Anzahlungen

Anzahlungen sind Vorauszahlungen, die innerhalb eines schwebenden Geschäfts geleistet werden. Sie ähneln einem Kredit oder Darlehen, da der Auftraggeber vor der Erbringung einer Dienstleistung oder der Lieferung eines Produkts eine Zahlung an seinen Geschäftspartner leistet. Nach Erfüllung des Anspruchs ist nur noch die Restsumme zu begleichen. Dadurch reduzieren Anzahlungen sowohl die Verpflichtung des Zahlenden als auch den Anspruch auf eine Gegenleistung.

Zuletzt aktualisiert am 16.07.2025

Zusammenfassung

Anzahlungen im Überblick

  • Anzahlungen beeinflussen die Bilanzierung und die Umsatzsteuer
  • Anzahlungen sind Vorauszahlungen im Rahmen schwebender Geschäfte
  • sie sind in der Bilanz zu aktivieren oder zu passivieren
  • Umsatzsteuerpflicht besteht bereits im Voranmeldezeitraum
  • korrekte Abwicklung erfordert eine genaue Rechnungsstellung  
  • fehlerhafte Schlussrechnungen können zu steuerlichen Nachzahlungen führen

Definition

Was sind Anzahlungen?

Eine Anzahlung ist eine Vorauszahlung für eine noch nicht erbrachte Leistung oder Lieferung. Sie stellt eine Vorleistung des Auftraggebers dar und wird mit der Schlusszahlung verrechnet. Anzahlungen reduzieren die noch offene Verbindlichkeit des Auftraggebers und den noch offenen Forderungsanspruch des Auftragnehmers.

Anzahlung nehmen: Wie viel und wann?

In vielen Branchen stellt sich die Frage: Wie viel Anzahlung ist üblich? Häufig wird bereits bei Vertragsschluss eine Teilzahlung verlangt. Eine Anzahlung von 50 % bei Auftragserteilung ist keine Seltenheit – auch 30 % sind geläufig. Die Frage, wie viel Prozent bei einer Anzahlung sinnvoll sind oder wie hoch diese sein sollte, lässt sich nicht pauschal beantworten, da sie stark von Branche, Auftragsvolumen und Leistungsumfang abhängt.  

Wer professionell auftritt, wird auf solche Forderungen selten auf Widerstand stoßen. Wichtig ist: Auch mit einer Pauschale oder einem Festpreisangebot lassen sich zusätzliche Leistungen separat abrechnen, wenn diese klar benannt sind.

Besonders bei längeren oder offenen Projekten lohnt es sich, Zwischenrechnungen einzuplanen. So kann beispielsweise bei einem Handwerker eine Anzahlung bei Auftragserteilung festgelegt und im weiteren Verlauf der bisher entstandene Aufwand regelmäßig abgerechnet werden. Das schafft Verbindlichkeit und schützt vor finanziellen Nachteilen – etwa durch sich häufende Änderungswünsche. 

Muss man eine Anzahlung zurückzahlen?

Nur, wenn die vereinbarte Leistung nicht erbracht wurde oder der Vertrag rückabgewickelt wird. Ansonsten stellt die Anzahlung eine verbindliche Teilzahlung auf den Gesamtbetrag dar.

Tipp

Anzahlung sinnvoll aufbauen

Online stehen verschiedene Muster zur Verfügung, die zeigen, wie eine 50 % Anzahlungbei Auftragserteilung sinnvoll aufgebaut werden kann.

Gesetze und Vorschriften zu Anzahlungen

Für Anzahlungen gelten verschiedene gesetzliche Regelungen:

  • § 266 & § 268 HGB – Vorschriften zur Bilanzierung
  • § 13, § 14 & § 15 UStG – Regelungen zur Umsatzsteuer

Bilanzierung von Anzahlungen

Bilanzielle Erfassung

Je nach Art der Anzahlung erfolgt eine Aktivierung oder Passivierung:

  • Geleistete Anzahlungen (Anspruch auf Leistung) → Aktivseite
  • Erhaltene Anzahlungen (Verpflichtung zur Leistungserbringung) → Passivseite

Sobald eine Zahlung geleistet wurde, ist sie in der Bilanz zu erfassen.

Unterschied Aktivierungs- und Passivierungsgebote

AktivierungsgebotePassivierungsgebote
Bilanzierung auf der Aktivseite der Bilanz Bilanzierung auf der Passivseite der Bilanz
Keine sofortige Gewinnminderung
Wirtschaftsgut muss zum Betriebsvermögen gehören

Tipp

Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung kann wie in folgendem Beispiel aussehen:

Rechnungsbetrag: 10.000 EUR + 1.900 EUR Umsatzsteuer = 11.900 EUR Gesamtbetrag

Buchung beim Auftraggeber:

  • Aktiva: Geleistete Anzahlungen: 10.000 EUR, Vorsteuer: 1.900 EUR
  • Passiva: Bank: 11.900 EUR

Buchung beim Auftragnehmer:

  • Aktiva: Bank: 10.000 EUR
  • Passiva: Erhaltene Anzahlungen: 10.000 EUR

Bilanzierung nach Zahlungseingang

Anzahlungen dürfen erst nach tatsächlicher Zahlung bilanziert werden.

  • Aktivseite: Abbuchung vom Konto → Ausweis als geleistete Anzahlung
  • Passivseite: Zahlungseingang → Erfassung als erhaltene Anzahlung

Nur der Differenzbetrag der Schlussrechnung ist als offene Verbindlichkeit auszuweisen.

Besondere Bilanzierungsvorschriften

  • Erfolgsneutrale Umbuchung bei aktivierungsfähigen Vermögensgegenständen
  • Erfolgswirksame Buchung bei Dienstleistungen erst nach Leistungserbringung
  • Nicht erhaltene Anzahlungen müssen gewinnmindernd ausgebucht werden

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

In der EÜR gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip.

  • Anzahlungen gelten als Betriebseinnahmen
  • Zahlungen für Anzahlungen sind Betriebsausgaben
  • Umsatzsteuer auf Anzahlungen ist ebenfalls als Betriebsausgabe zu erfassen

Anzahlungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter werden als Anschaffungskosten behandelt und nicht sofort als Betriebsausgaben gebucht.

Abschlagsrechnung und häufige Fehler

Vermeiden Sie typische Fehler bei der Erstellung einer Abschlagsrechnung:

  • Fehlende Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG
  • Falsche Bezeichnung als Teilrechnung statt als Abschlagsrechnung
  • Nicht korrekte Berücksichtigung der Anzahlungen in der Schlussrechnung

Mit Lexware erstellen Sie Ihre Abschlagsrechnung automatisch korrekt und vermeiden Fehler.

Umsatzsteuer auf Anzahlungen

Versteuerung von Anzahlungen

Der Empfänger einer Anzahlung muss im Voranmeldezeitraum Umsatzsteuer abführen.

  • Die Umsatzsteuer wird aus dem erhaltenen Betrag herausgerechnet
  • Der Steuersatz beträgt 7 % oder 19 %

Rechnungserstellung für Anzahlungen

Anzahlungsrechnungen müssen gesondert die Umsatzsteuer ausweisen, damit der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG möglich ist.

  • In der Rechnung muss hervorgehen, dass es sich um eine Anzahlungsrechnung handelt
  • Der voraussichtliche Leistungszeitpunkt ist anzugeben
  • Teilbeträge können separat abgerechnet werden

Schlussrechnung und Umsatzsteuer

Die Schlussrechnung enthält:

  • Gesamtrechnungsbetrag abzüglich Anzahlungen
  • Umsatzsteuer auf die Restzahlung gesondert ausgewiesen

Es gibt mehrere zulässige Methoden zur Darstellung in der Schlussrechnung.

Folgen einer fehlerhaften Schlussrechnung

Eine falsche Schlussrechnung kann zu steuerlichen Nachzahlungen führen.

  • Nicht oder fehlerhaft berücksichtigte Anzahlungen führen zu doppelter Umsatzsteuerzahlung
  • Fehler werden oft erst durch Außenprüfungen aufgedeckt
  • Nachzahlungen verursachen Zinskosten nach § 233a AO

Bilanzielle Behandlung der Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer auf Anzahlungen wird erfolgsneutral behandelt.

  • Nettomethode: Umsatzsteuer wird als Verbindlichkeit erfasst
  • Bruttomethode: Umsatzsteuer wird als Verbindlichkeit und als Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen

Info

Netto- und Bruttomethode

Beispiel:
Eine Anzahlungsrechnung über 10.000 EUR + 1.900 EUR Umsatzsteuer

Nettomethode:

  • Aktiva: Bank: 11.900 EUR
  • Passiva: Erhaltene Anzahlungen: 10.000 EUR, Umsatzsteuerverbindlichkeit: 1.900 EUR

Bruttomethode:

  • Aktiva: Bank: 11.900 EUR, Aktive Rechnungsabgrenzung: 1.900 EUR
  • Passiva: Erhaltene Anzahlungen: 11.900 EUR, Umsatzsteuerverbindlichkeit: 1.900 EUR 

Handelsrechtlich ist nur noch die Nettomethode zulässig, steuerrechtlich jedoch die Bruttomethode.

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