Urlaub: Diese Regeln gelten für Übertragung und Auszahlung

Mitarbeiter A. möchte den Jahresurlaub ansparen, um im nächsten Jahr eine ausgedehnte Weltreise zu machen. Mitarbeiterin B. bittet Sie, ihr den Urlaub auszuzahlen, weil sie gerade jeden Cent ins neue Eigenheim steckt. Sie als Arbeitgeber:in fragen sich: Geht das? Welche Ansprüche bestehen und worauf muss ich achten? Die Antworten finden Sie hier.

Für das Übertragen und Auszahlen von Urlaub gibt es klare arbeitsrechtliche Bestimmungen.

Darf Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden?

Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss Urlaub grundsätzlich bis zum Jahresende genommen werden. Geschieht das nicht, verfällt er ersatzlos. Eine Übertragung des Urlaubs ins nächste Jahr ist nur vorgesehen, wenn der Urlaub aus dringendenbetrieblichen oder persönlichen Gründen nicht genommen werden kann.

Dringende betriebliche Gründe liegen beispielsweise dann vor, wenn der Urlaub wegen Personalmangels oder dringender Aufträge nicht möglich ist. Ein persönlicher Grund liegt etwa vor, wenn der im Dezember geplante und genehmigte Urlaub wegen Erkrankung doch nicht genommen werden kann.

Gibt es in der Corona-Pandemie Ausnahmen?

Nein, hier gelten die allgemeinen Regeln. So liegt z. B. kein persönlicher Grund für die Übertragung des Urlaubs ins Folgejahr vor, wenn der Urlaub aufgespart werden soll

  • weil die gewünschte Reise im Urlaubsjahr wegen der Coronapandemie nur eingeschränkt oder gar nicht möglich ist oder,
  • um ein Kind während einer eventuellen zukünftigen, coronabedingten Schließung der Kita betreuen zu können.

Eine Übertragung ist in diesen Fällen nur mit Zustimmung des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin möglich.

Bei pandemiebedingter Kurzarbeit ist zu beachten: Eine Übertragung des Urlaubsanspruchs 2021 ins Folgejahr ist nur möglich, wenn die Urlaubsübertragung im Arbeits- oder Tarifvertrag vorgesehen ist. Ansonsten muss der Urlaubsanspruch bis zum Ende des Urlaubsjahrs zur Vermeidung der Kurzarbeit eingebracht werden.

Ins Folgejahr übernommener Urlaub muss aber in den ersten drei Monaten des gegeben und genommen werden. Sonst verfällt er grundsätzlich am 31. März ersatzlos. Diese Verfallsfrist kann durch eine freiwillige Vereinbarung oder Tarifvertrag verlängert werden.

Urlaub verfällt nur nach Aufklärung

§ 7 BUrlG sieht vor, dass Urlaub, der bis zum 31. Dezemeber eines Jahres nicht gewährt und genommen wird, verfällt, sofern kein Übertragungsgrund vorliegt. Nach alter Rechtsprechung geschah dies automatisch und selbst dann, wenn Arbeitgeber:innen eingeforderten Urlaub verweigerten. Mittlerweile hat das Bundesarbeitsgericht seine Rechtsprechung nach den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs weiterentwickelt. Nach neuer Rechtsprechung (BAG, Urteil vom 19.2.2019, 9 AZR 541/15) verfällt Urlaub danach regelmäßig nur, wenn

  • der:die Arbeitgeber:in klar und rechtszeitig über den konkreten Urlaubsanspruch unddie maßgebliche Verfallfrist - zum Jahresende bzw. zum Ende des Übertragungszeitraums - aufgeklärt hat und
  • den:die Arbeitnehmer:in dazu aufgefordert hat, den Urlaub tatsächlich zu nehmen.

Bis wann genau die „erforderlichenfalls förmliche“ Belehrung durchzuführen ist, ließ das Urteil offen. Die Aufklärung sollte schon aus Beweisgründen schriftlich erfolgen.

Das Gesetz und die Rechtsprechung betreffen allerdings nur den gesetzlichen Urlaubsanspruch von mindestens vier Wochen sowie den gesetzlichen Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen. Haben Geschäftsführungen mit Ihren Arbeitnehmer:innen mehr als die gesetzlichen Urlaubstage vereinbart, dürfen sie für diese zusätzlichen Tage auch andere Verfallsfristen vorsehen.

Verfällt der Urlaubsanspruch bei langer Krankheit?

Hier hat das BAG in Einklang mit europäischem Recht entschieden: Fehlt ein:e Arbeitnehmer:in monatelang wegen Krankheit, entsteht trotzdem ein Urlaubsanspruch. Auch wenn er oder sie das ganze Jahr krank war, können Arbeitnehmer:innen den gesamten Jahresurlaub beanspruchen. Dieser „Resturlaub“ verfällt allerdings spätestens 15Monate nach Ablauf des Arbeitsjahres, in dem er erworben wurde.

Beispiel: Ein Jahr krank, anschließend Urlaub
Ihr Mitarbeiter C. war seit Januar 2019 krank. Am 1. April 2020 nahm er die Arbeit wieder auf. Für 2019 hatte er den vollen Urlaubsanspruch. Dieser Urlaub aus 2019 verfiel (wie der Urlaub aus 2020) am 31. Dezember 2020. Bestand ein Übertragungsgrund, ist er allerdings ebenfalls erst am 31. März 2021 verfallen.

Achtung

Eventuelle Mitwirkungspflicht ist hier offen

Ob der Urlaubsanspruch bei Langzeiterkrankung oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit auch dann nach 15 Monaten verfällt, wenn der:die Arbeitgeber:in im Urlaubsjahr nicht über den drohenden Verfall aufgeklärt hat, obwohl der:die Mitarbeiter:in den Urlaub bis zum Beginn der Arbeitsunfähigkeit zumindest teilweise hätte nehmen können, ist noch nicht geklärt. Diese Frage hat das Bundesarbeitsgericht dem Europäischen Gerichtshof zur Vorabentscheidung vorgelegt (BAG, Beschluss vom 7. 7.2020, 9 AZR 401/19 (A)).

Urlaub übertragen: Was passiert mit Resturlaub bei Elternzeit?

Geht ein:e Mitarbeiter:in in Elternzeit, verfällt nicht genommener Urlaub nicht mit dem Jahresende. Urlaubstage, die vor der Elternzeit nicht genommen werden konnten, müssen nach der Elternzeit im laufenden oder darauffolgenden Urlaubsjahr gegeben werden. Das ist in § 17 BEEG ausdrücklich festgelegt. Selbst wenn sich wegen einer weiteren Geburt nahtlos eine zweite Elternzeit anschließt, verfällt der alte Urlaub nicht. Er wird in jedem Fall auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen.

Endet das Arbeitsverhältnis in der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, ist der Resturlaub auszuzahlen.

Urlaubsanspruch - darf oder muss ich Urlaub auszahlen?

Der Urlaub soll der regelmäßigen Erholung dienen. Darum erlaubt das Arbeitsrecht das Auszahlen des Urlaubs nur in einem einzigen Fall: Wenn der Urlaub ganz oder teilweise nicht mehr genommen werden kann, weil das Arbeitsverhältnis endet. Der Anspruch auf Auszahlung wird dann mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin fällig.

In der Praxis besteht häufig auch im laufenden Arbeitsverhältnis der Wunsch nach Auszahlung des Urlaubs. Mitarbeiter:innen bitten darum oder der:die Arbeitgeber:in schlägt Urlaubsabgeltung vor, um nicht auf sie:ihn verzichten zu müssen. Das funktioniert, solange sich beide Parteien an die Abmachung halten. Rechtlich ist die Lage allerdings eindeutig: Es ist nicht erlaubt und Geschäftsführungen tragen das Risiko. Das heißt: Mit einer Auszahlung wird der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Ihr:e Mitarbeiter:in könnte die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal einfordern, und hätte beste Chancen, vor Gericht damit durchzukommen.

Achtung

Auszahlen birgt Risiko

Werden Sie gebeten, Resturlaub auszuzahlen, können Sie darauf verweisen, dass das nicht zulässig ist. Möchten Sie es trotzdem tun, weil es auch Ihnen gelegen kommt, sollten Sie sich Ihres Risikos bewusst sein. Außerdem: Stirbt der:die Arbeitnehmer:in, haben die Erben Anspruch auf Abgeltung/Auszahlung des nicht genommenen Urlaubs (BAG, Urt. v. 22.1.2019, 9 AZR 45/16).

Wie berechne ich die Auszahlungssumme?

Die Urlaubsabgeltung wird genauso berechnet wie das Urlaubsentgelt, das während des Urlaubs zu zahlen ist. Maßgeblich ist der durchschnittliche werktägliche Verdienst der letzten 13 Wochen vor Austritt. Dieser wird dann mit der Anzahl der Urlaubstage multipliziert.

Die Urlaubsabgeltung ist als sogenannte sonstiger Bezug zu versteuern. Demnach berechnet man die Lohnsteuer für den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn einmal ohne und einmal mit der Urlaubsabgeltung. Der Unterschiedsbetrag zwischen den errechneten Jahreslohnsteuerbeträgen ist dann die Lohnsteuer, die für den sonstigen Bezug abzuführen ist. Für die Sozialversicherung ist die Urlaubsabgeltung eine sogenannte Einmalzahlung, die Summe ist also grundsätzlich im Auszahlungsmonat ganz normal beitragspflichtig.

Praxis-Beispiel: Berechnung der Urlaubsabgeltung

Ihre Mitarbeiterin D. hat einen festen Monatsverdienst von 2.200 EUR. Sie arbeitet fünf Tage pro Woche. Sie zahlen ihr acht Urlaubstage aus.

Lösung: Die Urlaubsabgeltung errechnet sich aus dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen. Gerechnet wird mit 65 Arbeitstagen (13 Wochen à fünf Arbeitstage). Ihr Verdienst in diesem Zeitraum beträgt 6.600 €. Sie rechnen:

Gesamtverdienst 6.600 € : 65 Arbeitstage x 8 Urlaubstage = 812,31 Urlaubsentgelt