit und die genaue Tätigkeit des Kandidaten zu protokollieren. Zusätzlich sollten Sie eine Vereinbarung aufsetzen. Es kann außerdem nicht schaden, den Bewerber am Tag des Probearbeitens nochmal konkret darauf hinzuweisen, dass er zu keiner Arbeitsleistung verpflichtet ist.

Die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und dem Kandidaten sollte Folgendes enthalten:

• Vor- und Nachname des Kandidaten
• Ort, an dem die Probearbeit stattfindet
• Zweck der Probearbeit
• Dauer/Zeitraum der Probearbeit
• Unternehmen hat kein Weisungs-, sondern nur ein Hausrecht
• beide Seiten können die Probearbeit jederzeit beenden
• kein Anspruch auf Festanstellung
• der Bewerber ist nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet
• kein Anspruch auf Bezahlung (nur Aufwandsentschädigung/Fahrtkostenerstattung)
• Ansprechpartner für Bewerber

Ist der Bewerber arbeitslos gemeldet und bezieht dementsprechend staatliche Leistungen, dann muss das Probearbeiten vorab von der Bundesagentur für Arbeit genehmigt werden. Hierfür ist der Bewerber selbst zuständig. Arbeitnehmer sollten deshalb darauf achten, dass diese Genehmigung auch wirklich eingeholt wurde.

Möchten Sie einen Bewerber zum Probearbeiten einladen, ist dies telefonisch oder schriftlich möglich. Dabei können Sie sich an folgendem Muster orientieren:

Ist die Probearbeit beendet, müssen Arbeitgeber entscheiden, ob der Bewerber sich in ihren Augen bewährt hat oder nicht. Der Fairness halber sollten Sie nicht zu lange warten, um dem Kandidaten zu- oder abzusagen. Sie können ihn telefonisch oder schriftlich benachrichtigen.