Darf Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden?
Verfällt der Urlaubsanspruch bei langer Krankheit?
Hier hat der Europäische Gerichtshof schon entschieden: Fehlt ein Arbeitnehmer monatelang wegen Krankheit, entsteht trotzdem ein Urlaubsanspruch. Auch wenn er das ganze Jahr krank war, kann der Arbeitnehmer den gesamten Jahresurlaub beanspruchen. Dieser „Resturlaub“ verfällt allerdings spätestens 15 Monate nach Ablauf des Arbeitsjahres, in dem er erworben wurde.
Beispiel: 1 Jahr krank, anschließend Urlaub
Ihr Mitarbeiter ist seit Januar 2018 krank. Am 1. April 2019 nimmt er die Arbeit wieder auf. Für 2018 hat er den vollen Urlaubsanspruch. Dieser Urlaub aus 2018 verfällt (wie der Urlaub aus 2019) am 31. Dezember 2019. Besteht ein Übertragungsgrund, verfällt er allerdings ebenfalls erst am 31. März 2020.
Tipp: Zusätzliche Urlaubstage selbst regeln
Das Gesetz und die Rechtsprechung betreffen nur den gesetzlichen Urlaubsanspruch sowie den gesetzlichen Zusatzurlaub für Schwerbehinderte. Haben Sie mit Ihren Mitarbeitern mehr als die gesetzlichen Urlaubstage vereinbart, dürfen Sie für diese Tage auch eine kürzere Verfallsfrist vorsehen.
Urlaub übertragen: Was passiert mit Resturlaub bei Elternzeit?
Geht ein(e) Mitarbeiter/-in in Elternzeit, verfällt nicht genommener Urlaub nicht mit dem Jahresende. Urlaubstage, die Ihr(e) Mitarbeiter/-in vor der Elternzeit nicht nehmen konnte, müssen Sie ihm/ihr nach der Elternzeit im laufenden oder darauf folgenden Urlaubsjahr zugestehen. Das ist gesetzlich ausdrücklich so festgelegt. Selbst wenn sich wegen einer weiteren Geburt nahtlos eine zweite Elternzeit anschließt, verfällt der alte Urlaub nicht. Der Urlaub wird in jedem Fall nach der Elternzeit weiter übertragen.
Endet das Arbeitsverhältnis in der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, ist der Resturlaub durch den Arbeitgeber auszuzahlen.
Urlaubsanspruch - darf oder muss ich Urlaub auszahlen?
Das Arbeitsrecht erlaubt das Auszahlen des Urlaubs eigentlich nur in einem einzigen Fall: Wenn der Urlaub ganz oder teilweise nicht genommen werden kann, weil das Arbeitsverhältnis endet. Der Anspruch auf Auszahlung wird mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters fällig. Er verfällt wie der Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des Jahres, aus dem der Urlaub stammt.
In der Praxis sieht es allerdings häufig anders aus. Mitarbeiter bitten um die Auszahlung des Urlaubs oder der Arbeitgeber schlägt Urlaubsabgeltung vor, um nicht auf seinen Mitarbeiter verzichten zu müssen. Das funktioniert, solange sich beide Parteien an die Abmachung halten. Rechtlich ist die Lage allerdings eindeutig – Ihr Risiko als Arbeitgeber: Durch die Auszahlung wird der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Ihr Mitarbeiter könnte also jederzeit die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal einfordern, und hätte gute Chancen, vor Gericht damit durchzukommen.
Achtung: Auszahlen birgt Risiko
Bittet Sie Ihr Mitarbeiter, ihm seinen Resturlaub auszuzahlen, können Sie ihn darauf verweisen, dass das nicht zulässig ist. Möchten Sie es trotzdem tun, weil es auch Ihnen gelegen kommt, sollten Sie sich Ihres Risikos bewusst sein: Möchte Ihnen Ihr Mitarbeiter Böses, kann er die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal verlangen.
Wie berechne ich die Auszahlungssumme?
Die Urlaubsabgeltung wird genauso berechnet wie das Entgelt, das Sie Ihrem Mitarbeiter während des Urlaubs zahlen. Nach dem Bundesurlaubsgesetz ist der durchschnittliche werktägliche Verdienst maßgeblich, den der Mitarbeiter in den letzten 13 Wochen vor Austritt erhalten hat. Dieser wird dann mit der Anzahl der Urlaubstage multipliziert.
Die Urlaubsabgeltung ist als sog. sonstiger Bezug zu versteuern. D.h. man berechnet die Lohnsteuer für den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn einmal ohne und einmal mit der Urlaubsabgeltung. Der Unterschiedsbetrag zwischen den errechneten Jahreslohnsteuerbeträgen ist dann die Lohnsteuer, die für den sonstigen Bezug abzuführen ist. Für die Sozialversicherung ist die Urlaubsabgeltung eine sog. Einmalzahlung. D.h. die Summe ist grundsätzlich im Auszahlungsmonat ganz normal beitragspflichtig.
Praxis-Beispiel: Berechnung der Urlaubsabgeltung
Ihr Mitarbeiter hat einen festen Monatsverdienst von 2.200 EUR. Er arbeitet 5 Tage pro Woche. Sie zahlen ihm 8 Urlaubstage aus.
Lösung: Das sogenannte Urlaubsentgelt errechnet sich aus dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen. Gerechnet wird mit 65 Arbeitstagen (13 Wochen à 5 Arbeitstage). Sein Verdienst in diesem Zeitraum beträgt 6.600 €. Sie rechnen:
Gesamtverdienst 6.600 € : 65 Arbeitstage x 8 Urlaubstage = 812,31 Urlaubsentgelt