Urlaub: Diese Regeln gelten für Übertragung und Auszahlung

Ein Mitarbeiter möchte den Jahresurlaub ansparen, um nächsten Sommer eine ausgedehnte Weltreise zu machen. Ein anderer bittet Sie, ihm seinen Urlaub auszuzahlen, weil er gerade jeden Cent ins neue Eigenheim steckt. Welche Ansprüche Ihre Mitarbeiter haben und welches Risiko Sie bei Sondervereinbarungen eingehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Für das Übertragen und Auszahlen von Urlaub gibt es klare arbeitsrechtliche Bestimmungen.
Von Birgit Bohnert 
 |  Zuletzt aktualisiert am:  18.12.2020
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Urlaubsanspruch

Darf Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden?

Nach dem Gesetz muss Urlaub grundsätzlich bis zum Jahresende genommen werden. Geschieht das nicht, verfällt der Urlaub ersatzlos. Eine Übertragung des Urlaubs ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn der Urlaub aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht genommen werden kann.

Dringende betriebliche Gründe liegen beispielsweise dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter seinen Urlaub im Dezember nicht mehr nehmen kann, weil 2 Kollegen ausgefallen sind, oder weil er bei der Inventur unentbehrlich ist. Ein persönlicher Grund kann sein, dass er selbst krank geworden ist. Ein Mitarbeiter, der erst in der zweiten Jahreshälfte ins Unternehmen eingetreten ist, darf die Urlaubsübertragung auch ohne besonderen Grund verlangen.

Ins Folgejahr übernommener Urlaub muss aber in den ersten 3 Monaten gegeben und genommen werden. Am 31. März verfällt er ersatzlos. Allerdings dürfen Sie mit Ihren Mitarbeitern jederzeit eine Übertragung über den 31. März hinaus vereinbaren.

Beispiel: Weltreise nur mit Einigung
Ihr Mitarbeiter darf seinen Urlaub für die Weltreise im Sommer des nächsten Jahres nur ansparen, wenn Sie mit der Übertragung des Urlaubs einverstanden sind.

Diese Vorgaben zur Urlaubsübertragung und zum Verfall bei nicht rechtzeitigem Urlaubsantritt sind im Bundesurlaubsgesetz eindeutig geregelt. Ob das in allen Punkten so bleiben kann, ist derzeit offen. Denn das Bundesarbeitsgericht hat festgestellt, dass die deutsche Regelung EU-Vorschriften widersprechen könnte. Eventuell könnte der Arbeitgeber verpflichtet sein, dem Arbeitnehmer den Urlaub auch gegen seinen Willen zu erteilen, damit er nicht verfällt. Jetzt muss der Europäische Gerichtshof entscheiden.

BAG-Urteil: Arbeitgeber müssen künftig auf Urlaubsverfall hinweisen
Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 sind Arbeitgeber fortan verpflichtet, auf den Verfall von Urlaubstagen ihrer Arbeitnehmer hinzuweisen. Dies entschied das BAG unter Berücksichtigung von EU-Recht. Bis wann und in welcher Form der Hinweis erfolgen muss, wurde offen gelassen. Der Arbeitgeber müsse seine Angestellten aber "klar und rechtzeitig" hinweisen.

Verfällt der Urlaubsanspruch bei langer Krankheit?

Hier hat der Europäische Gerichtshof schon entschieden: Fehlt ein Arbeitnehmer monatelang wegen Krankheit, entsteht trotzdem ein Urlaubsanspruch. Auch wenn er das ganze Jahr krank war, kann der Arbeitnehmer den gesamten Jahresurlaub beanspruchen. Dieser „Resturlaub“ verfällt allerdings spätestens 15 Monate nach Ablauf des Arbeitsjahres, in dem er erworben wurde.

Beispiel: 1 Jahr krank, anschließend Urlaub
Ihr Mitarbeiter ist seit Januar 2018 krank. Am 1. April 2019 nimmt er die Arbeit wieder auf. Für 2018 hat er den vollen Urlaubsanspruch. Dieser Urlaub aus 2018 verfällt (wie der Urlaub aus 2019) am 31. Dezember 2019. Besteht ein Übertragungsgrund, verfällt er allerdings ebenfalls erst am 31. März 2020.

Tipp: Zusätzliche Urlaubstage selbst regeln
Das Gesetz und die Rechtsprechung betreffen nur den gesetzlichen Urlaubsanspruch sowie den gesetzlichen Zusatzurlaub für Schwerbehinderte. Haben Sie mit Ihren Mitarbeitern mehr als die gesetzlichen Urlaubstage vereinbart, dürfen Sie für diese Tage auch eine kürzere Verfallsfrist vorsehen.

Urlaub übertragen: Was passiert mit Resturlaub bei Elternzeit?

Geht ein(e) Mitarbeiter/-in in Elternzeit, verfällt nicht genommener Urlaub nicht mit dem Jahresende. Urlaubstage, die Ihr(e) Mitarbeiter/-in vor der Elternzeit nicht nehmen konnte, müssen Sie ihm/ihr nach der Elternzeit im laufenden oder darauf folgenden Urlaubsjahr zugestehen. Das ist gesetzlich ausdrücklich so festgelegt. Selbst wenn sich wegen einer weiteren Geburt nahtlos eine zweite Elternzeit anschließt, verfällt der alte Urlaub nicht. Der Urlaub wird in jedem Fall nach der Elternzeit weiter übertragen.

Endet das Arbeitsverhältnis in der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, ist der Resturlaub durch den Arbeitgeber auszuzahlen.

Urlaubsanspruch - darf oder muss ich Urlaub auszahlen?

Das Arbeitsrecht erlaubt das Auszahlen des Urlaubs eigentlich nur in einem einzigen Fall: Wenn der Urlaub ganz oder teilweise nicht genommen werden kann, weil das Arbeitsverhältnis endet. Der Anspruch auf Auszahlung wird mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters fällig. Er verfällt wie der Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des Jahres, aus dem der Urlaub stammt.

In der Praxis sieht es allerdings häufig anders aus. Mitarbeiter bitten um die Auszahlung des Urlaubs oder der Arbeitgeber schlägt Urlaubsabgeltung vor, um nicht auf seinen Mitarbeiter verzichten zu müssen. Das funktioniert, solange sich beide Parteien an die Abmachung halten. Rechtlich ist die Lage allerdings eindeutig – Ihr Risiko als Arbeitgeber: Durch die Auszahlung wird der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Ihr Mitarbeiter könnte also jederzeit die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal einfordern, und hätte gute Chancen, vor Gericht damit durchzukommen.

Achtung: Auszahlen birgt Risiko
Bittet Sie Ihr Mitarbeiter, ihm seinen Resturlaub auszuzahlen, können Sie ihn darauf verweisen, dass das nicht zulässig ist. Möchten Sie es trotzdem tun, weil es auch Ihnen gelegen kommt, sollten Sie sich Ihres Risikos bewusst sein: Möchte Ihnen Ihr Mitarbeiter Böses, kann er die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal verlangen.

Wie berechne ich die Auszahlungssumme?

Die Urlaubsabgeltung wird genauso berechnet wie das Entgelt, das Sie Ihrem Mitarbeiter während des Urlaubs zahlen. Nach dem Bundesurlaubsgesetz ist der durchschnittliche werktägliche Verdienst maßgeblich, den der Mitarbeiter in den letzten 13 Wochen vor Austritt erhalten hat. Dieser wird dann mit der Anzahl der Urlaubstage multipliziert.

Die Urlaubsabgeltung ist als sog. sonstiger Bezug zu versteuern. D.h. man berechnet die Lohnsteuer für den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn einmal ohne und einmal mit der Urlaubsabgeltung. Der Unterschiedsbetrag zwischen den errechneten Jahreslohnsteuerbeträgen ist dann die Lohnsteuer, die für den sonstigen Bezug abzuführen ist. Für die Sozialversicherung ist die Urlaubsabgeltung eine sog. Einmalzahlung. D.h. die Summe ist grundsätzlich im Auszahlungsmonat ganz normal beitragspflichtig.

Praxis-Beispiel: Berechnung der Urlaubsabgeltung

Ihr Mitarbeiter hat einen festen Monatsverdienst von 2.200 EUR. Er arbeitet 5 Tage pro Woche. Sie zahlen ihm 8 Urlaubstage aus.

Lösung: Das sogenannte Urlaubsentgelt errechnet sich aus dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen. Gerechnet wird mit 65 Arbeitstagen (13 Wochen à 5 Arbeitstage). Sein Verdienst in diesem Zeitraum beträgt 6.600 €. Sie rechnen:

Gesamtverdienst 6.600 € : 65 Arbeitstage x 8 Urlaubstage = 812,31 Urlaubsentgelt