Geschenke an Mitarbeiter: So geht das Finanzamt leer aus

Mitarbeiterin bekommt Luftballos geschenkt
Aktualisiert am: 22.03.2018

Gutscheine kommen immer gut an. Egal ob als Gehaltsbestandteil, Anerkennung oder einfach als Geschenk – der Mitarbeiter freut sich. Wenn Sie es richtig machen, können Sie Ihren Mitarbeitern damit einiges zukommen lassen, ohne dafür Lohnsteuer oder Sozialversicherungsabgaben zu zahlen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiter belohnen – und nicht das Finanzamt.

Geschenke an Mitarbeiter als Motivation und Anerkennung

Geschenkgutscheine und -karten für Angestellte und Mitarbeiter sind ein beliebtes Instrument, Anerkennung zu zeigen und die Motivation zu fördern. Zum einen können Unternehmen so die Freigrenzen sinnvoll nutzen, innerhalb derer Sachbezüge und Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind. Zum anderen können die Mitarbeiter sich aussuchen, was ihnen am meisten bringt.

Unternehmensbranding und Mitarbeiterbindung können – je nach Art der Gutscheingestaltung – sehr einfach erreicht werden. Praktiker in der Entgeltabrechnung blicken trotzdem mit einer gewissen Skepsis auf das Motivationsinstrument Gutschein. Schließlich ist in Deutschland nichts einfach – vor allem nicht eine prüfungssichere Gestaltung abgabenfreier Incentives. Worauf müssen Sie also beim Einsatz von Gutscheinen rechtlich achten?

Nutzen Sie bei Geschenken die Sachzuwendungsfreigrenze

Die einfachste Variante, abgabenfreie Incentives zu gestalten, ist die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR pro Monat und Mitarbeiter. Laut Einkommensteuergesetz sind Sachzuwendungen an Mitarbeiter bis zu 44 EUR pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Aufgrund der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) wird die Steuerfreiheit auch für die Sozialversicherung übernommen (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV).

Zusätzlich zu diesem Monatswert von 44 EUR bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers bis zu 60 EUR steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeiter ausgegeben werden. Steuerlich gehören sie zum Sammelbegriff der Aufmerksamkeiten.

Als persönlicher Anlass gilt z. B. der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Vorteil: Beide Freigrenzen haben nichts miteinander zu tun, sie können nebeneinander ausgeschöpft werden und werden nicht gegeneinander aufgerechnet. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR handelt es sich um einen Monatswert, der Anlass der Zuwendung spielt keine Rolle. Man kann diese Freigrenze jeden Monat ausnutzen – und zwar durchaus als Belohnung. Gleichzeitig kann der Mitarbeiter zum persönlichen Ereignis ein Geschenk bis zu 60 EUR abgabenfrei erhalten. Wer innerhalb eines Monats Geburtstag und Hochzeit hat, kann daher 2 Aufmerksamkeiten im Wert von bis zu 60 EUR erhalten (R 19.6 LStR). Die Steuerfreistellung für Aufmerksamkeiten führt in der Sozialversicherung zur Abgabenfreiheit (§ 1 Abs. 1 Nummer 1 SvEV).

Machen Sie dem Finanzamt keine Geschenke!

Wenn Sie einem Mitarbeiter oder einem Geschäftspartner ein Geschenk machen wollen, gilt es einiges zu beachten. Sonst freut sich das Finanzamt. In der kompakten Online-Schulung „Geschenke an Mitarbeiter - steuerrechtlich lupenrein gestalten!“ erfahren Sie, worauf es ankommt.

Aufpassen bei der Aufzeichnungspflicht

Für die praktische Umsetzung sollten Sie vor allem 2 Fußangeln kennen: Zum einen handelt es sich sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze (44 EUR), als auch bei den Aufmerksamkeiten bei persönlichem Anlass (60 EUR) um Freigrenzen. Diese Einschränkung spielt vor allem bei den Gutscheinen eine wesentliche Rolle. Freigrenzen enthalten eine heimtückische Beschränkung: Sobald die Grenzbeträge auch nur um einen Cent überschritten werden, geht die Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit verloren. Für den Arbeitgeber mit fatalen Folgen, weil selbst geringfügige Überschreitungen der Freigrenzen zur Haftungsforderung bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung führen.

Ein weiterer Fallstrick sind die Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten. Betriebsprüfer der Lohnsteuer und Sozialversicherung erwischen viele Arbeitgeber, weil diese bei den Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten nicht aufgepasst haben. Insbesondere bei der Sachbezugsfreigrenze von 44 EUR müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Sachzuwendungen eines Monats zusammengerechnet die Freigrenze nicht übersteigen. Die 44-EUR-Freigrenze dient vielen unauffälligen Zusatzleistungen des Arbeitgebers als Grundlage für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Die Bandbreite reicht vom Jobticket über das größere Arbeitgeberdarlehen bis zur Abschlussfeier eines Teams, das ein Projekt fristgerecht zum Abschluss gebracht hat.

Gewährt der Arbeitgeber beispielsweise allen Mitarbeitern im Juni 2018 einen Einkaufsgutschein im Wert von 44 EUR, und werden im selben Monat die Mitglieder eines abteilungsübergreifenden Teams vom Projektleiter zu einem Grillabend eingeladen (Kosten: 12 EUR pro Teilnehmer), ist die Freigrenze im Juni überschritten. Bei diesen Mitarbeitern müssen dann insgesamt 56 EUR versteuert und sozialversicherungsrechtlich abgerechnet werden.

Je nachdem, wie viele Mitarbeiter Sie haben, kann das teuer werden. Damit Ihnen dieser und andere teure Fehler im Zusammenhang mit Geschenken an Mitarbeiter nicht passieren, bietet Lexware die Schulung „Geschenke an Mitarbeiter - steuerrechtlich lupenrein gestalten!“ an. Hier erfahren Sie, wie Sie attraktive Zuwendungen an Mitarbeiter rechtssicher und transparent gestalten.

Achtung: Geldbeträge sind nicht erlaubt

Eine andere Fußangel: Abgabenfrei bleiben Aufmerksamkeiten bis 60 EUR und die 44 EUR-Freigrenze nur, wenn es sich um Sachzuwendungen handelt. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt, dass auch ein Gutschein über einen festen Eurobetrag steuerlich als Sachzuwendung anzusehen ist. Damit war die jahrelange Verwaltungspraxis hinfällig, dass Gutscheine nur über eine eindeutige Beschreibung des Gegenstands und ohne Angabe eines Eurobetrags steuerfrei blieben.

Völlig risikolos ist der Einsatz von Gutscheinen als Geschenk für Mitarbeiter und Angestellte dennoch nicht. Der BFH akzeptiert sie nur dann als Sachzuwendung, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine „Sache“ zugesagt hat. Diese Ausschließlichkeit ist Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Allein deswegen ist es unbedingt notwendig, die Ausgabe von Gutscheinen arbeitsrechtlich exakt zu regeln.

Dabei muss vor allem geklärt werden, was mit eventuellen Restbeträgen bei der Einlösung des Gutscheins geschieht. Grund: Sobald der Arbeitnehmer den Gutschein einlöst und Restbeträge ausgezahlt bekommt, ist der Grundsatz „nur Sachleistung“ verletzt, da der Arbeitnehmer ja eine Sachzuwendung und einen Geldbetrag erhalten hat. Hardliner unter den Betriebsprüfern versagen die Steuerfreiheit, wenn nicht für jeden eingelösten Gutschein die Rückzahlung von Bargeld definitiv ausgeschlossen werden kann.

Da die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen beim Arbeitgeber liegt, müssen Sie gegebenenfalls beweisen können, dass Ihre Gutscheine ausschließlich zur Einlösung von Sachen oder Dienstleistungen genutzt werden können. Daher sind in der Praxis elektronische Gutscheine häufig praktikabler, weil selbst geringe Restbeträge als Guthaben gespeichert werden können. Wer Papiergutscheine ausgibt, muss mindestens auf dem Gutschein die Auszahlung selbst minimaler Restbeträge ausdrücklich ausschließen. Noch sicherer ist es, wenn die einlösenden Stellen dem Arbeitgeber bestätigen, dass eine Auszahlung von Restbeträgen definitiv nicht erfolgt.

Die elektronische Variante der Gutscheine hat einen weiteren wesentlichen Vorteil: Steuerlich erfolgt der Lohnzufluss bei Gutscheinen in dem Augenblick, in dem der Arbeitnehmer über das Guthaben verfügen kann. Gerade für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR eingehalten ist, muss der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Bei Papiergutscheinen erfordert dies erheblichen Verwaltungsaufwand. Bei elektronischen Gutscheinen kann die Aktivierung – also der steuerliche Zufluss – vom Arbeitgeber exakt bestimmt werden. Damit wird vermieden, dass Gutscheine für 2 unterschiedliche Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt werden.

Sammeln von Gutscheinen ist riskant

In diesem Zusammenhang sind Angebote, die ein Ansparen des monatlichen Betrags in Form eines Bonussystems ermöglichen, kritisch zu sehen. Der BFH hat in seiner Rechtsprechung zur Jahresfahrkarte klargestellt, dass sich die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 EUR auf den Übergabezeitpunkt bezieht. Für welchen Zeitraum der Gutschein einen Bezug ermöglicht, spielt dabei keine Rolle. Es ist also nicht möglich, Gutscheine wertmäßig für mehrere Monate zusammenzufassen. Dagegen spielt der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer seine Gutscheine einlöst, für die Lohnerfassung keine Rolle.

Es ist also möglich, Gutscheine zu sammeln und insgesamt für eine aufwendigere Sache einzulösen. Ob das geplante Ansammeln von Guthaben – eventuell verbunden mit einem Bonus – von Prüfern und Gerichten akzeptiert wird, darf aber bezweifelt werden. Auf der sicheren Seite bleibt, wer bezüglich Zeitpunkt der Einlösung einen Zeitrahmen von einem Jahr vorgibt.

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